Verordening (EG) Nr. 810/2009 tot vaststelling van een gemeenschappelijke visumcode:Bijlage X Lijst van minimumeisen die moeten worden opgenomen in het rechtsinstrument indien met externe dienstverleners wordt samengewerkt

Verordening (EG) Nr. 810/2009 tot vaststelling van een gemeenschappelijke visumcode

Bijlage X Lijst van minimumeisen die moeten worden opgenomen in het rechtsinstrument indien met externe dienstverleners wordt samengewerkt

Geldend

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.

A

In het rechtsinstrument zijn de volgende elementen vastgelegd:

a)

de taken van de externe dienstverlener, als bedoeld in artikel 43, lid 6, van deze verordening;

b)

de locaties waar de externe dienstverlener moet werken, en het consulaat waarmee het aanvraagcentrum samenwerkt;

c)

de diensten die vallen onder de verplichte dienstverleningskosten;

d)

de instructie dat de externe dienstverlener duidelijk aan het publiek moet melden dat voor optionele diensten andere vergoedingen gelden.

B

Bij het verrichten van zijn activiteiten neemt de externe dienstverlener de volgende punten in acht met betrekking tot de gegevensbescherming:

a)

hij voorkomt te allen tijde het niet-toegelaten lezen, kopiëren, wijzigen of schrappen van gegevens, in het bijzonder bij het doorzenden aan het consulaat van de lidstaat/lidstaten die bevoegd is/zijn voor de behandeling van een aanvraag;

b)

volgens de instructies van de betrokken lidstaat/lidstaten zendt hij de gegevens door:

—

in versleutelde vorm wanneer de doorgifte elektronisch plaatsvindt, of

—

beveiligd wanneer de doorgifte fysiek plaatsvindt;

c)

hij zendt de gegevens zo snel mogelijk door:

—

in het geval van fysieke doorgifte, ten minste eenmaal per week;

—

in het geval van elektronisch doorgegeven versleutelde gegevens, ten laatste aan het einde van de dag waarop de gegevens zijn verzameld;

d)

hij zorgt voor passende middelen om individuele aanvraagdossiers van en naar het consulaat te traceren;

e)

hij vernietigt de gegevens uiterlijk zeven dagen nadat ze zijn doorgezonden en zorgt ervoor dat alleen de naam en de contactgegevens van de aanvrager — voor het regelen van afspraken — en het paspoortnummer worden bewaard totdat het paspoort aan de aanvrager wordt terugbezorgd en dat deze gegevens uiterlijk vijf dagen later worden vernietigd;

f)

hij zorgt voor de technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen onopzettelijke of onrechtmatige vernietiging, onopzettelijk verlies, vervalsing, niet-toegelaten verspreiding of toegang, met name wanneer de samenwerking doorzending van dossiers en gegevens aan het consulaat van de betrokken lidstaat/lidstaten omvat, en tegen enige andere vorm van onrechtmatige verwerking van de persoonsgegevens;

g)

hij verwerkt de gegevens alleen in het kader van de verwerking van de persoonsgegevens van aanvragers namens de betrokken lidstaat/lidstaten;

h)

hij hanteert gegevensbeschermingsnormen die ten minste gelijkwaardig zijn aan de normen van Verordening (EU) 2016/679;

i)

hij verstrekt de aanvragers de krachtens artikel 37 van de VIS-verordening voorgeschreven informatie.

C

Bij het verrichten van zijn activiteiten neemt de externe dienstverlener de volgende punten in acht met betrekking tot het gedrag van het personeel:

a)

hij zorgt voor een passende opleiding van het personeel;

b)

hij zorgt ervoor dat zijn personeelsleden bij de uitvoering van hun taken:

—

aanvragers beleefd bejegenen;

—

de menselijke waardigheid en de integriteit van de aanvragers eerbiedigen en niemand discrimineren op grond van geslacht, ras of etnische afkomst, godsdienst of overtuiging, handicap, leeftijd of seksuele geaardheid, en

—

de menselijke waardigheid en de integriteit van de aanvragers eerbiedigen en niemand discrimineren op grond van geslacht, ras of etnische afkomst, godsdienst of overtuiging, handicap, leeftijd of seksuele geaardheid,

—

de bepalingen inzake het afnemen van de biometrische kenmerken bedoeld in artikel 13 naleven, en

—

de geheimhoudingsvoorschriften in acht nemen, ook nadat de personeelsleden hun betrekking hebben verlaten of nadat het rechtsinstrument is opgeschort of beëindigd;

c)

hij zorgt ervoor dat de identiteit van de personeelsleden die voor de externe dienstverlener werken te allen tijde kan worden vastgesteld;

d)

hij toont aan dat de personeelsleden een blanco strafregister en de vereiste deskundigheid hebben.

D

Bij de verificatie van de verrichting van zijn activiteiten neemt de externe dienstverlener de volgende punten in acht:

a)

hij verleent de bevoegde personeelsleden van de betrokken lidstaat/lidstaten te allen tijde, zonder voorafgaande aankondiging toegang tot zijn gebouwen en terreinen, met name voor inspectiedoeleinden;

b)

hij zorgt ervoor dat zijn afsprakensysteem op afstand toegankelijk is voor inspectiedoeleinden;

c)

hij zorgt ervoor dat controlemethoden worden gebruikt (bv. proefaanvragers, webcam);

d)

hij zorgt ervoor dat de voor gegevensbescherming bevoegde autoriteit van de lidstaat toegang heeft tot bewijs dat de gegevensbescherming in acht wordt genomen, onder meer in de vorm van verslaglegging, externe audits en regelmatige steekproefsgewijze controles;

e)

hij brengt onverwijld schriftelijk verslag uit aan de betrokken lidstaat/lidstaten over eventuele inbreuken op de veiligheid of eventuele klachten van aanvragers over misbruik van gegevens of toegang zonder toestemming, en pleegt overleg met de betrokken lidstaat/lidstaten teneinde een oplossing te vinden en onverwijld uitleg te verstrekken aan de aanvragers die een klacht hebben ingediend.

E

Met betrekking tot de algemene eisen neemt de externe dienstverlener de volgende punten in acht:

a)

hij handelt volgens de instructies van de lidstaat/lidstaten die bevoegd is/zijn voor de behandeling van de aanvraag;

b)

hij neemt passende anticorruptiemaatregelen (bv. adequate bezoldiging van personeel, samenwerking bij de selectie van bij de taak betrokken medewerkers, toepassing van de ‘tweepersoonsregel’, rouleringsbeginsel);

c)

hij neemt de bepalingen van het rechtsinstrument volledig in acht; het rechtsinstrument bevat een schorsings- of beëindigingsclausule in geval van inbreuk op de vastgestelde regels, alsook een herzieningsclausule om ervoor te zorgen dat het rechtsinstrument de beste praktijk weerspiegelt.

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.