Bijlage II Grondstoffenbenchmarks

1

a)

alle criteria en procedures die worden gebruikt voor de ontwikkeling van de benchmark, met inbegrip van hoe de beheerder inputgegevens gebruikt, waaronder het specifieke volume, voltooide en gerapporteerde transacties, biedingen, aanbiedingen en andere marktinformatie bij zijn beoordeling of tijdsperioden of momenten van beoordelingen, waarom een specifieke referentie-eenheid wordt gebruikt, hoe de beheerder dergelijke inputgegevens verzamelt, de richtsnoeren die van toepassing zijn op de uitoefening van beoordelingsvrijheid door beoordelaars en andere informatie, zoals veronderstellingen, modellen of extrapolatie vanuit verzamelde gegevens die worden meegenomen bij het opstellen van een beoordeling;

b)

de procedures en praktijken die zijn ontworpen om de consistentie te waarborgen tussen de beoordelaars die hun oordeel vellen;

c)

het relatieve belang dat wordt toegekend aan elk criterium dat wordt gebruikt bij de benchmarkberekening, in het bijzonder het type gebruikte inputgegevens en het type criterium gebruikt voor het geven van een oordeel om zo de kwaliteit en integriteit van de benchmarkberekening te waarborgen;

d)

criteria die het minimale aantal benodigde transactiegegevens vaststellen voor een specifieke benchmarkberekening. Indien niet in een dergelijke drempel wordt voorzien, worden de redenen toegelicht waarom een dergelijke minimumdrempel niet is vastgesteld en wordt uiteengezet welke procedures moeten worden gebruikt wanneer er geen transactiegegevens zijn;

e)

criteria die betrekking hebben op de beoordelingsperioden waarin de ingediende gegevens onder de aanbevolen drempel van transactiegegevens voor de methodologie of de vereiste kwaliteitsnormen van de beheerder vallen, met inbegrip van alternatieve methoden voor de beoordeling, waaronder theoretische ramingsmodellen. Die criteria verhelderen de te gebruiken procedures wanneer er geen transactiegegevens bestaan;

f)

criteria voor de tijdigheid van de aanlevering van inputgegevens en de middelen voor dergelijke aanleveringen van inputgegevens op elektronische wijze, per telefoon of anderszins;

g)

criteria en procedures met betrekking tot beoordelingsperioden waarin een of meer contribuanten inputgegevens indienen die een aanzienlijk deel vormen van het totaal aan inputgegevens voor die benchmark. De beheerder definieert tevens in die criteria en procedures wat een aanzienlijk deel vormt van elke benchmarkberekening;

h)

criteria volgens welke transactiegegevens mogen worden uitgesloten van een benchmarkberekening.

2

3

a)

de achterliggende redenen voor het volgen van een bepaalde methodologie, met inbegrip van technieken voor prijsaanpassing en een rechtvaardiging waarom een tijdsperiode of tijdsbestek waarin de inputgegevens worden aanvaard, een betrouwbare indicator is voor fysieke marktwaarden;

b)

de procedure voor interne evaluatie en goedkeuring van een bepaalde methodologie, evenals de frequentie van die evaluatie;

c)

de procedure voor externe evaluatie van een bepaalde methodologie, met inbegrip van procedures voor het bereiken van marktacceptatie van de methodologie door middel van raadpleging van gebruikers over belangrijke wijzigingen aan het benchmarkberekeningsproces.

4

a)

voorafgaande kennisgeving met een duidelijk tijdschema waardoor gebruikers voldoende mogelijkheden hebben om de gevolgen van dergelijke voorgestelde wijzigingen te analyseren en te becommentariëren, gelet op de berekening van de algemene omstandigheden door de beheerder;

b)

voor opmerkingen van gebruikers en de reactie van de beheerder op deze opmerkingen, het beschikbaar maken voor alle marktgebruikers na een bepaalde raadplegingsperiode, tenzij degene die de opmerking indiende, verzocht om vertrouwelijkheid.

5

6

a)

specificeert de criteria ter omschrijving van de fysieke grondstof die het voorwerp vormt van een bepaalde methodologie;

b)

verleent prioriteit aan inputgegevens volgens onderstaande volgorde, wanneer die overeenkomt met zijn methodologieën:

i)

gesloten en gerapporteerde transacties,

ii)

biedingen en aanbiedingen,

iii)

overige informatie.

