Verordening (EU) 2021/1060 houdende gemeenschappelijke bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds Plus, het Cohesiefonds, het Fonds voor een rechtvaardige transitie en het Europees Fonds voor maritieme zaken, visserij en aquacultuur en de financiële regels voor die fondsen en voor het Fonds voor asiel, migratie en integratie, het Fonds voor interne veiligheid en het Instrument voor financiële steun voor grensbeheer en visumbeleid:Bijlage XIII Elementen voor het auditspoor — artikel 69, lid 6

Verordening (EU) 2021/1060 houdende gemeenschappelijke bepalingen inzake het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling, het Europees Sociaal Fonds Plus, het Cohesiefonds, het Fonds voor een rechtvaardige transitie en het Europees Fonds voor maritieme zaken, visserij en aquacultuur en de financiële regels voor die fondsen en voor het Fonds voor asiel, migratie en integratie, het Fonds voor interne veiligheid en het Instrument voor financiële steun voor grensbeheer en visumbeleid

Bijlage XIII Elementen voor het auditspoor — artikel 69, lid 6

Geldend

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.

Wat betreft Uniebijdragen die de Commissie overeenkomstig artikel 94 heeft betaald op basis van eenheidskosten, vaste bedragen en vaste percentages en wat betreft de financiering die niet gekoppeld is aan kosten die de Commissie overeenkomstig artikel 95 heeft betaald, zijn alleen de in respectievelijk de afdelingen III en IV vermelde elementen vereist.

I

Verplichte elementen van een auditspoor voor subsidies in de in artikel 53, lid 1, punten a) tot en met e), bedoelde vormen:

1. documentatie op basis waarvan kan worden nagegaan of de beheerautoriteit de selectiecriteria toepast, evenals documentatie met betrekking tot de algemene selectieprocedure en de goedkeuring van concrete acties;

2. een document (subsidieovereenkomst of gelijkwaardig) waarin de voorwaarden voor de steun worden uiteengezet en dat door de begunstigde en de beheerautoriteit of intermediaire instantie is ondertekend;

3. boekhoudkundige gegevens van door de begunstigde ingediende betalingsaanvragen, zoals geregistreerd in het elektronische systeem van de beheerautoriteit of intermediaire instantie;

4. documentatie over verificaties met betrekking tot de in artikel 65, artikel 66, lid 2, en artikel 73, lid 2, punt h), vastgelegde vereisten inzake niet-verplaatsing en duurzaamheid;

5. bewijs van betaling van de overheidsbijdrage aan de begunstigde en van de datum waarop de betaling is verricht;

6. documentatie tot staving van de administratieve controles en, in voorkomend geval, controles ter plaatse die door de beheerautoriteit of intermediaire instantie zijn uitgevoerd;

7. informatie over uitgevoerde audits;

8. documentatie met betrekking tot de follow-up door de beheerautoriteit of intermediaire instantie met het oog op beheersverificaties en auditbevindingen;

9. documentatie waaruit blijkt dat de naleving van de geldende wetgeving is geverifieerd;

10. gegevens met betrekking tot output- en resultaatindicatoren om deze te kunnen afstemmen op de overeenkomstige streefdoelen en gerapporteerde mijlpalen;

11. documentatie met betrekking tot financiële correcties en kortingen op bij de Commissie gedeclareerde uitgaven in overeenstemming met artikel 98, lid 6, die de beheerautoriteit, intermediaire instantie of instantie waaraan de boekhoudfunctie is toevertrouwd, heeft uitgevoerd;

12. in geval van subsidies in de in artikel 53, lid 1, punt a), bedoelde vorm, de facturen (of documenten met gelijkwaardige bewijskracht) en het bewijs van betaling ervan door de begunstigde, alsmede de boekhoudkundige gegevens van de begunstigde met betrekking tot de bij de Commissie gedeclareerde uitgaven;

13. in geval van subsidies in de in artikel 53, lid 1, punten b), c) en d), bedoelde vormen en, in voorkomend geval, documentatie tot staving van de methode voor de vaststelling van eenheidskosten, vaste bedragen en vaste percentages; de kostencategorieën die de grondslag vormen voor de berekening; documentatie tot staving van kosten die zijn gedeclareerd onder andere kostencategorieën waarop een vast percentage van toepassing is; de uitdrukkelijke instemming van de beheerautoriteit met de ontwerpbegroting op het document waarin de voorwaarden voor de steun zijn vastgesteld; documentatie over de bruto arbeidskosten en de berekening van het uurtarief; indien vereenvoudigde kostenopties worden gebruikt op basis van bestaande methoden, documentatie waaruit de overeenstemming met soortgelijke concrete acties en met de voor de bestaande methode vereiste documenten blijkt, indien van toepassing.

