Artikel 140 Beschikbaarheid van documenten

Onverminderd de voorschriften voor staatssteun zorgt de managementautoriteit ervoor dat alle ondersteunende documenten betreffende door de Fondsen en het EFMZV gesteunde uitgaven over concrete acties waarvoor de totale subsidiabele uitgaven minder dan 1 000 000 EUR bedragen, gedurende drie jaar op verzoek aan de Commissie en de Europese Rekenkamer ter beschikking worden gesteld, vanaf 31 december na de indiening van de rekeningen waarin de uitgaven voor de concrete actie zijn opgenomen.

Voor alle andere concrete acties dan deze bedoeld in de eerste alinea, worden alle ondersteunende documenten beschikbaar gesteld gedurende twee jaar, vanaf 31 december na de indiening van de rekeningen waarin de definitieve uitgaven voor de voltooide concrete actie zijn opgenomen.

Een managementautoriteit kan besluiten op concrete acties waarvoor de totale subsidiabele uitgaven minder dan 1 000 000 EUR bedragen, de in de tweede alinea bedoelde regel toe te passen.

In geval van gerechtelijke procedures of op een met redenen omkleed verzoek van de Commissie wordt de in de eerste of tweede alinea bedoelde termijn geschorst.

De managementautoriteit stelt de begunstigden in kennis van de datum waarop de in lid 1 bedoelde termijn ingaat.

De documenten worden bewaard in de vorm van originelen of gewaarmerkte kopieën van de originelen, dan wel op algemeen aanvaarde gegevensdragers, met inbegrip van elektronische versies van originele documenten of documenten waarvan uitsluitend een elektronische versie bestaat. Wanneer documenten op algemeen aanvaarde gegevensdragers worden bijgehouden overeenkomstig de procedure van lid 5, worden er geen originelen verlangd.

De documenten worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen te identificeren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.

De procedure om de overeenstemming van op algemeen aanvaarde gegevensdragers bewaarde documenten met de originele documenten te certificeren, wordt vastgesteld door de nationale autoriteiten en moet waarborgen dat de bewaarde versies aan de nationale wettelijke eisen voldoen en dat er voor auditdoeleinden op kan worden vertrouwd.

De computersystemen die gebruikt worden voor documenten waarvan uitsluitend een elektronische vorm bestaat, voldoen aan aanvaarde beveiligingsstandaarden die waarborgen dat de bewaarde documenten aan de nationale wettelijke eisen voldoen en dat er voor auditdoeleinden op kan worden vertrouwd.