Bijlage IX Tuchtprocedure

Wanneer bij een onderzoek van OLAF de mogelijke persoonlijke betrokkenheid van een ambtenaar of een voormalig ambtenaar van een instelling aan het licht wordt gebracht, wordt deze ambtenaar hiervan spoedig op de hoogte gesteld zolang het onderzoek daardoor niet wordt gehinderd. In ieder geval mogen conclusies die specifiek een met name genoemd ambtenaar van de instelling betreffen, na afronding van het onderzoek pas worden vastgesteld nadat de betrokkene zijn oordeel over de feiten heeft kunnen geven. In de conclusies wordt naar dat oordeel verwezen.

In gevallen waarin voor het onderzoek absolute geheimhouding is vereist en waarin gebruik moet worden gemaakt van onderzoekprocedures die onder de bevoegdheid van een nationale gerechtelijke instantie vallen, kan de nakoming van de verplichting om de ambtenaar van de instelling te vragen zijn oordeel te geven, in overleg met het tot aanstelling bevoegde gezag worden opgeschort. In dat geval kan geen tuchtprocedure worden ingeleid voordat de betrokken ambtenaar zijn oordeel heeft kunnen geven.

Als na een OLAF-onderzoek blijkt dat een ambtenaar van de instelling jegens wie bepaalde aantijgingen zijn geuit, niets ten laste kan worden gelegd, wordt het onderzoek zonder verder gevolg afgesloten bij besluit van de directeur van OLAF, die de ambtenaar en de instelling waartoe hij behoort daarvan schriftelijk op de hoogte stelt. De ambtenaar kan vragen dat dit besluit in zijn persoonsdossier wordt opgenomen.

Het bepaalde in artikel 1 van deze bijlage is mutatis mutandis van toepassing op andere door het tot aanstelling bevoegde gezag ingestelde administratieve onderzoeken.

Wanneer het onderzoek is afgerond brengt het tot aanstelling bevoegde gezag de betrokkene daarvan op de hoogte en doet het hem de conclusies van het onderzoeksrapport toekomen, alsmede, als hij daarom vraagt, alle documenten die rechtstreeks verband houden met de jegens hem geuite aantijgingen, mits de legitieme belangen van derden worden beschermd.

Het tot aanstelling bevoegde gezag van elke instelling stelt de bepalingen ter uitvoering van dit artikel vast overeenkomstig artikel 110 van het Statuut.

Op grond van het onderzoeksrapport kan het tot aanstelling bevoegde gezag, nadat het de betrokken ambtenaar inzage in al het bewijsmateriaal uit het dossier heeft gegeven en hem heeft gehoord:

Als de betrokken ambtenaar om objectieve redenen niet kan worden gehoord op grond van de bepalingen van deze bijlage, kan hem worden gevraagd schriftelijk commentaar te geven of zich door een persoon van zijn keuze te laten vertegenwoordigen.

In elke instelling wordt een tuchtraad, hierna ‘de raad’ genoemd, ingesteld, tenzij twee of meer agentschappen besluiten overeenkomstig artikel 9, lid 1 bis, van het statuut een gemeenschappelijke raad in te stellen. In de raad heeft tenminste een van buiten de instelling gekozen lid zitting, die voorzitter kan zijn.

De raad is samengesteld uit een voorzitter en vier permanente leden, die elk door een plaatsvervanger kunnen worden vervangen; voor zaken betreffende ambtenaren in een rang tot en met AD 13 vergadert de raad met twee extra leden, die tot dezelfde functiegroep en dezelfde rang behoren als de ambtenaar tegen wie de betrokken tuchtprocedure loopt.

De permanente leden van de raad en hun plaatsvervangers worden voor alle andere gevallen dan die betreffende de ambtenaren in de rang AD 16 of AD 15, gekozen uit de ambtenaren in actieve dienst die tenminste in de rang AD 14 zijn ingedeeld.

De leden van de raad en hun plaatsvervangers worden voor de gevallen betreffende de ambtenaren in de rang AD 16 of AD 15, gekozen uit de ambtenaren in actieve dienst die in de rang AD 16 zijn ingedeeld.

Het tot aanstelling bevoegde gezag en het personeelscomité komen een ad-hocprocedure overeen om de in lid 2 bedoelde twee extra leden aan te wijzen voor gevallen waarin het een ambtenaar betreft die in een derde land werkzaam is.

