Bijlage XIII Criteria voor de aanwijzing van de managementautoriteit en de certificeringsautoriteit

1. Interne controle-omgeving

i)

Een organisatiestructuur voor de functies van de management- en de certificeringsautoriteit en de toewijzing van functies binnen elk van die autoriteiten, waarbij het beginsel van scheiding van functies in voorkomend geval wordt gewaarborgd.

ii)

Een kader ter waarborging, in het geval van delegatie van taken aan intermediaire instanties, van de omschrijving van hun respectieve verantwoordelijkheden en verplichtingen, de verificatie van hun vermogens om gedelegeerde taken uit te voeren en het bestaan van verslagleggingsprocedures.

iii)

Procedures voor de verslaglegging over en het toezicht op onregelmatigheden en voor de terugvordering van onverschuldigd betaalde bedragen.

iv)

Plan voor de toewijzing van passende menselijke hulpbronnen met de vereiste technische vaardigheden, op diverse niveaus en voor diverse functies in de organisatie.

2. Risicobeheersing

3. Beheers- en controleactiviteiten

A.

Managementautoriteit

i)

Procedures voor subsidieaanvragen, beoordeling van aanvragen, selectie voor financiering, inclusief instructies en sturing die ervoor zorgen dat de concrete acties, overeenkomstig artikel 125, lid 3, onder a), i), bijdragen tot het verwezenlijken van de specifieke doelstellingen en resultaten van de desbetreffende prioriteit.

ii)

Procedures voor het beheer van verificaties inclusief administratieve verificaties met betrekking tot elk verzoek tot terugbetaling van begunstigden en de verificaties ter plaatse van concrete acties.

iii)

Procedures voor de behandeling van verzoeken om terugbetaling van begunstigden en toestemming voor betalingen.

iv)

Procedures voor een systeem voor het verzamelen, opslaan en bewaren in gecomputeriseerde vorm van gegevens van elke concrete actie, inclusief, waar passend, gegevens over afzonderlijke deelnemers en aan uitsplitsing van indicatoren per gender indien gevraagd, en om te waarborgen dat de systeembeveiliging strookt met internationaal aanvaarde normen.

v)

Procedures, vastgesteld door de managementautoriteit om ervoor te zorgen dat de begunstigden hetzij een afzonderlijk boekhoudsysteem, hetzij een passende boekhoudkundige code gebruiken voor alle verrichtingen die op een concrete actie betrekking hebben.

vi)

Procedures voor het nemen van doeltreffende en evenredige fraudepreventiemaatregelen.

vii)

Procedures die resulteren in een toereikend auditspoor en archiveringssysteem.

viii)

Procedures voor het opstellen van de in artikel 59, lid 5, onder a), van het Financieel Reglement bedoelde beheersverklaring en het jaarlijks overzicht van de in artikel 59, lid 5, onder b), daarvan bedoelde eindauditverslagen en uitgevoerde controles, met inbegrip van de aangetroffen zwakke punten.

ix)

Procedures die ervoor zorgen dat de begunstigde een document krijgt met de voorwaarden voor steun voor iedere concrete actie.

B.

Certificeringsautoriteit

i)

Procedures voor het certificeren van aanvragen voor tussentijdse betalingen aan de Commissie.

ii)

Procedures voor het opstellen van de rekeningen en het certificeren dat zij echt, volledig en nauwkeurig zijn en dat de uitgaven in overeenstemming zijn met het toepasselijke recht, gelet op de resultaten van alle audits.

iii)

Procedures voor het waarborgen van een toereikend auditspoor door middel van het bijhouden van boekhoudkundige gegevens over onder meer terugvorderbare, teruggevorderde en geschrapte bedragen voor iedere concrete actie en in gecomputeriseerde vorm.

iv)

Procedures, waar nodig, die waarborgen dat zij van de managementautoriteit toereikende informatie krijgt over de verificaties die zijn verricht en over de resultaten van de audits, uitgevoerd door of onder de verantwoordelijkheid van de auditautoriteit.

4. Toezicht

A.

Managementautoriteit

i)

Procedures ter ondersteuning van het werk van het toezichtcomité.

ii)

Procedures voor de opstelling en de indiening bij de Commissie van jaarlijkse en definitieve uitvoeringsverslagen

B.

Certificeringsautoriteit

Procedures voor de vervulling van de verantwoordelijkheden van de managementautoriteit inzake het toezicht op de resultaten van de beheersverificaties en de resultaten van de audits, uitgevoerd door of onder de verantwoordelijkheid van de auditautoriteit, alvorens betalingsaanvragen bij de Commissie in te dienen.