4.2.1 De NVP Sollicitatiecode

De NVP Sollicitatiecode, die in hoofdstuk 3 bij de bespreking van de wervingsfase reeds aan de orde kwam, bevat ook veel voorschriften die voor de selectie van personeel dienen te worden nageleefd. In het navolgende zal worden ingegaan op de belangrijkste voorschriften die hierover in de sollicitatiecode zijn opgenomen.

De NVP Sollicitatiecode is niet automatisch op de sollicitatieprocedure van toepassing. Voor toepasselijkheid van de code is het noodzakelijk dat alle bij de werving en selectie betrokkenen een intentieverklaring tekenen, waarmee zij erin toestemmen dat zij zich jegens elkaar volgens de gedragsregels in de code zullen gedragen.1 Het gebruik van de NVP Sollicitatiecode is een extra stimulans voor en van goed werkgeverschap.

Op grond van de NVP Sollicitatiecode dient ernaar te worden gestreefd om de sollicitatieprocedure van werving tot aanstelling maximaal drie maanden te laten duren. Overschrijding hiervan moet gemotiveerd aan de sollicitanten worden medegedeeld. Als de sollicitant voor een sollicitatiegesprek wordt uitgenodigd of de sollicitatieprocedure wordt aangehouden, stuurt de organisatie tezamen met dit bericht aan de sollicitant informatie over de sollicitatieprocedure en de te verwachten duur daarvan. In de praktijk blijkt dat ook wel een aanzienlijk kortere tijd wordt uitgetrokken voor de afronding van de gehele sollicitatieprocedure. Welke tijd men nodig heeft voor de afronding van de procedure, hangt mede af van de aard van de functie waarvoor wordt geworven alsook het aanbod van sollicitanten. Los van de maximale duur van de sollicitatieprocedure is het in elk geval in de communicatie tussen werkgever en sollicitant essentieel, dat de werkgever de sollicitant van voor hem belangrijke ontwikkelingen tijdens de sollicitatieprocedure zo spoedig mogelijk op de hoogte stelt. Een tijdige ontvangstbevestiging van de sollicitatiebrief en een uitleg over het verdere verloop van de procedure vormen daarbij een belangrijke eerste stap.2 Blijkens de jaarverslagen van de Klachteninstantie NVP Sollicitatiecode hebben veel klachten van sollicitanten betrekking op te late of onduidelijke berichtgeving door de arbeidsorganisatie.3 De sollicitant heeft op grond van de NVP Sollicitatiecode ook het recht om afwijking van de procedure te verzoeken 4

De organisatie dient de sollicitant naar waarheid en volledig te informeren over de vacature en de organisatie.

Voorts dient in de openbare bekendmaking van de vacature of in de procedure duidelijkheid over het wel of niet vergoeden van de door de sollicitant in redelijkheid gemaakte kosten te geven.5

Voor het inwinnen van inlichtingen over de sollicitant bij derden, dient de organisatie vooraf toestemming van de sollicitant te vragen, tenzij dit niet vereist is op grond van de wet of een algemeen verbindend voorschrift.6 De beoogde informatie moet, uit het oogpunt van bescherming van de sollicitant, direct verband houden met de te vervullen vacature.7

Een psychologisch onderzoek kan slechts plaatsvinden door of onder verantwoordelijkheid van een erkend psycholoog en met inachtneming van de richtlijnen van het Nederlands Instituut van Psychologen (NIP). De psycholoog heeft toestemming van de sollicitant nodig om de onderzoeksresultaten aan de opdrachtgever te overleggen.

Een medisch onderzoek in verband met de aanstelling kan slechts plaatsvinden indien aan de vervulling van de functie bijzondere eisen op het punt van de medische geschiktheid moeten worden gesteld. Het onderzoek mag uitsluitend worden verricht aan het einde van de selectieprocedure, nadat alle beoordelingen van geschiktheid hebben plaatsgevonden. Het onderzoek moet door een arts, onder verantwoordelijkheid van een bedrijfsarts, worden verricht en met inachtneming van de voor een dergelijk onderzoek geldende wettelijke regels.8

Indien de organisatie besluit om de sollicitant niet voor de functie in aanmerking te laten komen, ontvangt hij daarvan zo spoedig mogelijk schriftelijk bericht. De afwijzing dient zo goed mogelijk te worden gemotiveerd. Indien een sollicitant echter mondeling heeft gesolliciteerd, kan hij ook mondeling worden afgewezen. Schriftelijke gegevens die van de sollicitant afkomstig zijn, worden zo spoedig mogelijk (uiterlijk vier weken) na de afwijzing teruggezonden of vernietigd, tenzij anders wordt overeengekomen. De bij de aanstelling gemaakte afspraken en toezeggingen dienen schriftelijk te worden vastgelegd. Nadat de werknemer de door de werkgever gedane aanbieding heeft geaccepteerd, meldt de werkgever aan het UWV WERK-bedrijf dat de vacature is komen te vervallen.