Artikel 111 Klachtenmechanisme

Het Agentschap neemt in samenwerking met de grondrechtenfunctionaris de nodige maatregelen om overeenkomstig dit artikel een onafhankelijk en doeltreffend klachtenmechanisme in te stellen en verder te ontwikkelen teneinde de eerbiediging van de grondrechten bij alle activiteiten van het Agentschap te monitoren en te waarborgen.

Iedere persoon die rechtstreeks de gevolgen ondervindt van de acties of het gebrek daaraan van het personeel dat betrokken is bij een gezamenlijke operatie, proefproject, snelle grensinterventie, de inzet van een ondersteuningsteam voor migratiebeheer, een terugkeeroperatie, terugkeerinterventie of een operationele actie van het Agentschap in een derde land, en van mening is dat met deze acties of het gebrek daaraan zijn grondrechten zijn geschonden, of iedere partij die een dergelijke persoon vertegenwoordigt, kan schriftelijk een klacht indienen bij het Agentschap.

Alleen klachten die voldoende gemotiveerd zijn en verband houden met concrete schendingen van de grondrechten zijn ontvankelijk.

De grondrechtenfunctionaris wordt belast met de behandeling van door het Agentschap ontvangen klachten overeenkomstig het recht op behoorlijk bestuur. Daartoe onderzoekt de grondrechtenfunctionaris de ontvankelijkheid van een klacht, registreert hij ontvankelijke klachten, zendt hij alle geregistreerde klachten door aan de uitvoerend directeur, zendt klachten betreffende teamleden door aan de lidstaat van herkomst, met inbegrip van de desbetreffende autoriteit of instantie die bevoegd is voor grondrechten in een lidstaat om in overeenstemming met haar mandaat verdere stappen te ondernemen. De grondrechtenfunctionaris registreert en waarborgt ook de follow-up door het Agentschap of die lidstaat.

Overeenkomstig het recht op behoorlijk bestuur worden de klagers, wanneer hun klacht ontvankelijk is, ervan in kennis gesteld dat de klacht is geregistreerd, dat een beoordeling is gestart en dat zij een antwoord mogen verwachten zodra dit beschikbaar is. Als een klacht naar de nationale autoriteiten of organen wordt doorgestuurd, worden hun contactgegevens aan de klager meegedeeld. Als een klacht niet-ontvankelijk wordt verklaard, wordt de klager in kennis gesteld van de redenen daarvoor en wordt hij, indien mogelijk, gewezen op verdere mogelijkheden om verhaal te zoeken.

Het Agentschap voorziet in een passende procedure indien een klacht niet-ontvankelijk of ongegrond is verklaard.

Elk besluit wordt schriftelijk en onderbouwd overgelegd. De grondrechtenfunctionaris herbeoordeelt de klacht indien de klager nieuwe bewijsstukken overlegt in gevallen waarin de klacht als niet-ontvankelijk of ongegrond was verklaard.

Wanneer een klacht met betrekking tot een personeelslid van het Agentschap wordt geregistreerd, beveelt de grondrechtenfunctionaris de uitvoerend directeur een passende follow-up aan, met inbegrip van disciplinaire maatregelen en, indien nodig, het inleiden van burgerrechtelijke of strafrechtelijke procedures in overeenstemming met deze verordening en het nationaal recht. De uitvoerend directeur zorgt voor passende follow-up en brengt binnen een bepaalde termijn, en vervolgens, indien nodig, op regelmatige tijdstippen, aan de grondrechtenfunctionaris verslag uit over de bevindingen, de tenuitvoerlegging van disciplinaire maatregelen en de follow-up die het Agentschap aan de klacht heeft gegeven.

Wanneer een klacht betrekking heeft op gegevensbescherming, raadpleegt de uitvoerend directeur de functionaris voor gegevensbescherming van het Agentschap alvorens over de klacht te beslissen. De grondrechtenfunctionaris en de functionaris voor gegevensbescherming stellen een schriftelijk memorandum van overeenstemming op met daarin hun taakverdeling en samenwerking met betrekking tot ontvangen klachten.

