HR, 21-05-2021, nr. 20/00929

Onderdeel 2.2 is aangevoerd voor het geval onderdeel 2.1 niet tot cassatie zal leiden en vaststaat dat de termijn eindigde op 24 december 2018 te 24.00 uur. Het onderdeel richt klachten tegen rov. 5.5 t/m 5.10, waarin het hof gemotiveerd heeft geoordeeld dat Werknemer niet-ontvankelijk is in zijn verzoek tot vernietiging van het ontslag op staande voet omdat het verzoekschrift buiten de daarvoor geldende termijn is ingediend. Vanwege het slagen van onderdeel 2.1, behoeven de klachten van onderdeel 2.2 geen behandeling meer. Ik zal deze klachten daarom ook niet afzonderlijk bespreken.

Onderdeel 2.2 stelt in de kern een kwestie aan de orde die voor de rechtspraktijk van belang is. Dat is de vraag hoe het ontvangsttijdstip van een per fax ingediend processtuk moet worden vastgesteld na de overstap van de rechtspraak op een digitaal faxsysteem (Faxination). Gelet op het praktische belang van het antwoord op deze vraag, zal ik deze vraag bespreken.

De Hoge Raad heeft in de zaak Staat/K. van 16 februari 1996 bepaald dat griffies van gerechten het ontvangen van faxen na sluitingstijd mogelijk moeten maken.24.Redengevend hiervoor was dat de op de griffies aanwezige faxapparaten in de regel voldoen aan de voorwaarde dat zij in staat zijn om dag en uur van ontvangst van binnengekomen faxen zelfstandig en precies te registreren. Ook werd hiermee volgens de Hoge Raad het beste voldaan aan de eisen van rechtszekerheid en het niet verkorten van de voor de rechtzoekende ter beschikking staande termijnen. Op grond van dezelfde argumentatie heeft de Hoge Raad de regel geformuleerd dat een per fax verzonden verzoekschrift dat blijkens de zelfstandige registratie bij het gerecht is begonnen binnen te komen vóór 24.00 uur op de laatste dag van een termijn geldt als binnen deze termijn ter griffie ingediend. Een tijdelijke regel werd aangenomen voor gerechten die nog niet waren uitgerust met faxapparaten met een zelfstandige en precieze registratie van datum en uur van ontvangst van binnengekomen faxen. Voor die gerechten gold dat een per fax verzonden verzoekschrift dat wordt aangetroffen bij het openen van de griffie op de dag volgende op de laatste dag van de termijn, wordt aangemerkt en behandeld als vóór 24.00 uur van de laatste dag van de termijn te zijn binnengekomen.

In zijn beschikkingen van 20 maart 199825.en 14 november 200326.heeft de Hoge Raad herhaald dat per fax verzonden verzoekschriften die op de laatste dag van de termijn vóór 24.00 uur zijn binnengekomen, worden geacht binnen de termijn ter griffie te zijn ingediend.

Uit de beschikking van 20 maart 1998 volgt ook dat als niet kan worden aangetoond dat een per fax verzonden verzoekschrift is begonnen binnen te komen voor een bepaald tijdstip, een bewijs van verzending van de fax voor het bedoelde tijdstip, aannemelijk kan maken dat het verzoekschrift tijdig is begonnen binnen te komen. Dat doet zich voor als het niet kunnen aantonen van het tijdstip van binnenkomst van de fax, het gevolg is van omstandigheden die niet voor rekening van de verzender behoren te komen:27.

