Bijlage III Eisen en beoordelingscriteria voor organisaties die een certificaat van een met onderhoud belaste entiteit (Entity in Charge of Maintenance — ECM) of een certificaat voor door een met onderhoud belaste entiteit uitbestede onderhoudsfuncties aanvragen

Geldend

Documentgegevens:

Geldend vanaf 15-06-2016

Bronpublicatie:: 11-05-2016, PbEU 2016, L 138 (uitgifte: 26-05-2016, regelingnummer: 2016/798)
Inwerkingtreding: 15-06-2016
Bronpublicatie inwerkingtreding:: 11-05-2016, PbEU 2016, L 138 (uitgifte: 26-05-2016, regelingnummer: 2016/798)
Vakgebied(en): Vervoersrecht / Railvervoer
Vervoersrecht / Europees vervoersrecht

Wat het organisatiebeheer betreft, moeten alle essentiële onderdelen worden gedocumenteerd en wordt in het bijzonder beschreven hoe de verantwoordelijkheden binnen de organisatie en ten aanzien van subcontractanten zijn verdeeld. Daarbij wordt aangegeven hoe het beheer op verschillende niveaus wordt gecontroleerd, hoe het personeel en de vertegenwoordigers ervan op alle niveaus bij het beheer worden betrokken en hoe de voortdurende verbetering ervan wordt gewaarborgd.

De volgende basisvereisten worden toegepast op de vier taken van een met onderhoud belaste entiteit (ECM) waarin door de organisatie zelf of door contractanten moet worden voorzien:

1.

Leiding — verbintenis inzake de ontwikkeling en invoering van het onderhoudssysteem van de organisatie en inzake de voortdurende verbetering van de doeltreffendheid daarvan;

2.

Risicobeoordeling — een gestructureerde aanpak voor het beoordelen van de risico's bij het onderhoud van voertuigen, met inbegrip van risico's die rechtstreeks voortvloeien uit operationele processen en de activiteiten van andere organisaties of personen, en het bepalen van passende risicobeheersingsmaatregelen;

3.

Monitoring — een gestructureerde aanpak om te waarborgen dat risicobeheersingsmaatregelen bestaan, correct functioneren en de doelstellingen van de organisatie realiseren;

4.

Voortdurende verbetering — een gestructureerde aanpak om de informatie uit regelmatige monitoring, audits en andere relevante bronnen te analyseren en lering te trekken uit de resultaten daarvan om preventieve en corrigerende maatregelen te nemen teneinde het veiligheidsniveau in stand te houden of te verbeteren;

5.

Structuur en verantwoordelijkheden — een gestructureerde aanpak om de verantwoordelijkheden van individuele personen en teams voor de veilige verwezenlijking van de veiligheidsdoelstellingen van de organisatie af te bakenen;

6.

Bekwaamheidsbeheer — een gestructureerde aanpak om ervoor te zorgen dat werknemers over de nodige bekwaamheden beschikken om de doelstellingen van de organisatie in alle omstandigheden op een veilige, doelmatige en efficiënte manier te realiseren;

7.

Informatie — een gestructureerde aanpak om te waarborgen dat belangrijke informatie beschikbaar is voor alle personen binnen de organisatie die oordelen vellen en besluiten nemen, en dat de informatie volledig en adequaat is;

8.

Documentatie — een gestructureerde aanpak om de traceerbaarheid van alle relevante informatie te waarborgen;

9.

Uitbesteding van activiteiten — een gestructureerde aanpak om ervoor te zorgen dat uitbestede activiteiten correct worden beheerd met het oog op de realisatie van de doelstellingen van de organisatie, en dat alle bevoegdheden en behoeften worden gedekt;

10.

Onderhoudsactiviteiten — een gestructureerde aanpak om ervoor te zorgen dat:

—: alle onderhoudsactiviteiten die een invloed hebben op de veiligheid en voor de veiligheid kritieke componenten worden geïdentificeerd en op de juiste wijze worden beheerd, en dat alle nodige wijzigingen in de onderhoudsactiviteiten die een invloed hebben op de veiligheid worden geïdentificeerd, op gepaste wijze worden beheerd op basis van de opgedane ervaring en de toepassing van de gemeenschappelijke veiligheidsmethoden voor risicobeoordeling volgens artikel 6, lid 1, onder a), en naar behoren worden gedocumenteerd;
—: aan de essentiële eisen inzake interoperabiliteit wordt voldaan;
—: onderhoudsvoorzieningen, -uitrusting en instrumenten die specifiek ontwikkeld en nodig zijn voor de uitvoering van het onderhoud, toegepast en gecontroleerd worden;
—: de oorspronkelijke documentatie met betrekking tot het voertuig wordt geanalyseerd met het oog op het opstellen van het eerste onderhoudsdossier, en dat dit dossier correct wordt toegepast bij de opstelling van onderhoudsopdrachten;
—: componenten (waaronder reserve-onderdelen) en materiaal worden gebruikt overeenkomstig de specificaties in de onderhoudsopdrachten en de documentatie van leveranciers; ze worden opgeslagen, gehanteerd en vervoerd op passende wijze overeenkomstig de in de onderhoudsopdrachten en de documentatie van leveranciers opgenomen specificaties, en voldoen aan de geldende nationale en internationale voorschriften, alsmede aan de eisen van relevante onderhoudsopdrachten;
—: passende en geschikte voorzieningen, uitrusting en instrumenten worden bepaald, geïdentificeerd, geleverd, bijgehouden en bewaard om de onderhoudswerkzaamheden te kunnen uitvoeren overeenkomstig de onderhoudsopdrachten en andere toepasselijke specificaties, teneinde het veilig verloop van de onderhoudswerkzaamheden, de ergonomie en de bescherming van de gezondheid te waarborgen;
—: de organisatie beschikt over procedures om te waarborgen dat haar meetapparatuur en alle voorzieningen, uitrusting en instrumenten correct worden gebruikt, geijkt, bewaard en onderhouden overeenkomstig gedocumenteerde processen;

11.

Controleactiviteiten — een gestructureerde aanpak om ervoor te zorgen dat:

—: voertuigen uit exploitatie worden genomen voor gepland, voorwaardelijk of correctief onderhoud te gepasten tijde, of wanneer defecten of andere behoeften zijn vastgesteld;
—: de nodige maatregelen inzake kwaliteitscontrole worden getroffen;
—: onderhoudstaken worden uitgevoerd overeenkomstig de onderhoudsopdrachten en om een voertuig geschikt te verklaren om opnieuw in exploitatie te worden genomen, met vermelding van eventuele gebruiksbeperkingen;
—: mogelijke gevallen van niet-naleving bij de toepassing van het beheersysteem die tot ongevallen, incidenten, bijna-ongevallen en andere gevaarlijke voorvallen kunnen leiden, worden gemeld, onderzocht en geanalyseerd, en dat de nodige preventieve maatregelen worden getroffen in overeenstemming met de in artikel 6, lid 1, onder c), bedoelde gemeenschappelijke veiligheidsmethode voor de controle;
—: periodieke interne controle en toezicht plaatsvinden in overeenstemming met de in artikel 6, lid 1, onder c), bedoelde gemeenschappelijke veiligheidsmethode voor de controle.