Verordening (EU) nr. 1303/2013 houdende gemeenschappelijke bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds, het Cohesiefonds, het Europees Landbouwfonds voor plattelandsontwikkeling en het Europees Fonds voor maritieme zaken en visserij en algemene bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds, het Cohesiefonds en het Europees Fonds voor maritieme zaken en visserij:Bijlage XII Voorlichting en communicatie over en zichtbaarheid van steun uit de fondsen

Verordening (EU) nr. 1303/2013 houdende gemeenschappelijke bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds, het Cohesiefonds, het Europees Landbouwfonds voor plattelandsontwikkeling en het Europees Fonds voor maritieme zaken en visserij en algemene bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds, het Cohesiefonds en het Europees Fonds voor maritieme zaken en visserij

Bijlage XII Voorlichting en communicatie over en zichtbaarheid van steun uit de fondsen

Geldend

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.

1. Lijst van concrete acties

De in artikel 115, lid 2, bedoelde lijst van concrete acties bevat de volgende gegevensvelden in ten minste een van de officiële talen van de lidstaat:

—

naam van de begunstigde (alleen rechtspersonen; geen namen van natuurlijke personen vermelden);

—

naam van de concrete actie;

—

samenvatting van de concrete actie;

—

begindatum van de concrete actie;

—

einddatum van de concrete actie (verwachte datum van de materiële voltooiing of volledige uitvoering van de concrete actie);

—

totale subsidiabele uitgaven die voor de concrete actie zijn toegewezen;

—

medefinancieringspercentage van de Unie (per prioriteitsas);

—

postcode van de concrete actie; of een andere bruikbare plaatsbepaling;

—

land;

—

naam van de categorie steunverlening voor de concrete actie, overeenkomstig artikel 96, lid 2, eerste alinea, onder b), vi);

—

datum van de laatste bijwerking van de lijst van concrete acties.

De titels van de gegevensvelden moeten tevens in ten minste een andere officiële taal van de Unie worden verstrekt.

2. Voorlichtings- en communicatiemaatregelen en maatregelen ter verhoging van de zichtbaarheid voor het publiek

De lidstaat, de managementautoriteit en de begunstigden nemen alle nodige maatregelen om het publiek voor te lichten en ermee te communiceren over concrete acties die in overeenstemming met deze verordening uit een operationeel programma worden gesteund.

2.1.

Verantwoordelijkheid van de lidstaat en de managementautoriteit

1.

De lidstaat en de managementautoriteit zien erop toe dat de voorlichtings- en communicatiemaatregelen in overeenstemming met de communicatiestrategie worden uitgevoerd om de zichtbaarheid en de interactie met de burgers te verbeteren, en streven ernaar dat deze maatregelen een zo ruim mogelijke aandacht in de media krijgen, waarbij op het aangewezen niveau en in voorkomend geval aangepast aan de technologische innovatie verschillende vormen en methoden van communicatie worden gebruikt.

2.

De lidstaat of de managementautoriteit is verantwoordelijk voor ten minste de volgende voorlichtings- en communicatiemaatregelen:

a)

de organisatie van een belangrijke voorlichtingsactiviteit waarbij bekendheid wordt gegeven aan de start van het (de) operationele programma('s), zelfs voordat de betrokken communicatiestrategieën zijn goedgekeurd;

b)

de organisatie van één belangrijke voorlichtingsactiviteit per jaar waarbij reclame wordt gemaakt voor de financieringsmogelijkheden en de gevolgde strategie en waarbij de resultaten van het (de) operationele programma('s), met inbegrip van, indien relevant, grote projecten, gemeenschappelijke actieplannen en andere voorbeelden van projecten, worden gepresenteerd;

c)

het aanbrengen van het logo van de Unie op het gebouw van elke managementautoriteit;

d)

het langs elektronische weg bekendmaken van de lijst van concrete acties in overeenstemming met punt 1 van deze bijlage;

e)

het geven van voorbeelden van concrete acties, met name van concrete acties waarbij de meerwaarde van de interventie van de Fondsen bijzonder goed zichtbaar is, per operationeel programma, op de algemene website of op de site van het operationele programma die via de portaalsite toegankelijk is; de voorbeelden worden gegeven in een door velen gesproken officiële taal van de Unie die niet de officiële taal of een van de officiële talen van de betrokken lidstaat mag zijn;

f)

de actualisering van informatie over de uitvoering van de operationele programma’s, met inbegrip van de belangrijkste verwezenlijkingen en resultaten ervan, op de algemene website of op de site van het operationele programma die via de portaalsite toegankelijk is.

