Aanwijzing verstrekking van strafvorderlijke gegevens voor buiten de strafrechtspleging gelegen doeleinden (Aanwijzing Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens) (2012A015)
Bijlage
Geldend
Een effectieve en efficiënte uitvoering van de taken van het Openbaar Ministerie kan ook buiten de strafrechtspleging samenwerking met verschillende andere partners, zoals hulpverleningsinstellingen en gemeenten vergen. Gedacht kan worden aan de samenwerking met jeugdhulpverleningsinstellingen ten behoeve van de integrale aanpak van kindermishandeling, de samenwerking met gemeentes bij de aanpak van drugsdealers om overlast, onveiligheid en misbruik van gemeenschapsgeld tegen te gaan, of samenwerking met gemeentes, reclassering en instellingen op het terrein van verslavingszorg ten behoeve van de aanpak van (jeugdige) veelplegers. Voor dergelijke samenwerking is een efficiënte wijze van gegevensuitwisseling vaak onontbeerlijk. Teneinde die gegevensuitwisseling in te kaderen en zodoende oog te houden op de bescherming van de belangen van de verschillende betrokkenen, verdient het aanbeveling een samenwerkingsovereenkomst te sluiten.
Twee soorten samenwerkingsverbanden zijn te onderscheiden. Ten eerste het samenwerkingsverband waarbij een apart bestand wordt gecreëerd en ten tweede het samenwerkingsverband waarbij dat niet gebeurt. Elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd is of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen, is een bestand in de zin van de Wbp.
Indien in een samenwerkingsverband bijvoorbeeld casusoverleggen worden gevoerd, daarvan notulen worden gemaakt en opgeslagen en / of gezamenlijke (integrale) actieplannen worden opgesteld ten aanzien van bepaalde personen en deze worden opgeslagen, is sprake van een samenwerkingsverband waarbij een apart bestand wordt gecreëerd. Hierbij is van grote betekenis of het bestand voor de partijen van het samenwerkingsverband raadpleegbaar is. In dat geval is sprake van een apart bestand.
Het samenwerkingsverband waarbij géén apart bestand wordt gecreëerd
Bij dergelijke samenwerkingsverbanden bestaat voor het Openbaar Ministerie geen meldingsverplichting aan het CBP. Het Openbaar Ministerie verstrekt in dat geval alléén gegevens aan de afzonderlijke partners. De Wbp is voor het Openbaar Ministerie niet van toepassing op verstrekkingen binnen het samenwerkingsverband, voor de overige betrokkenen wel (tenzij die ook een bijzondere wet hebben, zoals bijvoorbeeld de politie). De verstrekking van strafvorderlijke informatie door het Openbaar Ministerie dient op basis van de Wjsg en deze aanwijzing te worden beoordeeld ten aanzien van alle individuele ontvangers. Er wordt dus beoordeeld of de verschillende ontvangers een grondslag hebben om te ontvangen en of het Openbaar Ministerie een grondslag heeft om aan hen te verstrekken.
De samenwerkingsovereenkomst dient de vragen uit hoofdstuk IV § 3 van deze aanwijzing in algemene zin te beantwoorden voor alle voorgenomen verstrekkingen aan het samenwerkingsverband. Het convenant dient ruimschoots voor aanvang van de informatieverstrekking aan het samenwerkingsverband, aan de helpdesk privacy PaG te zijn voorgelegd. Voordeel van het sluiten van een samenwerkingsovereenkomst is bijvoorbeeld dat in bepaalde gevallen ten aanzien van bepaalde ontvangers niet-standaardverstrekkingen kunnen plaatsvinden zonder tussenkomst van de helpdesk privacy PaG. Deze verstrekkingen en de voorwaarden waaronder ze geschieden zijn immers al in algemene zin getoetst en akkoord bevonden door de helpdesk. Verder kan het middels het sluiten van een convenant mogelijk worden op reguliere basis (eventueel onder bijzondere voorwaarden) strafvorderlijke gegevens te verstrekken aan ‘overige ontvangers’ (zie hoofdstuk IV § 5).
Informatiestromen schematisch:
Het samenwerkingsverband waarbij een apart bestand in het leven wordt geroepen
In dat geval zijn de Wjsg en deze aanwijzing van toepassing op de verstrekking van daarin opgenomen strafvorderlijke gegevens van het Openbaar Ministerie aan het samenwerkingsverband. De verwerkingen binnen het samenwerkingsverband worden beheerst door de Wbp. De verwerking van gegevens in het bestand zal in beginsel moeten worden aangemeld bij het CBP. Dit heeft een aantal gevolgen.
Het convenant regelt de wijze van omgang met de strafrechtelijke persoonsgegevens binnen het samenwerkingsverband met inachtneming van het bepaalde in de Wbp. Aangezien het een nieuwe verwerking betreft en de Wbp van toepassing is, dient de verwerking door de verantwoordelijke te worden gemeld bij het CBP. De verantwoordelijke van de gegevensverwerking binnen het samenwerkingsverband draagt de verantwoordelijkheden die de Wbp hem geeft. Deze dient bijvoorbeeld zorg te dragen voor de melding van de verwerking bij het CBP.
Het samenwerkingsverband waaraan het Openbaar Ministerie strafvorderlijke informatie verstrekt, dient dan ten behoeve van de aanmelding bij het CBP op basis van art. 28 Wbp in ieder geval de volgende elementen in convenant(en) te hebben geregeld:
- —
de naam en het adres van de verantwoordelijke;
- —
het doel of de doeleinden van de verwerking;
- —
een beschrijving van de categorieën van betrokkenen en van de gegevens of categorieën van gegevens die daarop betrekking hebben;
- —
de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de gegevens kunnen worden verstrekt;
- —
een algemene beschrijving om een voorlopig oordeel te kunnen geven over de gepastheid van de voorgenomen maatregelen om, ter toepassing van artikel 13 en 14, de beveiliging van de verwerking te waarborgen.
De verstrekking door het Openbaar Ministerie aan het samenwerkingsverband wordt beoordeeld aan de hand van de Wjsg en deze aanwijzing. Het samenwerkingsverband als vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst is dan een ‘overige ontvanger’ waaraan regulier zal worden verstrekt.
In de samenwerkingsovereenkomst die de verstrekking aan het samenwerkingsverband regelt, worden de vragen uit hoofdstuk IV § 3 van deze aanwijzing in algemene zin beantwoord voor alle voorgenomen verstrekkingen aan het samenwerkingsverband.
De helpdesk privacy PaG dient ruimschoots voor aanvang van de informatieverstrekking aan het samenwerkingsverband, het convenant dat die informatieverstrekking aan het samenwerkingsverband regelt ter toetsing voorgelegd te krijgen. Bij de beoordeling van de voorgenomen reguliere verstrekking aan het samenwerkingsverband, zal door de Helpdesk privacy PaG nadrukkelijk worden betrokken hetgeen is geregeld ten aanzien van de informatie-uitwisseling binnen het samenwerkingsverband omtrent de vraag onder welke voorwaarden de informatie door wie kan worden verwerkt. De samenwerkingsovereenkomst op basis waarvan de melding aan het CBP zal geschieden, vormt daarvoor de basis.
Informatiestromen schematisch:
