Aanhef

Ondernemingen breiden zich in toenemende mate over nationale grenzen uit, daarbij gebruik makend van de door de interne markt geboden mogelijkheden. Bij grensoverschrijdende concerns, alsook bij veel herstructureringsoperaties, zoals fusies en splitsingen, zijn vennootschappen uit verschillende lidstaten betrokken. Daarom is er een toenemende vraag naar toegang tot informatie over vennootschappen in een grensoverschrijdende context. Officiële informatie over vennootschappen is echter niet altijd gemakkelijk op grensoverschrijdende basis verkrijgbaar.

De Elfde Richtlijn 89/666/EEG van de Raad van 21 december 1989 betreffende de openbaarmakingsplicht voor in een lidstaat opgerichte bijkantoren van vennootschappen die onder het recht van een andere staat vallen (3) bevat een lijst van akten en gegevens die vennootschappen in het register van hun bijkantoor openbaar moeten maken. Voor de registers geldt echter geen wettelijke verplichting om gegevens over buitenlandse bijkantoren uit te wisselen. Dit leidt tot rechtsonzekerheid voor derden, omdat haar bijkantoor werkzaam kan blijven ondanks de doorhaling van de vennootschap in het register.

Transacties zoals grensoverschrijdende fusies hebben de dagelijkse samenwerking tussen ondernemingsregisters tot een noodzaak gemaakt. Richtlijn 2005/56/EG van het Europees Parlement en de Raad van 26 oktober 2005 betreffende grensoverschrijdende fusies van kapitaalvennootschappen (4)verplicht de registers tot grensoverschrijdende samenwerking. Het ontbreekt evenwel aan vaste communicatiekanalen die procedures kunnen versnellen, taalproblemen kunnen helpen oplossen en rechtszekerheid kunnen vergroten.

Richtlijn 2009/101/EG van het Europees Parlement en de Raad van 16 september 2009 strekkende tot het coördineren van waarborgen, welke in de lidstaten worden verlangd van de vennootschappen in de zin van de tweede alinea van artikel 54 van het Verdrag, om de belangen te beschermen zowel van de deelnemers in die vennootschappen als van derden, zulks teneinde die waarborgen gelijkwaardig te maken (5) zorgt er onder meer voor dat in een register opgeslagen akten en gegevens hetzij op papier, hetzij langs elektronische weg toegankelijk zijn. Burgers en ondernemingen dienen echter nog steeds het register per land te raadplegen, vooral omdat de huidige vrijwillige samenwerking tussen registers onvoldoende is gebleken.

In de mededeling van de Commissie getiteld ‘Naar een Single Market Act’ wordt de koppeling van centrale, handels- en vennootschapsregisters genoemd als een noodzakelijke maatregel om een bedrijfsvriendelijker juridisch en fiscaal klimaat tot stand te brengen. De koppeling zou moeten bijdragen tot het bevorderen van het concurrentievermogen van het Europese bedrijfsleven door het verminderen van de administratieve lasten en het vergroten van de rechtszekerheid, hetgeen op zijn beurt zou moeten bijdragen tot het overwinnen van de wereldwijde economische en financiële crisis, dat een van de prioriteiten van de Europa 2020-agenda is. Het zou ook de grensoverschrijdende communicatie tussen registers verbeteren door gebruik te maken van innovaties op het gebied van informatie- en communicatietechnologie.

In de conclusies van de Raad van 25 mei 2010 over de koppeling van ondernemingsregisters heeft de Raad bevestigd dat het beter toegankelijk maken van actuele en betrouwbare informatie over vennootschappen het vertrouwen in de markt kan vergroten, tot het herstel kan bijdragen en het concurrentievermogen van het Europese bedrijfsleven kan bevorderen.

Het Europees Parlement heeft in zijn resolutie van 7 september 2010 over de koppeling van ondernemingsregisters (6) benadrukt dat het project alleen van nut zal zijn voor de verdere integratie van de Europese Economische Ruimte als alle lidstaten aan het netwerk deelnemen.

