5.5.3 Wettelijke of statutaire bepalingen die het tot stand komen van besluiten regelen als beoordelingsmaatstaf

Als eerste grond voor de vernietiging van een besluit wordt in art. 2:15 lid 1 sub a BW genoemd: strijd met wettelijke of statutaire bepalingen die het tot stand komen van besluiten regelen. Hiermee worden volgens de memorie van toelichting de voorschriften bedoeld die de totstandkoming van een besluit regelen.1 Dit type voorschrift heeft onder andere betrekking op de formele aspecten van het bijeenroepen van een vergadering zoals termijnen, het toezenden van stukken, de agenda, de organisatie van stemmingen of het ter inzage leggen van stukken.2 Een voorbeeld van een besluit dat wegens strijd met een voorschrift voor de totstandkoming vernietigbaar is, is een besluit van een algemene vergadering, dat genomen werd in een andere plaats dan volgens art. 2:116/226 BW wordt voorgeschreven. Een tweede voorbeeld is een besluit van de algemene vergadering waarbij de bestuurders en commissarissen niet in de gelegenheid gesteld zijn hun raadgevende stem (art. 2:117 lid 4/227 lid 4 BW) uit te oefenen.3

Behalve voorschriften die zien op de totstandkoming van een besluit zijn er ook voorschriften die betrekking hebben op de geldigheid van een besluit, bijvoorbeeld een voorschrift over de vereiste meerderheid van stemmen. In de memorie van toelichting is hierover te lezen:

Als de vereiste meerderheid niet gehaald wordt, komt geen besluit tot stand. Is statutair bepaald dat voor het nemen van een besluit een quorum vereist is, dan heeft het niet naleven van die regel tot gevolg dat het besluit volgens art. 2:14 lid 1 BW nietig is wegens strijd met de statuten. De bepalingen die de competentie van een orgaan regelen behoren evenmin tot de totstandkomingsregels. Het onderscheid tussen totstandkomingsregels en competentieregels blijkt in de praktijk lastig te zijn. Op dit gebied komen in statuten nogal eens onduidelijke bepalingen voor.5 Bijvoorbeeld als in een statutaire bepaling zowel een bevoegdheid aan een orgaan wordt toegedeeld als bepaald wordt hoe het orgaan die bevoegdheid dient uit te oefenen. Dit soort bepalingen roept bijna altijd vragen op. Als het op grond van deze statutaire bepaling bevoegde orgaan een besluit neemt in strijd met de bepalingen over de uitoefening van die bevoegdheid leidt dat tot een vernietigbaar besluit. Het orgaan is weliswaar bevoegd, maar mocht niet zo - in strijd met de regels over de uitoefening van de bevoegdheid - handelen. Dat leidt tot een wegens strijd met een totstandkomingsregel vernietigbaar besluit en niet tot een nietig besluit.6

In de literatuur worden de vereisten voor de geldigheid van een besluit ter onderscheiding van de bepalingen die het tot stand komen van besluiten regelen wel aangeduid als fundamentele totstandkomingsregels.7 Door het gebruik van deze aanduiding wordt de indruk gewekt dat er twee soorten voorschriften zijn die de totstandkoming van een besluit regelen. Namelijk de voorschriften die in art. 2:15 lid 1 sub a BW bedoeld worden en betrekking hebben op de procedurele aspecten van de besluitvorming enerzijds en de fundamentele totstandkomingsregels die onder art. 2:14 BW vallen, anderzijds. De grens tussen beide categorieën is niet altijd scherp te trekken, maar het creëren van een aparte categorie fundamentele totstandkomingsvereisten naast andere niet-fundamentele totstandkomingsvereisten draagt mijns inziens niet bij tot verduidelijking. Er is namelijk geen eenduidig criterium aan de hand waarvan het onderscheid tussen fundamentele en andere totstandkomingsvereisten kan worden vastgesteld. In art. 2:15 lid 1 sub a BW worden de voorschriften bedoeld die de totstandkoming van besluiten regelen. Heeft een voorschrift geen betrekking op de procedurele aspecten van de totstandkoming, maar is het een vereiste voor de geldigheid van een besluit dan moet het niet naleven van dit soort voorschriften in het systeem van de wet tot gevolg hebben dat het besluit nietig is.

Aan het slot van deze paragraaf besteed ik nog een enkel woord aan de vormvoorschriften die bij het nemen van een besluit in acht genomen moeten worden. Artikel 3:39 BW stelt als sanctie op het niet naleven van wettelijke vormvoorschriften de nietigheid van de betreffende rechtshandeling. Onder deze voorschriften vallen ook de statutaire vormvoorschriften.8 Een voorbeeld van een wettelijk vormvoorschrift is het vereiste dat de stemmen schriftelijk worden uitgebracht als het besluit niet in een algemene vergadering genomen wordt. Overtreding van die regel heeft tot gevolg dat de uitgebrachte stemmen nietig zijn en dat heeft gevolg voor het besluit. Omdat niet alle stemmen schriftelijk zijn uitgebracht, is het besluit nietig.9 Een voorbeeld van een statutair vormvoorschrift is de statutaire bepaling dat stemmen altijd schriftelijk moeten worden uitgebracht, ook als de wet dat niet voorschrijft.