Bijlage II Verstrekking van vertrouwelijke informatie aan het Parlement

Deze bijlage regelt de verstrekking aan het Parlement en de behandeling van vertrouwelijke informatie van de Commissie zoals gedefinieerd in punt 1.2 in het kader van de uitoefening van de parlementaire prerogatieven en bevoegdheden. De twee instellingen handelen met inachtneming van hun wederzijdse verplichtingen tot loyale samenwerking in een sfeer van volledig wederzijds vertrouwen en met strikte inachtneming van de desbetreffende Verdragsbepalingen.

Onder informatie wordt verstaan elke schriftelijke of mondelinge informatie, ongeacht de drager of de auteur.

Onder ‘vertrouwelijk informatie’ wordt verstaan: gerubriceerde EU-gegevens (‘EU Classified information’, EUCI) en niet-gerubriceerde ‘andere vertrouwelijke informatie’.

Onder ‘gerubriceerde EU-gegevens’ (EUCI) wordt verstaan: gegevens en materiaal waarop ‘TRÈS SECRET UE/TOP SECRET EU’, ‘SECRET UE’, ‘CONFIDENTIEL UE’ of ‘RESTREINT UE’ staat vermeld of die evenwaardige nationale of internationale rubriceringsmarkeringen dragen en waarvan openbaarmaking zonder machtiging de belangen van de Unie of van een of meer van haar lidstaten in meerdere of mindere mate zou kunnen schaden, ongeacht of dergelijke gegevens afkomstig zijn van de Unie, de lidstaten, derde staten of internationale organisaties.

Onder ‘andere vertrouwelijke informatie’ wordt verstaan: andere vertrouwelijke informatie, met inbegrip van informatie die onder het beroepsgeheim valt, die door het Parlement wordt gevraagd en/of door de Commissie wordt toegezonden.

De Commissie zorgt ervoor, dat het Parlement overeenkomstig de bepalingen van deze bijlage toegang tot de vertrouwelijke informatie krijgt, wanneer zij van één van de in punt 1.4 genoemde parlementaire organen of ambtsdragers een verzoek ontvangt betreffende de verstrekking van vertrouwelijke informatie. Bovendien kan de Commissie uit eigen beweging overeenkomstig deze bijlage vertrouwelijke informatie aan het Parlement verstrekken.

In het kader van deze bijlage kunnen de Commissie om vertrouwelijke informatie vragen:

De informatie over inbreukprocedures en procedures op het gebied van de mededinging, voorzover de Commissie hierover op het moment van het verzoek van een van de in punt 1.4 genoemde parlementaire organen of ambtsdragers nog geen definitief besluit heeft genomen of het Hof van Justitie van de Europese Unie hierover op dat moment nog geen uitspraak heeft gedaan, en de informatie inzake de bescherming van de financiële belangen van de Unie zijn van deze bijlage uitgezonderd. Dit laat punt 44 van het Kaderakkoord en de rechten van het Parlement op het gebied van begrotingscontrole onverlet.

Deze bepalingen zijn van toepassing onverminderd Besluit 95/167/EG, Euratom, EGKS van het Europees Parlement, de Raad en de Commissie van 19 april 1995 tot vaststelling van de wijze van uitoefening van het enquêterecht van het Europees Parlement (1) en de desbetreffende bepalingen van Besluit 1999/352/EG, EGKS, Euratom van de Commissie van 28 april 1999 houdende oprichting van het Europees Bureau voor fraudebestrijding (OLAF) (2).

Op verzoek van één van de in punt 1.4 genoemde parlementaire organen of ambtsdragers verstrekt de Commissie het betrokken parlementaire orgaan of de betrokken parlementaire ambtsdrager zo spoedig mogelijk alle vertrouwelijke informatie die nodig is voor de uitoefening van de prerogatieven en bevoegdheden van het Parlement, waarbij de twee instellingen in het kader van hun respectieve bevoegdheden en verantwoordelijkheden het volgende in acht nemen:

Bij gebrek aan overeenstemming wordt de zaak ter beslechting aan de voorzitters van de twee instellingen voorgelegd.

Vertrouwelijke informatie afkomstig van een staat, een instelling of een internationale organisatie wordt slechts verstrekt met instemming van de betrokken staat, instelling of internationale organisatie.

De gerubriceerde EU-gegevens (EUCI) worden het Parlement toegezonden en door het Parlement verwerkt en beschermd overeenkomstig de gemeenschappelijke minimumnormen inzake veiligheid die door de andere instellingen van de Unie, met name de Commissie, worden nageleefd.

