Artikel 16 Organisatorische vereisten

De lidstaat van herkomst schrijft voor dat beleggingsondernemingen moeten voldoen aan de in de leden 2 tot en met 10 van dit artikel en in artikel 17 neergelegde organisatorische eisen.

Een beleggingsonderneming stelt adequate beleidsregels en procedures vast om te garanderen dat de onderneming, inclusief haar bestuurders, werknemers en verbonden agenten, de verplichtingen van deze richtlijn nakomen, alsmede passende regels voor persoonlijke transacties van die personen.

Een beleggingsonderneming treft en handhaaft doeltreffende organisatorische en administratieve regelingen om alle redelijke maatregelen te kunnen nemen teneinde te voorkomen dat belangenconflicten als omschreven in artikel 23 de belangen van cliënten schaden.

Een beleggingsonderneming die financiële instrumenten ontwikkelt voor verkoop aan cliënten zorgt voor het onderhoud, de exploitatie en de toetsing van een proces voor de goedkeuring van elk financieel instrument en significante aanpassingen van bestaande financiële instrumenten voor het in de handel wordt gebracht of onder cliënten in omloop wordt gebracht.

In het kader van het productgoedkeuringsproces wordt een geïdentificeerde doelgroep van eindcliënten binnen de relevante categorie van cliënten voor elk financieel instrument gespecificeerd en wordt gewaarborgd dat alle desbetreffende risico's voor een dergelijke geïdentificeerde doelmarkt geëvalueerd zijn en dat de geplande distributiestrategie is afgestemd op de geïdentificeerde doelgroep.

Een beleggingsonderneming toetst ook regelmatig financiële instrumenten die zij aanbiedt of in de handel brengt, waarbij rekening wordt gehouden met alle gebeurtenissen die materiële gevolgen kunnen hebben voor het potentiële risico voor de geïdentificeerde doelgroep, om ten minste te beoordelen of het financieel instrument blijft beantwoorden aan de behoeften van de geïdentificeerde doelgroep en of de geplande distributiestrategie passend blijft.

Een beleggingsonderneming die financiële instrumenten ontwikkelt, verstrekt aan alle distributeurs adequate informatie over het financieel instrument en het productgoedkeuringsproces, met inbegrip van de geïdentificeerde doelgroep van het financieel instrument

Wanneer een beleggingsonderneming financiële instrumenten aanbiedt of aanbeveelt die zij niet zelf ontwikkelt, beschikt zij over adequate regelingen om de in de vijfde alinea genoemde informatie te verkrijgen en de kenmerken en de beoogde doelgroep van elk financieel instrument te begrijpen.

De maatregelen, processen en regelingen bedoeld in dit lid laten alle andere vereisten van deze Richtlijn en Verordening (EU) nr. 600/2014 onverlet, met inbegrip van de vereisten inzake openbaarmaking, geschiktheid of passendheid, vaststelling van en omgang met belangenconflicten, en ‘inducements’.

Een beleggingsonderneming treft redelijke maatregelen om continuïteit en regelmatigheid bij het verlenen van beleggingsdiensten en het verrichten van beleggingsactiviteiten te waarborgen. Te dien einde maakt de beleggingsonderneming gebruik van passende en evenredige systemen, met inbegrip van ICT-systemen die zijn opgericht en worden beheerd overeenkomstig artikel 7 van Verordening (EU) 2022/2554 van het Europees Parlement en de Raad (1), evenals van passende en evenredige middelen en procedures.

Een beleggingsonderneming neemt, wanneer zij een beroep doet op derden voor de uitvoering van operationele taken die van kritiek belang zijn voor een continue en bevredigende dienstverlening aan de cliënten en voor het verrichten van beleggingsactiviteiten op een continue en bevredigende basis, redelijke maatregelen om het operationeel risico niet onnodig te vergroten. Uitbesteding van belangrijke operationele taken mag niet wezenlijk afbreuk doen aan de kwaliteit van haar interne controle en aan het vermogen van de toezichthouder om te controleren of de onderneming alle verplichtingen nakomt.