Het meerjarenactieplan voor Europese e-justitie 2009–2013 (7) voorziet in de ontwikkeling van een Europees portaal voor e-justitie (‘het portaal’) als het centrale Europese elektronische toegangspunt voor juridische informatie, gerechtelijke autoriteiten en overheidsinstellingen, registers, databanken en andere diensten. De koppeling van centrale, handels- en vennootschapsregisters wordt daarin als belangrijk beschouwd.

De grensoverschrijdende toegang tot bedrijfsinformatie over vennootschappen en hun bijkantoren in andere lidstaten kan alleen worden verbeterd wanneer alle lidstaten zich toeleggen op het mogelijk maken dat elektronische communicatie tussen registers en het toesturen van informatie op een gestandaardiseerde wijze kan plaatsvinden, door middel van identieke inhoud en interoperabele technologieën, aan afzonderlijke gebruikers in de hele Unie. Voor deze interoperabiliteit van de registers moet zorg worden gedragen door de registers van de lidstaten (‘nationale registers’), die diensten verrichten welke interfaces met het Europees centraal platform (‘het platform’) vormen. Het platform moet een gecentraliseerde reeks IT- hulpmiddelen zijn, waarin diensten geïntegreerd zijn, en moet een gemeenschappelijke interface bieden. Die interface moet door alle nationale registers worden gebruikt. Het platform moet tevens diensten verstrekken die een interface vormen met het portaal dat als Europees elektronisch toegangspunt fungeert, en met de door lidstaten ingestelde facultatieve toegangspunten. Het platform dient enkel als een instrument voor de koppeling van registers te worden opgezet, en niet als een afzonderlijke entiteit met rechtspersoonlijkheid. Op basis van unieke identificatiecodes moet het platform in staat zijn om informatie uit de registers van elke lidstaat aan de bevoegde registers van andere lidstaten door te geven in een gestandaardiseerd berichtformaat (een elektronisch berichtenformulier dat wordt uitgewisseld tussen IT-systemen, zoals: xml) en in de relevante taalversie.

Met deze richtlijn wordt niet beoogd om een gecentraliseerde databank van registers op te zetten, waarin inhoudelijke informatie over vennootschappen wordt bewaard. Bij de implementatie van het systeem van gekoppelde centrale, handels- en vennootschapsregisters (‘het systeem van gekoppelde registers’) moet enkel de reeks gegevens die nodig zijn voor het correct functioneren van het centrale platform worden vastgesteld. Tot die gegevens behoren met name operationele gegevens, woordenboeken en verklarende woordenlijsten. Bij de vaststelling ervan moet tevens rekening worden gehouden met de noodzaak van een doeltreffende werking van het systeem van gekoppelde registers. Die gegevens moeten worden gebruikt om het platform in staat te stellen zijn functies uit te voeren, en mogen nooit rechtstreeks openbaar beschikbaar zijn. Bovendien mag het platform de inhoud van de in de nationale registers opgeslagen gegevens over vennootschappen noch de via het systeem van gekoppelde registers verstuurde informatie over vennootschappen wijzigen.

Aangezien deze richtlijn niet ten doel heeft de nationale systemen van centrale, handels- en vennootschapsregisters te harmoniseren, zijn de lidstaten niet verplicht hun interne registersystemen te veranderen, met name wat betreft het beheer en de opslag van gegevens, vergoedingen, en het gebruik en openbaarmaking van informatie voor nationale doeleinden.

In het kader van deze richtlijn zal het portaal via het platform zoekvragen verwerken, die door individuele gebruikers zijn ingevoerd met betrekking tot informatie over vennootschappen en hun bijkantoren in andere lidstaten, die in de nationale registers is opgeslagen. Dat maakt het mogelijk dat zoekresultaten op het portaal worden gepresenteerd, inclusief de toelichtingen in alle officiële talen van de Unie waarin de verstrekte informatie is opgenomen. Met het oog op een betere bescherming van derden in andere lidstaten, moet daarnaast op het portaal basisinformatie worden geplaatst over de juridische waarde van akten en gegevens die openbaar zijn gemaakt conform de wetten van de lidstaten die in overeenstemming met Richtlijn 2009/101/EG zijn vastgesteld.

