Ondernemingsrecht 2020/76:De coronacrisis en termijnen in de civiele rechtspleging

Ondernemingsrecht 2020/76

De coronacrisis en termijnen in de civiele rechtspleging

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.

De coronamaatregelen hebben naast ingrijpende gevolgen voor het dagelijks leven ook gevolgen voor de procespraktijk, met name vanwege de sluiting van de centrale balies van gerechten en het alleen nog houden van urgente zittingen. In deze bijdrage gaan wij met name in op de aangepaste omgang met termijnen. In de civiele procedure dienen termijnen een van de kerndoelen van burgerlijke rechtspleging: partijen binnen een redelijke termijn definitieve zekerheid geven over hun rechtspositie. De coronacrisis dwingt tot afwijking of in ieder geval aangepaste toepassing, maar daarbij zal de redelijke termijn toch zo veel mogelijk in acht moeten worden genomen. Om zekerheid binnen een redelijke termijn te waarborgen bestaan er niet alleen rechtsmiddelentermijnen, maar gelden ook binnen de civiele procedure min of meer harde termijnen voor de te zetten processtappen, neergelegd in procesreglementen. De procesreglementen hebben gemeen dat zij voorzien in een algemene uitzonderingsbepaling waarin afgeweken kan worden indien de omstandigheden van het geval daartoe aanleiding geven. De gerechten hebben inmiddels diverse interimmaatregelen getroffen voor de omgang met termijnen tijdens de coronapandemie. Alleen urgente zittingen gaan door, in beginsel met gebruikmaking van telecommunicatiemiddelen in plaats van daadwerkelijke zittingen. Termijnen voor het verrichten van proceshandelingen en uitstel daarvoor worden soepel toegepast. Met betrekking tot rechtsmiddelentermijnen brengen de interimmaatregelen geen versoepeling met zich. Bij deze termijnen komen de zekerheids- en finaliteitsfuncties van termijnen het sterkst tot uitdrukking. Rechtsmiddelentermijnen zijn wettelijke termijnen, keihard en van openbare orde. Onder de huidige omstandigheden lijkt er geen noodzaak tot aanpassing van rechtsmiddelentermijnen. Het instellen van een rechtsmiddel kan vanwege de getroffen interim-maatregelen niet steeds onveranderd, maar vooralsnog wel onverminderd doorgang vinden. Mocht dat anders worden, en zouden de griffies bijvoorbeeld echt onbereikbaar worden, dan zou het leerstuk van de verschoonbare termijnoverschrijding of een koninklijk besluit op grond van de Noodwet rechtspleging uitkomst kunnen bieden. Vooralsnog bestaat daar geen aanleiding voor.

1. Inleiding

Op het moment van schrijven van deze bijdrage – 30 maart 2020 – is sprake van een pandemie door de uitbraak van het coronavirus, dat de ziekte COVID-19 veroorzaakt. Maatregelen om de verdere verspreiding van het virus te vertragen blijven elkaar in hoog tempo opvolgen. De maatregelen zien met name op het zo veel mogelijk beperken van menselijke contacten. In dit kader zijn ook de gerechten gesloten, net als bijvoorbeeld de horeca, scholen en landsgrenzen – beperkte uitzonderingen daargelaten.

De getroffen maatregelen hebben naast ingrijpende gevolgen voor het dagelijks leven ook gevolgen voor de procespraktijk. Hierdoor rijzen vragen als: 'Hoe kan in persoon betekend worden aan een besmet persoon, of door een deurwaarder als die de straat niet meer op mogen?', of: 'Hoe kan een stuk worden ingediend als de gerechten dicht zijn?', en 'Gelden de termijnen nog onverkort?'. In deze bijdrage gaan wij met name in op deze laatste vraag: in hoeverre is er aangepaste omgang met termijnen in de civiele rechtspraak 'in tijden van corona'?2 Voor betekeningskwesties verwijzen wij graag naar een bijdrage van Heemskerk in het Advocatenblad.3

