Voorschrift 5.2.2 — Klachtenafhandelingsprocedures aan wal voor zeevarenden

Elk Lid garandeert dat zeevarenden aan boord van schepen die een haven aandoen binnen het grondgebied van dat Lid die aanvoeren dat de vereisten van dit Verdrag (met inbegrip van de rechten van zeevarenden) geschonden worden, het recht hebben een dergelijke klacht te melden met het oogmerk een snelle en praktische oplossing ervan te bevorderen.

Een klacht van een zeevarende betreffende een vermoedelijke schending van de vereisten van dit Verdrag (met inbegrip van de rechten van zeevarenden) kan worden gemeld bij een bevoegde functionaris in de haven waarin het schip van de zeevarende is aangelopen. In dergelijke gevallen stelt de bevoegde functionaris een eerste onderzoek in.

In voorkomend geval moet bij het eerste onderzoek, afhankelijk van de aard van de klacht, worden gekeken of de in voorschrift 5.1.5 voorziene klachtenprocedures aan boord zijn gevolgd. De bevoegde functionaris mag ook een uitgebreide inspectie verrichten overeenkomstig norm A5.2.1.

De bevoegde functionaris streeft er naar, om indien mogelijk, dat een oplossing van de klacht aan boord van het schip zelf gevonden wordt.

In het geval dat het onderzoek of de inspectie waarin deze norm voorziet een tekortkoming aan het licht brengt die valt binnen de reikwijdte van het zesde lid van norm A5.2.1, worden de bepalingen van dat lid toegepast.

Wanneer de bepalingen van het vierde lid van deze norm niet van toepassing zijn, en de klacht niet aan boord van het schip zelf is opgelost, stelt de bevoegde functionaris de vlaggenstaat hiervan onverwijld in kennis, met een verzoek om zowel advies als een actieplan voor corrigerende maatregelen binnen een vastgestelde termijn.

Wanneer de klacht niet is opgelost nadat de in het vijfde lid van deze norm genoemde maatregelen zijn getroffen, zendt de havenstaat een afschrift van het rapport van de bevoegde functionaris naar de Directeur-Generaal. Het rapport moet zijn voorzien van eventueel van de bevoegde autoriteit van de vlaggenstaat binnen de voorgeschreven termijn ontvangen antwoorden. De desbetreffende organisaties van reders en zeevarenden in de havenstaat moeten dienovereenkomstig op de hoogte worden gebracht. Daarnaast moet de havenstaat regelmatig statistieken en informatie met betrekking tot klachten die zijn opgelost aan de Directeur-Generaal voorleggen. In beide gevallen wordt deze informatie verstrekt zodat, op basis van de nodig en passend geachte maatregelen, een register van deze informatie wordt bijgehouden en onder de aandacht van de partijen wordt gebracht, met inbegrip van organisaties van reders en zeevarenden, die mogelijk gebruik willen maken van de desbetreffende beroepsprocedures.

De nodige stappen moeten worden genomen om de vertrouwelijkheid van de door zeevarenden ingediende klachten te waarborgen.

Wanneer een in norm A5.2.2 bedoelde klacht door een bevoegde functionaris in behandeling wordt genomen, zou de functionaris eerst moeten controleren of de klacht van algemene aard is en alle zeevarenden op het schip aangaat dan wel een groep van hen of dat de klacht uitsluitend betrekking heeft op het individuele geval van de betreffende zeevarende.

Indien de klacht van algemene aard is, zou moeten worden overwogen een uitgebreide inspectie in overeenstemming met norm A5.2.1 uit te voeren.

Indien de klacht betrekking heeft op een individueel geval, zouden de resultaten van eventuele klachtenprocedures aan boord voor de oplossing van de desbetreffende klacht moeten worden bestudeerd. Indien dergelijke procedures niet zijn toegepast, zou de bevoegde functionaris moeten voorstellen dat de indiener van de klacht van dergelijke beschikbare procedures gebruik maakt. Er zouden goede redenen moeten zijn om een klacht in behandeling te nemen voordat klachtenprocedures aan boord zijn toegepast. Redenen zouden kunnen zijn de slechte of onnodig trage werking van de interne procedures of angst bij de klager voor represailles naar aanleiding van indiening van een klacht.

Bij elk onderzoek naar een klacht zou de bevoegde functionaris de kapitein, de reder en eventuele andere bij de klacht betrokken personen naar behoren in de gelegenheid moeten stellen hun standpunt bekend te maken.

In het geval dat de vlaggenstaat, in antwoord op de kennisgeving door de havenstaat in overeenstemming met het vijfde lid van norm A5.2.2, aangeeft dat zij de zaak ter hand neemt, en zij hiertoe over doeltreffende procedures beschikt en een aanvaardbaar actieplan heeft ingediend, kan de bevoegde functionaris afzien van verdere bemoeienis met de klacht.