3.

In overeenstemming met het nationale recht en de nationale praktijken worden in voorkomend geval de volgende instanties door de managementautoriteit bij de voorlichtings- en communicatiemaatregelen betrokken:

a)

de in artikel 5 bedoelde partners;

b)

de centra voor voorlichting over Europa en de vertegenwoordigingen van de Commissie en de voorlichtingsbureaus van het Europees Parlement in de lidstaten;

c)

onderwijs- en onderzoeksinstellingen.

Deze instanties zorgen voor een grootschalige verspreiding van de in artikel 115, lid 1, bedoelde informatie.

2.2.

Verantwoordelijkheid van de begunstigde

1.

Bij alle door de begunstigde genomen voorlichtings- en communicatiemaatregelen en maatregelen ter verhoging van de zichtbaarheid van de Fondsen wordt duidelijk gemaakt dat voor de concrete actie steun is verleend uit de Fondsen:

a)

door weergave van het embleem van de Unie in overeenstemming met de technische kenmerken die zijn vastgesteld in de uitvoeringshandeling die de Commissie ingevolge artikel 115, lid 4, vaststelt en een vermelding van de Unie;

b)

door vermelding van het fonds of de fondsen waaruit steun voor de concrete actie wordt verleend.

Wanneer een voorlichtings- of communicatiemaatregel betrekking heeft op een of meerdere concrete acties die door meer dan één fonds wordt/worden medegefinancierd, kan de in punt b) vermelde verwijzing vervangen worden door een verwijzing naar de ESI-fondsen.

2.

Tijdens de uitvoering van een concrete actie licht de begunstigde het publiek voor over de uit de fondsen ontvangen steun:

a)

door op zijn website, indien hij die heeft, een korte beschrijving — in verhouding tot de ontvangen steun — van de concrete actie op te nemen, met inbegrip van het doel en de resultaten ervan, en daarbij de nadruk te leggen op de financiële steun door de Unie;

b)

door — voor concrete acties die niet onder de punten 4 en 5 vallen — ten minste één affiche met informatie over het project (minimaal in A3-formaat) met vermelding van de steun door de Europese Unie op een voor het publiek goed zichtbare plek, zoals bij de ingang van een gebouw, te hangen.

3.

Voor concrete acties waarvoor steun uit het ESF wordt verleend, en in voorkomend geval ook voor concrete acties die worden gesteund uit het EFRO of het Cohesiefonds, ziet de begunstigde erop toe dat de deelnemers aan de concrete actie van deze financiële steun op de hoogte zijn.

In alle documenten betreffende de uitvoering van een concrete actie die ten behoeve van het publiek of de deelnemers worden gebruikt, met name in bewijzen van aanwezigheid of andere certificaten, wordt vermeld dat voor de concrete actie steun wordt ontvangen uit het fonds of de fondsen.

4.

Gedurende de uitvoering van een door het EFRO of Cohesiefonds gesteunde concrete actie plaatst de begunstigde op een voor het publiek goed zichtbare plek een tijdelijk bord van aanzienlijk formaat voor elke concrete actie die in de financiering van infrastructuur of bouwwerkzaamheden bestaat en waarvoor de totale overheidssteun meer dan 500 000 EUR bedraagt.

5.

Uiterlijk drie maanden na de voltooiing van een concrete actie plaatst de begunstigde een permanente plaat of permanent bord van aanzienlijk formaat op een voor het publiek goed zichtbare plek, wanneer het volgende van toepassing is:

a)

de totale overheidssteun voor de concrete actie bedraagt meer dan 500 000 EUR;

b)

de concrete actie bestaat in de aankoop van een fysiek object of in de financiering van infrastructuur of bouwwerkzaamheden.

De plaat of het bord vermeldt de naam en het hoofddoel van de concrete actie, en voldoet aan de technische kenmerken die de Commissie ingevolge artikel 115, lid 4, vaststelt.

6.

De in dit punt omschreven verantwoordelijkheden gelden vanaf het tijdstip waarop de begunstigde het in artikel 125, lid 3, onder c), bedoelde document waarin de voorwaarden voor de toekenning van steun voor de concrete actie zijn opgenomen, heeft ontvangen.

3. Maatregelen tot voorlichting van potentiële begunstigden en van begunstigden

3.1.