II

Verplichte elementen van een auditspoor voor financieringsinstrumenten:

1.

documentatie over de vaststelling van het financieringsinstrument, zoals financieringsovereenkomsten enz.;

2.

documentatie waarin de bedragen zijn vastgelegd die door elk programma en voor elke prioriteit aan het financieringsinstrument zijn bijgedragen, alsook de uitgaven die subsidiabel zijn in het kader van ieder programma en de rente en andere voordelen die voortvloeien uit de steun uit de fondsen en het hergebruik van de middelen die kunnen worden toegerekend aan de fondsen, overeenkomstig de artikelen 60 en 62;

3.

documentatie over de werking van het financieringsinstrument, waaronder die met betrekking tot monitoring, rapportages en verificaties;

4.

documentatie over de beëindiging van programmabijdragen en de afwikkeling van het financieringsinstrument;

5.

documenten over de beheerskosten en -vergoedingen;

6.

aanvraagformulieren of soortgelijke formulieren, die door de eindontvangers zijn ingediend met bewijsstukken, zoals bedrijfsplannen en, indien relevant, eerdere jaarrekeningen;

7.

checklists en verslagen van de instanties die het financieringsinstrument uitvoeren;

8.

verklaringen met betrekking tot de-minimissteun;

9.

overeenkomsten die met het oog op de steun van het financieringsinstrument zijn ondertekend, met inbegrip van investeringen in eigen vermogen, kredieten, garanties of andere vormen van investering die aan eindontvangers worden verstrekt;

10.

bewijs dat de via het financieringsinstrument verstrekte steun voor het beoogde doel zal worden ingezet;

11.

bescheiden van de geldstromen tussen de beheerautoriteit en het financieringsinstrument, en binnen het financieringsinstrument op alle niveaus tot aan de eindontvangers, en, wat betreft garanties, het bewijs dat de onderliggende leningen werden uitgekeerd;

12.

een afzonderlijke boekhouding of afzonderlijke boekhoudkundige codes voor een door het financieringsinstrument betaalde programmabijdrage of gegeven garantie ten behoeve van de eindontvangers.

III

Verplichte elementen van een auditspoor voor de vergoeding van de Uniebijdrage door de Commissie overeenkomstig artikel 94, te bewaren door de beheerautoriteit of intermediaire instantie:

1.

documentatie tot staving van de voorafgaande instemming van de Commissie met de soorten concrete acties die in aanmerking komen voor vergoeding op basis van eenheidskosten, vaste bedragen en vaste percentages, alsook de vaststelling van de corresponderende bedragen en percentages, en de methoden voor de aanpassing van de bedragen (goedkeuring of wijziging van programma's);

2.

documentatie tot staving van de kostencategorieën en de bedragen die de grondslag vormen voor de berekening waarop het vaste percentage van toepassing is;

3.

documentatie tot staving van de vervulling van de voorwaarden voor vergoeding door de Commissie;

4.

documentatie tot staving van de aanpassing van de bedragen, indien van toepassing;

5.

documentatie tot staving van de berekeningsmethode indien artikel 94, lid 2, tweede alinea, punt a), wordt toegepast;

6.

documentatie over de selectie en goedkeuring van concrete acties die in aanmerking komen voor vergoeding van de Uniebijdrage door de Commissie op basis van vereenvoudigde kostenopties;

7.

document met de steunvoorwaarden, ondertekend door de begunstigde en de beheerautoriteit of intermediaire instantie, waarin de vorm van de aan de begunstigden verstrekte steun wordt vermeld;

8.

documentatie tot staving van beheersverificaties en audits uitgevoerd overeenkomstig artikel 94, lid 3, derde alinea;

9.

bewijs van betaling van de overheidsbijdrage aan de begunstigde en van de datum waarop de betaling is verricht.

IV

Verplichte elementen van een auditspoor voor de vergoeding van de Uniebijdrage door de Commissie overeenkomstig artikel 95, te bewaren door de beheerautoriteit of intermediaire instantie:

1.

documentatie tot staving van de voorafgaande instemming van de Commissie met de voorwaarden waaraan moet worden voldaan of met de resultaten die moeten worden behaald, en de overeenkomstige bedragen (goedkeuring of wijziging van programma's);

2.

documentatie over de selectie en goedkeuring van concrete acties die in aanmerking komen voor vergoeding van de Uniebijdrage door de Commissie overeenkomstig artikel 95 (financiering die niet gekoppeld is aan kosten);

3.

document met de steunvoorwaarden, ondertekend door de begunstigde en de beheerautoriteit of intermediaire instantie, waarin de vorm van de aan de begunstigden verstrekte steun wordt vermeld;

4.

documentatie tot staving van beheersverificaties en audits uitgevoerd overeenkomstig artikel 95, lid 3, tweede alinea;

5.

bewijs van betaling van de overheidsbijdrage aan de begunstigde en van de datum waarop de betaling is verricht;

6.

documentatie tot staving van de naleving van de voorwaarden of de verwezenlijking van resultaten in elk stadium indien in stappen wordt gewerkt, alsmede vóór de definitieve uitgaven bij de Commissie worden gedeclareerd.

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.