Artikel 12 Verzending, ontvangst en behandeling van verzoeken en zaken door centrale autoriteiten

De centrale autoriteit van de verzoekende staat staat de verzoeker bij teneinde te verzekeren dat het verzoek vergezeld gaat van alle informatie en stukken die, voor zover haar bekend, voor de behandeling van het verzoek noodzakelijk zijn.

Na zich ervan te hebben vergewist dat het verzoek voldoet aan de vereisten van het Verdrag, verzendt de centrale autoriteit van de verzoekende staat het verzoek namens en met instemming van de verzoeker aan de centrale autoriteit van de aangezochte staat. Het verzoek gaat vergezeld van het in bijlage 1 opgenomen verzendformulier. Op verzoek van de centrale autoriteit van de aangezochte staat verstrekt de centrale autoriteit van de verzoekende staat een volledig afschrift, gewaarmerkt door de bevoegde autoriteit van de staat van herkomst, van elk stuk in de zin van artikel 16, derde lid, artikel 25, eerste lid, onderdeel a), b) en d), en derde lid, onderdeel b), en artikel 30, derde lid.

De aangezochte centrale autoriteit bevestigt de ontvangst binnen zes weken na de datum van ontvangst van het verzoek met behulp van het in bijlage 2 opgenomen formulier en stelt de centrale autoriteit van de verzoekende staat in kennis van de eerste stappen die zijn of zullen worden genomen voor de behandeling van het verzoek, en kan verdere stukken en informatie opvragen die zij noodzakelijk acht. Binnen deze termijn van zes weken verstrekt de aangezochte centrale autoriteit de verzoekende centrale autoriteit de naam en contactgegevens van de persoon of afdeling die is belast met de beantwoording van vragen met betrekking tot de voortgang van het verzoek.

Binnen drie maanden na de ontvangstbevestiging stelt de aangezochte centrale autoriteit de verzoekende centrale autoriteit in kennis van de stand van zaken omtrent het verzoek.

De verzoekende en de aangezochte centrale autoriteit stellen elkaar in kennis van:

en zij antwoorden tijdig op verzoeken om inlichtingen.

De centrale autoriteiten behandelen een zaak zo spoedig als een gedegen onderzoek van de inhoud ervan het toelaat.

De centrale autoriteiten maken gebruik van de snelste en meest efficiënte communicatiemiddelen waarover zij beschikken.

Een aangezochte centrale autoriteit kan de behandeling van een verzoek alleen weigeren als kennelijk niet aan de vereisten van het Verdrag is voldaan. In dat geval stelt de centrale autoriteit de verzoekende centrale autoriteit onverwijld in kennis van de redenen voor haar weigering.

De aangezochte centrale autoriteit kan een verzoek niet weigeren op de enkele grond dat aanvullende stukken of informatie nodig zijn. De aangezochte centrale autoriteit kan de verzoekende centrale autoriteit evenwel verzoeken deze aanvullende stukken of informatie te verstrekken. Indien de verzoekende centrale autoriteit hierop niet binnen drie maanden of binnen een langere door de aangezochte centrale autoriteit vermelde termijn ingaat, kan de aangezochte centrale autoriteit beslissen het verzoek niet verder te behandelen. In dat geval stelt zij de verzoekende centrale autoriteit in kennis van deze beslissing.