Het tot aanstelling bevoegde gezag en het personeelscomité benoemen elk, tegelijkertijd, twee permanente leden en twee plaatsvervangers.

De voorzitter en zijn plaatsvervanger worden benoemd door het tot aanstelling bevoegde gezag.

De voorzitter, de leden en de plaatsvervangende leden worden benoemd voor een periode van drie jaar. De instellingen mogen echter voor de leden en de plaatsvervangers een kortere periode hanteren, met dien verstande dat die periode ten minste een jaar moet bedragen.

De benoeming van de twee extra leden van de uitgebreide raad als bedoeld in artikel 5, lid 2, van deze bijlage geschiedt als volgt:

Binnen vijf dagen na de samenstelling van de raad kan de betrokken ambtenaar éénmaal een van de leden van de raad wraken. Ook de instelling mag één van de 13 leden van de raad wraken.

Binnen diezelfde periode mogen de leden van de raad zich om legitieme redenen laten verontschuldigen en moeten zij bij een belangenconflict aftreden.

De voorzitter van de raad gaat, indien nodig, over tot een nieuwe loting om de overeenkomstig lid 4 benoemde leden te vervangen.

De raad wordt bijgestaan door een door het tot aanstelling bevoegde gezag benoemde secretaris.

De voorzitter en de leden van de raad genieten volledige onafhankelijkheid bij het vervullen van hun taak.

De besprekingen en de werkzaamheden van de raad zijn geheim.

Het tot aanstelling bevoegde gezag kan de volgende tuchtmaatregelen opleggen:

In het geval van een gepensioneerde of een ambtenaar die een invaliditeitsuitkering ontvangt, kan het tot aanstelling bevoegde gezag voor een bepaalde periode besluiten tot een inhouding op het pensioen of op de invaliditeitsuitkering, waarbij deze maatregel geen gevolgen mag hebben voor de rechtverkrijgenden van de ambtenaar. Het inkomen van de betrokken ambtenaar mag echter niet lager zijn dan het in artikel 6 van bijlage VIII van dit Statuut bedoelde minimum voor levensonderhoud, in voorkomend geval verhoogd met de gezinstoelagen.

Eén en dezelfde fout kan aanleiding geven tot slechts één enkele tuchtmaatregel.

De opgelegde tuchtmaatregel moet in verhouding staan tot de ernst van de begane fout. Bij het bepalen van de ernst van de begane fout en van de te treffen tuchtmaatregel wordt in het bijzonder rekening gehouden met:

Het tot aanstelling bevoegde gezag kan, zonder raadpleging van de tuchtraad, besluiten om als tuchtmaatregel een schriftelijke waarschuwing of een berisping te geven. De betrokken ambtenaar wordt gehoord voordat het tot aanstelling bevoegde gezag deze maatregelen neemt.

Aan de raad wordt een rapport van het tot aanstelling bevoegde gezag ter behandeling voorgelegd waarin de ten laste gelegde feiten en, zo nodig, de — zowel verzwarende als verzachtende — omstandigheden waaronder deze hebben plaatsgehad duidelijk zijn omschreven.

Dit rapport wordt overgelegd aan de ambtenaar en aan de voorzitter van de tuchtraad, die het ter kennis brengt van de leden van de raad.

Zodra het rapport ter kennis van de ambtenaar is gebracht, heeft deze het recht om inzage te verkrijgen van zijn volledige persoonsdossier en om van alle ter zake dienende stukken een kopie te maken, met inbegrip van de stukken die zijn onschuld kunnen aantonen.

Na de dag van kennisneming van het rapport waardoor de tuchtprocedure wordt ingeleid, heeft de ambtenaar ten minste vijftien dagen de tijd om zijn verdediging voor te bereiden.

De ambtenaar mag zich laten bijstaan door een persoon van zijn keuze.

Als de betrokken ambtenaar in aanwezigheid van de voorzitter van de raad ongeoorloofd gedrag zijnerzijds erkent en zonder voorbehoud akkoord gaat met het in artikel 12 van deze bijlage bedoelde rapport, kan het tot aanstelling bevoegde gezag met inachtneming van het beginsel van de evenredigheid tussen de ernst van de begane fout en de op te leggen tuchtmaatregel de zaak aan de raad onttrekken. Hierna brengt de voorzitter van de tuchtraad advies uit over de op te leggen tuchtmaatregel.

In afwijking van artikel 11 van deze bijlage kan het tot aanstelling bevoegde gezag overeenkomstig deze procedure een van de in artikel 9, lid 1, onder a) tot en met d), van deze bijlage genoemde tuchtmaatregelen opleggen.

Alvorens de ambtenaar zijn fout toegeeft, wordt hij in kennis gesteld van de mogelijke gevolgen hiervan.

Vóór de eerste vergadering van de raad geeft de voorzitter een van zijn leden opdracht over de gehele zaak verslag uit te brengen en deelt hij dit aan de andere leden van de raad mede.

De ambtenaar wordt door de raad gehoord; daarbij kan hij persoonlijk of via een tussenpersoon van zijn keuze schriftelijk of mondeling commentaar geven. Hij kan getuigen laten oproepen.

De instelling wordt voor de raad vertegenwoordigd door een ambtenaar die daartoe door het tot aanstelling bevoegde gezag is gemachtigd en die dezelfde rechten heeft als de betrokken ambtenaar.

De raad kan recherchefunctionarissen van OLAF horen, indien dit bureau het onderzoek heeft ingesteld.

Indien de tuchtraad zich onvoldoende voorgelicht acht aangaande de ten laste gelegde feiten of de omstandigheden waaronder deze hebben plaatsgehad, kan de raad een onderzoek op tegenspraak gelasten.

De voorzitter of een lid van de raad voert namens de raad het onderzoek uit. Ten behoeve van het onderzoek kan de raad overlegging verlangen van alle stukken die op de zaak betrekking hebben. De instelling reageert op zulke verzoeken binnen de eventueel door de raad vastgestelde termijn. Als het verzoek tot de ambtenaar wordt gericht, wordt akte genomen van elke eventuele weigering om daaraan gehoor te geven.

Na kennisneming van de hem voorgelegde bescheiden en rekening houdende met de eventuele schriftelijke of mondelinge verklaringen alsmede met de resultaten van het eventuele onderzoek, brengt de raad met meerderheid van stemmen een met redenen omkleed advies uit over de vraag of de ten laste gelegde feiten inderdaad bestaan en, in voorkomend geval, over de tuchtmaatregel die naar zijn oordeel naar aanleiding van de ten laste gelegde feiten moet worden opgelegd. Dit advies wordt door alle leden van de raad ondertekend. Elk lid van de raad mag daaraan een afwijkende mening toevoegen. Het advies wordt binnen twee maanden na de datum waarop het rapport van het tot aanstelling bevoegde gezag is ontvangen, naar het tot aanstelling bevoegde gezag en naar de ambtenaar doorgestuurd voorzover deze termijn in overeenstemming is met de complexiteit van het dossier. Als een onderzoek is ingesteld op initiatief van de raad, bedraagt de termijn vier maanden voorzover deze termijn in overeenstemming is met de complexiteit van het dossier.

De voorzitter van de raad neemt niet deel aan de besluiten van de raad, behalve wanneer het procedurekwesties betreft of in geval van staking van de stemmen.

De voorzitter ziet toe op de uitvoering van de besluiten van de raad en brengt alle informatie en elk document over de zaak ter kennis van elk van de leden.

De secretaris stelt van de zittingen van de raad een verslag op. De getuigen ondertekenen het verslag hunner verklaringen.

Indien de tuchtprocedure leidt tot een der maatregelen, genoemd in artikel 9 van deze bijlage, komen de tijdens de procedure op initiatief van de ambtenaar ontstane kosten, met name het honorarium van een persoon die hij heeft gekozen om hem bij te staan of hem te verdedigen, te zijnen laste.

Het tot aanstelling bevoegde gezag kan echter in uitzonderlijke gevallen waarin die last onevenredig zwaar zou zijn voor de betrokken ambtenaar, anders beslissen.

Na de ambtenaar te hebben gehoord neemt het tot aanstelling bevoegde gezag binnen een termijn van twee maanden na ontvangst van het advies van de raad, zijn besluit overeenkomstig het bepaalde in de artikelen 9 en 10 van deze bijlage. Dit besluit dient met redenen te zijn omkleed.

