Bijlage XVI Model voor de beschrijving van het beheer- en controlesysteem — artikel 69, lid 11

Informatie ingediend door:

De verstrekte informatie beschrijft de situatie op: (dd/mm/jj).

Systeemstructuur (algemene informatie en stroomschema met de organisatorische verhouding tussen de autoriteiten/instanties die bij het beheer- en controlesysteem betrokken zijn).

Beheerautoriteit (naam, adres en contactpersoon bij de beheerautoriteit).

Intermediaire instanties (naam, adres en contactpersoon bij de intermediaire instanties):

De instantie die de boekhoudfunctie uitoefent (naam, adres en contactpersonen bij de beheerautoriteit of de programma-autoriteit die de boekhoudfunctie uitoefent).

Geef aan hoe het beginsel van scheiding van functies tussen en binnen de programma-autoriteiten in acht wordt genomen.

Beheerautoriteit — beschrijving van de organisatie en de procedures met betrekking tot haar functies en taken als bedoeld in de artikelen 72 tot en met 75.

Statuut van de beheerautoriteit (nationale, regionale of lokale overheidsinstantie of particuliere instantie) en de instantie waar deze deel van uitmaakt.

Specificatie van de rechtstreeks door de beheerautoriteit uitgeoefende functies en taken.

Indien van toepassing, specificatie per intermediaire instantie van elk van de functies en taken die door de beheerautoriteit zijn gedelegeerd, identificatie van de intermediaire instanties en de wijze van delegatie. Er moet worden verwezen naar de relevante documenten (schriftelijke overeenkomsten).

Procedures voor het toezicht op de door de beheerautoriteit gedelegeerde functies en taken, in voorkomend geval

Kader om ervoor te zorgen dat indien nodig de juiste risicobeheersmaatregelen worden genomen, met name in het geval van belangrijke wijzigingen in het beheer- en controlesysteem.

Organogram van de beheerautoriteit en informatie over hoe deze in relatie staat met alle andere instanties of afdelingen (intern of extern) die functies en taken verrichten als bedoeld in de artikelen 72 tot en met 75.

Indicatie van de geplande middelen die zullen worden toegewezen met betrekking tot de verschillende functies van de beheerautoriteit (met inbegrip van informatie over alle geplande uitbestedingen en hun toepassingsgebied, indien van toepassing).

Status en beschrijving van de organisatie en de procedures die verband houden met de functies van de instantie die de boekhoudfunctie uitoefent

Status van de instantie die de boekhoudfunctie uitoefent (nationaal, regionaal of lokaal overheids- of particulier orgaan) en de instelling waar deze deel van uitmaakt, in voorkomend geval.

Beschrijving van de functies en taken van de instantie die de boekhoudfunctie uitoefent, zoals beschreven in artikel 76.

Beschrijving van de wijze waarop de werkzaamheden worden georganiseerd (werkstromen, processen, interne afdelingen), welke procedures wanneer van toepassing zijn en hoe hierop toezicht wordt gehouden enz.

Indicatie van de geplande middelen die zullen worden toegewezen met betrekking tot de verschillende boekhoudfuncties.

Beschrijving van het elektronische systeem of de elektronische systemen, inclusief stroomschema (centraal of gemeenschappelijk netwerksysteem of gedecentraliseerd systeem met koppelingen tussen de systemen) voor:

De registratie en opslag in elektronische vorm van gegevens over elke concrete actie, inclusief, in voorkomend geval, gegevens over afzonderlijke deelnemers en een uitsplitsing van gegevens over indicatoren als hierin is voorzien in deze verordening;

De waarborging dat de boekhoudkundige gegevens of codes over elke concrete actie worden geregistreerd en opgeslagen, en dat deze gegevens of codes de voor de opstelling van betalingsaanvragen en rekeningen benodigde gegevens ondersteunen;

Het bijhouden van boekhoudkundige gegevens of afzonderlijke boekhoudkundige codes over de bij de Commissie gedeclareerde uitgaven en de overheidsbijdrage die hiervoor aan de begunstigden is betaald;

De registratie van alle bedragen die overeenkomstig artikel 98, lid 3, punt b), tijdens het boekjaar worden geschrapt en overeenkomstig artikel 98, lid 6, op de rekeningen in mindering worden gebracht, en de redenen voor deze schrappingen en inhoudingen;

De vermelding dat de systemen doeltreffend functioneren en de vermelde gegevens betrouwbaar kunnen vastleggen op de datum waarop deze beschrijving wordt opgesteld zoals aangegeven in punt 1.2;

De beschrijving van de procedures ter waarborging van de beveiliging, integriteit en vertrouwelijkheid van de elektronische systemen.