Indien geen voorrang wordt gegeven aan gesloten en gerapporteerde transacties, moeten de redenen worden uiteengezet, zoals vereist in punt 7, onder b);

c)

neemt voldoende maatregelen die zijn ontworpen om gebruik te maken van ingediende inputgegevens die worden meegenomen bij de benchmarkberekening en die te goeder trouw zijn, wat inhoudt dat de partijen die de inputgegevens hebben ingediend, transacties hebben uitgevoerd of bereid zijn die uit te voeren waarmee dergelijke inputgegevens kunnen worden gegenereerd en de voltooide transacties werden uitgevoerd op armlengte afstand van elkaar, en er moet bijzondere aandacht worden besteed aan transacties tussen filialen;

d)

stelt procedures in en gebruikt deze voor de identificatie van afwijkende of verdachte transactiegegevens en houdt registers bij van besluiten om transactiegegevens uit te sluiten van het benchmarkberekeningsproces van de beheerder;

e)

stimuleert contribuanten om al hun inputgegevens in te dienen die vallen onder de criteria van de beheerder voor die berekening. Beheerders streven ernaar, voor zover zij daartoe in staat zijn en zulks redelijk is, te waarborgen dat ingediende inputgegevens representatief zijn voor de werkelijk voltooide transacties van de contribuant, en

f)

gebruikt een systeem van passende maatregelen om ervoor te zorgen dat contribuanten voldoen aan de toepasselijke kwaliteits- en integriteitsnormen van de beheerder voor inputgegevens.

7

a)

een bondige samenvatting die volstaat om het voor een abonnee of bevoegde autoriteit van een benchmark mogelijk te maken te begrijpen hoe de berekening werd ontwikkeld, met inbegrip van ten minste de omvang en liquiditeit van de beoordeelde fysieke markt (zoals het aantal en het volume van ingediende transacties), het bereik en het gemiddelde volume en het bereik en gemiddelde van de prijs en indicatieve percentages van elk type inputgegevens dat bij de berekening wordt betrokken; termen die verwijzen naar de prijsstellingsmethodologie worden opgenomen, zoals ‘op basis van transactie’, ‘op basis van spreiding’ of ‘geïnterpoleerd/geëxtrapoleerd’, en

b)

een bondige toelichting op de mate waarin en de basis waarop een beoordeling met inbegrip van de uitsluiting van gegevens, die anderszins voldoen aan de vereisten van de relevante methodologie voor die berekening, waarbij prijzen worden gebaseerd op spreiding of interpolatie, extrapolatie of het wegen van biedingen en aanbiedingen die hoger zijn dan de voltooide transacties, indien aanwezig, die zijn gebruikt bij de berekening.

8

a)

de criteria specificeren die definiëren wie inputgegevens mag indienen bij de beheerder;

b)

beschikken over kwaliteitscontroleprocedures ter evaluatie van de identiteit van een contribuant en iedere indiener die rapporteert over inputgegevens en de toestemming van die indiener om te rapporteren over inputgegevens namens een contribuant;

c)

de criteria specificeren die worden toegepast op werknemers van een contribuant die namens een contribuant inputgegevens mogen indienen bij een beheerder; contribuanten aansporen om transactiegegevens in te dienen vanuit backofficefuncties en bevestigende gegevens zoeken via andere bronnen indien transactiegegevens direct van een handelaar worden ontvangen, en

d)

interne controles en schriftelijke procedures ten uitvoer leggen om communicatie te identificeren tussen contribuanten en beoordelaars die een berekening proberen te beïnvloeden ten gunste van een handelspositie (van de contribuant, zijn medewerkers of een derde), proberen een beoordelaar zo ver te krijgen dat hij de voorschriften of richtsnoeren van de beheerder overtreedt of contribuanten identificeert om hen te betrekken bij een patroon van indiening van afwijkende of verdachte transactiegegevens. Die procedures omvatten zo veel mogelijk de verstrekking voor escalatie van het onderzoek door de beheerder binnen de onderneming van de contribuant. Controles omvatten de kruiscontrole van marktindicatoren om ingediende informatie te valideren.

9

a)

het vaststellen van en beschikken over expliciete interne voorschriften en richtsnoeren voor de selectie van beoordelaars, met inbegrip van hun minimale opleidingsniveau, ervaring en vaardigheden, evenals het proces voor periodieke evaluatie van hun competenties;

b)

het invoeren van regelingen om te verzekeren dat berekeningen op een consistente en regelmatige basis kunnen worden gemaakt;

c)

het bijhouden van continuïteit en de planning van opvolging met betrekking tot de beoordelaars om te waarborgen dat berekeningen op consistente wijze worden gemaakt door medewerkers die beschikken over de relevante deskundigheidsniveaus, en

d)

het instellen van interne controleprocedures om de integriteit en betrouwbaarheid van berekeningen te waarborgen. Die interne controles en procedures omvatten ten minste het voortdurende toezicht op beoordelaars om ervoor te zorgen dat de methodologie op de juiste wijze is toegepast, en procedures voor interne aftekening door een controleur voorafgaand aan vrijgave van benchmarks voor verspreiding op de markt.

10

a)

alle inputgegevens;

b)

de beoordelingen die zijn uitgevoerd door beoordelaars bij het bereiken van de benchmarkberekening;

c)

of een berekening een bepaalde transactie heeft uitgesloten, die anderszins wel voldeed aan de vereisten van de relevante methodologie voor die berekening, en de achterliggende redenen hiervoor;

d)

de identiteit van elke beoordelaar en van andere personen die de informatie onder a), b) of c), hebben ingediend of anderszins hebben gegenereerd.

11

12

a)

waarborgen dat benchmarkberekeningen niet worden beïnvloed door het bestaan van, of het mogelijke ontstaan van, een commerciële of persoonlijke bedrijfsrelatie of belang tussen de beheerder en zijn dochterondernemingen, personeel, klanten, marktdeelnemers of aan hem verbonden personen;

b)

waarborgen dat de persoonlijke belangen en zakelijke relaties van het personeel van de beheerder niet worden toegestaan om de functies van de beheerder in gevaar te brengen, met inbegrip van detachering, reizen en aanvaarding van amusement, geschenken en gastvrijheid die worden verstrekt door de klanten van de beheerder of andere marktdeelnemers op de grondstoffenmarkt;

c)

met betrekking tot vastgestelde conflicten, waarborgen dat de functies bij de beheerder afzonderlijk zijn gescheiden door middel van toezicht, compensatie, systeemtoegang en informatiestromen;

d)

beschermen de vertrouwelijkheid van de informatie ingediend bij of vastgesteld door de beheerder, onder voorbehoud van bekendmakingsverplichtingen van de beheerder;

e)

verbieden managers, beoordelaars en andere medewerkers van de beheerder om bij te dragen aan de benchmarkberekening door deel te nemen aan biedingen, aanbiedingen en handel op persoonlijke titel of namens marktdeelnemers, en

f)

op doeltreffende wijze vastgestelde belangenconflicten aanpakken die kunnen bestaan tussen het aanbieden van een benchmark (met inbegrip van alle werknemers die bevoegd zijn om berekeningen uit te voeren of daaraan op een andere wijze deelnemen) en andere zakelijke activiteiten van de beheerder.

13

14

a)

dat de beheerder op bevredigende wijze de vereisten van deze verordening ten uitvoer legt, en

b)

dat verantwoordelijkheden duidelijk zijn gedefinieerd en geen conflict of de schijn van een conflict opleveren.

15

16

a)

benchmarkabonnees klachten kunnen indienen over de vraag of een bepaalde benchmarkberekening representatief is voor de marktwaarde, over voorgestelde wijzigingen in de benchmarkberekening, toepassingen van de methodologie in verband met een specifieke benchmarkberekening en andere redactionele besluiten in verband met de benchmarkberekeningsprocessen;

b)

er is een doelstellingenrooster beschikbaar voor de afhandeling van klachten;

c)

formele klachten die worden ingediend tegen de beheerder en zijn medewerkers worden tijdig en eerlijk onderzocht door de beheerder;

d)

het onderzoek wordt onafhankelijk van personeel dat betrokken kan zijn geweest bij het voorwerp van de klacht, uitgevoerd;

e)

de beheerder streeft ernaar het onderzoek zo snel mogelijk af te ronden;

f)

de beheerder informeert de klager en eventuele andere betrokkenen schriftelijk over de uitkomst van het onderzoek binnen een redelijke periode;

g)

er kan een beroep worden ingesteld bij een onafhankelijke door de beheerder benoemde derde indien een klager niet tevreden is met de manier waarop een klacht is afgehandeld door de betrokken beheerder of het besluit van de beheerder in die situatie binnen zes maanden na de datum van de aanvankelijke klacht, en

h)

alle documenten met betrekking tot een klacht, met inbegrip van die welke door de klager zijn ingediend, evenals de registers van de beheerder zelf, worden minstens vijf jaar bijgehouden.

17

18