De lidstaten moeten de mogelijkheid hebben om één of meer facultatieve toegangspunten in te stellen, wat het gebruik en de werking van het platform kan beïnvloeden. De Commissie moet derhalve in kennis worden gesteld van de instelling en van elke belangrijke wijziging in de werking ervan, en in het bijzonder van de sluiting ervan. Een dergelijke kennisgeving mag de bevoegdheden van de lidstaten met betrekking tot de instelling en de werking van facultatieve toegangspunten geenszins beperken.

Vennootschappen en hun bijkantoren in andere lidstaten dienen een unieke identificatiecode te hebben, waardoor zij in de Unie eenduidig kunnen worden geïdentificeerd. De identificatiecode is bedoeld om te worden gebruikt voor communicatie tussen registers via het systeem van gekoppelde registers. Vennootschappen en dochterondernemingen moeten derhalve niet verplicht worden de unieke identificatiecode te vermelden in de in de Richtlijnen 89/666/EEG en 2009/101/EG bedoelde brieven en orders van de vennootschap. Voor hun eigen communicatiedoelen moeten zij hun nationale registratienummer blijven gebruiken.

Het moet mogelijk zijn een duidelijk verband te leggen tussen het register van een vennootschap en de registers van haar bijkantoren in andere lidstaten, erin bestaande dat informatie wordt uitgewisseld over de opening en sluiting van elke ontbindings- en insolventieprocedures van de vennootschap, en over de doorhaling van de vennootschap in het register, indien die doorhaling rechtsgevolgen heeft in de lidstaat van het register van de vennootschap. Hoewel de lidstaten zelf moeten kunnen bepalen, welke procedures worden gevolgd voor de bijkantoren die op hun grondgebied zijn geregistreerd, moeten zij er op zijn minst voor zorgen dat de bijkantoren van een ontbonden vennootschap onverwijld, en, indien van toepassing, na de vereffeningsprocedure van het desbetreffende bijkantoor in het register worden doorgehaald. Deze verplichting dient niet van toepassing te zijn op bijkantoren van vennootschappen die in het register zijn doorgehaald maar die een wettelijke opvolger hebben, zoals in het geval van wijziging van de rechtsvorm van de vennootschap, fusie of splitsing, of een grensoverschrijdende overdracht van de statutaire zetel.

Deze richtlijn dient niet van toepassing te zijn op een bijkantoor dat is opgericht door een vennootschap die niet onder het recht van een lidstaat valt, als voorzien in artikel 7 van Richtlijn 89/666/EEG.

Richtlijn 2005/56/EG moet worden gewijzigd om te waarborgen dat de communicatie tussen registers via het systeem van gekoppelde registers plaatsvindt.

De lidstaten moeten ervoor zorgen dat in het geval van een wijziging van geregistreerde informatie met betrekking tot vennootschappen, de informatie onverwijld wordt bijgewerkt. De bijgewerkte informatie moet normaliter binnen 21 dagen na ontvangst van de volledige documentatie met betrekking tot deze wijzigingen, met inbegrip van de wettigheidstoetsing op grond van het nationale recht, openbaar worden gemaakt. Die termijn moet aldus worden geïnterpreteerd dat de lidstaten redelijke inspanningen moeten leveren om de in deze richtlijn gestelde limietdatum te halen. Een en ander geldt niet voor de boekhoudbescheiden die de vennootschappen voor elk boekjaar moeten overleggen. Deze uitzondering wordt gerechtvaardigd door de overbelasting van de nationale registers tijdens de perioden van verslaglegging. Overeenkomstig de algemene juridische beginselen die alle lidstaten gemeen hebben, moet de termijn van 21 dagen worden opgeschort in geval van overmacht.

