96 Tijdige specificatie

Tijdige opgave en specificatie van de gevorderde kosten is een vereiste voor toewijsbaarheid van de betreffende kosten dat gegrond is op het beginsel van hoor en wederhoor. Een partij die door een tardieve onderbouwing van de gevorderde proceskosten haar wederpartij de gelegenheid tot het voeren van verweer ontneemt, loopt het risico dat deze vordering geheel of gedeeltelijk wordt afgewezen. Sinds het Endstra-arrest wordt algemeen als criterium gehanteerd dat een opgave van de gespecificeerde kosten voldoende tijdig is indien voor de wederpartij nog gelegenheid bestaat verweer te voeren. Heeft de wederpartij naar het oordeel van de rechter onvoldoende gelegenheid gehad tot het voeren van verweer dan volgt een proceskostenveroordeling op basis van het liquidatietarief,1 de Indicatietarieven2 of een afwijzing van de te laat gespecificeerde kosten.3

Het moment waarop een kostenspecificatie uiterlijk nog ‘aanvaard’ wordt is onder meer afhankelijk van de instantie (eerste aanleg/hoger beroep/cassatie), het soort procedure (kort geding of bodem) het verloop van de procedure (wel of geen mondelinge behandeling) en de opstelling van de wederpartij (wel of geen verzet tegen tardieve indiening). Volgens Van Nispen kan de kostenspecificatie, indien geen zitting plaatsvindt, nog na de conclusiewisseling in het geding worden gebracht, waarop bij akte kan worden gereageerd. Indien wel een zitting wordt gehouden, dan ligt het volgens Van Nispen voor de hand dat partijen tijdig vóór de zitting een staat van (tot dan toe gemaakte en naar schatting tot en met de zitting nog te maken) kosten toezenden bij wijze van productie waarop zij dan ter zitting kunnen reageren.4 In zaken in eerste aanleg is ‘tijdig’ in dit verband uiterlijk 24 uur voor de zitting.5 In beginsel heeft dit als een strikte termijn te gelden, maar er zijn uitzonderingen bekend. In het kort geding van I4F tegen Unilin werd een aanvullende specificatie die de wederpartij minder dan 24 uur voor de zitting had ontvangen desondanks geaccepteerd, omdat de wederpartij niet had aangevoerd niet in staat te zijn geweest deze specificatie te bestuderen en verweer voor te bereiden, terwijl ook geen bezwaren tegen het opgegeven bedrag waren aangevoerd. Het totaalbedrag van bijna 150.000 werd volledig toegewezen.6 Deze uitspraak staat op gespannen voet met de ratio van de 24-uursregel, die ertoe strekt de wederpartij voldoende gelegenheid te bieden voor bestudering van de aanvullende opgave en verweer voor te bereiden. Het ontbreken van inhoudelijke argumenten en bezwaren tegen de (tardief) ingediende specificatie is te verklaren en zelfs te rechtvaardigen door het feit dat de specificatie te laat is ingediend. De rechter moet er overigens tijdens de zitting voor zorgen dat daadwerkelijk gelegenheid is voor een reactie op de specificatie van de andere partij, met name nu aan het verweer tamelijk zware eisen worden gesteld. In de praktijk zou het hieraan nog wel eens schorten. In hoofdstuk 6 wordt hierop nader ingegaan.

In hoger beroep wordt voor de termijn van indiening in de regel aansluiting gezocht bij het rolreglement voor civiele dagvaardingszaken bij de gerechtshoven, waarin is bepaald dat een partij die nieuwe producties in het geding wil brengen, deze uiterlijk op de elfde dag voor de dag van het pleidooi indient. Tot uiterlijk 24 uur voor de zitting kan deze proceskostenopgave worden aangevuld met een gedetailleerd overzicht van de sindsdien gemaakte en de nog te verwachten kosten.7 , 8 In cassat ie kan de gespecificeerde kostenopgave nog geschieden bij schriftelijke toelichting. In dat geval heeft de wederpartij immers bij repliek nog effectieve gelegenheid om verweer te voeren.9 De Hoge Raad heeft in het arrest Pharmachemie/ Glaxo overwogen dat opgave en specificatie voor het eerst bij brief naar aanleiding van de conclusie van de advocaat-generaal (de zogenaamde ‘Borgersbrief’) weliswaar te laat is, maar omdat de wederpartij had laten weten geen opmerkingen te hebben over het gespecificeerde bedrag leidde de tardieve kostenopgave en – specificatie hier niet tot afwijzing van de gevorderde proceskostenveroordeling ex 1019h Rv.10 Het arrest lijkt zo te moeten worden begrepen, dat tardief opgegeven en gespecificeerde kosten alleen dan in de beoordeling kunnen worden meegenomen indien de wederpartij expliciet heeft laten weten daartegen geen bezwaar te hebben. Een andere uitleg zou tot strijdigheid kunnen leiden met het beginsel van hoor en wederhoor.

Een specificatie van de opgegeven kosten voor het eerst bij pleidooi wordt in de rechtspraak echter steeds – en ongeacht de instantie – als tardief aangemerkt. Het komt evenwel geregeld voor dat de vorderende partij tijdens de zitting (al dan niet op verzoek) een nadere toelichting geeft bij de kostenspecificatie. Dat kan leiden tot een (gedeeltelijke) afwijzing.11 In haar conclusie inzake Boston Scientific/OrbusNeich heeft A-G Wesseling-van Gent gesteld dat het eerst (desgevraagd) tijdens pleidooi in hoger beroep maken van onderscheid tussen de kosten besteed aan de hoofdzaak en de kosten besteed aan de provisionele vordering te laat is. Een dergelijke, ten tijde van het pleidooi in de appelprocedure gedane mededeling van OrbusNeich kan volgens de A-G niet worden aangemerkt als een zo tijdige opgave en specificatie van de gevorderde kosten dat Boston Scientific zich daartegen behoorlijk kon verweren.12 Er is echter ook (hogere) rechtspraak bekend waarin de pas bij pleidooi naar hoofdzaak/incident uitgesplitste kosten zijn toegewezen omdat op dat punt geen, althans niet kenbaar, verweer is gevoerd en de aan hoofdzaak c.q. incident toegekende breukdelen de rechter aannemelijk voorkwamen.13 De vorderende partij dient evenwel zoveel mogelijk te voorkomen dat een nadere toelichting tijdens pleidooi nodig is (door de kosten vooraf zo inzichtelijk mogelijk te specificeren). De wederpartij kan worden aanbevolen in voorkomend geval tijdens de zitting aan te voeren dat zij zich door het ontbreken van een duidelijk onderscheid tussen kosten met betrekking tot de verschillende procedures en vorderingen in de kostenspecificatie niet behoorlijk heeft kunnen verweren. Dat kan in het beste geval leiden tot een afwijzing van de betreffende kosten.