Bijlage IX Reglement van orde

Voor de toepassing van deze procedureregels zijn de volgende definities van toepassing:

De volgende regels zijn van toepassing op kennisgevingen tussen de partijen en het arbitragepanel:

Alle in punt 2 bedoelde kennisgevingen worden gedaan via e-mail of in voorkomend geval via enige andere vorm van telecommunicatie waarbij de verzending wordt geregistreerd. Tenzij het tegendeel wordt bewezen, worden deze kennisgevingen geacht te zijn afgeleverd op de datum van verzending. Alle kennisgevingen worden gericht aan respectievelijk de Juridische Dienst van de Europese Commissie en de Juridisch Adviseur van het ministerie van Buitenlandse Zaken en Gemenebestzaken van het Verenigd Koninkrijk.

Het Internationaal Bureau van het Permanent Hof van arbitrage treedt op schriftelijk verzoek van de partijen of het arbitragepanel op als een kanaal voor communicatie tussen de partijen en het arbitragepanel.

Kleine verschrijvingen in verzoeken, mededelingen, schriftelijke stukken of andere documenten in verband met de procedure bij het arbitragepanel kunnen worden verbeterd door indiening van een nieuw document, waarin de wijzigingen duidelijk zijn aangegeven.

Indien de laatste dag waarop een document kan worden ingediend, valt in een weekend of op een officiële feestdag voor de Europese Commissie of voor het ministerie van Buitenlandse Zaken en Gemenebestzaken van het Verenigd Koninkrijk, mag het document op de volgende werkdag worden ingediend. Uiterlijk op 30 september van elk jaar stellen de Unie en het Verenigd Koninkrijk elkaar alsook, in het in punt 4 bedoelde geval, het Internationaal Bureau van het Permanent Hof van arbitrage, in kennis van de wettelijke feestdagen van respectievelijk de Europese Commissie en het ministerie van Buitenlandse Zaken en Gemenebestzaken van het Verenigd Koninkrijk.

Indien overeenkomstig artikel 171, lid 5, van het akkoord een of meer leden van het arbitragepanel worden gekozen door middel van loting, stelt het Internationaal Bureau van het Permanent Hof van arbitrage de partijen onverwijld in kennis van de datum, het tijdstip en de plaats van de loting. De partijen kunnen besluiten aanwezig te zijn tijdens de loting. Het ontbreken van een van de partijen of van beide vormt echter geen beletsel voor het verrichten van de loting.

Het Internationaal Bureau van het Permanent Hof van arbitrage stelt elke persoon die is gekozen om te fungeren als lid van een arbitragepanel schriftelijk in kennis van zijn benoeming. Elke gekozen persoon dient binnen 5 dagen na die kennisgeving aan het Internationaal Bureau van het Permanent Hof van arbitrage en aan beide partijen te bevestigen of hij of zij beschikbaar is.

Wanneer een partij van mening is dat een lid van het arbitragepanel niet voldoet aan de gedragscode als vastgesteld in deel B en om die reden moet worden vervangen, stelt zij de andere partij daarvan in kennis binnen 15 dagen vanaf het tijdstip waarop zij voldoende bewijs heeft verkregen van de vermeende niet-naleving.

De Partijen overleggen met elkaar binnen 15 dagen na de kennisgeving bedoeld in punt 9. Zij stellen het lid van het arbitragepanel in kennis van de vermeende niet-naleving en kunnen het lid verzoeken maatregelen te nemen om de situatie te verhelpen. Zij kunnen ook gezamenlijk besluiten dat lid te schrappen en overeenkomstig artikel 171 van het akkoord een nieuw lid te kiezen.

Indien de partijen het niet eens worden over de vervanging van een lid van het arbitragepanel, met uitzondering van de voorzitter, kan elke partij verzoeken de kwestie voor te leggen aan de voorzitter van het panel, wiens beslissing definitief is.

Indien de voorzitter van het arbitragepanel oordeelt dat het lid van het arbitragepanel niet voldoet aan de gedragscode, wordt een nieuw lid van het arbitragepanel gekozen overeenkomstig artikel 171 van het akkoord.

Indien de partijen het niet eens worden over de vervanging van de voorzitter, kan elke partij verzoeken de kwestie voor te leggen aan een van de resterende personen die overeenkomstig artikel 171, lid 1, derde zin, van het akkoord gezamenlijk door de Unie en het Verenigd Koninkrijk zijn voorgesteld om als voorzitter te fungeren (de ‘gekozen persoon’). Deze persoon wordt door de secretaris-generaal van het Permanent Hof van arbitrage gekozen door middel van loting.

Indien de gekozen persoon oordeelt dat de voorzitter niet voldoet aan de gedragscode, wordt overeenkomstig artikel 171 van het akkoord een nieuwe voorzitter gekozen uit de personen die gezamenlijk door de Unie en het Verenigd Koninkrijk zijn voorgesteld om als voorzitter te fungeren, met uitzondering van de gekozen persoon.

