4.4.0 Verhandeling

De sollicitant dient zo spoedig mogelijk schriftelijk door de arbeidsorganisatie op de hoogte te worden gesteld van een afwijzing voor de vervulling van de vacature.1 Deze eis geldt evenzeer bij interne sollicitaties. Alhoewel een werkgever in geval van spooksollicitaties de neiging zou kunnen hebben om deze ongemotiveerd af te wijzen, geldt echter ook hiervoor de eis van gemotiveerde afwijzing. In vele sollicitatiecodes wordt voor het nemen van de eindbeslissing wel een termijn van veertien dagen na de sluitingsdatum van de vacature genoemd.2 Alhoewel dit aspect in de NVP Sollicitatiecode niet nader is uitgewerkt, ligt het voor de hand om deze termijn te laten ingaan vanaf het moment dat de werkgever het besluit heeft genomen dat de sollicitant dient te worden afgewezen. Dit impliceert dat de afwijzing uitvoeriger dient te worden gemotiveerd naarmate de sollicitatie zich in een verder stadium bevindt. Een afwijzingsgrond als 'past niet goed in het team' voldoet niet aan de motiveringseis.3 In het belang van een toetsbare motivering voor de sollicitant, is het aangewezen om de beslissing duidelijker en gerichter te motiveren al naar gelang de sollicitant in de sollicitatieprocedure is gevorderd. Een sollicitant die zich mondeling heeft aangediend, mag volgens de NVP Sollicitatiecode ook mondeling worden afgewezen. Een goed gemotiveerde schriftelijke afwijzing geniet naar mijn mening evenwel de voorkeur. Deze dient de rechtszekerheid, waardoor misverstanden en problemen achteraf zoveel mogelijk kunnen worden voorkomen. Op basis van de NVP Sollicitatiecode is het werkgevers eveneens toegestaan om sollicitanten per e-mail af te wijzen in plaats van per brief.4 Afgewezen sollicitanten kunnen desgewenst, na voorafgaande kennisgeving en als zij hiervoor toestemming hebben gegeven, door de werkgever ten behoeve van toekomstige vacatures in portefeuille worden gehouden.5

Bij de selectie dient objectief te worden vastgesteld welke sollicitant op basis van geschiktheid voor de vervulling van de functie in aanmerking komt. Omdat het uiteindelijk om beoordeling door mensen gaat, ligt daarbij uiteraard het gevaar van subjectiviteit op de loer. Om dit gevaar zoveel mogelijk te beperken wordt door de Commissie Selectieprocedure voorgesteld om een kleinere selectiecommissie in te stellen, waarvan de leden bij voorkeur verschillende hiërarchische posities binnen de organisatie innemen ten opzichte van de voor de functie aan te stellen sollicitant.

Door de instelling van een selectiecommissie vindt volgens de Commissie Selectieprocedure een confrontatie van meningen plaats, hetgeen leidt tot een objectief oordeel 6 Zo kent het Hof 's-Hertogenbosch een selectiecommissie die tot taak heeft om aan het bestuur van het gerechtshof advies uit te brengen over voorgenomen aanbevelingen en/of voordrachten tot en benoemingen en/of aanwijzingen in rechterlijke functies in het gerechtshof.7 Naast vice-presidenten uit elke sector van het gerechtshof en een raadsheer als vast lid, kan de commissie worden aangevuld met andere leden dan de vaste leden of hun vervangers.

De sollicitanten worden door de president van het gerechtshof uitgenodigd voor een gesprek met de selectieadviescommissie. Welke sollicitanten voor een gesprek worden opgeroepen, bepaalt de president in overleg met de voorzitter van de selectiecommissie. Als de aanbeveling of benoeming van een kandidaat van het advies van de commissie afwijkt, doet de president daarvan gemotiveerd mededeling aan de leden van het hof.

Bij de sollicitatie naar bepaalde functies, waarbij de sollicitant meerdere selectierondes en gesprekken heeft doorgemaakt en selectiemiddelen zoals bijvoorbeeld een psychologische test zijn toegepast, kan naar mijn mening de mogelijkheid van een nagesprek met de sollicitant uit het oogpunt van een zorgvuldige selectieprocedure zijn geïndiceerd.8

Als mocht blijken dat meerdere sollicitanten in gelijke mate geschikt zijn om de functie te vervullen, stelt de Commissie Selectieprocedure voor dat bij de aanstellingsbeslissing allereerst wordt gekeken naar de persoonlijke omstandigheden van de sollicitant. Volgens de commissie geniet in deze situatie bevoordeling van kwetsbare groepen de voorkeur. Indien ook dit criterium niet tot een beslissing kan leiden, stelt de commissie voor dat eventueel loting plaatsvindt.9 Ook de Nationale ombudsman acht deze methode in dat geval de meest billijke weg voor verdere selectie. Hij wijst erop dat degenen onder wie wordt geloot, in dat geval immers statistisch een gelijke kans hebben om te worden ingeloot.10

De gegevens die de sollicitant in het kader van de sollicitatie aan de werkgever ter beschikking heeft gesteld dienen, nadat de beslissing tot afwijzing is genomen, zo spoedig mogelijk aan de sollicitant te worden geretourneerd of te worden vernietigd. Op grond van artikel 10, eerste lid, van de Wet bescherming persoonsgegevens, mogen persoonsgegevens worden bewaard zolang zij noodzakelijk zijn voor het voormelde doel. In zijn algemeenheid acht het College bescherming persoonsgegevens een bewaartermijn van vier weken na afronding van een sollicitatieprocedure redelijk.11 De werkgever heeft hiervoor een zorgplicht. Indien de sollicitant met de werkgever is overeengekomen dat de gegevens worden geretourneerd, geldt uiteraard hetgeen partijen met elkaar hierover zijn overeengekomen.12 Het Vrijstellingsbesluit Persoonsgegevens stelt de eis dat deze gegevens op verzoek van een sollicitant binnen vier weken aan hem worden teruggezonden (art. 5 Vrijstellingsbesluit Persoonsgegevens).

Indien de werkgever ertoe besluit om de sollicitant voor de functie aan te nemen, dient de werkgever de sollicitant over dit besluit zo spoedig mogelijk in te lichten en de in dit kader gemaakte afspraken en toezeggingen zo spoedig mogelijk schriftelijk vast te leggen.

Het, eventueel in een wat later stadium opstellen van een schriftelijk arbeidscontract geniet in dit opzicht, mede in het belang van de rechtszekerheid, de voorkeur.