Tekst

De lidstaten nemen alle nodige maatregelen om hetzij door middel van het beginsel ‘naleven of motiveren’, hetzij door middel van wetgeving en de instrumenten die het best bij hun juridische omgeving passen, op nationaal niveau een geheel van bepalingen vast te stellen met betrekking tot de taken van niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders of commissarissen en van de comités van de raad van bestuur/raad van commissarissen, welke bepalingen door beursgenoteerde ondernemingen ten uitvoer moeten worden gelegd.

Zij dienen daarbij echter wel naar behoren rekening te houden met de bijzondere kenmerken van instellingen voor collectieve belegging (ICBE's) die zijn opgezet als onderneming en onder Richtlijn 85/611/EEG vallen. Tevens dienen de lidstaten rekening te houden met de bijzondere kenmerken van als onderneming opgezette ICBE's waarop deze richtlijnen niet van toepassing zijn en die alleen tot doel hebben bij beleggers aangetrokken gelden te beleggen in een breed scala aan activa, en die geen juridische of bestuurlijke zeggenschap nastreven over enigerlei uitgevende instelling van de betrokken effecten.

Wanneer de lidstaten besluiten gebruik te maken van het beginsel ‘naleven of motiveren’, op grond waarvan ondernemingen hun handelwijze moeten rechtvaardigen onder verwijzing naar een reeks aanbevelingen inzake de beste praktijk, moeten de desbetreffende ondernemingen worden verplicht eenmaal per jaar mee te delen aan welke aanbevelingen zij zich niet hebben gehouden (en bij aanbevelingen die voortdurend moeten worden nageleefd, in welk gedeelte van de verslagleggingsperiode zij niet werden nageleefd), en dienen zij op deugdelijke en concrete wijze de omvang en de reden van dit verzuim uiteen te zetten.

Bij de bestudering van de in deze aanbeveling uiteengezette beginselen nemen de lidstaten met name het volgende in aanmerking:

Ten aanzien van beursgenoteerde ondernemingen waarvan de statutaire zetel in een van de lidstaten is gelegen, dient het geheel van door de lidstaten vast te stellen bepalingen ten minste betrekking te hebben op de beursgenoteerde ondernemingen waarvan de statutaire zetel op hun grondgebied is gelegen.

Ten aanzien van beursgenoteerde ondernemingen waarvan de statutaire zetel niet in een van de lidstaten is gelegen, dient het geheel van door de lidstaten vast te stellen bepalingen ten minste betrekking te hebben op de beursgenoteerde ondernemingen die hun hoofdnotering op een gereglementeerde markt op hun grondgebied hebben.

‘Beursgenoteerde onderneming’: een onderneming waarvan de effecten in één of meer lidstaten zijn toegelaten tot de handel op een gereglementeerde markt in de zin van Richtlijn 2004/39/EG.

‘Bestuurder’: een lid van een bestuursorgaan, een leidinggevend orgaan of een toezichthoudend orgaan van een onderneming.

‘Met het dagelijks bestuur belast bestuurder’: een lid van het leidinggevend orgaan (monistische structuur) van een onderneming dat zich bezighoudt met het dagelijks bestuur van de onderneming.

‘Niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurder’: een lid van het leidinggevend orgaan (monistische structuur) van een onderneming dat niet met het dagelijks bestuur is belast.

‘Directeur’: een lid van het bestuursorgaan (dualistische structuur) van een onderneming.

‘Commissaris’: een lid van het toezichthoudend orgaan (dualistische structuur) van een onderneming.

In de bestuursorganen, leidinggevende organen of toezichthoudende organen dienen de met het dagelijks bestuur belaste bestuurders/directeuren en niet bij het dagelijks bestuur betrokken bestuurders/commissarissen evenwichtig te zijn vertegenwoordigd om te voorkomen dat een persoon of een kleine groep personen de besluitvorming van deze organen kan overheersen.