“Het in het 'confirmation report' vermelde faxnummer is het nummer van de op de civiele griffie van de Hoge Raad aanwezige faxapparatuur. De binnenkomst van de fax is niet door het faxapparaat van de Hoge Raad geregistreerd, hetgeen echter niet kan leiden tot de conclusie dat de fax niet is binnengekomen, aangezien dat apparaat op 29 januari 1997 nog niet op een zodanige registratie was afgesteld. Op grond van voormelde brief van de advocaat van G. en het daarbij gevoegde 'confirmation report' neemt de Hoge Raad aan dat de fax de griffie van de Hoge Raad langs electronische weg op 29 januari 1997 tussen 17.26 en 17.29 uur heeft bereikt, doch vervolgens - door een niet opgehelderde oorzaak - hetzij niet is afgedrukt, hetzij na te zijn afgedrukt in het ongerede is geraakt. Nu in elk van deze beide gevallen sprake is van een omstandigheid die niet voor rekening van G. behoort te komen, is de Hoge Raad van oordeel dat het verzoekschrift geacht moet worden op de laatste dag van de termijn vóór 24.00 uur te zijn binnengekomen en derhalve binnen de cassatietermijn ter griffie te zijn ingediend (HR 16 februari 1996, NJ 1997, 55).”

Bij de herziening van het burgerlijk procesrecht in 2002 is in art. 33 Rv (oud) de jurisprudentie van de Hoge Raad gecodificeerd. Het artikel bepaalde dat stukken die door middel van faxapparatuur vóór 24.00 uur van de laatste dag van een lopende termijn ter griffie zijn ontvangen gelden als binnen de termijn ingediend. Tijdens de parlementaire behandeling van het wetsvoorstel is aan de orde gekomen of, zoals de Hoge Raad eerder had geoordeeld, een per fax verzonden stuk waarvan de ontvangst voor 24.00 uur van de laatste dag van een termijn is aangevangen maar eerst na 24.00 uur is voltooid, nog als binnen de termijn ingediend moet worden beschouwd. Deze vraag is door de (toenmalige) minister en staatssecretaris van Justitie bevestigend beantwoord.28.

Thans bevat art. 33 Rv, na wijziging als gevolg van de invoering van de Wet afschaffing procuraat en invoering elektronisch berichtenverkeer op 1 september 200829., een algemene regeling voor de elektronische verzending van berichten.

Blijkens de parlementaire geschiedenis wordt de verzending per fax ook beschouwd als een vorm van elektronisch verkeer en is art. 33 Rv dus ook daarop van toepassing.30.Daarbij is in aanmerking genomen dat er (steeds meer) mengvormen bestaan waarbij fax en computer met elkaar worden gecombineerd en waarbij faxdocumenten geheel papierloos worden verwerkt.31.

De regel van art. 33 Rv (oud) voor de ontvangst van faxverkeer is thans geïncorporeerd in het derde lid van art. 33 Rv, dat geldt voor de ontvangst van alle elektronische berichten. Art. 33 lid 3 Rv luidt als volgt:

Als tijdstip waarop een verzoek, mededeling of processtuk door een gerecht elektronisch is ontvangen, geldt het tijdstip waarop het verzoek, mededeling en processtuk een systeem voor gegevensverwerking heeft bereikt waarvoor het gerecht verantwoordelijkheid draagt. Verzendingen die voor 24.00 uur van de laatste dag van een lopende termijn zijn ontvangen, gelden als binnen de termijn ingediend.

Deze bepaling is in de parlementaire geschiedenis als volgt toegelicht:32.

“In het derde lid wordt aangegeven dat als het tijdstip waarop een verzoek, mededeling of processtuk elektronisch door een gerecht is ontvangen, geldt het tijdstip waarop het verzoek, mededeling of processtuk een systeem van gegevensverwerking heeft bereikt waarvoor het gerecht verantwoordelijkheid draagt. Dit is van belang om te kunnen constateren of het bericht tijdig is ontvangen. Onder een systeem van gegevensverwerking wordt verstaan een systeem voor het genereren, verzenden, ontvangen, opslaan of op andere wijze verwerken van gegevens. Het is hier niet van belang wiens systeem van gegevensverwerking het betreft. Het gaat om de verantwoordelijkheid die voor een systeem wordt gedragen. De verantwoordelijkheid kan zowel de ICT-diensten in eigen beheer als die uitbesteed aan derden omvatten. De Raad van State heeft aandacht gevraagd voor de situatie waarin berichten of stukken bij de zogenoemde eindserver worden opgehouden. Hierover wordt opgemerkt dat ervan uit gegaan kan worden dat de gerechten verantwoordelijkheid dragen voor de eindserver waarvan deze gebruik maken. Het ophouden van berichten of stukken bij de eindserver komt dan niet voor risico van de rechtzoekenden of hun advocaten. Bepaald wordt dat verzendingen die voor 24.00 uur van de laatste dag van een lopende termijn zijn ontvangen, gelden als binnen de termijn ingediend. Voor verzendingen per fax was dit al in artikel 33 Rv opgenomen. Indien de ontvangst van een fax voor 24.00 uur is aangevangen maar na 24.00 uur wordt voltooid, wordt de gehele fax beschouwd als voor 24.00 uur ontvangen (HR 16 februari 1996, NJ 1997, 55 en HR 20 maart 1998, NJ 1998, 548). Dit kan ook voor andere elektronische verzendingen worden aangenomen. De ontvangst vindt niet eerst plaats als het bericht daadwerkelijk is geopend. Of en wanneer een bericht wordt geopend hoort tot de verantwoordelijkheid van de ontvanger. Dit is voor een brief per gewone post niet anders.” (onderstr. door mij, A-G)