2. Termijnen: aard & strekking

Een termijn is een begrensde tijdperiode waarin een bepaalde handeling moet zijn geschied om rechtsgevolg te hebben. Termijnen dienen rechtszekerheid en finaliteit. Is de termijn verstreken zonder dat de rechtshandeling is verricht, dan staat daarmee vast dat het rechtsgevolg niet intreedt. De hangende de termijn bestaande onzekerheid is daarmee definitief ten einde. Termijnen hebben voor het rechtszekerheidsaspect een soortgelijk karakter als vormvereisten: als een rechtshandeling niet aan het vormvereiste voldoet, treedt het rechtsgevolg niet in.4

In de civiele procedure dienen termijnen een van de kerndoelen van burgerlijke rechtspleging: partijen binnen een redelijke termijn definitieve zekerheid geven over hun rechtspositie. Afronding van civiele procedures binnen een redelijke termijn is niet alleen wenselijk maar ook vereist (artikel 6 EVRM). Om die redelijke termijn te waarborgen bestaan er naast rechtsmiddelentermijnen, ook binnen de civiele procedure min of meer harde termijnen voor de te zetten processtappen, neergelegd in procesreglementen. Die procesreglementen en hun toepassing bieden een tamelijk consistent en daarmee betrouwbaar kader. Zij hebben gemeen dat zij voorzien in een algemene uitzonderingsbepaling. In de woorden van het procesreglement van de hoven: "Indien de omstandigheden van het geval daartoe aanleiding geven, kan het hof van dit reglement afwijken."5 De coronacrisis dwingt tot afwijking of in ieder geval aanpaste toepassing, maar daarbij zal de redelijke termijn toch zo veel mogelijk in acht moeten worden gehouden.

3. Coronaregelingen in de rechtspraak

3.1 Algemeen6

Op veel plekken in het land wordt hard gewerkt aan slimme en vaak ook creatieve oplossingen om ondanks alle beperkingen de normale gang van zaken toch zo veel mogelijk doorgang te laten vinden. De rechtspraak is daar geen uitzondering op. In korte tijd zijn diverse interimregelingen tot stand gekomen. Deze vervangen de bestaande regelingen niet; eerder vormen de interimregelingen een tijdelijke aanpassing en aanvulling van regels voor de huidige situatie.

De gerechten hebben een algemene regeling getroffen en gepubliceerd op rechtspraak.nl. Die regeling komt erop neer dat vanaf 17 maart 2020 alleen 'urgente zaken' doorgang vinden. Dat zijn zaken die niet kunnen wachten omdat dat te zeer raakt aan de rechten van belanghebbenden. Schriftelijke procedures blijven zo veel mogelijk doorgang vinden; het onderscheid tussen urgente en niet-urgente zaken7 is dus vooral relevant voor zaken waarin een zitting moet plaatsvinden.

Als uitgangspunt vinden er geen zittingen plaats en is er geen fysiek contact met partijen. Zaken waarbij een zitting geen noodzaak is (bijvoorbeeld door de zitting te vervangen door 'schriftelijk pleidooi') kunnen schriftelijk en dan dus in het 'normale' tempo worden voortgezet. Verhoren vinden in beginsel telefonisch plaats, waarbij ook gebruik kan worden gemaakt van bijvoorbeeld Skype for Business. Daarmee wordt naar ons idee voldoende recht gedaan aan het onmiddellijkheidsbeginsel, althans is de mate waarin deze gang van zaken daaraan afbreuk doet, in de gegeven omstandigheden in ieder geval bij urgente zaken zonder meer gerechtvaardigd.

De loketfunctie van de centrale balies is met hun sluiting in beginsel vervallen. In uitzonderlijke gevallen kan een afspraak gemaakt worden voor het indienen van stukken waarbij dan ook ter plekke een ontvangstbevestiging kan worden gegeven of benodigde akte kan worden opgemaakt. Verder is op rechtspraak.nl een veertiental toelichtingen geplaatst waarin per gerecht rechtbank of hof wordt uitgewerkt welke handelingen de desbetreffende centrale balie nog verricht en op welke wijze communicatie daarover kan plaatsvinden.8 Opmerkelijk is dat bij hoven zonder nadere specificatie vermeld wordt dat het instellen van hoger beroep tijdelijk per e-mail kan geschieden. Dit zal alleen gelden voor verzoekschriftprocedures. Hoewel de spoed waarmee deze interimregelingen tot stand zijn gebracht weinig ruimte zal hebben gelaten voor het bereiken van uniformiteit, zou één centralebalieregeling (in plaats van veertien), of wellicht een regeling voor rechtbanken en een regeling voor hoven, met daarin zo min mogelijk afwijkingen per gerecht, de helderheid ten goede zijn gekomen.

3.2 Rechtbanken

Voor de sectoren handel en kanton is (nog) geen tijdelijk reglement opgesteld, maar zijn richtlijnen over de gang van zaken te vinden op de website van de rechtspraak. Bij de sectoren handel en kanton kunnen nieuwe zaken – zowel bij dagvaarding als bij verzoekschrift – 'normaal' worden aangebracht en ingeschreven. Vanwege de sluiting van de centrale balies zal indiening in beginsel (zie de hiervoor genoemde uitzonderingsmogelijkheid) per post moeten plaatsvinden.9 Er vinden geen mondelinge behandelingen plaats en alleen schriftelijke rolzittingen. Daardoor kan wel op de gebruikelijke wijze schriftelijk een conclusie, re- of dupliek, akte of verweerschrift worden genomen. Gebeurt dat niet binnen de reglementaire termijn, dan wordt de zaak aangehouden voor de in het procesreglement bepaalde nadere termijn in handelszaken, of voor een periode van vier weken bij kantonzaken. Het lijkt erop dat deze aanhouding in ieder geval in kantonzaken ook ongevraagd zal worden bepaald.

Voorts kan verstek worden verleend en vonnis worden bepaald in rolzaken waarin zich geen advocaat stelt. Uitspraken worden zonder publiek uitgesproken en verzonden.

Voor kortgedingen is onder verwijzing naar de algemene uitzonderingsbepaling in het gewone reglement een tijdelijke regeling vastgesteld.10 Indien sprake is van een urgente zaak ('superspoed') vindt de zitting – bij voorkeur met gebruik van telecommunicatieapparatuur – wél doorgang, tenzij partijen instemmen met een geheel schriftelijke procedure. Deze gang van zaken kan ook worden toegepast op niet-urgente zaken. Alternatief is dat de zaak feitelijk wordt aangehouden doordat er pro forma een zittingsdatum wordt bepaald.

Voor conservatoir beslag geldt dat bij de beoordeling van verzoeken de pandemie en daarmee samenhangende (economische) situatie in voorkomende gevallen wordt betrokken, en in dat kader ook om nadere motivering gevraagd kan worden.

Voor insolventiezaken is ook een tijdelijke regeling getroffen op grond van de uitzonderingsbepaling in het gewone reglement.11 Deze zaken worden als urgent beschouwd en vinden in principe doorgang, net als zaken over salarissen van curatoren en bewindvoerders. Voornoemde zaken worden in beginsel schriftelijk afgedaan.

3.3 Hoven

De zittingen bij hoven vinden geen doorgang met uitzondering van zaken waarin op korte termijn een uitspraak nodig is, zoals spoedkortgedingen en faillissementszaken. Als er een zitting plaatsvindt, gebeurt dat zo veel mogelijk via telecommunicatie. Alleen als het niet anders kan, wordt een fysieke zitting gehouden. De rol- en rekestadministratie werken zoveel mogelijk door, en er worden uitspraken gedaan.

Verder hebben de hoven op 18 maart 2020 onder verwijzing naar de algemene uitzonderingsbepaling in het gewone reglement een coronareglement ingevoerd voor civiele dagvaardingszaken, dat tot nader order geldt, en waarin een vijftal afwijkingen van het reguliere reglement is geregeld.12 Naar de tekst van dit coronareglement (zie hierna over de praktische toepassing) wordt een uitstelverzoek voor een proceshandeling, ongeacht de aard ervan, in beginsel altijd verleend. Bij bezwaar van de wederpartij beslist de rolraadsheer. Er geldt een minimumtermijn van vier weken voor alle proceshandelingen. Ook als daar niet om is gevraagd en ook als het reguliere reglement geen uitstelmogelijkheid biedt, wordt ambtshalve vier weken uitstel verleend als een proceshandeling niet wordt verricht. Verval van recht wordt niet uitgesproken. Bij inschrijving van nieuwe zaken wordt geen acht geslagen op een 'geringe overschrijding' van de termijn voor indiening van stukken ter griffie. In spoedeisende zaken (dat zal neerkomen op hetzelfde als de hiervoor genoemde 'urgente zaken') kan de rolraadsheer de afwijkingen buiten toepassing laten.

De uitstelregeling van het coronareglement geldt naar de letter voor alle proceshandelingen in civiele dagvaardingszaken. Ons is evenwel in ieder geval één geval bekend waarin de griffie van een hof mededeelde dat de versoepelde uitstelregels alleen voor memories gelden, en dat op andere termijnen het gewone regime van toepassing is. Verder berichtte de griffie van een hof zeer recent in een zaak waarin de volgende stap fourneren is: "Geen uitstel mogelijk tenzij consent/klemmende reden." Dit alles is begrijpelijk, maar in strijd met de letter van het tijdelijke reglement. Onduidelijkheid hierover is vanzelfsprekend onwenselijk.

3.4 Hoge Raad

De civiele rolraadsheer van de Hoge Raad heeft met een tweetal e-mails aan de (civiele) cassatiebalie coronaregels voor de cassatieprocedure bekendgemaakt. Wij zetten deze op hoofdlijnen uiteen en merken daarbij vooraf op dat in vorderingszaken digitaal wordt geprocedeerd bij de Hoge Raad (KEI).

Geplande rolzittingen vinden doorgang zonder publiek. Conclusies, uitspraken en berichten worden op de gebruikelijke wijze bekendgemaakt. Verzoeken om uitstel vanwege gevolgen van coronamaatregelen met instemming van de wederpartij(en) zullen in beginsel worden ingewilligd. Indien een partij zich tegen uitstel verzet, zal de rolraadsheer daarover beslissen, waarbij waar relevant rekening zal worden gehouden met genoemde gevolgen. De aldus bereikte mate van versoepeling lijkt op papier aanzienlijk maar is in wezen vrij beperkt, nu in de praktijk voorafgaand aan de pandemie ook al (naar onze opvatting terecht, en naar onze indruk zonder dat dit tot serieuze vertraging leidt) soepeler werd omgegaan met uitstelverzoeken dan de tekst van het procesreglement suggereert.13

In verzoekschriftprocedures geldt als tijdelijke noodmaatregel dat stukken digitaal kunnen worden ingediend via de digitale omgeving voor vorderingszaken, als de weg van reguliere indiening op papier vanwege de pandemie niet goed begaanbaar is. Voorts bestaat de mogelijkheid om stukken in opdracht te laten tekenen en aldus op papier te laten indienen. Ten slotte kunnen advocaten anders dan normaal per e-mail communiceren over bijvoorbeeld instructies en uitstelverzoeken.

De Hoge Raad benadrukt dat aan cassatietermijnen strikt de hand zal worden gehouden.

4. Voldoende verlichting voor eventuele termijnproblemen?

De getroffen interim-maatregelen bieden verlichting voor moeilijkheden die zich in de huidige omstandigheden met betrekking tot de gang van zaken binnen de procedure zouden kunnen voordoen.14 Urgente zittingen gaan, eventueel op alternatieve wijze, door. Termijnen voor het verrichten van proceshandelingen worden soepel toegepast. Als een partij vanwege de coronamaatregelen niet in staat is tijdig een proceshandeling te verrichten, zal in beginsel uitstel worden verleend. Dat is in lijn met de omgang met termijnen binnen de procedure in tijden zonder corona. Met termijnen binnen de procedure kan door partijen en rechter ook onder gewone omstandigheden naar bevind van zaken meer of minder soepel worden omgegaan. Partijen kunnen termijnverlenging vragen, al dan niet met instemming van de wederpartij, en de rechter kan daar het zijne van vinden. In het algemeen wordt uitstel verleend bij een redelijke onderbouwing, en in ieder geval bij klemmende redenen.

Met betrekking tot rechtsmiddelentermijnen brengen de interim-maatregelen geen versoepeling met zich. De Hoge Raad vestigt hier zelfs expliciet de aandacht op. Juist bij deze termijnen komen de zekerheids- en finaliteitsfuncties van termijnen het sterkst tot uitdrukking. Is de termijn om een rechtsmiddel in te stellen ongebruikt verstreken, dan is daarmee de aan te vallen uitspraak definitief. Rechtsmiddelentermijnen zijn keihard en van openbare orde: de wettelijke valbijl is onverbiddelijk, ook al is de wederpartij graag bereid medewerking te verlenen aan termijnverlenging.15

Rechtsmiddelentermijnen zijn wettelijke termijnen; generieke versoepeling zou dan ook alleen via wetgeving tot stand kunnen worden gebracht. Anders dan in bijvoorbeeld Italië, waar tal van termijnen, ook rechtsmiddelentermijnen, door generieke wetgeving zijn geschorst van (thans) 19 maart tot 15 april 2020,16 is dit in Nederland niet aan de orde. Interessant is wel dat een dergelijke maatregel vrij gemakkelijk zou kunnen worden getroffen. Er bestaat een Noodwet rechtspleging17 die bij koninklijk besluit, op voordracht van de minister-president in werking kan worden gesteld (artikel 1 lid 1). Artikel 13 van die wet bepaalt dat de Minister van Veiligheid en Justitie kan bepalen, dat de rechter in burgerlijke en strafzaken wettelijke voorschriften betreffende termijnen en vormen buiten beschouwing kan laten indien deze ten gevolge van de buitengewone omstandigheden in redelijkheid niet in acht konden of kunnen worden genomen.

In het licht van de omstandigheden lijkt er geen noodzaak te zijn om naar dit zware middel te grijpen.18 Het instellen van een rechtsmiddel geschiedt via exploot, verzoekschrift of (bij civiele cassatie) het uploaden van een procesinleiding. Deze handelingen kunnen in beginsel19 weliswaar niet onveranderd maar wel onverminderd worden uitgevoerd.

Denkbaar is dat het leerstuk van de verschoonbare termijnoverschrijding in voorkomende gevallen toepassing kan vinden. Bij het aannemen van verschoonbare termijnoverschrijding pleegt de grootst mogelijke terughoudendheid te worden betracht.20 Buruma oppert dat er in deze tijd op dit punt iets meer ruimhartigheid zou kunnen worden betracht,21 maar het is voor de civiele rechtspleging nog niet makkelijk een geval te bedenken waar dat juist in de huidige omstandigheden passend is. Het belangrijkste erkende geval van verschoonbare termijnoverschrijding is een apparaatsfout die door de belanghebbende niet hoefde te worden onderkend, bijvoorbeeld het eerder geven van een beschikking dan het aangekondigde moment zonder hierover te communiceren.22 In een dergelijk geval wordt een aanvullende termijn van 14 dagen toegekend voor het alsnog indienen van het rechtsmiddel. Het is denkbaar ook van verschoonbaarheid te spreken indien het instellen van een rechtsmiddel verhinderd wordt door systeemblokkades, zoals onbereikbaarheid van griffies. Gelet op het voorafgaande lijkt dit vooralsnog niet meer dan een theoretische mogelijkheid.

5. Conclusie

Zowel de soepelheid waarmee actoren met de regels en uitzonderingen daarop kunnen omgaan als de bijzondere regels en reglementen bieden voldoende ruimte om het hoofd te bieden aan eventuele problemen die de coronacrisis voor de omgang met termijnen in civiele procedures oplevert. De praktijk lijkt nu al te leren dat veel procedurestappen, zo nodig in aangepaste vorm, 'gewoon' kunnen worden gezet. Aanbeveling verdient wel dat letter en toepassing van tijdelijke reglementen waar nodig nader met elkaar in overeenstemming worden gebracht, om misverstanden en rechtsonzekerheid te voorkomen. En misschien kan uit dit alles nog iets goeds komen. Zo kan met name de versoepelde wijze waarop in deze tijden met telecommunicatie wordt omgegaan dienen tot inspiratie voor een definitief afscheid van archaïsche praktijken.

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.