Bij de markering van informatie die van haar afkomstig is, zorgt de Commissie ervoor dat zij passende rubriceringsniveaus hanteert, overeenkomstig de internationale normen en definities en haar interne regels, terwijl zij naar behoren rekening houdt met het feit dat het Parlement toegang tot de gerubriceerde documenten moet kunnen krijgen voor de daadwerkelijke uitoefening van zijn prerogatieven en bevoegdheden.

Bij twijfel over het vertrouwelijke karakter van informatie of over het passende niveau van rubricering of wanneer de passende regeling voor de verstrekking ervan overeenkomstig de in punt 3.2 genoemde mogelijkheden moet worden vastgesteld, plegen de twee instellingen onverwijld en vóór de verzending van het document overleg. Bij dit overleg wordt het Parlement vertegenwoordigd door de voorzitter van het betrokken parlementaire orgaan, eventueel vergezeld van de rapporteur, dat of de ambtsdrager die het verzoek heeft ingediend. De Commissie wordt vertegenwoordigd door het voor dat gebied verantwoordelijke lid van de Commissie, na raadpleging van het lid van de Commissie dat bevoegd is voor veiligheidszaken. Bij gebrek aan overeenstemming wordt de zaak ter beslechting aan de voorzitters van de twee instellingen voorgelegd.

Wanneer aan het einde van de in punt 2.3 bedoelde procedure geen overeenstemming wordt bereikt, verzoekt de voorzitter van het Parlement, op met redenen omkleed verzoek van het parlementaire orgaan dat of de parlementaire ambtsdrager die het verzoek heeft ingediend, de Commissie de desbetreffende vertrouwelijke informatie binnen de passende en naar behoren aangegeven termijn te verstrekken, met vermelding van de in punt 3.2 van deze bijlage gekozen mogelijkheden. De Commissie stelt het Parlement vóór het verstrijken van deze termijn schriftelijk in kennis van haar definitieve standpunt; in dit verband behoudt het Parlement zich het recht voor eventueel gebruik te maken van zijn recht van beroep.

De toegang tot de EUCI-gegevens wordt verleend overeenkomstig de toepasselijke regels voor persoonlijke veiligheidsmachtiging.

De toegang tot de informatie die gerubriceerd is als TRÈS SECRET UE/TOP SECRET EU, SECRET UE en CONFIDENTIEL UE, mag alleen worden verleend aan ambtenaren van het Parlement en aan werknemers van het Parlement die werken voor fracties en voor wie dit strikt noodzakelijk is, van wie het parlementaire orgaan of de parlementaire ambtsdrager op voorhand heeft verklaard dat zij niet zonder de informatie kunnen (‘need-to-know’) en die over een passende veiligheidsmachtiging beschikken.

Gelet op de prerogatieven en bevoegdheden van het Parlement wordt de leden die niet over een persoonlijke veiligheidsmachtiging beschikken, toegang tot CONFIDENTIEL UE-documenten verleend tegen praktische voorwaarden die in onderlinge overeenstemming worden vastgesteld, met name de ondertekening van een plechtige verklaring dat zij de inhoud van de betrokken documenten niet bekend zullen maken aan derden.

De toegang tot de SECRET UE-documenten wordt verleend aan de leden aan wie een passende persoonlijke veiligheidsmachtiging is gegeven.

Er worden regelingen vastgesteld met de ondersteuning van de Commissie, om ervoor te zorgen dat de nodige bijdrage van de nationale autoriteiten in het kader van de machtigingsprocedure zo spoedig mogelijk door het Parlement kan worden verkregen.

Gelijktijdig met het verzoek worden bijzonderheden meegedeeld aangaande de categorie of categorieën personen die toegang tot de vertrouwelijke informatie krijgen.

Alvorens iemand toegang tot de betrokken informatie krijgt, wordt hij ingelicht over het vertrouwelijkheidsniveau ervan en de hieruit voortvloeiende veiligheidsverplichtingen.

In het kader van de toetsing van deze bijlage en de toekomstige veiligheidsregelingen bedoeld in de punten 4.1 en 4.2, wordt de kwestie van de veiligheidsmachtigingen opnieuw onderzocht.

De vertrouwelijke informatie die overeenkomstig de in punt 2.3 en, in voorkomend geval punt 2.4 bedoelde procedure is verstrekt, wordt onder verantwoordelijkheid van de voorzitter of een lid van de Commissie onder de volgende voorwaarden beschikbaar gesteld voor het parlementaire orgaan dat of de parlementaire ambtsdrager die het verzoek heeft ingediend:

Het Parlement en de Commissie zorgen ervoor, dat de vertrouwelijke informatie wordt geregistreerd en traceerbaar is.