Uit de onderstreepte passage volgt dat men bij de parlementaire behandeling van art. 33 lid 3 Rv ervan uit is gegaan dat de in het arrest Staat/K. geformuleerde regel, dat de gehele fax wordt beschouwd als binnen de termijn ingediend indien de ontvangst van een fax vóór 24.00 uur van de laatste dag van de termijn is aangevangen en na 24.00 uur is voltooid, ook geldt onder het nieuwe recht voor de ontvangst van faxberichten en alle andere elektronisch berichten.

De Hoge Raad heeft bepaald dat uit art. 33 lid 3 Rv volgt dat de ontvangst van een bericht op een faxapparaat van de griffie van het gerecht voldoende is om de fax van het bericht als door het gerecht ontvangen aan te merken, nu het gerecht de verantwoordelijkheid voor dat apparaat draagt als bedoeld in die bepaling.33.Een storing of defect van dat apparaat waardoor het bericht niet wordt uitgedraaid, komt volgens de Hoge Raad niet voor risico van degene die het desbetreffende stuk indient.34.In zijn jurisprudentie neemt de Hoge Raad tot uitgangspunt dat een faxapparaat in de regel beschikt over de mogelijkheid van zelfstandige registratie van het tijdstip van ontvangst. Maar, zoals gezegd (zie hiervoor onder 4.5), indien het faxapparaat op de griffie het tijdstip van ontvangst niet heeft geregistreerd, dan kan het tijdstip van ontvangst ook op andere wijze komen vast te staan, bijvoorbeeld door een ‘confirmation report’ van de verzender (een verzendbevestiging). Deze regel heeft de Hoge Raad in een recent arrest herhaald:35.

“3.2.1 Uit art. 33 lid 3 Rv volgt dat de ontvangst van een bericht op een faxapparaat van de griffie van het gerecht voldoende is om de fax van het bericht als door het gerecht ontvangen aan te merken, nu het gerecht de verantwoordelijkheid voor dat apparaat draagt als bedoeld in die bepaling. Een storing of defect van dat apparaat waardoor het bericht niet wordt uitgedraaid, komt niet voor risico van degene die het desbetreffende stuk indient.

Indien een fax niet of niet in goede orde is ontvangen op de griffie, dient te worden nagegaan of dit te wijten is aan een storing of defect van het faxapparaat van de griffie. Indien de apparatuur op de griffie daarover geen uitsluitsel biedt, kan de ontvangst van de fax ook langs andere weg voldoende aannemelijk worden gemaakt, bijvoorbeeld door een ‘confirmation report’ van de verzender, dus een verzendbevestiging.”

Door de strafkamer van de Hoge Raad is de onder 3.2.2 genoemde regel nog verruimd, in die zin dat als ‘rekening moet worden gehouden met de mogelijkheid’ dat het faxbericht op de griffie is begonnen binnen te komen binnen de termijn (omdat volgens de verzendbevestiging binnen de termijn is begonnen met verzenden), een bericht dat volgens de apparatuur op de griffie buiten de termijn is ontvangen, toch ontvankelijk wordt geacht. Zie HR 5 februari 201936.:

“2.2. In de cassatieschriftuur is aangevoerd dat het cassatieberoep tijdig is ingesteld, aangezien uit het faxbericht van 24 november 2016 kan worden afgeleid dat de fax is begonnen binnen te komen om 16:59 uur en dat de verzending was voltooid om 17:01:39 uur.

Dit brengt mee dat een per fax verzonden schriftelijke volmacht als bedoeld in art. 450 Sv aan een griffiemedewerker tot het voor de verdachte aanwenden van een rechtsmiddel slechts dan kan worden aangemerkt als binnen de beroepstermijn ingediend, indien deze volmacht ter griffie is begonnen binnen te komen vóór sluiting van de griffie op de laatste dag van deze termijn. (Vgl. HR 4 februari 2014, ECLI:NL:HR:2014:231.)

Gelet op de hiervoor onder 2.1 weergegeven stukken van het geding [A-G: gedoeld wordt op het faxbericht van 24 november 2016 van de advocaat dat de volgende faxgegevens vermeldt: “24. Nov. 2016 16:59 van Horssen & van Ophoven” en “24/11/2016 17:01:39 (GMT+01:00)”] moet rekening worden gehouden met de mogelijkheid dat de schriftelijke bijzondere volmacht tot het instellen van het cassatieberoep vóór sluiting van de griffie van het Hof om 17:00 uur op de laatste dag van de cassatietermijn, te weten op 24 november 2016 om 16:59 uur, ter griffie is begonnen binnen te komen. Daarin vindt de Hoge Raad aanleiding de verdachte ontvankelijk te achten in het cassatieberoep.”

De hierboven weergegeven rechtspraak van de Hoge Raad lijkt toegesneden op de situatie dat een analoge fax binnenkomt op een faxapparaat van de griffie en de start van de ontvangst van de fax door dit apparaat wordt geregistreerd. Sinds enige jaren wordt binnen de rechtspraak gebruik gemaakt van een digitaal faxsysteem, genaamd Faxination, en zijn de rechtbanken en hoven37.op dit systeem overgestapt. Als gevolg van dit nieuwe faxsysteem komen inkomende faxberichten niet meer binnen op een faxapparaat op de griffie, maar worden deze op een faxserver van De Rechtspraak ontvangen en als pdf-bijlage bij een e-mailbericht doorgezonden naar een mailbox van het gerecht waarvoor de fax is bestemd.

In rov. 5.7 en 5.8 van de beschikking in de onderhavige zaak heeft het hof Arnhem-Leeuwarden (locatie Arnhem) als volgt uiteengezet hoe Faxination werkt, en wat dit betekent voor het bepalen van het tijdstip van ontvangst van het verzoekschrift:

“5.7 Het hof heeft, gelet op de op hem rustende verantwoordelijkheid als bedoeld hiervoor onder 5.6, contact gezocht met de ICT-afdeling van de Rechtspraak en het kantongerecht Amersfoort. Daaruit is naar voren gekomen dat er bij het kantongerecht een fax houdende het verzoekschrift van de advocaat van [Werknemer] is binnen gekomen met de tekst:

“24/12/2018 23:59 0203446111 Palthe Oberman pag. 01/15” en daaronder in het groen: “25/12/2018 00:05:33 (GMT+01.00)”.

Het hof heeft dit faxexemplaar bij gelegenheid van de mondelinge behandeling ter hand gesteld aan partijen met de toelichting, verkort weergegeven, dat naar mededeling van de ICT-afdeling IVO de Rechtspraak reeds enige jaren gebruik maakt van een elektronische fax, genaamd Faxination, die aldus werkt: een fax komt binnen op een faxserver waarvoor de Rechtspraak de verantwoordelijkheid draagt. Een fax wordt op die faxserver opgeslagen in de vorm van een pdf, als pakketje, en dus niet zoals in het verleden bij een analoge fax pagina voor pagina. Op dit (eerste) moment van binnenkomst in de Rechtspraakomgeving wordt op het document in het groen een ontvangstdatum en -tijdstip geplaatst. Daarna wordt het faxbericht per e-mail doorgestuurd naar het gerecht waarvoor het is bestemd, in dit geval het kantongerecht Amersfoort. Ook als daarmee enige tijd zou zijn gemoeid, heeft dat geen effect op de reeds in het groen geplaatste ontvangstbevestiging. Deze blijft staan op het oorspronkelijke ontvangsttijdstip.

De toelichting van PontMeyer, bij gelegenheid van de mondelinge behandeling in hoger beroep, dat de vermelding: “24/12/2018 23:59 0203446111 Palthe Oberman pag. 01/15” op de door het hof van het kantongerecht ontvangen brief, geen betrekking heeft op (vermelding door) de Rechtspraakapparatuur maar op de verzending (en vermelding) van de fax door het advocatenkantoor van de advocaat van [appellant] , heeft [appellant] niet bestreden en staat daarmee vast. Tegen deze achtergrond en nu uit de door het hof aan partijen getoonde exemplaar, afkomstig van de Rechtspraaksystemen, blijkt dat het verzoekschrift pas op 25 december 2018 om 00:05:33 uur is ontvangen, is het hof mede gelet op het onder 5.5 aangehaalde arrest, van oordeel dat het verzoekschrift niet tijdig, immers uiterlijk op 24 december te 24.00 uur, door het kantongerecht is ontvangen. [Appellant] gebruikte immers een juist faxnummer, er is sprake van een ontvangstlogboek bij het gerecht en het betreffende bericht komt daarin voor. De ontvangst wordt dan geacht te hebben plaatsgevonden op de ontvangstdatum en op het ontvangsttijdstip dat in groen is vermeld. Een verzendbericht met een afwijkend tijdstip biedt hier in beginsel geen soelaas.”

Uit deze overweging volgt dat het hof ervan uitgaat dat het groene ‘datumstempel’, dat wordt aangebracht op de ontvangen fax, het moment vermeldt waarop het gehele ontvangen document als pdf-bestand wordt opgeslagen op de faxserver.38.

In een andere beschikking van 25 februari 202039.gaat het hof Arnhem-Leeuwarden (locatie Leeuwarden) er echter van uit dat het datumstempel het exacte tijdstip vermeldt waarop het ontvangen beroepschrift als pdf-bestand met een e-mailbericht wordt ontvangen door de griffie van het betreffende hof. Zie rov. 4.8-4.12:

“4.8 Voor de beoordeling van de vraag naar de al dan niet tijdige indiening van het beroepschrift is van belang dat De Rechtspraak het faxproces heeft gedigitaliseerd via het systeem Faxination en dat de afzonderlijke gerechten niet meer over eigen (analoge) faxapparaten beschikken. Via Faxination worden faxen digitaal ontvangen (en verstuurd). Een beroepschrift dat per fax wordt ingediend wordt door het (analoge) faxapparaat dan wel (digitale) faxsysteem van de advocaat verzonden naar het faxnummer van het hof waar het beroepschrift moet worden ingediend. Deze fax wordt dan ontvangen door een eigen server (van De Rechtspraak) die deze fax als pdf-bestand door middel van een e-mail naar de griffie van het hof doorzendt waar het beroepschrift wordt ingediend (naar een bepaald e-mail-adres). Dit pdf-bestand wordt voorzien van een (digitaal) groen ‘stempel’ met datum en tijdstip dat door de griffie volgens landelijke afspraak als datum/tijdstip van ontvangst wordt aangehouden.

Met betrekking tot de elektronische verzending - waaronder ook faxen wordt begrepen - is in artikel 33 lid 3 Rv opgenomen dat als tijdstip waarop een verzoek, mededeling of processtuk door een gerecht elektronisch is ontvangen, geldt het tijdstip waarop het verzoek, mededeling of processtuk een systeem voor gegevensverwerking heeft bereikt waarvoor het gerecht verantwoordelijkheid draagt. Verzendingen die voor 24.00 uur van de laatste dag van een lopende termijn zijn ontvangen, gelden als binnen de termijn ingediend. Daarbij geldt, gelet op de rechtspraak van de Hoge Raad, dat indien de ontvangst van een fax voor 24.00 uur is aangevangen maar na 24.00 uur wordt voltooid, de gehele fax wordt beschouwd als voor 24.00 uur te zijn ontvangen.

Voor de vraag of een beroepschrift dat per fax wordt verzonden al dan niet tijdig is ontvangen door het hof, acht het hof doorslaggevend het tijdstip waarop die betreffende fax een systeem voor gegevensverwerking heeft bereikt waarvoor, gezien de gekozen wijze van inrichting van het faxverkeer, De Rechtspraak als tussenpersoon van het gerecht verantwoordelijkheid draagt.

Naar aanleiding van de hiervoor in rechtsoverweging 4.8 geschetste werking van Faxination heeft het hof ambtshalve enig onderzoek gedaan (bij de ICT-afdeling van De Rechtspraak) om duidelijkheid te verkrijgen over de registratie van het moment waarop een inkomende fax op de server van De Rechtspraak wordt ontvangen en de betekenis van het eerdergenoemde groene datumstempel in dat kader alsmede naar de tijdsduur die wordt genoemd in de betreffende e-mail. Uit dit onderzoek is het hof gebleken dat genoemd datumstempel de weergave is van datum en tijdstip van de ontvangst van het (gehele) beroepschrift als pdf-bestand op het e-mailadres van de griffie. Deze datum en tijd zijn de Juiste Tijd (gerelateerd aan de exacte tijd van een atoomklok). Het onderzoek heeft geen concrete informatie opgeleverd over het moment van ontvangst van het beroepschrift op de server van De Rechtspraak of over de betekenis van de tijdsduur die wordt vermeld in de e-mail die de griffie ontvangt. Het is dan ook onduidelijk gebleven welke twee momenten worden gemeten.

Uit het ambtshalve verrichte onderzoek blijkt dat met het datumstempel enkel gegeven is het exacte tijdstip waarop het ontvangen beroepschrift als pdf-bestand met een e-mailbericht wordt ontvangen door de griffie van het betreffende hof. Daarmee is niet ook gegeven het tijdstip waarop (de eerste pagina van) het beroepschrift is ontvangen door een systeem van gegevensbewerking waarvoor De Rechtspraak verantwoordelijk is. Gezien de geringe tijdsoverschrijding volgens dat datumstempel (elf seconden), de mededeling van de advocaat van de vrouw over het tijdstip van verzending (donderdagavond 5 september 2019 rond 23.45 uur), de omvang van het beroepschrift met bijlagen (34 pagina’s) en de in het e-mailbericht aan het hof genoemde tijdsduur van ruim 800 seconden, acht het hof het aannemelijk dat in ieder geval de eerste pagina van het beroepschrift van de vrouw op 5 september 2019 voor 24:00 uur moet zijn ontvangen door een systeem van gegevensbewerking waarvoor De Rechtspraak verantwoordelijk is.”

Uit bovengenoemde beschikkingen van het Hof Arnhem-Leeuwarden blijkt niet eenduidig welk moment in het ontvangstproces wordt weergegeven op het groene datumstempel. In de eerste beschikking is immers vermeld dat het gaat om het moment waarop het faxbericht als pdf-bestand is opgeslagen en in de tweede beschikking wordt genoemd het moment waarop het faxbericht als pdf-bestand met een emailbericht wordt ontvangen door het betreffende gerecht. In beide gevallen gaat het om een tijdstip dat gelegen is op of na ontvangst van het gehele faxbericht op het systeem van de Rechtspraak en omzetting daarvan in een pdf-bestand. Daarmee is duidelijk dat het groene datumstempel níet vermeldt op welk tijdstip het faxbericht ‘een systeem voor gegevensverwerking heeft bereikt waarvoor het gerecht verantwoordelijk is’ (art. 33 lid 3 Rv). Uit de rechtspraak van de Hoge Raad en de memorie van toelichting bij art. 33 lid 3 Rv blijkt immers dat het hier bedoelde moment het tijdstip is waarop een verzonden faxbericht is ‘begonnen binnen te komen’ bij de faxserver van de Rechtspraak (zie onder 4.3-4.12).

De zwarte tekstregel boven het groene datumstempel – in onze zaak: “24/12/2018 23:59 0203446111 Palthe Oberman pag. 01/15” – is gegenereerd door het verzendende faxapparaat. Het hierin vermelde tijdstip kan dus niet bepalend zijn voor de vraag of het faxbericht tijdig is ontvangen door het gerecht. Ook het hof is daarvan uitgegaan in de bestreden beschikking (zie rov. 5.8).

Het is mij niet bekend of het door de Rechtspraak gekozen digitale faxsysteem de mogelijkheid biedt om het moment te registreren waarop de ontvangst van het faxbericht op de faxserver aanvangt. Ik heb van de IT-afdeling van de Hoge Raad begrepen dat sommige aanbieders van faxsoftware wél die mogelijkheid bieden. Het faxsysteem van de Hoge Raad (KOFAX) zou bijvoorbeeld ook het tijdstip registreren waarop (daadwerkelijk) begonnen wordt met het verzenden van een faxbericht.

Uit door mij ambtshalve bij een rechtbank ingewonnen informatie blijkt echter dat in het systeem Faxination wel degelijk kan worden vastgesteld wat het moment is waarop de ontvangst van een faxbericht aanvangt (‘is begonnen binnen te komen’). Bij de ontvangst van een faxbericht via Faxination krijgt een gerecht in de e-mail niet alleen een bijlage met het pdf-bestand van het (met een groene datumstempel voorziene) ontvangen faxbericht, maar ook een faxrapport. In dit faxrapport is onder meer informatie opgenomen over het aantal pagina’s van de ontvangen fax en een (in seconden weergegeven) tijdsduur.

Als voorbeeld volgt hier een (geanonimiseerd) faxrapport zoals dat in de e-mail van een gerecht is binnengekomen:

In het desbetreffende faxrapport is vermeld dat 34 pagina’s zijn ontvangen en dat daarmee een tijdsduur was gemoeid van 1036 seconden (omgerekend ongeveer 17 minuten).

Opvallend is de lange periode die gemoeid is met het ‘binnenkomen’ van het bericht (17 minuten voor 34 pagina’s, hetgeen neerkomt op een halve minuut per pagina). Uit informatie van de IT-afdeling van de Hoge Raad heb ik begrepen dat de snelheid van ontvangst afhangt van de omvang van het faxbericht, de kwaliteit van de dataverbinding en de performance van de verzendende en ontvangende apparatuur. Verder is uit de inlichtingen die ik van een rechtbank heb gekregen naar voren gekomen dat het systeem Faxination notoir traag is als het gaat om het creëren (en openen) van pdf-bestanden.

Op de eerste pagina van het bij bovenstaand e-mail behorende pfd-bestand van het ontvangen faxbericht staat in een rechthoekig kader ‘02/12/2020 10:02:47 (GMT+01:00)’. Dit is het ‘groene vak’, dat na printen echter blauw is geworden. Boven dit rechthoekige vak met datumstempel is een zwarte regel te zien met de volgende tekst: ‘From [faxnummer, A-G] Wed 02 Dec 2020 09:45:30 AM CET Page 1 of 34’. Zie onderstaande afbeelding:

Het blauwe (aanvankelijk op scherm groene) rechthoekige kader bevat het door Faxination aangebrachte datumstempel. Het in de daarboven geplaatste zwarte regel opgenomen tijdstip is het verzendtijdstip afkomstig van het verzendende faxapparaat. Het tijdsverschil tussen het in de zwarte regel vermelde tijdstip en het in de datumstempel vermelde tijdstip bedraagt ongeveer 17 minuten. Het tijdsverschil komt derhalve overeen met de in het faxrapport genoemde tijdsduur (1036 seconden).

