Rb. Den Haag, 22-04-2015, nr. C-09-482770 KG ZA 15-192

Gedaagde is in mei 2014 een Europese openbare aanbesteding gestart voor de opdracht “Module Revolverende Instrumenten”. Het doel van deze aanbesteding was het verwerven van een (geautomatiseerde) informatievoorziening ter ondersteuning van de uitvoering van financiële instrumenten waar kredieten, garanties en risicodragend kapitaal onderdeel van uitmaken.

Gedaagde heeft op 23 mei 2014 ten behoeve van deze aanbesteding een beschrijvend document gepubliceerd (hierna: het beschrijvend document). Hierin staat, voor zover thans relevant, vermeld:

“(…)

4 Procedurele bepalingen en voorschriften

(…)

Vorm en inhoud van de inschrijving

(…)

De inschrijving dient volledig te zijn, dat wil zeggen alle gevraagde bijlagen en overig gevraagde informatie dienen te zijn bijgesloten.

(…)

Juistheid en volledigheid van de geleverde informatie

Door het indienen van een inschrijving geeft inschrijver aan borg te staan voor de juistheid en volledigheid van alle door hem overgelegde gegevens en verklaringen.

Het risico van het ontbreken van informatie en/of antwoorden en/of van het verstrekken van onjuiste informatie berust volledig bij inschrijver. Afhankelijk van de aard van de omissie of onjuistheid kan dit leiden tot uitsluiting of puntenverlies. (…)

(…)

6 Programma van eisen en wensen

Algemeen

In dit hoofdstuk zijn de eisen en wensen opgenomen die de aanbestedende dienst stelt aan de gevraagde oplossing en aan de prijsstelling. (…)

Het niet voldoen aan een of meerdere eisen betekent uitsluiting van verdere beoordeling en de inschrijving valt in dat geval af.

Van de geformuleerde wensen zal conform het bepaalde in hoofdstuk 3 worden beoordeeld in hoeverre u voldoet aan deze wensen. Voor elke wens zullen punten worden toegekend. (…)

(…)

Plan van Aanpak

U wordt verzocht een beknopt plan van aanpak op te stellen voor de implementatie van de door u voorgestelde softwareoplossing binnen RVO.nl.

Het doel van dit plan is dat u inzicht geeft in de uit te voeren activiteiten en de termijn waarbinnen het gewenste resultaat (een werkende softwareoplossing) kan worden behaald.

Het is niet de bedoeling om een compleet projectplan te maken maar om een globaal beeld te geven hoe de implementatie volgens u kan gaan verlopen.

Uw plan moet beperkt van omvang zijn en bestaan uit de volgende zes onderwerpen met maximaal 1 A4 per onderwerp:

 Projectdefinitie, incl. scopeafbaking (een vertaling van de opdracht zoals u die heeft begrepen uit het aanbestedingsdocument:

o Beschrijft u o.a. de randvoorwaarden die voor u noodzakelijk zijn om het project tot een succes te maken en binnen kwaliteit, tijd en geld het gewenste resultaat op te leveren

 Projectactiviteiten (waarbij u tevens moet aangeven waar en in welke mate u inzet verwacht van DICTU en / of RVO.nl);

o Beschrijft u welke activiteiten uitgevoerd moeten worden om te komen tot een succesvol project, zoals opstellen projectplan, realisatie, nazorgfase.

 Projectorganisatie:

o Beschrijft u hoe u de projectorganisatie wenst vorm te geven en welke functies u hiervoor inzet;

o Beschrijft u competenties die benodigd zijn binnen de projectorganisatie en welke inzet u verwacht DICTU en/of RVO.nl;

 Projectfasering en –planning (inclusief mijlpalen en eventuele kritische paden):

o Beschrijft u op basis van de aanbestede opdracht een voorstel hoe u de realisering van de opdracht wenst te faseren, waarbij uitfasering van de oplossing van de huidige leverancier prioriteit heeft.

 Projectrisico’s (inclusief maatregelen om risico’s te beperken):

o Beschrijft u de 4 grootste risico’s waarop in het project moet worden geanticipeerd en de maatregelen om de risico’s te mitigeren.

 Governance (overleg, communicatie met DICTU en RVO; rapportages):

o Beschrijft u welke inrichting van project governance u passend acht en welke project managementmethode u voorstelt.

o Beschrijft u hoe u de communicatie met alle stakeholders vormgeeft.

Het plan van aanpak wordt beoordeeld door het beoordelingsteam op de volgende aspecten:

In paragraaf 6.6 is aangegeven hoe het plan van aanpak wordt beoordeeld en gewaardeerd.

(…)

Toekenningsmethodiek

(…)

(…)

Kwaliteitscriterium Plan van Aanpak

Het Plan van aanpak wordt door de beoordelingscommissie beoordeeld op de drie aspecten zoals vermeld in paragraaf 6.4.

Elk van de zes onderwerpen waardeert de commissie (…) Tenslotte worden de behaalde punten omgerekend naar een eindscore voor het onderdeel ‘plan van aanpak’ op basis van de volgende formule: score partij XX / hoogste score) * 50 = eindscore.

(…)”

In bijlage 1 (“Checklist”) bij het aanbestedingsdocument is opgenomen: “14. Plan van aanpak opgesteld conform paragraaf 6.4 en toegevoegd? Ja / Nee”

Eén partij, niet zijnde eiseres, heeft een inschrijving ingediend voor deze aanbesteding. Deze inschrijving kon door gedaagde niet worden aanvaard, zodat gedaagde deze aanbestedingsprocedure heeft stopgezet.

Op 17 oktober 2014 is gedaagde een nieuwe Europese aanbestedingsprocedure gestart volgens de onderhandelingsprocedure met aankondiging (artikel 2:30, eerste lid, onder a, Aanbestedingswet 2012). In het aanbestedingsdocument van die datum (hierna: het aanbestedingsdocument van 17 oktober 2014) staat onder meer vermeld:

“(…)

2 Achtergrondinformatie

De aanbesteding via de nieuwe procedure geschiedt op basis van een ongewijzigd bestek. Dit betekent dat de aanbestedingsstukken zoals die zijn gepubliceerd op 23 mei 2014, inclusief de daarna gepubliceerde stukken (bijvoorbeeld de Nota’s van inlichtingen) van toepassing blijven op de onderhavige aanbesteding. (…)

(…)

4 Procedure

Overzicht

De procedure verloopt als volgt:

(…)

Uitnodigen gegadigden, die voldoen, om in te schrijven (overeenkomstig de vraagstelling in de aanbesteding van 23 mei 2014);

Beoordelen van de inschrijvingen op basis van de gunningscriteria uit het bestek;

Onderhandelen met partijen die voldoen aan de gunningcriteria;

(…)

Inschrijving

De inschrijving van mogelijke gegadigden bestaat uit feitelijke indiening van de documenten zoals die zijn gevraagd in het bestek van de aanbesteding van 23 mei 2014. Als hulpmiddel hiervoor kan de checklist worden gebruikt (Bijlage 1 van het bestek van de aanbesteding van 23 mei 2014). (…)

Onderhandelingen

Na ontvangst van de inschrijvingen nodigt de aanbestedende dienst elke inschrijver uit voor onderhandelingen, mits diens inschrijving niet in strijd is met in het bestek gestelde eisen en de aanvullende voorwaarde zoals gesteld in het onderhavige aanbestedingsdocument. De aanbestedende dienst zal het gelijkheidsbeginsel daarbij nauwkeurig in acht nemen.

(…)”

Gedaagde heeft drie inschrijvingen ontvangen, waaronder een inschrijving van eiseres. Eiseres heeft bij haar inschrijving een begeleidend schrijven d.d. 12 november 2014 meegezonden, met als onderwerp: aanbiedingsbrief Module Revolverende Instrumenten. Hierin staat, voor zover thans relevant, vermeld:

“(…)

Naar aanleiding van uw publicatie op Tenderned doen wij u hierbij de aanbieding van AllSolutions ten aanzien van de Module Revolverende Instrumenten (MRI) toekomen.

AllSolutions stelt volgende fasering voor om het traject te vervolgen:

Op basis van de in de aanbestedingsdocumenten beschreven eisen en wensen (welke als bijlage aan dit document zijn toegevoegd) ziet AllSolutions voldoende aansluiting om een initiatiefase uit te voeren in samenwerking met RVO. Mocht deze fase leiden tot hernieuwde inzichten zijn beide partijen gerechtigd niet over te gaan tot een vervolg.

Initiatiefase en ontwerp MRI

Gedurende deze fase zal AllSolutions onderstaande activiteiten uitvoeren:

(…)

De activiteiten van deze initiatiefase moeten resulteren in volgende deliverables:

(…)

Om te komen tot deze deliverables zal AllSolutions een projectteam samenstellen waarbij onderstaande inzet is begroot:

(…)

AllSolutions verwacht voor bovenstaande activiteiten en deliverables een doorlooptijd van 8 weken, waarbij wordt uitgegaan van een start zo snel als mogelijk na akkoord van RVO.

Realisatiefase MRI

Deze fase zal worden gestart met een verdere detaillering en afstemmen van het projectplan en een gedetailleerde projectplanning. Deze is gebaseerd op het ontwikkelen van de standaardmodule voor zowel garantstellingen, (innovatie)kredieten en Seed (fund-in-fund en fund-of-fund). Deze module wordt onderdeel van de AllSolutions programmatuur en stelt RVO in staat op basis van parameterinstellingen regelingen aan te passen op basis van parameters en nieuwe regelingen onder te brengen in AllSolutions zonder technische ondersteuning van AllSolutions. Daarnaast zal er in deze fase een definitieve keuze voor een Risk Engine worden gemaakt. AllSolutions zal door middel van een interface gegevens uitwisselen met deze Risk Engine.

AllSolutions heeft (…) een inschatting gemaakt van benodigde inspanning voor het ontwikkelen van de module MRI, implementatie en opleiding van de key-users van RVO. Deze kosten zijn grofweg in te delen in volgende categorieën:

(…)

Het betreft een grove schatting. Resultaat van de oriëntatiefase zal zijn een gedetailleerde opgaaf van de kosten voor genoemde onderdelen.

Ik ga er van uit dat bovenstaande informatie voldoende inzicht geeft in de te behoefte van RVO op dit moment. Ik neem op korte termijn contact op om een mogelijk vervolg met u te bespreken. Mochten er vragen of onduidelijkheden zijn dan ben ik uiteraard graag bereid deze nader toe te lichten.

(…)”

Op de bijgevoegde bijlage 1 (Checklist) heeft eiseres de vraag ”Plan van aanpak opgesteld conform paragraaf 6.4 en toegevoegd?” beantwoord met “ja”.

Bij brief van 26 januari 2015 heeft gedaagde aan eiseres meegedeeld, samengevat, dat op grond van drie gebreken in de inschrijving moet worden geconstateerd dat de inschrijving niet voldoet aan de gestelde formele minimumeisen en als niet-besteksconform moet worden aangemerkt, zodat is besloten om eiseres uit te sluiten van verdere deelname aan de aanbesteding. Een van de drie in de brief genoemde gebreken is, kort gezegd, dat door eiseres geen plan van aanpak is ingediend dat voldoet aan het in het bestek gevraagde. Daarbij is door gedaagde opgemerkt dat eiseres weliswaar in de aanbiedingsbrief onderdelen heeft genoemd van het gevraagde plan van aanpak maar dat het daarin gestelde niet beantwoordt aan het gevraagde in het bestek en vergelijking met de plannen van de overige inschrijvers onmogelijk maakt. De twee andere in deze brief genoemde gebreken betreffen het ontbreken van het onderdeel portefeuille- en risicomanagement, waarvoor een oplossing geleverd had moeten worden en het aanleveren van een onvolledige prijsopgave.