Een beleggingsonderneming beschikt over een goede administratieve en boekhoudkundige organisatie, adequate interne controlemechanismen en effectieve risicobeoordelingsprocedures.

Onverminderd de mogelijkheid voor de bevoegde autoriteiten om toegang tot communicatie te vragen overeenkomstig deze richtlijn en Verordening (EU) nr. 600/2014 beschikt een beleggingsonderneming over deugdelijke beveiligingsmechanismen om, overeenkomstig de vereisten van Verordening (EU) 2022/2554 de beveiliging en authenticatie van de middelen voor de informatieoverdracht te waarborgen, het risico op datacorruptie en ongeoorloofde toegang tot een minimum te beperken en te voorkomen dat informatie uitlekt door de vertrouwelijkheid van de gegevens te allen tijde te bewaren.

Een beleggingsonderneming zorgt ervoor dat gegevens die worden bijgehouden over alle door haar verleende of verrichte diensten, activiteiten en transacties, toereikend zijn om de bevoegde autoriteit in staat te stellen haar toezichttaken te vervullen en handhavingsacties uit te oefenen uit hoofde van deze richtlijn, Verordening (EU) nr. 600/2014, Richtlijn 2014/57/EU en Verordening (EU) nr. 596/2014, en met name of de beleggingsonderneming heeft voldaan aan alle verplichtingen, ook welke betrekking hebben op haar cliënten of potentiële cliënten en op de integriteit van de markt.

Het bijhouden van gegevens omvat het opnemen van telefoongesprekken of elektronische communicatie die ten minste met in het kader van handel voor eigen rekening gesloten transacties en het verstrekken van diensten betreffende het ontvangen, doorgeven en uitvoeren van cliëntorders verband houden.

Onder deze telefoongesprekken en elektronische communicatie vallen ook de gesprekken en communicatie die bedoeld zijn om te leiden tot in het kader van handel voor eigen rekening gesloten transacties of tot het verstrekken van diensten betreffende het ontvangen, doorgeven en uitvoeren van cliëntorders, zelfs indien deze gesprekken of communicatie niet leiden tot het sluiten van de transacties of tot het verstrekken van de diensten.

Daartoe neemt een beleggingsonderneming alle redelijke maatregelen voor de opname of opslag van relevante telefoongesprekken en elektronische communicatie die tot stand zijn gekomen met, verstuurd zijn vanaf of ontvangen zijn door apparatuur die door de beleggingsonderneming ter beschikking van een werknemer of contractant is gesteld of waarvan het gebruik door een werknemer of contractant door de beleggingsonderneming.

Een beleggingsonderneming stelt nieuwe en bestaande cliënten ervan in kennis dat telefonische communicatie of gesprekken tussen de beleggingsonderneming en haar cliënten die leiden of kunnen leiden tot transacties, zullen worden opgenomen.

Een dergelijke kennisgeving kan eenmaal worden verstrekt, vóór het verlenen van beleggingsdiensten voor nieuwe en bestaande cliënten.

Een beleggingsondernemingen verleent geen telefonische beleggingsdiensten en verricht geen telefonische beleggingsactiviteiten met betrekking tot het ontvangen, doorgeven of uitvoeren van orders van cliënten die niet vooraf ervan in kennis zijn gesteld dat hun telefonische communicatie of gesprekken worden opgenomen.

Cliënten kunnen hun orders langs andere kanalen plaatsen; deze mededelingen moeten evenwel gebeuren door gebruikmaking van duurzame dragers, zoals brieven, faxen, e-mails, of documentatie betreffende orders die tijdens bijeenkomsten door de betrokken cliënten zijn geplaatst. In het bijzonder kan de inhoud van relevante rechtstreekse gesprekken met een cliënt worden geregistreerd door middel van notulen of notities. Aldus geplaatste orders worden gelijkgesteld met telefonisch ontvangen orders.

Een beleggingsonderneming neemt alle redelijke maatregelen om te voorkomen dat een werknemer of contractant relevante telefoongesprekken en elektronische communicatie tot stand brengt, verstuurt of ontvangt op privéapparatuur waarvan de beleggingsonderneming geen gegevens kan opnemen of kopiëren.