Meer specifiek, wordt EUCI met rubriceringsniveau ‘CONFIDENTIEL UE’ en ‘SECRET UE’ verzonden van het centrale register van het secretariaat-generaal van de Commissie naar de overeenkomstige bevoegde dienst van het Parlement, die ermee wordt belast haar overeenkomstig de overeengekomen regeling beschikbaar te stellen voor het parlementaire orgaan dat of de parlementaire ambtsdrager die het verzoek heeft ingediend.

Voor de verstrekking van EUCI met rubriceringsniveau ‘TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET’ geldt een bijkomende regeling, die de Commissie en het parlementaire orgaan dat of de parlementaire ambtsdrager die het verzoek heeft ingediend, overeenkomen en die bedoeld is om een beschermingsniveau te garanderen dat met het genoemde rubriceringsniveau overeenkomt.

Onverminderd het bepaalde in punt 2.2 en 2.4 en de in punt 4.1 bedoelde toekomstige veiligheidsregeling worden de toegang en de regeling ter waarborging van het vertrouwelijke karakter van de informatie in onderlinge overeenstemming vastgesteld vóór de informatie wordt verstrekt. In die overeenstemming tussen het parlementaire orgaan (vertegenwoordigd door zijn voorzitter) dat of de parlementaire ambtsdrager die het verzoek heeft ingediend en het voor het betrokken beleidsterrein bevoegde lid van de Commissie, wordt een van de in de punten 3.2.1 en 3.2.2 neergelegde mogelijkheden geselecteerd, om het passende rubriceringsniveau te garanderen.

Ten aanzien van de geadresseerden van de vertrouwelijke informatie, moet een van de volgende mogelijkheden worden gekozen:

De betrokken vertrouwelijke informatie mag zonder de instemming van de Commissie niet openbaar worden gemaakt of aan andere geadresseerden worden verstrekt.

Ten aanzien van de regeling betreffende de verwerking van de vertrouwelijke informatie moet een van de volgende mogelijkheden worden gekozen:

Vóór de verstrekking van de documenten kunnen alle persoonlijke gegevens eruit worden verwijderd.

Voor vertrouwelijke informatie die mondeling aan ontvangers in het Parlement wordt verstrekt, geldt hetzelfde niveau van bescherming als voor vertrouwelijke informatie die schriftelijk wordt verstrekt. Dit kan een plechtige verklaring van de ontvangers van de bedoelde informatie omvatten dat zij de inhoud ervan niet aan een derde bekend zullen maken.

Wanneer schriftelijke informatie moet worden bestudeerd in een veilige leeskamer, zorgt het Parlement ervoor dat de volgende voorzieningen aanwezig zijn:

Het bovenstaande sluit andere door de instellingen overeengekomen regelingen van deze aard niet uit.

Bij niet-naleving van deze regelingen zijn de in bijlage VIII bij het Reglement van het Parlement opgenomen bepalingen betreffende sancties voor leden en, wat ambtenaren en andere personeelsleden van het Parlement betreft, de toepasselijke bepalingen van artikel 86(3) van het statuut of artikel 49 van de Regeling welke van toepassing is op de andere personeelsleden van de Europese Gemeenschappen, van toepassing.

De Commissie en het Europees Parlement nemen alle noodzakelijke maatregelen om de uitvoering van deze bijlage te waarborgen.

Hiertoe coördineren de bevoegde diensten van de Commissie en het Parlement de uitvoering van deze bijlage nauwkeurig. Dit omvat de verificatie van de traceerbaarheid van de vertrouwelijke informatie en de periodieke gezamenlijke controle van de toegepaste veiligheidsregelingen -normen.

Het Parlement verbindt zich ertoe waar nodig zijn interne regels aan te passen om de in deze bijlage vastgestelde veiligheidsregels voor vertrouwelijke informatie uit te voeren.

Het Parlement verbindt zich ertoe, zijn toekomstige veiligheidsregelingen zo spoedig mogelijk aan te nemen en deze regelingen in onderlinge overeenstemming met de Commissie te controleren, om tot gelijke veiligheidsnormen te komen. Daardoor wordt aan deze bijlage uitvoering gegeven met betrekking tot:

Het Parlement en de Commissie herzien deze bijlage en passen haar zo nodig aan, uiterlijk op het moment van de in punt 54 van het Kaderakkoord bedoelde herziening, in het licht van de ontwikkelingen op de volgende gebieden: