Artikel 16 Openbaarmaking in het register

In iedere lidstaat wordt bij een centraal handels- of vennootschapsregister (‘het register’) voor elke van de daar ingeschreven vennootschappen een dossier aangelegd.

De lidstaten zien erop toe dat vennootschappen een Europese unieke identificatiecode (‘EUID’) krijgen, zoals bedoeld in punt 8 van de bijlage bij Uitvoeringsverordening (EU) 2015/884 van de Commissie (1), waarmee zij eenduidig kunnen worden geïdentificeerd wanneer registers met elkaar communiceren via het overeenkomstig artikel 22 ingestelde systeem voor koppeling van registers (‘systeem van gekoppelde registers’). Die unieke identificatiecode bevat ten minste elementen die het mogelijk maken om de lidstaat van het register, het nationale register van oorsprong en het nummer van de vennootschap in dat register te bepalen en, indien nodig, kenmerken om identificatiefouten te vermijden.

Alle documenten en informatie die krachtens artikel 14 openbaar gemaakt dienen te worden, worden bewaard in het in lid 1 van onderhavig artikel bedoelde dossier of worden rechtstreeks in het register opgenomen en de inhoud van de vermeldingen in het register worden opgenomen in het dossier.

Alle in artikel 14 bedoelde documenten en informatie, worden, ongeacht de manier waarop zij zijn ingediend, in het dossier in het register bewaard of er rechtstreeks elektronisch in opgenomen. De lidstaten dragen er zorg voor dat alle op papier ingediende documenten en informatie zo spoedig mogelijk door het register in elektronische vorm worden omgezet.

De lidstaten dragen er zorg voor dat in artikel 14 bedoelde documenten en informatie die vóór 31 december 2006 op papier werden ingediend, door het register in elektronische vorm worden omgezet na ontvangst van een aanvraag om openbaarmaking langs elektronische weg.

De lidstaten zorgen ervoor dat de in artikel 14 bedoelde documenten en informatie openbaar worden gemaakt door deze voor het publiek beschikbaar te stellen in het register. Bovendien kunnen de lidstaten verlangen dat alle of bepaalde van die documenten en informatie worden bekendgemaakt in een daartoe bestemd nationaal publicatieblad of een even doeltreffend instrument. Dit instrument houdt minstens het gebruik in van een systeem waarbij de gepubliceerde documenten of informatie in chronologische volgorde kan worden geraadpleegd via een centraal elektronisch platform. In dergelijke gevallen zendt het register deze documenten en informatie langs elektronische weg toe aan het nationale publicatieblad of een centrale elektronische platform.

De lidstaten nemen de nodige maatregelen om discrepanties tussen de inhoud van het register en de inhoud van het dossier te vermijden.

De lidstaten die de publicatie van documenten en informatie in een nationaal publicatieblad of op een centraal elektronisch platform vereisen, nemen de nodige maatregelen om discrepanties te vermijden tussen hetgeen overeenkomstig lid 3 openbaar wordt gemaakt en hetgeen in het publicatieblad of op het platform wordt gepubliceerd.

In geval van discrepanties in de zin van dit artikel prevaleren de in het register beschikbaar gestelde documenten en informatie.

De in artikel 14 bedoelde documenten en informatie kunnen door de vennootschap pas na de in lid 3 van onderhavig artikel bedoelde openbaarmaking worden tegengeworpen aan derden, tenzij de vennootschap aantoont dat deze derden er kennis van droegen.

Deze documenten en informatie kunnen evenwel, met betrekking tot verrichtingen van vóór de zestiende dag volgend op die van de openbaarmaking, niet worden tegengeworpen aan derden die aantonen dat zij er onmogelijk kennis van hadden kunnen dragen.

Derden kunnen zich altijd beroepen op documenten en informatie ten aanzien waarvan de vormvereisten van openbaarmaking nog niet zijn vervuld, tenzij de niet-openbaarmaking met zich brengt dat zulke documenten of informatie geen gevolgen sorteren.

De lidstaten zorgen ervoor dat alle documenten en informatie die worden ingediend als onderdeel van de oprichting van een vennootschap, van de registratie van een bijkantoor of van een indiening van informatie door een vennootschap of een bijkantoor, door de registers worden opgeslagen in een machineleesbaar en doorzoekbaar format of als gestructureerde gegevens.