De werkkostenregeling: gerichte vrijstellingen en eindheffingen

Alles wat de werkgever vergoedt of verstrekt aan een werknemer wordt onder de WKR in eerste instantie tot het loon gerekend. Ook als het gaat om het vergoeden van kosten! Vervolgens heeft de werkgever de keuze tussen het loon belasten bij de werknemer of aanwijzen als eindheffingsloon. Hiermee lijkt het loonbegrip in de Wet op de Loonbelasting 1964 flink opgerekt, maar dat is volgens de staatssecretaris niet de essentie van de WKR. Het loonbegrip in de wet blijft dus ‘al hetgeen uit de dienstbetrekking wordt genoten’. Ook het vrijgestelde loon, zoals pensioenaanspraken en de eenmalige jubileumuitkering na een dienstverband van 25 jaar blijft bestaan.

De werkgever mag dan de keuze hebben tussen belasten als loon of aanwijzen als eindheffingsloon, hij heeft ook nog te maken met nihilwaarderingen, gerichte vrijstellingen en intermediaire kosten. Sommige zaken zoals het voordeel van de auto van de zaak zijn verplicht werknemersloon en mogen niet als eindheffingsloon worden aangewezen.

Meest opvallend onder de WKR is de vrije ruimte. Elke werkgever mag 1,2% van de totale fiscale loonsom besteden aan vergoedingen, verstrekkingen of terbeschikkingstellingen aan werknemers. Vanaf 2020 is de vrije ruimte verhoogd tot 1,7% over de eerste EUR 400.000 loonsom. Over het meerdere blijft het percentage van 1,2 gelden. Naar aanleiding van de Covid-19 pandemie is de vrije ruimte voor 2020 en 2021 nog verder verhoogd naar 3% over de eerste € 400.000 van de loonsom. Voor 2021 geldt een percentage van 1,18% over het meerdere. Wijst de werkgever een groter bedrag aan dan de vrije ruimte dan is hij over het meerdere 80% loonheffing in de vorm van eindheffing verschuldigd. De keuze voor het aanwijzen als eindheffingsloon is beperkt door het gebruikelijkheidscriterium. Wijkt de omvang van het aangewezen eindheffingsloon in meer dan belangrijke mate (30%) af van hetgeen gebruikelijk is, dan moet dit loon toch bij de werknemer worden belast. Voor het jaar 2022 is de vrije ruimte 1,7% van het loon tot € 400.000 en 1,18% over het meerdere. Voor 2023 geldt een vrije ruimte van 3% de eerste € 400.000 van de loonsom en geldt een percentage van 1,18% over het meerdere. Vanaf 2024 is de vrije ruimte 1,92% van de eerste € 400.000 van de loonsom en geldt het percentage van 1,18% over het meerdere.

In verband met de coronacrisis geldt voor de jaren 2020 en 2021 een verhoging van de vrije ruimte. Over de eerste € 400.000 aan loonsom is de vrije ruimte 3% in plaats van 1,7%. Verder geldt dat het vergoeden of verstrekken van mondkapjes aan werknemers die met de openbaar vervoer reizen gericht is vrijgesteld. Voor reiskostenvergoedingen geldt dat de werkgever deze mag blijven doorbetalen alsof het reispatroon van de werknemer niet is gewijzigd, ook al werkt deze feitelijk thuis. Deze goedkeuring geldt tot en met 31 december 2021, als de werknemer tenminste uiterlijk op 13 maart 2020 al recht had op de reiskostenvergoeding.