Gegevens die overeenkomstig dit lid zijn opgenomen, worden op verzoek aan de betrokken cliënten verstrekt en worden vijf jaar bewaard en, indien de bevoegde autoriteit daarom verzoekt, zeven jaar.

Indien een beleggingsonderneming financiële instrumenten aanhoudt die aan een cliënt toebehoren, treft zij adequate regelingen ter vrijwaring van de eigendomsrechten van de cliënt, met name in het geval van insolventie van de onderneming, en om te voorkomen dat financiële instrumenten van een cliënt voor eigen rekening worden gebruikt, tenzij de cliënt daarmee uitdrukkelijk instemt.

Indien een beleggingsonderneming gelden aanhoudt die aan een cliënt toebehoren, treft zij adequate regelingen ter vrijwaring van de rechten van de cliënt en om, behalve in het geval van kredietinstellingen, te voorkomen dat aan de cliënt toebehorende gelden voor eigen rekening worden gebruikt.

Met niet-professionele cliënten worden door een beleggingsonderneming geen financiëlezekerheidsovereenkomsten die leiden tot overdracht gesloten, met als doel om huidige of toekomstige, dan wel feitelijke of voorwaardelijke verplichtingen van cliënten te waarborgen of af te dekken.

In het geval van een bijkantoor van een beleggingsonderneming doet de bevoegde autoriteit van de lidstaat waar het bijkantoor is gevestigd, de in de leden 6 en 7 neergelegde verplichting nakomen met betrekking tot de door het bijkantoor uitgevoerde transacties, onverminderd de mogelijkheid van de bevoegde autoriteit van de lidstaat van herkomst van de beleggingsonderneming om rechtstreekse toegang te krijgen tot de desbetreffende gegevens.

De lidstaten kunnen in uitzonderlijke omstandigheden aan beleggingsondernemingen eisen opleggen met betrekking tot de vrijwaring van activa van cliënten in aanvulling op de bepalingen van de leden 8, 9 en 10 en de respectieve gedelegeerde handelingen uit hoofde van lid 12. Dergelijke eisen moeten objectief gerechtvaardigd en evenredig zijn teneinde, wanneer beleggingsondernemingen de activa en gelden van cliënten vrijwaren, specifieke risico's voor de bescherming van de belegger of voor de integriteit van de markt die van bijzonder belang zijn in de omstandigheden van de marktstructuur van de desbetreffende lidstaat, te ondervangen.

De lidstaten stellen de Commissie, zonder onnodige vertraging, in kennis van alle eisen die zij overeenkomstig dit lid willen opleggen, en wel ten minste twee maanden voor de datum waarop deze van kracht moeten worden. De kennisgeving bevat een motivering van die eisen. De in de artikelen 34 en 35 beschreven rechten van beleggingsondernemingen worden niet ingeperkt of anderszins aangetast door dergelijke aanvullende eisen.

De Commissie geeft binnen twee maanden na de in de derde alinea bedoelde kennisgeving advies over de evenredigheid en de motivering van de aanvullende eisen.

De lidstaten mogen aanvullende eisen handhaven voor zover die aan de Commissie zijn medegedeeld overeenkomstig artikel 4 van Richtlijn 2006/73/EG voor 2 juli 2014, en voor zover is voldaan aan de in dat artikel gestelde voorwaarden.

De Commissie geeft de overeenkomstig dit lid opgelegde aanvullende eisen door aan de lidstaten en publiceert deze op haar website.

De Commissie is bevoegd overeenkomstig artikel 89 gedelegeerde handelingen vast te stellenter specificatie van de in de leden 2 tot en met 10 van dit artikel gestelde concrete organisatorische eisen welke moeten worden opgelegd aan beleggingsondernemingen en bijkantoren van derde landen waaraan overeenkomstig artikel 41 vergunning is verleend die verschillende beleggingsdiensten en/of beleggingsactiviteiten en nevendiensten of combinaties daarvan verlenen of verrichten.