Rb. Utrecht, 19-03-2010, nr. 281299 / KG ZA 10-70

Tijdens de mondelinge behandeling is gebleken dat Iddink en De Stichtingen geen bezwaar hadden tegen de door Van Dijk primair gevorderde tussenkomst en is die tussenkomst toegestaan.

De voorzieningenrechter ziet aanleiding de proceskosten in het incident te compenseren in die zin dat iedere partij de eigen kosten draagt.

De vorderingen van Iddink op De Stichtingen

De (primaire) vordering van Iddink strekt er toe dat de opdracht aan haar wordt gegund. Iddink legt aan deze vordering het volgende ten grondslag. Ingevolge de offerteaanvraag dienden de inschrijvingen op 17 december 2009 om 10 uur te zijn ingediend bij Loyalis. Nu [B] die dag de offerte van Iddink vóór 10 aan de receptie heeft overhandigd, en dit moment van afgifte bij de receptie van Loyalis heeft te gelden als tijdstip van inschrijving, is sprake van een tijdige indiening. Dit brengt mee dat Iddink niet van de onderhavige aanbestedingsprocedure uitgesloten had mogen worden en de opdracht alsnog aan haar, degene met de economisch meest voordelige aanbieding, gegund moet worden.

De Stichtingen en Van Dijk voeren aan dat de inschrijving van Iddink blijkens de ontvangstbevestiging van [C] om 10.05 uur is geschied en vanwege te late indiening terecht buiten beschouwing is gelaten. Volgens De Stichtingen en Van Dijk is niet juist dat het moment van afgifte van de offerte bij de receptie van Loyalis het uitgangspunt moet zijn voor beantwoording van de vraag of Iddink tijdig haar inschrijving heeft ingediend. Zij voeren aan dat in de instructie nadrukkelijk staat dat de inschrijving uiterlijk 17 december 2009 om 10.00 uur in het bezit dient te zijn van mevrouw [A] van Loyalis, die op de dag van inschrijving werd vervangen door [C]. Uit de door haar afgegeven ontvangstbevestiging blijkt dan ook dat de offerte van Iddink niet tijdig is ingediend.

De voorzieningenrechter stelt voorop dat bij een aanbestedingsprocedure de inschrijvers gelijk behandeld moeten worden en dat de procedure transparant moet zijn zodat eerlijke mededinging wordt bevorderd. Deze uitgangspunten brengen mee dat criteria en termijnen duidelijk dienen te zijn en strikt moeten worden nageleefd.

De tekst van de bepaling in de offerteaanvraag – hiervoor weergegeven onder 2.3. – over de termijn voor het indienen en de wijze van indiening biedt naar het oordeel van de voorzieningenrechter onvoldoende steun voor de door De Stichtingen en Van Dijk bepleite uitleg daarvan. Anders dan zij hebben betoogd kan in deze vermelding niet ondubbelzinnig worden gelezen dat de offertes uiterlijk om 10 uur in handen van een specifieke medewerker van Loyalis dienden te zijn gesteld en dat eerst dan sprake zou zijn van tijdige indiening. Nog daargelaten dat [A] op de dag van de inschrijving niet aanwezig was en zij vervangen werd door [C], brengt de tekst mee dat de offerte om 10 uur in het bezit van 'Loyalis Consult' moest zijn, en niet zozeer in handen van [A] (of haar vervanger [C]). Daarbij is van belang dat niet is vereist dat de stukken worden afgegeven. Zeker nu een postadres van Loyalis is vermeld, moet aangenomen worden dat offertes per post ingediend konden worden, in welk geval de stukken met het deponeren in de post- of brievenbus van Loyalis in bezit van Loyalis zouden zijn gesteld. De vermelding “ter attentie van” in de offerteaanvraag maakt dat naar het oordeel van de voorzieningenrechter niet anders. Dat betekent dat inschrijvers – in dit geval Iddink – er op mocht(en) vertrouwen dat een offerte tijdig is ingediend als die uiterlijk om 10 uur is afgeven bij de receptie van Loyalis.

Vervolgens komt de vraag aan de orde of voldoende aannemelijk is dat de offerte van Iddink – zoals zij stelt – voor 10.00 uur aan de receptie van Loyalis is overhandigd.

Iddink beroept zich in dit verband op een verklaring van [B] die zij in het geding heeft gebracht. Daarin staat onder meer:

Om 9.50 uur heb ik het adres van Loyalis bereikt. Ik weet dat omdat ik bij het uitstappen op mijn horloge heb gekeken en op de klok van mijn Seat Alhambra. Ik heb vervolgens aan twee mensen gevraagd naar de ingang van Loyalis, die zij mij gewezen hebben. Ik stond al snel voor de draaideur waar ik – nadat ik via de bel gemeld had dat ik een offerte voor Iddink kwam bezorgen – werd binnengelaten. In de hal achter de draaideur bevond zich rechts de receptie van Loyalis. Er stond nog iemand voor me die door de receptioniste te woord werd gestaan. Ik moest dus even wachten. Binnen achter de receptie hing een klok waarop ik zag dat het gelukkig nog geen 10 uur was toen ik aan de beurt was. Ook op mijn horloge zag ik dat het nog geen 10 uur was. Ik had mijn pakket met de inschrijving onder de arm en overhandigde dit meteen toen ik aan de beurt was aan de receptioniste. Ik heb aan de receptioniste aangegeven dat het om een Europese aanbesteding van Iddink voor mevrouw [A] gaat. De receptioniste heeft vervolgens mevrouw [A] geprobeerd te bellen. Zij kreeg haar echter niet aan de lijn. Dit duurde enkele minuten. Vervolgens heeft de receptioniste een andere mevrouw gebeld. Het duurde wederom enkele minuten voordat die andere mevrouw in de hal kwam. (…) Die andere mevrouw heeft toen een formulier getekend dat zij bij zich had.”

Die verklaring is door Van Dijk en De Stichtingen weliswaar in twijfel getrokken, maar niet gemotiveerd weersproken. De Stichtingen heeft tijdens de zitting meegedeeld dat de receptioniste die dag de instructie had gekregen om bij inschrijvingen niet [A] te bellen maar [C] en dat de receptioniste desgevraagd heeft verklaard dat zij ook niet eerst mevrouw [A] heeft geprobeerd te bereiken en pas daarna [C]. Van Dijk heeft in dit verband aangevoerd dat (zij van [D] heeft begrepen dat) [C] nog even voor 10 uur bij de receptie is gaan kijken en dat [D] en zij vervolgens hebben geconstateerd dat het 10 uur was geweest en dat Iddink niet op tijd was gekomen. Een en ander is tijdens de zitting door [C] niet bevestigd; zij heeft verklaard dat zij vóór 10 uur uit de kamer waar [D] ook was is weggelopen om koffie te halen en toen op haar kamer het onder 2.6. bedoelde e-mailbericht aan Iddink heeft gezonden. Uit de stukken blijkt dat dat e-mailbericht is verzonden om 9.51 uur. Zij is onderweg naar haar kamer en terug niet langs de receptie gelopen en heeft niet kunnen waarnemen of daar iemand stond vlak voor of om 10 uur. Zij heeft verklaard dat zij om 10.02 uur door de receptioniste is gebeld en toen naar de receptie is gegaan om de offerte in ontvangst te nemen.

Mede in aanmerking nemende dat de beoordeling van de vraag op welk tijdstip precies een inschrijving is ontvangen in beginsel bij de aanbesteder ligt, had het naar het oordeel van de voorzieningenrechter op de weg van De Stichtingen en Van Dijk gelegen om gemotiveerd – en zoveel mogelijk met stukken onderbouwd – te betwisten dat de inschrijving vóór of uiterlijk om 10 uur door [B] bij de receptie is overhandigd. Uit hetgeen ter zitting is aangevoerd blijkt dat door [C], of iemand anders betrokken bij de aanbestedingsprocedure, niet is waargenomen wat er bij de receptie gebeurd is tussen 9.50 en 10.02 uur. Nu vaststaat dat de receptioniste [C] heeft gebeld om 10.02 uur en op grond van zijn verklaring voldoende aannemelijk is dat tussen het moment dat [B] aankwam bij de receptie en [C] gebeld werd enige minuten zijn verstreken, is voldoende aannemelijk dat Iddink inderdaad tijdig een offerte heeft ingediend.

Het voorgaande leidt tot de conclusie dat de inschrijving van Iddink niet uitgesloten had mogen worden. Van belang is voorts dat de inschrijving van Iddink tijdens de aanbesteding is geopend en dat – kennelijk – ook een inhoudelijke beoordeling heeft plaatsgevonden. Van Dijk en De Stichtingen hebben niet weersproken dat Iddink de offerte van Iddink heeft te gelden als de economisch meest voordelige inschrijving. Nu in (paragraaf 4.3 van) de offerteaanvraag is opgenomen dat sprake is van gunning op de economisch meest voordelige inschrijving en dat de inschrijver met de hoogste score de gunning wint, brengt dit met zich dat de opdracht niet aan Van Dijk maar aan Iddink gegund moet worden.

Aldus wordt geoordeeld dat de primaire vordering voor toewijzing gereed ligt in die zin, dat indien De Stichtingen de opdracht nog wensen te gunnen op basis van deze aanbestedingsprocedure, de opdracht aan Iddink moet worden gegund. Een afweging van de wederzijdse belangen kan niet tot een ander oordeel leiden.

Voor toewijzing van de gevorderde dwangsom is geen aanleiding. De Stichtingen hebben aangevoerd dat zij ook zonder prikkel tot naleving aan een eventuele veroordeling zullen voldoen, en Iddink heeft vervolgens niet verder aannemelijk gemaakt dat in dit geval het opleggen van een dwangsom desondanks geboden is.

Nu de primaire vordering reeds op grond van het voorgaande wordt toegewezen, behoeven de overige stellingen en verweren geen nadere bespreking.

De Stichtingen zullen als de in het ongelijk gestelde partij in de proceskosten aan de zijde van Iddink worden veroordeeld. Gebleken is dat Iddink De Stichtingen bij één dagvaarding op het adres van hun advocaat hebben gedagvaard, zodat de kosten worden begroot op:

In het voorgaande ligt besloten dat de vorderingen van Van Dijk moeten worden afgewezen.

Van Dijk zal als de in het ongelijk gestelde partij worden veroordeeld in de proceskosten. De proceskosten aan de zijde van Iddink worden begroot op EUR 527,00 voor salaris advocaat. De proceskosten aan de zijde van De Stichtingen worden eveneens begroot op EUR 527,00 voor salaris advocaat, zulks te vermeerderen met de wettelijke rente als de kosten niet binnen 14 dagen na betekening van dit vonnis worden voldaan.

_

De beslissing

De voorzieningenrechter

In het incident