De in het faxrapport genoemde tijdsduur duidt dus aan hoelang de fax erover heeft gedaan om in zijn geheel binnen te komen op de faxserver van de Rechtspraak en te worden omgezet in een pdf-bestand. Dit betekent dat aan de hand daarvan kan worden teruggerekend op welk moment de ontvangst van het faxbericht is aangevangen, namelijk door de in het faxrapport genoemde tijdsduur af te trekken van het tijdstip vermeld in het door Faxination aangebrachte datumstempel. Het op deze wijze berekende aanvangstijdstip komt het dichtst in de in de buurt van het in art. 33 lid 3 Rv bedoelde tijdstip waarop een verzoek, mededeling of processtuk ‘een systeem voor gegevensverwerking heeft bereikt waarvoor het gerecht verantwoordelijkheid draagt.’ Dit tijdstip zou naar mijn mening dan ook doorslaggevend moeten zijn.

Hoewel het berekende aanvangsmoment van de ontvangst van de fax in het voorbeeld ongeveer overeenkomt met het in de zwarte regel vermelde verzendtijdstip, kan niet in alle gevallen worden uitgegaan van het laatstgenoemde tijdstip als het moment waarop de ontvangst van de fax is aangevangen. Volgens informatie van de IT-afdeling van de Hoge Raad is het (om uiteenlopende redenen) mogelijk dat de door de verzendende faxapparaat aan het faxbericht meegegeven verzendtijdstip afwijkt van de Juiste Tijd (de accurate tijd volgens de atoomklok). Het heeft daarom de voorkeur om het aanvangstijdstip van de ontvangst van het faxbericht te relateren aan de tijdsinstelling op de faxserver, die – naar ik begrijp – wel altijd synchroon loopt met de Juiste Tijd.

Als het moment van binnenkomst van het faxbericht wordt bepaald op de hiervoor voorgestelde wijze (de in het faxrapport vermelde tijdsduur aftrekken van het tijdstip dat is vermeld in het groene datumstempel), is het van cruciaal belang dat het faxrapport beschikbaar is. Uit de door mij ingewonnen informatie is naar voren gekomen dat het geen standaardprocedure is dat dit faxrapport naar partijen wordt verzonden (in de onderhavige zaak is dat kennelijk ook niet gebeurd). Ook is het geen standaardprocedure dat het faxrapport in het griffiedossier wordt bewaard of door het gerecht digitaal wordt gearchiveerd. Het lijkt mij aan te bevelen dat dit wél gebeurt. Overigens heb ik ook begrepen dat als de verzender van een faxbericht zelf óók gebruik maakt van een digitaal faxsysteem, hij wel een ‘delivery report’ uit het systeem ontvangt. Daarin is ook opgenomen welke tijdsduur gemoeid was met het verzenden van het faxbericht (uitgedrukt in seconden). Ik heb niet kunnen achterhalen of de in het ‘delivery report’ genoemde tijdsduur overeenstemt met de tijdsduur genoemd in het faxrapport dat door het gerecht wordt ontvangen.

Als niet (meer) kan worden vastgesteld wat het aanvangstijdstip van de ontvangst van de fax is geweest (omdat het faxrapport niet beschikbaar is) moet naar mijn mening gebruik worden gemaakt van ‘het vangnet’ van de onder 4.5, 4.11 en 4.12 aangehaalde rechtspraak: als niet is vast te stellen wanneer een faxbericht het systeem heeft bereikt, kan de tijdige ontvangst van het faxbericht langs andere weg aannemelijk worden gemaakt, bijvoorbeeld met een verzendrapport.

Ten slotte is nog op te merken dat binnen de Rechtspraak waarschijnlijk niet heel lang meer gewerkt gaat worden met Faxination. Gestreefd wordt naar het verzenden van stukken per beveiligde mail. Als dat is gerealiseerd, zal het hiervoor geschetste probleem zich naar verwachting niet meer voordoen.

Het voorgaande leidt tot de slotsom dat ook onderdeel 2.2 slaagt. Het onderdeel klaagt terecht dat het hof heeft miskend dat óók na overstap van de Rechtspraak op Faxination het op grond van art. 33 lid 3 Rv relevante ontvangstmoment het tijdstip is waarop een verzonden faxbericht is ‘begonnen binnen te komen’ en niet het tijdstip waarop de fax als geheel is ontvangen.