De partijen dragen elk voor een gelijk deel de kosten van de instelling en de werkzaamheden van een arbitragepanel, met inbegrip van de bezoldiging en de onkostenvergoeding van de leden van het arbitragepanel.

De partijen komen binnen 7 dagen na de instelling tot overeenstemming met het arbitragepanel over:

Het arbitragepanel stelt, na overleg met de partijen, binnen 7 dagen na zijn instelling een indicatief tijdschema op voor de procedure.

De klagende partij richt haar schriftelijke opmerkingen uiterlijk 20 dagen na de datum van opstelling van het indicatieve tijdschema aan het arbitragepanel. De verwerende partij richt haar schriftelijke opmerkingen uiterlijk 20 dagen na de datum van ontvangst van een afschrift van de schriftelijke opmerkingen van de klagende partij aan het arbitragepanel.

De voorzitter van het arbitragepanel zit alle bijeenkomsten van het panel voor. Het arbitragepanel kan aan de voorzitter de bevoegdheid tot het nemen van administratieve en procedurele besluiten delegeren.

Tenzij anders bepaald in dit akkoord of in deze procedureregels, kan het arbitragepanel zijn werkzaamheden en beraadslagingen verrichten met behulp van elk communicatiemiddel.

Alleen leden van het arbitragepanel mogen deelnemen aan de beraadslagingen van het arbitragepanel, maar het panel kan toestaan dat assistenten van de leden de beraadslagingen van het panel bijwonen.

Het opstellen van uitspraken of besluiten blijft de exclusieve verantwoordelijkheid van de leden van het arbitragepanel, die niet mag worden gedelegeerd aan andere personen.

Het Internationaal Bureau van het Permanent Hof van arbitrage verleent secretariaatsdiensten en andere logistieke ondersteuning aan het arbitragepanel.

Indien een procedurekwestie rijst die niet door dit akkoord of deze procedureregels wordt behandeld, kan het arbitragepanel na overleg met de partijen een besluit nemen over de te volgen procedure, op voorwaarde dat deze verenigbaar is met dit akkoord of deze procedureregels.

Indien het arbitragepanel van oordeel is dat er behoefte is aan wijziging van de termijnen voor de procedures bedoeld in deze procedureregels of aan enige andere procedurele of administratieve aanpassing, stelt het de partijen, na overleg, schriftelijk in kennis van de redenen voor de wijziging of aanpassing met opgave van de vereiste termijn of aanpassing.

Op basis van het overeenkomstig punt 14 opgestelde indicatieve tijdschema stelt de voorzitter, na overleg met de partijen en de overige leden van het arbitragepanel, de partijen in kennis van de datum, het tijdstip en de plaats van de hoorzitting. Die informatie wordt openbaar gemaakt, tenzij de hoorzitting niet voor het publiek toegankelijk is.

Het arbitragepanel kan, in overeenstemming met de partijen, besluiten geen hoorzitting te houden.

Tenzij de partijen anders overeenkomen, wordt de hoorzitting gehouden in Den Haag in het gebouw van het Permanent Hof van arbitrage.

Het arbitragepanel kan aanvullende hoorzittingen organiseren indien de partijen zulks overeenkomen.

Alle leden van het arbitragepanel zijn gedurende de gehele hoorzitting aanwezig.

Tenzij de partijen anders overeenkomen, kunnen de volgende personen een hoorzitting bijwonen, ongeacht of de hoorzitting voor het publiek toegankelijk is:

Uiterlijk 5 dagen voor de datum van de hoorzitting doet elk van beide partijen het arbitragepanel en tegelijkertijd de andere partij een lijst toekomen met de namen van de personen die namens die partij op de hoorzitting pleidooien of uiteenzettingen zullen houden en de namen van andere vertegenwoordigers of adviseurs die de hoorzitting zullen bijwonen.

De hoorzitting wordt door het arbitragepanel op de volgende wijze geleid, waarbij ervoor wordt gezorgd dat de klagende en de verwerende partij evenveel tijd krijgen toegewezen voor hun betoog en antwoord:

Het arbitragepanel kan op elk moment van de hoorzitting aan een van beide partijen vragen stellen.

Het arbitragepanel ziet erop toe dat van de hoorzitting een proces-verbaal wordt opgemaakt, dat zo spoedig mogelijk na de hoorzitting aan de partijen wordt verstrekt. De partijen kunnen opmerkingen maken over het proces-verbaal, die door het arbitragepanel in overweging kunnen worden genomen.

Elke partij kan binnen 10 dagen na de datum van de hoorzitting aanvullende schriftelijke opmerkingen indienen bij het arbitragepanel over iedere aangelegenheid die tijdens de hoorzitting aan de orde is gekomen.

Het arbitragepanel kan op elk moment van de procedure aan een partij of aan beide partijen schriftelijk vragen stellen.

Elke partij wordt in de gelegenheid gesteld om binnen 5 dagen na de datum waarop zij een afschrift van de antwoorden van de andere partij heeft ontvangen, schriftelijke opmerkingen over deze antwoorden te maken.

Alle informatie die door een partij als vertrouwelijk is aangemerkt en door die partij aan het arbitragepanel is verstrekt, wordt vertrouwelijk behandeld door de andere partij en door het panel. Wanneer een partij bij het arbitragepanel een schriftelijk stuk indient dat vertrouwelijke informatie bevat, verstrekt zij ook, binnen 15 dagen, een stuk zonder die vertrouwelijke informatie dat wordt openbaar wordt gemaakt.

Niets in deze procedureregels belet een partij haar eigen schriftelijke stukken, antwoorden op vragen van het arbitragepanel of processen-verbaal openbaar te maken, op voorwaarde dat, bij vermelding van door de andere partij verstrekte informatie, geen informatie openbaar wordt gemaakt die door de andere partij als vertrouwelijk is aangemerkt.

Hoorzittingen van het arbitragepanel zijn voor het publiek toegankelijk, behalve wanneer de stukken en betogen van een partij vertrouwelijke informatie bevatten of indien de partijen anderszins overeenkomen dat de hoorzitting niet voor het publiek toegankelijk is. In dat geval respecteren de partijen de vertrouwelijkheid van de hoorzittingen van het arbitragepanel.

Het arbitragepanel onthoudt zich van ontmoetingen of andere vormen van mondelinge communicatie met een partij in afwezigheid van de andere partij.

In dringende gevallen als bedoeld in artikel 173, lid 2, van het akkoord, past het arbitragepanel, na overleg met de partijen, waar nodig de in deze procedureregels bedoelde termijnen aan. Het arbitragepanel stelt de partijen in kennis van die aanpassingen.

De taal van de procedures van het arbitragepanel is het Engels. Besluiten van het arbitragepanel worden opgesteld in het Engels.

Iedere partij draagt haar eigen kosten van de vertaling van bij het arbitragepanel ingediende documenten die oorspronkelijk niet in het Engels zijn opgesteld, alsmede alle kosten in verband met vertolking tijdens de hoorzitting voor haar vertegenwoordigers of adviseurs.

Voor de toepassing van deze gedragscode is de definitie van ‘assistent’ van de procedureregels van toepassing. Voorts wordt onder ‘kandidaat’ verstaan: een persoon wiens naam voorkomt op de in artikel 171, lid 1, van het akkoord bedoelde lijst en wiens verkiezing als lid van een arbitragepanel overeenkomstig dat artikel wordt overwogen.

Elke kandidaat en elk lid van een arbitragepanel vermijdt laakbaar gedrag en de schijn van laakbaar gedrag, is onafhankelijk en onpartijdig, vermijdt directe en indirecte belangenconflicten en neemt bij zijn gedrag de hoogste normen in acht, zodat de integriteit en onpartijdigheid van de geschillenbeslechtingsprocedure is gegarandeerd. Voormalige kandidaten of leden van een arbitragepanel houden zich aan de verplichtingen bedoeld in de punten 8, 9 en 10.

Vóór de bevestiging van hun verkiezing als lid van een arbitragepanel in het kader van dit akkoord geven de kandidaten aan de partijen schriftelijk opening van zaken over alle belangen, relaties of aangelegenheden die volgens hen van invloed kunnen zijn op hun onafhankelijkheid of onpartijdigheid, of waarvan redelijkerwijs kan worden aangenomen dat daardoor de schijn van laakbaar gedrag of partijdigheid in de procedures van het arbitragepanel wordt gewekt.

Kandidaten en leden van een arbitragepanel richten mededelingen betreffende feitelijke of mogelijke schendingen van deze gedragscode uitsluitend aan het Gemengd Comité, ter overweging door de Unie en het Verenigd Koninkrijk.

De leden van een arbitragepanel maken in elke fase van de procedure voor het arbitragepanel belangen, relaties of aangelegenheden van de aard bedoeld in punt 3 waarvan zij kennis hebben of krijgen, aan de partijen bekend.

Na hun aanwijzing vervullen de leden van een arbitragepanel gedurende de gehele procedure voor het arbitragepanel hun taken nauwgezet, snel en op billijke wijze. Meer in het bijzonder:

Voormalige leden van een arbitragepanel onthouden zich van handelingen die de schijn kunnen wekken dat zij bij de uitoefening van hun taken niet onpartijdig zijn geweest of voordeel hebben gehad van enig besluit of enige uitspraak van het arbitragepanel.

Leden of voormalige leden van een arbitragepanel mogen op geen enkel tijdstip:

Leden van een arbitragepanel mogen uitspraken van het arbitragepanel of delen daarvan niet openbaar maken vóór de bekendmaking ervan in overeenstemming met dit akkoord.