Artikel 37 Organisatie van de visumafdelingen

De lidstaten zijn verantwoordelijk voor de organisatie van de visumafdelingen van hun consulaten.

Om verminderde waakzaamheid te voorkomen en medewerkers te beschermen tegen druk op plaatselijk niveau, worden in voorkomend geval roulatieschema's opgesteld voor de medewerkers die rechtstreeks contact hebben met aanvragers. Bijzondere aandacht dient te worden geschonken aan een duidelijke organisatie van werkzaamheden en een goede toewijzing/scheiding van verantwoordelijkheden met betrekking tot de uiteindelijke beslissing over aanvragen. VIS, SIS en andere vertrouwelijke informatie kunnen uitsluitend worden geraadpleegd door een beperkt aantal naar behoren bevoegde medewerkers. Om ongeoorloofde toegang tot dergelijke databanken te voorkomen, dienen passende maatregelen te worden getroffen.

Vervallen.

In de regel archiveren de consulaten of centrale autoriteiten de aanvragen in digitaal formaat. Elk individueel dossier bevat de informatie die noodzakelijk is om de voorgeschiedenis van de beslissing over de aanvraag zo nodig te kunnen reconstrueren.

Individuele aanvraagdossiers worden ten minste één jaar bewaard, te rekenen vanaf de datum van de beslissing over de aanvraag als bedoeld in artikel 23, lid 1, of, indien dat later is, tot het einde van een eventuele beroepsprocedure. Individuele elektronische aanvraagdossiers, indien die er zijn, worden gedurende de geldigheid van de afgegeven visa bewaard.