3.3.4.1 Vormen van inkoopsamenwerking

Een aantal kleinere aanbestedende diensten hebben al samenwerking op inkoopgebied opgezocht. Het gaat dan om verbanden met verschillende niveaus van integratie van het inkoopbeleid en -proces. Ieder organisatieverband kiest de vorm die bij de specifieke omstandigheden van die samenwerking past. Dit varieert van het delen van kennis op ad-hoc basis tot het vorm en van een zelfstandige inkoopentiteit, zoals een vereniging of stichting. De vormen van samenwerking zouden bij voorkeur niet verder moeten reiken dan dat de zwakste schakel van de groep wil.

De voordelen van samenwerking zijn direct en evident. Naarmate er professioneler wordt aanbesteed valt er meer te besparen. Niet alleen vanwege de financiële voordelen zouden aanbestedingsprocessen professioneler moeten worden ingericht, ook kwalitatieve aspecten van aanbestedingen spelen een belangrijke rol. De kwaliteit van de inkoopafdeling vertaalt zich uiteraard in de kwaliteit van de producten, diensten en werken zelf, maar ook in de beheersing van doorloop- en levertijden het voorkomen van onverwachte budgetoverschrijdingen, de integriteit van de gemeentelijke organisatie en de verifieerbare rechtmatigheid van de uitgaven. Ten slotte is de uitstraling van goed ingerichte gemeentelijke inkoopprocessen als voorbeeldfunctie naar de eigen organisatie, het bedrijfsleven en de burgers van belang. Dit speelt een essentiële rol in het ontwikkelen en vasthouden van vertrouwen in de wijze waarop gemeenschapsgeld wordt besteed. Wanneer aanbestedende diensten gezamenlijk aanbesteden, zijn zij gezamenlijk verantwoordelijk voor het correct toepassen van de weten het proportionaliteitsbeginsel. Samenwerking met buitenlandse aanbestedende diensten is ook een mogelijkheid die kan worden toegepast. In dat geval moeten in principe alle aanbestedende diensten een overeenkomst sluiten die vastlegt hoe de verantwoordelijkheden worden verdeeld, welke nationale bepalingen van toepassing zijn en hoe de procedure intern wordt georganiseerd. Bij de keuze van de toepasselijke nationale bepalingen is het niet proportioneel het recht van een andere lidstaat te kiezen met het oogmerk zich te onttrekken aan de toepassing van deze Gids.