Bijlage VIII Reglement van orde van het gemengd Comité en van de gespecialiseerde Comités

Het Gemengd Comité wordt gezamenlijk voorgezeten door een lid van de Europese Commissie en een vertegenwoordiger van de regering van het Verenigd Koninkrijk op ministerieel niveau, of door hoge ambtenaren aangewezen om op te treden als hun plaatsvervangers. De Europese Unie en het Verenigd Koninkrijk stellen elkaar schriftelijk in kennis van de aangewezen medevoorzitters en hun plaatsvervangers.

De besluiten van de medevoorzitters waarin dit reglement van orde voorziet, worden genomen in onderlinge overeenstemming.

Een medevoorzitter die verhinderd is een vergadering bij te wonen, kan voor die vergadering worden vervangen door een door hem aangewezen persoon. De medevoorzitter, of de door hem aangewezen persoon, stelt de andere medevoorzitter en het secretariaat van het Gemengd Comité zo vroeg mogelijk schriftelijk in kennis van de aanwijzing.

De door de medevoorzitter aangewezen persoon oefent de rechten van die medevoorzitter uit voor zover de aanwijzing strekt. In dit reglement van orde wordt hierna onder medevoorzitters ook een aangewezen persoon verstaan.

Het secretariaat van het Gemengd Comité (hierna ‘het secretariaat’ genoemd) bestaat uit een ambtenaar van de Europese Commissie en een ambtenaar van de regering van het Verenigd Koninkrijk. Het secretariaat-generaal verricht onder gezag van de medevoorzitters de taken die bij dit reglement van orde zijn opgedragen.

Voor elke vergadering stellen de Unie en het Verenigd Koninkrijk elkaar via het secretariaat in kennis van de voorgenomen samenstelling van de delegaties.

Voor zover nodig en bij besluit van de medevoorzitters kunnen deskundigen of andere personen die geen lid zijn van de delegaties worden uitgenodigd de vergaderingen van het Gemengd Comité bij te wonen om informatie over een specifiek onderwerp te verstrekken.

Het Gemengd Comité houdt zijn vergaderingen afwisselend in Brussel en Londen, tenzij de medevoorzitters anders besluiten.

In afwijking van lid 1 kunnen de medevoorzitters besluiten dat een vergadering van het Gemengd Comité via videoconferentie of teleconferentie zal plaatsvinden.

Elke vergadering van het Gemengd Comité wordt door het secretariaat bijeengeroepen op een door de medevoorzitters overeengekomen datum en plaats. Het Gemengd Comité streeft ernaar bijeen te komen binnen 30 dagen nadat hetzij de Unie, hetzij het Verenigd Koninkrijk om een vergadering heeft verzocht. In dringende gevallen streeft het Comité ernaar eerder bijeen te komen.

Schriftelijke documenten waarop de beraadslagingen van het Gemengd Comité worden gebaseerd, worden door het secretariaat genummerd en onder de Unie en het Verenigd Koninkrijk verspreid als documenten van het Gemengd Comité.

De Unie en het Verenigd Koninkrijk zenden hun voor het Gemengd Comité bestemde correspondentie aan het secretariaat. Deze correspondentie kan worden toegezonden in welke vorm van schriftelijke communicatie dan ook, inclusief e-mail.

Het secretariaat ziet erop toe dat de correspondentie die aan het Gemengd Comité is gericht, aan de medevoorzitters wordt doorgestuurd en in voorkomend geval overeenkomstig regel 5 wordt verspreid.

Alle correspondentie van of rechtstreeks gericht aan de medevoorzitters wordt doorgestuurd naar het secretariaat en in voorkomend geval overeenkomstig regel 5 verspreid.

Voor elke vergadering stelt het secretariaat een ontwerp van voorlopige agenda op. Dit ontwerp wordt, samen met de desbetreffende documenten, uiterlijk 15 dagen voor de datum van de vergadering aan de medevoorzitters toegezonden.

Op de voorlopige agenda staan de punten waarvoor de Unie of het Verenigd Koninkrijk een verzoek tot plaatsing op de agenda hebben gedaan. Verzoeken daartoe dienen, vergezeld van alle relevante documenten, uiterlijk 21 dagen voor het begin van de vergadering bij het secretariaat te worden ingediend.

Uiterlijk 10 dagen voor de datum van de vergadering stellen de medevoorzitters de voorlopige agenda voor een vergadering vast. Zij kunnen besluiten die voorlopige agenda of een deel daarvan openbaar te maken voor het begin van de vergadering.

Elke vergadering van het Gemengd Comité begint met de goedkeuring van de agenda. Op verzoek van de Unie of het Verenigd Koninkrijk kunnen punten die niet op de voorlopige agenda stonden, aan de agenda worden toegevoegd bij besluit van het Gemengd Comité.

In uitzonderlijke gevallen kunnen de medevoorzitters besluiten af te wijken van de in de leden 1 en 2 bepaalde termijnen.

Het secretariaat stelt ontwerpnotulen van elke vergadering op binnen 21 dagen na het eind van de vergadering, tenzij de medevoorzitters anders besluiten.

De notulen geven in de regel een samenvatting van elk agendapunt, met in voorkomend geval vermelding van:

De notulen omvatten een lijst met de namen, titels en hoedanigheid van alle personen die de vergadering hebben bijgewoond.

De notulen worden door de medevoorzitters schriftelijk goedgekeurd binnen 28 dagen na de datum van de vergadering of op een andere datum die door de medevoorzitters wordt bepaald. Na goedkeuring worden twee authentieke versies van de notulen ondertekend door de leden van het secretariaat. De Unie en het Verenigd Koninkrijk krijgen elk één van deze authentieke versies. De medevoorzitters kunnen besluiten dat de ondertekening en uitwisseling van elektronische kopieën volstaan om aan deze vereiste te voldoen.

Het secretariaat stelt tevens een samenvatting van de notulen op. Na goedkeuring van de samenvatting, kunnen de medevoorzitters besluiten deze openbaar te maken.

In de periode tussen de vergaderingen kan het Gemengd Comité besluiten of aanbevelingen vaststellen volgens een schriftelijke procedure, indien de medevoorzitters daartoe besluiten. De schriftelijke procedure bestaat uit een uitwisseling van nota's tussen de medevoorzitters.

Wanneer het Gemengd Comité besluiten of aanbevelingen goedkeurt, worden respectievelijk de woorden ‘besluit’ of ‘aanbeveling’ ingevoegd in de titel van deze handelingen. Het secretariaat registreert elke beslissing of aanbeveling met een volgnummer en met vermelding van de datum van vaststelling ervan.

Besluiten van het Gemengd Comité vermelden de datum waarop zij van kracht worden.

Besluiten en aanbevelingen van het Gemengd Comité worden door de medevoorzitters ondertekend en door het secretariaat onmiddellijk na de ondertekening aan de partijen toegezonden.

Tenzij anders besloten door de medevoorzitters, zijn de vergaderingen van het Gemengd Comité vertrouwelijk.

Wanneer de Unie of het Verenigd Koninkrijk aan het Gemengd Comité of enig gespecialiseerd comité informatie voorlegt die vertrouwelijk wordt geacht of die ingevolge haar respectievelijk zijn wet- en regelgeving niet openbaar mag worden gemaakt, behandelt de andere partij die informatie als vertrouwelijk.

Onverminderd lid 2, kunnen de Unie en het Verenigd Koninkrijk elk afzonderlijk besluiten of zij de besluiten en aanbevelingen van het Gemengd Comité bekendmaken in hun respectieve officiële publicatiebladen.

De officiële talen van het Gemengd Comité zijn de officiële talen van de Unie en het Verenigd Koninkrijk.

De werktaal van het Gemengd Comité is het Engels. Tenzij anders besloten door de medevoorzitters, beraadslaagt het Gemengd Comité op basis van in het Engels opgestelde documenten.

De Unie en het Verenigd Koninkrijk dragen elk hun eigen kosten in verband met deelname aan de vergaderingen van het Gemengd Comité.

De kosten in verband met de organisatie van vergaderingen en de reproductie van documenten zijn ten laste van de Unie voor vergaderingen in Brussel en van het Verenigd Koninkrijk voor vergaderingen in Londen.

De kosten in verband met vertolking van en naar de werktaal van het Gemengd Comité bij de vergaderingen zijn ten laste van de partij die om vertolking vraagt.

Onverminderd de leden 2 en 3 van deze regel, zijn de regels 1 tot en met 12 van overeenkomstige toepassing op de gespecialiseerde comités, tenzij anders wordt besloten door het Gemengd Comité.

De gespecialiseerde comités worden gezamenlijk voorgezeten door vertegenwoordigers aangewezen door de Europese Commissie en de regering van het Verenigd Koninkrijk. De Europese Unie en het Verenigd Koninkrijk stellen elkaar in kennis van de aangewezen vertegenwoordigers.

Alle inlichtingen en verslagen die door een gespecialiseerd comité moeten worden verstrekt overeenkomstig artikel 165, lid 4, van het akkoord, worden onverwijld aan het Gemengd Comité overgelegd.

Het jaarverslag over de werking van het akkoord bedoeld in artikel 164, lid 6, van het akkoord, wordt voor elk kalenderjaar uiterlijk op 1 mei van het volgende jaar door het secretariaat opgesteld. Het wordt goedgekeurd en ondertekend door de medevoorzitters.