Als het tot aanstelling bevoegde gezag besluit de zaak af te sluiten zonder een tuchtmaatregel op te leggen, stelt het de ambtenaar daarvan onverwijld schriftelijk in kennis. De ambtenaar kan vragen dat dit besluit in zijn persoonsdossier wordt opgenomen.

Indien het tot aanstelling bevoegde gezag de ambtenaar grove schuld ten laste legt, bestaande in een verzuim van zijn ambtelijke plichten of in een inbreuk op het gemene recht, kan de ambtenaar op ieder moment door genoemd gezag voor bepaalde of onbepaalde duur worden geschorst.

Het tot aanstelling bevoegde gezag neemt dat besluit na de betrokken ambtenaar te hebben gehoord, behalve in uitzonderlijk omstandigheden.

In het besluit tot schorsing van de ambtenaar wordt bepaald of hij gedurende de tijd van zijn schorsing zijn gehele bezoldiging behoudt, dan wel of op de bezoldiging een bedrag wordt ingehouden dat bij hetzelfde besluit wordt vastgesteld. Het bedrag dat aan de ambtenaar wordt betaald mag in geen geval lager zijn dan het in artikel 6 van bijlage VIII van dit Statuut bedoelde minimum voor levensonderhoud, in voorkomend geval verhoogd met de gezinstoelagen.

De positie van de geschorste ambtenaar dient definitief te worden geregeld binnen zes maanden na de dag waarop het schorsingsbesluit van kracht werd. Wanneer na zes maanden geen besluit is genomen, ontvangt de betrokkene weer zijn volledige bezoldiging, behoudens toepassing van het bepaalde in lid 3.

De inhouding kan na de in lid 2 genoemde periode van zes maanden gehandhaafd blijven als tegen de ambtenaar naar aanleiding van dezelfde feiten een strafrechtelijke vervolging is ingesteld en hij in verband met die vervolging in hechtenis is. In dergelijke gevallen ontvangt de ambtenaar pas weer zijn volledige bezoldiging wanneer de bevoegde rechter de hechtenis heeft beëindigd.

Indien hetzij jegens de betrokkene geen tuchtmaatregel is genomen, hetzij hem slechts een schriftelijke waarschuwing of een berisping is gegeven of zijn plaatsing in een hogere salaristrap tijdelijk is opgeschort, heeft hij alsnog recht op ontvangst van de bedragen die op grond van lid 1 op zijn bezoldiging zijn ingehouden; in dit geval wordt het te betalen bedrag verhoogd met de samengestelde interest berekend op de grondslag van het in artikel 12 van bijlage VIII vastgestelde percentage.

Indien tegen de ambtenaar naar aanleiding van dezelfde feiten een strafrechtelijke vervolging is ingesteld, wordt zijn positie pas definitief geregeld nadat de rechterlijke beslissing onherroepelijk is geworden.

De in de artikelen 11, 14, 22 en 23 van deze bijlage genoemde besluiten worden ter informatie aan OLAF meegedeeld wanneer dit bureau het onderzoek heeft ingesteld.

De ambtenaar tegen wie een andere tuchtmaatregel dan tuchtrechtelijk ontslag is genomen, kan na drie jaar in geval van een schriftelijke waarschuwing of berisping en na zes jaar in geval van een andere tuchtmaatregel, verzoeken dat geen enkele aanwijzing betreffende de op hem toegepaste tuchtmaatregel meer in de stukken van zijn persoonsdossier voorkomt. Het tot aanstelling bevoegde gezag besluit of het aan dit verzoek gehoor geeft.

Op grond van nieuwe, door relevante bewijsmiddelen gestaafde feiten kan het tot aanstelling bevoegde gezag de tuchtprocedure op eigen initiatief of op verzoek van de ambtenaar heropenen.

Als de betrokkene niets ten laste kan worden gelegd overeenkomstig artikel 1, lid 3, en artikel 22, lid 2, van deze bijlage heeft deze het recht te vragen dat ter vergoeding van de geleden schade passende bekendheid wordt gegeven aan het besluit van het tot aanstelling bevoegde gezag.

Onverminderd artikel 2, lid 3, stelt het tot aanstelling bevoegde gezag van elke instelling als het dat nodig acht, na raadpleging van het personeelscomité de bepalingen voor de uitvoering van deze bijlage vast.