Maatregelen tot voorlichting van potentiële begunstigden

1.

De managementautoriteit ziet er in overeenstemming met de communicatiestrategie op toe dat aan potentiële begunstigden en aan alle belanghebbenden op ruime schaal informatie wordt verstrekt over de strategie, de doelstellingen en de door de gezamenlijke steun van de Unie en de lidstaat geboden financieringsmogelijkheden van het operationele programma, met nadere bijzonderheden over de steun uit de desbetreffende fondsen.

2.

De managementautoriteit ziet erop toe dat de potentiële begunstigden toegang hebben tot relevante informatie, indien van toepassing met inbegrip van bijgewerkte informatie, waarbij rekening wordt gehouden met de toegankelijkheid van elektronische of andere communicatiediensten voor sommige potentiële begunstigden, over ten minste het volgende:

a)

de financieringsmogelijkheden en het oproepen tot indiening van een aanvraag;

b)

de subsidiabiliteitsvoorwaarden waaronder uitgaven voor steun uit een operationeel programma in aanmerking komen;

c)

een beschrijving van de procedures en termijnen voor het onderzoek van de financieringsaanvragen;

d)

de criteria aan de hand waarvan concrete acties voor steun worden geselecteerd;

e)

de contacten op nationaal, regionaal of lokaal niveau waar informatie over de operationele programma's kan worden verkregen;

f)

de taak van de begunstigden het publiek te informeren over het doel van de concrete actie en de steun die uit de Fondsen voor de actie wordt verstrekt, overeenkomstig punt 2.2, vanaf het ogenblik waarop de begunstigde het in artikel 125, lid 3, onder c), bedoelde document waarin de voorwaarden voor de toekenning van steun voor de concrete actie zijn opgenomen, heeft ontvangen. De managementautoriteit kan die potentiële begunstigden verzoeken in hun aanvragen indicatieve communicatieactiviteiten ter verhoging van de zichtbaarheid van de Fondsen voor te stellen die in verhouding staan tot de omvang van de concrete actie.

3.2.

Maatregelen tot voorlichting van begunstigden

1.

De managementautoriteit deelt de begunstigden mee dat zij door financiering te aanvaarden ermee instemmen op de in overeenstemming met artikel 115, lid 2, gepubliceerde lijst van concrete acties te worden opgenomen.

2.

De managementautoriteit verstrekt informatie- en communicatiemiddelen, met inbegrip van modellen in elektronisch formaat, om in voorkomend geval begunstigden te helpen aan de in punt 2.2 bedoelde verplichtingen te voldoen.

4. Componenten van de communicatiestrategie

De door de managementautoriteit en, in voorkomend geval, door de lidstaat opgestelde communicatiestrategie omvat de volgende componenten:

a)

een beschrijving van de gekozen benadering, met inbegrip van de belangrijkste voorlichtings- en communicatiemaatregelen die de lidstaat of managementautoriteit ten aanzien van potentiële begunstigden, begunstigden, multiplicatoren en het brede publiek moet nemen, met betrekking tot de in artikel 115 beschreven doelen;

b)

een beschrijving van het materiaal dat in een voor personen met een handicap toegankelijk formaat beschikbaar zal worden gesteld;

c)

een beschrijving van de wijze waarop begunstigden bij hun communicatieactiviteiten zullen worden gesteund;

d)

de indicatieve begroting voor de uitvoering van de strategie;

e)

een beschrijving van de administratieve diensten, met inbegrip van hun personele middelen, die voor de uitvoering van de voorlichtings- en communicatiemaatregelen verantwoordelijk zijn;

f)

de regelingen voor de in punt 2 bedoelde voorlichtings- en communicatiemaatregelen, met inbegrip van de website of portaalsite waar de desbetreffende gegevens kunnen worden gevonden;

g)

informatie over hoe de voorlichtings- en communicatiemaatregelen worden beoordeeld op zichtbaarheid en bewustmaking van beleid, operationele programma's, concrete acties en de rol van de fondsen en de Unie;

h)

in voorkomend geval, een beschrijving van het gebruik van de voornaamste resultaten van het vorige operationele programma;

i)

een jaarlijkse actualisering waarin de in het volgende jaar te nemen voorlichtings- en communicatiemaatregelen, met inbegrip van maatregelen ter verhoging van de zichtbaarheid van de Fondsen, worden uiteengezet, op basis van onder meer geleerde lessen inzake de doeltreffendheid van zulke maatregelen.

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.