De bestuurlijke taken waarmee de voorzitter van de raad van bestuur/raad van commissarissen is belast of in het verleden was belast mogen het uitoefenen van objectief toezicht niet in de weg staan. In een monistische bestuursstructuur kan dit worden bereikt door ervoor te zorgen dat de functies van voorzitter en algemeen directeur gescheiden zijn; in zowel monistische als dualistische structuren zou ervoor kunnen worden gekozen dat de algemeen directeur niet onmiddellijk de functie van voorzitter van de raad van bestuur/raad van commissarissen krijgt. Indien een onderneming ervoor kiest de functie van voorzitter en algemeen directeur te combineren of de voormalige algemeen directeur onmiddellijk tot voorzitter van de raad van bestuur/raad van commissarissen te benoemen, dient onverwijld informatie te worden verstrekt over de genomen voorzorgsmaatregelen.

Het benoemings-, belonings- en auditcomité dient aanbevelingen te doen om de door de raad van bestuur/raad van commissarissen zelf te nemen besluiten voor te bereiden. Het voornaamste doel van de comités moet zijn om de efficiëntie van de werkzaamheden van de raad van bestuur/raad van commissarissen te verhogen door ervoor te zorgen dat besluiten met kennis van zaken worden genomen, en om de raad van bestuur/ raad van commissarissen te helpen hun werkzaamheden op zodanige wijze te organiseren dat de besluiten die zij nemen niet tot belangenconflicten leiden. De oprichting van de comités is in principe niet bedoeld om taken van de raad van bestuur/raad van commissarissen over te nemen; de raad van bestuur/raad van commissarissen blijft volledig verantwoordelijk voor de besluiten die op zijn bevoegdheidsgebied worden genomen.

De taakomschrijving van elk comité dat wordt opgericht moet door de raad van bestuur/raad van commissarissen worden opgesteld. Iedere delegatie van besluitvormingsbevoegdheid, indien deze volgens het nationaal recht geoorloofd is, dient expliciet te worden aangekondigd, naar behoren te worden beschreven en op volledig transparante wijze openbaar te worden gemaakt.

Ondernemingen moeten ervoor zorgen dat de aan het benoemings-, belonings- en auditcomité toegewezen taken inderdaad worden uitgevoerd. Ondernemingen mogen deze taken evenwel naar eigen goeddunken samenvoegen en mogen ook minder dan drie comités oprichten. In dat geval dienen zij duidelijk te motiveren waarom zij voor een alternatieve benadering hebben gekozen en hoe zij de doelstellingen waarvoor de drie afzonderlijke comités oorspronkelijk bedoeld waren, denken te bereiken.

In ondernemingen met een kleine raad van bestuur/raad van commissarissen kunnen de aan de drie comités toegewezen taken door de raad van bestuur/raad van commissarissen zelf worden uitgeoefend, mits de betrokken raad voldoet aan de samenstellingsvereisten die voor de comités zijn aanbevolen en ter zake adequate informatie wordt verstrekt. In een dergelijk geval dienen de nationale bepalingen betreffende de binnen de raad van bestuur/raad van commissarissen opgerichte comités (met name ten aanzien van hun taak, functioneren en transparantie) van toepassing te zijn, en wel, in voorkomend geval, op de raad van bestuur/raad van commissarissen als geheel.

De raad van bestuur/raad van commissarissen dient ten minste eenmaal per jaar (als onderdeel van de informatie die jaarlijks door de onderneming bekend wordt gemaakt betreffende haar corporate-governancestructuren en -praktijken) toereikende informatie te verstrekken over de interne organisatie en de procedures die op haar activiteiten van toepassing zijn, en geeft daarbij tevens aan in hoeverre de door de raad van bestuur/raad van commissarissen verrichte zelfevaluatie tot concrete veranderingen heeft geleid.

De raad van bestuur/raad van commissarissen draagt er zorg voor dat de aandeelhouders naar behoren worden ingelicht over de zakelijke activiteiten van de onderneming, haar strategie en de wijze waarop zij met risico's en belangenconflicten omgaat. De taken van bestuurders inzake de communicatie met en de voorlichting van aandeelhouders moeten duidelijk worden beschreven.

De raad van bestuur/raad van commissarissen dient in het licht van de structuur en de activiteiten van de onderneming zijn ideale samenstelling te bepalen en deze regelmatig te evalueren om een evenwichtige verdeling van kwalificaties te waarborgen. De raad van bestuur/raad van commissarissen moet ervoor zorgen dat zijn leden als geheel over de noodzakelijke kennisdiversiteit, oordeelsvermogen en ervaring beschikken om hun taken naar behoren te kunnen uitoefenen.

Het auditcomité moet zijn samengesteld uit personen die gezamenlijk op grond van hun persoonlijke achtergrond en ervaring over actuele en relevante kennis op het gebied van financieel beheer en verslaglegging van beursgenoteerde ondernemingen beschikken welke voor de activiteiten van de onderneming van belang is.

Aan alle nieuwe leden van de raad van bestuur/raad van commissarissen dient een op maat gesneden introductieprogramma te worden aangeboden waarin zij in de mate waarin dit noodzakelijk is worden voorgelicht over hun verantwoordelijkheden en over de organisatie en activiteiten van de onderneming. De raad van bestuur/raad van commissarissen dient eenmaal per jaar te onderzoeken op welke gebieden bestuurders hun vaardigheden en kennis moeten bijwerken.

Wanneer een bestuurder voor benoeming wordt voorgedragen, moeten de bijzondere bekwaamheden die van belang zijn voor zijn werkzaamheden in de raad van bestuur/raad van commissarissen openbaar worden gemaakt. Om de markten en het grote publiek in staat te stellen te beoordelen of deze bekwaamheden na verloop van tijd nog toereikend zijn, dient de raad van bestuur/raad van commissarissen eenmaal per jaar een korte beschrijving te geven van de samenstelling van de betrokken raad en informatie te verstrekken over de bijzondere bekwaamheden van individuele bestuurders die voor hun functioneren in de raad van belang zijn.

Een bestuurder dient de nodige tijd en aandacht aan zijn taken te besteden, en dient het aantal andere professionele verplichtingen (met name bestuursfuncties in andere ondernemingen) zodanig te beperken dat een behoorlijke uitoefening van zijn taken gewaarborgd is.

Wanneer een bestuurder voor benoeming wordt voorgedragen dienen zijn overige belangrijke professionele verplichtingen, openbaar te worden gemaakt. De betrokken raad dient van eventuele latere wijzigingen op de hoogte te worden gebracht. De raad moet eenmaal per jaar gegevens over deze verplichtingen verzamelen en deze informatie in zijn jaarverslag opnemen.

Een bestuurder dient als onafhankelijk te worden beschouwd wanneer hij geen zakelijke, familie- of andere relatie — met de onderneming, haar grootaandeelhouder of het bestuur van één van beide — heeft die tot een belangenconflict leidt waardoor zijn oordeelsvermogen kan worden beïnvloed.

Er dienen op nationaal niveau een aantal criteria te worden vastgesteld voor de beoordeling van de onafhankelijkheid van bestuurders, waarbij rekening wordt gehouden met de in bijlage II vervatte richtsnoeren die verwijzen naar een aantal relaties of omstandigheden die algemeen als een potentiële bron van belangenconflicten worden beschouwd. Wat onder onafhankelijkheid moet worden verstaan, moet uiteindelijk door de raad van bestuur/raad van commissarissen zelf worden bepaald. De betrokken raad kan bijvoorbeeld van mening zijn dat een bepaalde bestuurder, hoewel hij aan alle criteria voldoet die op nationaal niveau zijn vastgesteld om de onafhankelijkheid van bestuurders te beoordelen, gezien de specifieke omstandigheden van de betrokken persoon of de onderneming niet als onafhankelijk kan worden beschouwd; ook het omgekeerde is mogelijk.

De door de raad van bestuur/raad van commissarissen op grond van een onderzoek naar de onafhankelijkheid van een specifieke bestuurder vastgestelde conclusie dient naar behoren openbaar te worden gemaakt.