Artikel 32 Kantoorhandboek

Geldend

Documentgegevens:

Redactionele toelichting: De datum van afkondiging en de datum van inwerkingtreding is de datum van de Staatscourant. Oorspronkelijke datum van afkondiging: 01-12-2014. Oorspronkelijke datum van inwerkingtreding: 01-01-2015.
Bronpublicatie:: 04-02-2022, Stcrt. 2022, 744 (uitgifte: 04-02-2022, kamerstukken/regelingnummer: -)
Inwerkingtreding: 04-02-2022
Bronpublicatie inwerkingtreding:: 04-02-2022, Stcrt. 2022, 744 (uitgifte: 04-02-2022, kamerstukken/regelingnummer: -)
Vakgebied(en): Juridische beroepen / Advocaat

De advocaat beschrijft, op grond van artikel 6.4 van de Verordening, ten minste de volgende aspecten:

a.

de vakbekwaamheid:

i.: hoe de advocaat of het kantoor aandacht besteedt aan vakbekwaamheid van de advocaten;

b.

de kantoororganisatie:

i.: welke gemachtigden binnen het kantoor over een authenticatiemiddel beschikken en hoe met de advocatenpas en het authenticatiemiddel moet worden omgegaan bij verlies, vermissing of beschadiging van het authenticatiemiddel of de advocatenpas;
ii.: hoe en bij wie de beroepsaansprakelijkheid is verzekerd;
iii.: of en zo ja op welke wijze met cliënten overeengekomen is dat de beroepsaansprakelijkheid is beperkt conform artikel 6.26 van de Verordening, en op welke wijze dat anderszins bekendgemaakt wordt;
iv.: welke procedures gelden met betrekking tot het verrichten of aanvaarden van betalingen, waaronder contante betalingen en de procedures met betrekking tot het in ontvangst nemen van waardepapieren en kostbaarheden;

c.

de administratie:

i.: op welke wijze de advocaat uitvoering geeft aan de artikelen 2:10 en 3:15a van het BW en artikel 6.5 van de Verordening, indien en voor zover deze op hem van toepassing zijn;
ii.: de wijze waarop de advocaat, respectievelijk het kantoor, zorg draagt dat de administratieve gegevens over de zaak zodanig worden beheerd dat zij snel te vinden zijn en voor de uitoefening van het beroep relevante informatie bevatten;
iii.: de wijze waarop de advocaat de administratie heeft ingericht zodat daaruit blijkt dat hij voldoet aan het bepaalde in de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme;

d.

derdengelden:

i.: welke stichting tot zijn beschikking staat;
ii.: welke procedures gelden met betrekking tot derdengelden;
iii.: of de stichting een bankrekening heeft en zo ja, wat het nummer daarvan is;
iv.: of, en zo ja, welk bankrekeningnummer op het briefpapier wordt vermeld;

e.

de Wet ter voorkoming witwassen en financiering terrorisme;

i.: of het kantoor diensten aanbiedt die vallen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering terrorisme en, zo ja,
ii.: welke procedures het kantoor heeft met betrekking tot de identificatie van de cliënt en eventuele tussenperso(o)n(en), het aanvaarden van opdrachten en het melden van ongebruikelijke transacties;
iii.: hoe het kantoor waarborgt dat de advocaat en andere medewerkers goed geïnformeerd zijn over de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering terrorisme en de procedures, bedoeld in dit onderdeel, punt ii.

f.

het dossier- en zaaksbeheer:

i.: de wijze waarop de advocaat de dossiers beheert;
ii.: de wijze waarop de advocaat zijn bereikbaarheid heeft afgestemd op de verwachtingen van de cliënt en gegeven de rechtspraktijk die de advocaat uitoefent;
iii.: de wijze waarop de advocaat zich inspant de zaak tijdig af te handelen en waarborgt dat termijnen niet worden overschreden;
iv.: de wijze waarop de advocaat bij zijn afwezigheid zorgt voor een goede vervanging door een advocaat of voor overdracht van een dossier;
v.: de wijze waarop de advocaat zorg draagt voor een zorgvuldige afsluiting en archivering van het dossier;

g.

informatiemanagement:

i.: de wijze waarop – voor zover van toepassing – het informatiemanagement wordt toegepast ten aanzien van e-mails, de kantoorwebsite en de bescherming van persoonsgegevens;

h.

risicomanagement:

i.: de wijze waarop de risicoanalyse en het melden van risico’s plaatsvindt en wat de procedures zijn;
ii.: welk werk een kantoor niet zal verrichten in verband met de voor het kantoor niet-aanvaardbare risico’s;
iii.: een overzicht van de algemene risico’s en oorzaken van claims in relatie tot de gebieden waarop het kantoor werkzaam is; en
iv.: een instructie voor werkzaamheden die wel worden verricht hoewel ze een hoger dan normaal risico voor het kantoor met zich meebrengen, inclusief afwijkend toezicht en meldplicht;

i.

relatie met de cliënt:

i.: op welke wijze de advocaat zich vergewist van de identiteit van de cliënt en de wettigheid van de opdracht conform de artikelen 7.1 en 7.2 van de Verordening en deze zo nodig weigert conform artikel 7.3 van de Verordening;
ii.: op welke wijze de opdracht wordt bevestigd en wat gebruikelijk in de opdrachtbevestiging is opgenomen;
iii.: de wijze waarop de advocaat tijdens het eerste contact met de cliënt vaststelt wat de aard en omvang van de zaak is en, indien mogelijk, een inschatting van de haalbaarheid maakt van hetgeen de cliënt verlangt;
iv.: de wijze waarop de advocaat bij aanvang de financiële consequenties met de cliënt bespreekt, zodat de cliënt zich bewust is van de consequenties van het geven van de opdracht;
v.: de wijze waarop de advocaat de vertrouwelijkheid van gegevens omtrent zijn cliënt en de aan hem toevertrouwde zaken waarborgt;
vi.: de wijze waarop de advocaat de cliënt, gevraagd en ongevraagd, tijdig voorziet van alle voor de cliënt belangrijke (financiële) informatie;
vii.: de wijze waarop de advocaat de kwaliteit van de ingeschakelde derden waarborgt en de cliënt van de inschakeling van tevoren op de hoogte brengt;
viii.: de wijze waarop de advocaat het oordeel van cliënten bij het verbeteren van zijn dienstverlening betrekt;

j.

belangenverstrengeling

i.: de wijze waarop belangenverstrengeling wordt geïdentificeerd en hoe wordt opgetreden als hiervan sprake is.