10.3.4 Kosten van vervaardiging van bescheiden

Al de voorgaande kosten hebben betrekking op de extra kosten die gemaakt moeten worden voor de verstrekking van de reeds bestaande bescheiden. Ze hebben geen betrekking op de kosten die de houder in een eerder stadium heeft gemaakt om de bescheiden te verkrijgen. Zo zal de opdrachtgever van een due diligencerapport of expertiserapport kosten voldaan hebben aan zijn adviseur en mogelijk kosten in verband met zijn eigen betrokkenheid bij het vervaardigen van een rapport.

Dergelijke kosten zullen in de regel kwalificeren als normale bedrijfskosten en in zoverre lijkt redelijk dat ze door de houder van de bescheiden ook zelf gedragen worden.

Op zichzelf is bovendien uitgangspunt dat ieder zijn eigen kosten draagt behoudens voor zover aanspraak bestaat op vergoeding van de buitengerechtelijke kosten of het liquidatietarief. In overeenstemming daarmee komen de kosten van het voldoen aan processuele mededelingsplichten en medewerkingsplichten niet afzonderlijk voor vergoeding in aanmerking: wie welke kosten moet dragen, vindt zijn vertaling in de veroordeling tot betaling van buitengerechtelijke en proceskosten. Dat pleit tegen het aanvaarden van een afzonderlijke aanspraak op vergoeding, wanneer bescheiden worden gevraagd die reeds beschikbaar zijn.

Minder aansprekend is het ontbreken van een extra vergoeding, wanneer de verzoeker verzoekt om verstrekking van bescheiden, waarvoor werkzaamheden zijn verricht die ook tot de normale activiteiten van de verzoeker zelf behoren, doch die de verzoeker zelf achterwege heeft gelaten. Dat kan bijvoorbeeld aan de orde zijn, wanneer een schadeverzekeraar regres neemt voor een schade en van zijn (verzekerde) wederpartij een afschrift vraagt van het door deze opgemaakte rapport terwijl hij zich geen of minder onderzoeksinspanningen heeft getroost. Ik vind het niet billijk, wanneer hij dat rapport dan ontvangt tegen slechts de kosten van het kopiëren en porto met ten hoogste een bescheiden vergoeding voor overheadkosten. Wat mij betreft is in elk geval in aansprekende gevallen plaats voor een substantiële bijdrage in de door de houder van de bescheiden gemaakte kosten ook al besef ik, dat het niet makkelijk lijkt om te bepalen, wanneer een vergoeding op zijn plaats is en hoe hoog die dan moet zijn. Aansluiten bij de regels voor ongerechtvaardigde verrijking lijkt hier een optie. Een eerste poging om dit resultaat te boeken was niet succesvol: toen een houder van bescheiden vergoeding vroeg van de helft van de kosten gemaakt om delen van de bescheiden toegankelijk en leesbaar te maken, werd dat verzoek afgewezen.1