In het geval van een geregistreerde klacht met betrekking tot een teamlid van een ontvangende lidstaat of een andere deelnemende lidstaat, daaronder ook begrepen een gedetacheerd teamlid of een gedetacheerde nationale deskundige, zorgt de lidstaat van herkomst voor passende follow-up, met inbegrip van disciplinaire maatregelen, het inleiden van burgerrechtelijke of strafrechtelijke procedures, waar nodig, en andere maatregelen overeenkomstig het nationaal recht. De betrokken lidstaat brengt binnen een bepaalde termijn en vervolgens, indien nodig, op regelmatige tijdstippen aan de grondrechtenfunctionaris verslag uit over de bevindingen en de follow-up die aan de klacht zijn gegeven. Het Agentschap volgt de kwestie op wanneer van de betrokken lidstaat geen verslag is ontvangen.

Als de lidstaat in kwestie binnen de gestelde termijn niets van zich laat horen of een onduidelijk antwoord geeft, stelt de grondrechtenfunctionaris de uitvoerend directeur en de raad van bestuur hiervan op de hoogte.

Wanneer wordt vastgesteld dat een teamlid de grondrechten of internationale verplichtingen op het gebied van bescherming heeft geschonden, verzoekt het Agentschap de lidstaat dat lid onmiddellijk uit te sluiten van de activiteiten van het Agentschap of het permanente korps.

Overeenkomstig artikel 109, lid 4, neemt de grondrechtenfunctionaris in zijn jaarverslag informatie op over het klachtenmechanisme, met inbegrip van specifieke verwijzingen naar de bevindingen van het Agentschap en de lidstaten en de follow-up die aan de klachten is gegeven.

De grondrechtenfunctionaris stelt, in overeenstemming met de leden 1 tot en met 9, na raadpleging van het adviesforum een standaardformulier voor klachten op, waarin wordt gevraagd naar nauwkeurige en specifieke informatie met betrekking tot de vermeende schending van de grondrechten. Zo nodig stelt de grondrechtenfunctionaris aanvullende gedetailleerde regels op. De grondrechtenfunctionaris dient het formulier en de eventuele aanvullende gedetailleerde regels in bij de uitvoerend directeur en de raad van bestuur.

Het Agentschap zorgt ervoor dat informatie over de mogelijkheid en de procedure om een klacht in te dienen, gemakkelijk beschikbaar is, ook voor kwetsbare personen. Het standaardklachtenformulier wordt beschikbaar gesteld op de website van het Agentschap en op papier tijdens alle activiteiten van het Agentschap, in talen die onderdanen van derde landen begrijpen of waarvan redelijkerwijs mag worden aangenomen dat ze die begrijpen. Het standaardklachtenformulier is goed toegankelijk, ook op mobiele apparaten. Het Agentschap zorgt ervoor dat aan klagers nader advies en verdere bijstand wordt verleend met betrekking tot de klachtenprocedure. De grondrechtenfunctionaris onderzoekt klachten ook wanneer deze niet via het standaardformulier zijn ingediend.

Alle persoonsgegevens die in een klacht worden vermeld, worden door het Agentschap, met inbegrip van de grondrechtenfunctionaris, behandeld en verwerkt overeenkomstig Verordening (EU) 2018/1725 en door de lidstaten overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 en Richtlijn (EU) 2016/680.

Als een klager een klacht indient, wordt hij verondersteld in te stemmen met de verwerking van zijn persoonsgegevens door het Agentschap en de grondrechtenfunctionaris in de zin van artikel 5, lid 1, onder d), van Verordening (EU) 2018/1725.

Om de belangen van klagers te waarborgen, worden klachten vertrouwelijk behandeld door de grondrechtenfunctionaris, in overeenstemming met het nationale en het Unierecht, tenzij de klager expliciet afstand doet van zijn recht op vertrouwelijke behandeling. Wanneer een klager afstand doet van zijn recht op vertrouwelijke behandeling, wordt aangenomen dat hij ermee instemt dat de grondrechtenfunctionaris of het Agentschap in het kader van de klacht zijn identiteit bekendmaakt aan de bevoegde autoriteiten of organen, indien nodig.