Indien de Commissie besluit de ontwikkeling en/of de exploitatie van het platform aan derden uit te besteden, moet dit geschieden overeenkomstig Verordening (EG, Euratom) nr. 1605/2002 van de Raad van 25 juni 2002 houdende het Financieel Reglement van toepassing op de algemene begroting van de Europese Gemeenschappen (8) Een passende mate van betrokkenheid van de lidstaten bij dit proces moet worden gewaarborgd door vaststelling van de technische specificaties voor de procedure voor het plaatsen van overheidsopdrachten bij uitvoeringshandelingen volgens de onderzoeksprocedure bedoeld in artikel 5 van Verordening (EU) nr. 182/2011 van het Europees Parlement en de Raad van 16 februari 2011 tot vaststelling van de algemene voorschriften en beginselen die van toepassing zijn op de wijze waarop de lidstaten de uitoefening van de uitvoeringsbevoegdheden door de Commissie controleren (9).

Indien de Commissie besluit de exploitatie van het platform aan derden uit te besteden, moet de continuïteit van de verrichting van diensten door het systeem van gekoppelde registers en een passend overheidstoezicht op de werking van het platform worden gewaarborgd. Gedetailleerde regels voor het operationeel beheer van het platform moeten worden vastgesteld bij uitvoeringshandelingen overeenkomstig de onderzoeksprocedure bedoeld in artikel 5 van Verordening (EU) nr. 182/2011. In ieder geval moet de betrokkenheid van de lidstaten bij de werking van het gehele systeem worden gewaarborgd door middel van een regelmatige dialoog tussen de Commissie en de vertegenwoordigers van de lidstaten over kwesties in verband met de werking van het systeem van gekoppelde registers en de toekomstige ontwikkeling ervan.

De koppeling van centrale, handels- en vennootschapsregisters vereist de coördinatie van nationale systemen die uiteenlopende technische kenmerken hebben. Daarom moeten er technische maatregelen en specificaties worden vastgesteld die recht doen aan verschillen tussen de registers. Om eenvormige voorwaarden te waarborgen voor de uitvoering van deze richtlijn, moeten aan de Commissie uitvoeringsbevoegdheden worden toegekend om deze technische en operationele kwesties aan te pakken. Die bevoegdheden moeten worden uitgeoefend in overeenstemming met de in artikel 5 van Verordening (EU) nr. 182/2011 bedoelde onderzoeksprocedure.

Deze richtlijn mag niet het recht van de lidstaten beperken om een vergoeding te vragen voor het verstrekken van informatie over vennootschappen via het systeem van gekoppelde registers, indien het nationale recht voorziet in een dergelijke vergoeding. Daarom moeten de technische maatregelen en specificaties voor het systeem van gekoppelde registers de mogelijkheid bieden om gedetailleerde bepalingen voor de betaling in te stellen. Voor wat dit betreft, met deze richtlijn mag in dat opzicht niet worden vooruitgelopen op een specifieke technische oplossing, omdat de gedetailleerde bepalingen van betaling moet worden bepaald in het stadium van de vaststelling van de uitvoeringshandelingen, waarbij rekening wordt gehouden van de ruim beschikbare faciliteiten voor elektronische betaling.

Het zou voor derde landen wenselijk kunnen zijn om in de toekomst aan het systeem van gekoppelde registers deel te kunnen nemen.

Een billijke oplossing voor de financiering van het systeem van gekoppelde registers houdt in dat zowel de Unie als haar lidstaten deelnemen in die financiering. De lidstaten moeten de financiële lasten van de aanpassing van hun nationale registers aan dat systeem zelf dragen, terwijl de centrale onderdelen — het platform en het portaal, dat als het Europese elektronische toegangspunt fungeert — uit een passend onderdeel van de algemene begroting van de Unie moeten worden gefinancierd. Teneinde de niet-essentiële onderdelen van deze richtlijn aan te vullen, moet aan de Commissie de bevoegdheid worden overgedragen om overeenkomstig artikel 290 van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie handelingen vast te stellen met betrekking tot het in rekening brengen van een vergoeding voor het verkrijgen van informatie betreffende vennootschappen. Dit beïnvloedt niet de mogelijkheid voor de binnenlandse registers om een vergoeding in rekening te brengen, maar dat kan een aanvullende vergoeding omvatten voor de medefinanciering van het onderhoud en de werking van het platform. Het is van bijzonder belang dat de Commissie bij haar voorbereidende werkzaamheden tot passende raadpleging overgaat, onder meer op deskundigenniveau. De Commissie moet bij de voorbereiding en opstelling van de gedelegeerde handelingen ervoor zorgen dat de desbetreffende documenten tijdig en op gepaste wijze gelijktijdig worden toegezonden aan het Europees Parlement en de Raad.

Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad van 24 oktober 1995 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (10) en Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad van 18 december 2000 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de communautaire instellingen en organen en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (11), moeten worden toegepast op de verwerking van persoonsgegevens, met inbegrip van het elektronisch versturen van persoonsgegevens binnen de lidstaten. Iedere verwerking van persoonsgegevens door de registers van de lidstaten, door de Commissie, en in voorkomend geval door derden die bij de exploitatie van het platform betrokken zijn, dient te geschieden met inachtneming van die handelingen. De uitvoeringshandelingen die in verband met het systeem van gekoppelde registers moeten worden vastgesteld, moeten waar passend de naleving van die handelingen waarborgen, in het bijzonder middels vaststelling van de taken en opdrachten van de betrokken deelnemers, en van de organisatorische en technische regels die op hen van toepassing zijn.

Het systeem van gekoppelde registers vereist dat de lidstaten een aantal noodzakelijke aanpassingen aanbrengen, die met name bestaan in de ontwikkeling van een interface die elk register met het platform verbindt, zodat het systeem operationeel kan worden. Daarom bepaalt deze richtlijn dat de uitgestelde termijn voor omzetting en toepassing door de lidstaten van de bepalingen inzake de technische werking van dat systeem pas ingaat nadat de Commissie alle uitvoeringshandelingen heeft vastgesteld, die betrekking hebben op technische maatregelen en specificaties voor het systeem van gekoppelde registers. De termijn voor omzetting en toepassing van de bepalingen van de richtlijn betreffende de technische werking van het systeem van gekoppelde registers moet voldoende lang zijn om de lidstaten in staat te stellen de nodige juridische en technische aanpassingen door te voeren, zodat dat systeem binnen een redelijke tijd volledig operationeel is.

Overeenkomstig de gezamenlijke politieke verklaring van de lidstaten en de Commissie van 28 september 2011 over toelichtende stukken (12) hebben de lidstaten zich ertoe verbonden om in gerechtvaardigde gevallen de kennisgeving van hun omzettingsmaatregelen vergezeld te doen gaan van één of meer stukken waarin het verband tussen de onderdelen van een richtlijn en de overeenkomstige delen van de nationale omzettingsinstrumenten wordt toegelicht. Met betrekking tot deze richtlijn acht de wetgever de toezending van dergelijke stukken gerechtvaardigd.

Deze richtlijn eerbiedigt de grondrechten en de beginselen die zijn vervat in het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie, in het bijzonder artikel 8 daarvan, waarin is bepaald dat iedereen recht heeft op bescherming van de hem of haar betreffende persoonsgegevens.

Daar de doelstellingen van deze richtlijn, met name betere grensoverschrijdende toegang tot bedrijfsinformatie, opslag van bijgewerkte gegevens in de registers van bijkantoren en totstandbrenging van duidelijke communicatiekanalen tussen registers bij grensoverschrijdende registratieprocedures, niet voldoende door de lidstaten kunnen worden verwezenlijkt en derhalve wegens de omvang en effecten ervan beter door de Unie kunnen worden verwezenlijkt, kan de Unie overeenkomstig het in artikel 5 van het Verdrag betreffende de Europese Unie neergelegde subsidiariteitsbeginsel maatregelen nemen. Overeenkomstig het in hetzelfde artikel neergelegde evenredigheidsbeginsel gaat deze richtlijn niet verder dan nodig is om die doelstellingen te verwezenlijken.

De Richtlijnen 89/666/EEG, 2005/56/EG en 2009/101/EG moeten daarom dienovereenkomstig worden gewijzigd.

De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming is geraadpleegd overeenkomstig artikel 28, lid 2, van Verordening (EG) nr. 45/2001 en heeft op 6 mei 2011 (13) advies uitgebracht,