3.3.3 Raamovereenkomst

Geldend

Documentgegevens:

Geldend vanaf 01-01-2022

Redactionele toelichting: Gepubliceerd als bijlage bij het besluit van 24-09-2021, nr. WJZ/21008546.
Bronpublicatie:: 01-01-2022, Stcrt. 2021, 41481 (uitgifte: 12-10-2021, kamerstukken/regelingnummer: -)
Inwerkingtreding: 01-01-2022
Bronpublicatie inwerkingtreding:: 01-01-2022, Stcrt. 2021, 41481 (uitgifte: 12-10-2021, kamerstukken/regelingnummer: -)
Vakgebied(en): Aanbestedingsrecht / Gunning
Aanbestedingsrecht / Aanbestedingsprocedure
Aanbestedingsrecht / Algemeen

Raamovereenkomsten komen in veel sectoren voor. Met raamovereenkomsten kan de snelheid en efficiency waarmee de uiteindelijke transactie kan worden afgehandeld voor alle betrokken partijen worden vergroot. Bij een raamovereenkomst zijn de contractvoorwaarden bekend en worden die periodiek door middel van een aanbesteding opnieuw getoetst aan de marktconformiteit. De raamovereenkomst wordt met name gehanteerd bij routinematige (herhalings)inkopen waarbij de totale hoeveelheid nog onzeker is. In de praktijk blijkt een deel van deze overeenkomsten nogal eens alleen open te staan voor grotere ondernemingen en dat roept vanuit een optiek van marktwerking de nodige vragen op. Combinatievorming van (kleinere) ondernemingen is (los van de mededingingsrechtelijke beperkingen met betrekking tot combinatievorming) in de praktijk vaak lastig. Dit komt bijvoorbeeld doordat rechtstreekse concurrenten met elkaar moeten samenwerken, waardoor ze een kijkje in elkaars keuken krijgen. Daarnaast is het vinden van een passende partner ook niet altijd even makkelijk; je moet maar net iemand kennen en vertrouwen. Combinatievorming vraagt daarmee veel van bedrijven. Bovendien vraagt de afstemming van activiteiten de nodige extra inspanningen en wordt dit steeds moeilijker naarmate de combinatie groter wordt. Bij de keuze voor het aanbesteden van een raamovereenkomst zou gemotiveerd in de aanbestedingsstukken moeten worden aangegeven op welke wijze rekening is gehouden met de partij en op de relevante markt en of in plaats van een raamovereenkomst aanbesteding van een concrete opdracht ook mogelijk zou zijn. Tenslotte geldt als uitgangspunt dat raamovereenkomsten niet het effect mogen hebben dat de toegang voor het MKB wordt beperkt.

Artikel 1.1

In deze weten de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

: …
raamovereenkomst: een schriftelijke overeenkomst tussen een of meer aanbestedende diensten of speciale-sectorbedrijven en een of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen overheidsopdrachten of speciale-sectoropdrachten vast te leggen;
…

In bepaalde sectoren zoals de grond-water- en wegenbouw kan het wenselijk zijn prijzen per eenheid overeen te komen, zonder de daarbij behorende hoeveelheden vooraf vast te leggen. Deze zogenoemde open posten bestekken; in RAW Standaard 2015 aangeduid met RAW-raamovereenkomst leiden bij aanbestedingen tot fictieve aanneemsommen. De uiteindelijk uit te voeren werkzaamheden worden op basis van deelopdrachten onder de vooraf overeengekomen voorwaarden gegund. Deze systematiek leent zich voor onderhoud- en reparatiewerkzaamheden waarvan de omvang vooraf nog niet bekend is. Naast deze raambestekken kunnen ook servicebestekken worden gebruikt voor uitvoering van werk op afroep afhankelijk van nog niet te voorziene omstandigheden, bijvoorbeeld wegslepen van voertuigen, gladheidsbestrijding etc. Hierbij is niet alleen de omvang vooraf nog onbekend, maar is zelfs onduidelijk of er überhaupt gebruik van zal moeten worden gemaakt. Het gebruik wordt immers beïnvloed door het zich al dan niet voordoen van calamiteiten. Bij laatstgenoemde bestekken kunnen prijzen worden bepaald, waarbij onderscheid gemaakt kan worden naar werkdagen/zon- en feestdagen; binnen/buiten normale werktijden.

Kleine reparatie opdrachten (per opdracht < € 25.000 euro) en onderhoudswerkzaamheden aan wegen, fietspaden, stoepen, riolering en inritten binnen een gemeente, worden door een gemeente voor meerdere jaren in een raamovereenkomst aanbesteed. De opdracht omvat een contract voor de periode van 2011 tot 2014 voor het op afroep uitvoeren van:

•: reparatiewerkzaamheden aan wegen en fietspaden;
•: kleine straatwerkzaamheden;
•: verwijderen van wortels;
•: maken van inritten;
•: trottoirverlagingen;
•: rioleringswerkzaamheden;
•: etcetera.

Hierboven is voor de beeldvorming een aantal specifieke voorbeelden met betrekking tot raamovereenkomsten aangeduid. Er zijn er uiteraard nog veel meer te noemen. In deze Gids is niet gekozen voor een uitgebreide uitwerking van deze voorbeelden. Ten aanzien van het laatste voorbeeld wordt echter wel een schets gegeven van een mogelijk in de praktijk te kiezen insteek:

De reparatiewerkzaamheden dienen plaats te vinden in een gemeente die bestaat uit 5 kernen, inclusief de bijbehorende buitengebieden. De kernen liggen tussen de 2,5 en 7 km ten opzichte van elkaar verwijderd. De markt voor de werkzaamheden wordt voornamelijk betreden door bedrijven met 2–5 medewerkers in dienst die regionaal georiënteerd zijn. Dit laatste gezien de lage waarde per afzonderlijke opdracht. Daarnaast hebben veel van de werkzaamheden een spoedeisend karakter (bijvoorbeeld een gat in de weg) en is snelle actie dus een vereiste. Om het toeleveringsrisico te minimaliseren is ervoor gekozen de opdracht te verdelen in 5 percelen, 1 perceel per kern. Dit sluit aan bij de wens van de gemeente en bij de marktsituatie.

Waar het in deze paragraaf met name om gaat, is kort aan te geven welke proportionaliteitsaspecten de aandacht verdienen:

Voorschrift 3.3 A

De aanbestedende dienst verlang bij raamovereenkomsten niet dat inschrijvers personeel, materieel of materiaal beschikbaar houden zonder dat daar een omzetgarantie of vergoeding tegenover staat.

•: Raamovereenkomsten kunnen tot disproportionaliteit leiden wanneer ondernemers de verplichting hebben personeel, materieel, materiaal en/of andere zaken beschikbaar te houden voor de opdrachtgever zonder dat daar enige omzetgarantie of vergoeding voor de betreffende ondernemers tegenover staat. Het kan dan gaan om een directe verplichting wanneer die expliciet in de contractvoorwaarden is opgenomen, maar het kan ook gaan om een indirecte verplichting omdat bijvoorbeeld een leverplicht in de raamovereenkomst is opgenomen die zo kort op de gunning van de nadere opdracht(en) zit, dat men de facto het betreffende personeel, materieel, materiaal en/of andere zaken beschikbaar moet houden.

Voorschrift 3.3 B

In de aankondiging maakt de aanbestedende dienst, wanneer binnen de raamovereenkomst een te plaatsen opdracht over meerdere inschrijvers zal worden verdeeld, op transparante wijze bekend:

1.: voor welke activiteiten bij inschrijving prijzen worden verlangd;
2.: binnen welk tijdsbestek de onderscheiden werkzaamheden moeten worden uitgevoerd; en
3.: op welke wijze deze werkzaamheden over de ondernemers zullen worden verdeeld.

•: Wanneer de opdrachten binnen een raamovereenkomst over meer ondernemers zullen worden verdeeld, behoort vooraf in de aankondiging van de raamovereenkomst duidelijk te worden gemaakt voor welke activiteiten/delen bij inschrijving prijzen worden verlangd en welke werkzaamheden na gunning zullen worden opgedragen, alsmede binnen welk tijdsbestek één en ander moet worden uitgevoerd. Anders gezegd mag het dus niet zo zijn, dat 1 of meer van de ondernemers eerst bij gunning van de opdracht moet(en) constateren een onbekend, ongunstig deel van de opdracht toegewezen te krijgen. Het kan hier bijvoorbeeld gaan om activiteiten die niet aaneengesloten liggen, maar geografisch verspreid waardoor veel extra mobilisatiekosten moeten worden gemaakt die vooraf niet zijn ingecalculeerd. De (wijze van) werkverdeling over meer ondernemers moet transparant zijn.
•: Bij het hanteren van zogenoemde open postenbestekken, of RAW raamovereenkomsten (zoals geschetst in een eerder kader bij deze paragraaf) is het noodzakelijk dat een reële inschatting wordt gemaakt van de omvang van de opdracht waarvoor een prijs wordt opgevraagd. De af te geven prijzen kunnen immers nadrukkelijk uiteenlopen afhankelijk van de uit te voeren hoeveelheid resultaatverplichting. Wanneer de omvang van een bepaalde activiteit vooraf moeilijk is in te schatten, kan het proportioneel zijn voor de betreffende werkzaamheid niet één enkele bestekspost op te nemen, maar prijzen middels een staffelprijs op te vragen voor verschillende hoeveelheden, bijvoorbeeld van 0 tot 100 m² van 100 tot 500 m² etcetera.