Verordening (EU) 2021/1755 tot oprichting van de reserve voor aanpassing aan de Brexit:artikel 14

Verordening (EU) 2021/1755 tot oprichting van de reserve voor aanpassing aan de Brexit

Artikel 14 Beheer en controle

Geldend

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.

1.

De lidstaten nemen, wanneer zij taken met betrekking tot de uitvoering van de reserve uitoefenen, alle nodige maatregelen, met inbegrip van wetgevende, regelgevende en administratieve maatregelen, ter bescherming van de financiële belangen van de Unie, met name door:

a)

een orgaan of, indien vereist op grond van het constitutionele kader van de lidstaat, organen aan te wijzen die verantwoordelijk zijn voor het beheer van de financiële bijdrage uit de reserve, alsmede een onafhankelijk auditorgaan overeenkomstig artikel 63, lid 3, van het Financieel Reglement, en toezicht te houden op deze organen;

b)

beheers- en controlesystemen voor de reserve op te zetten overeenkomstig de beginselen van goed financieel beheer en een doeltreffende werking van deze systemen te waarborgen;

c)

een beschrijving van de beheers- en controlesystemen voor de reserve op te stellen overeenkomstig het model in bijlage III, de beschrijving actueel te houden en deze op verzoek ter beschikking te stellen van de Commissie;

d)

de Commissie uiterlijk op 10 december 2021 in kennis te stellen van de identiteit van het aangewezen orgaan of de aangewezen organen en van het orgaan waaraan de voorfinanciering zal worden betaald, en te bevestigen dat de beschrijvingen van het beheers- en controlesysteem voor de reserve zijn opgesteld;

e)

ervoor te zorgen dat uitgaven waarvoor in het kader van andere Uniefondsen en programma's steun wordt verleend, niet in aanmerking komen voor steun uit de reserve;

f)

onregelmatigheden en fraude te voorkomen, op te sporen en te corrigeren en belangenconflicten te vermijden; die acties omvatten het verzamelen van informatie over de uiteindelijk begunstigden van de ontvangers van financiering overeenkomstig punt 4, a), van bijlage III; de regels voor de verzameling en verwerking van dergelijke gegevens zijn in overeenstemming met de toepasselijke regels voor gegevensbescherming;

g)

samen te werken met de Commissie, OLAF, de Rekenkamer en, ten aanzien van de lidstaten die overeenkomstig Verordening (EU) 2017/1939 deelnemen aan nauwere samenwerking, met het EOM.

Het gebruik van en de toegang tot de in punt f) bedoelde gegevens zijn beperkt tot de in punt a) bedoelde organen, de Commissie, OLAF, de Rekenkamer en, ten aanzien van de lidstaten die overeenkomstig Verordening (EU) 2017/1939 deelnemen aan nauwere samenwerking, het EOM.

De lidstaten en de Commissie mogen alleen persoonsgegevens verwerken indien dat noodzakelijk is om te voldoen aan hun respectieve verplichtingen uit hoofde van deze verordening, en zij verwerken persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad (1) of Verordening (EU) 2018/1725, naargelang welke van toepassing is.

2.

Voor de toepassing van lid 1, punten a) en b), kunnen de lidstaten gebruikmaken van organen op het passende territoriale niveau, en beheers- en controlesystemen die reeds bestaan voor de uitvoering van de financiering van het cohesiebeleid of het Solidariteitsfonds van de Europese Unie.

3.

Het orgaan dat verantwoordelijk is of de organen die verantwoordelijk zijn voor het beheer van de financiële bijdrage uit de reserve:

a)

zorgen voor de werking van een doeltreffend en efficiënt interneauditsysteem;

b)

stellen criteria en procedures vast voor de selectie van de te financieren maatregelen en bepalen de voorwaarden voor een financiële bijdrage uit de reserve;

c)

controleren of de uit de reserve gefinancierde maatregelen worden uitgevoerd overeenkomstig het toepasselijke recht en de voorwaarden voor een financiële bijdrage uit de reserve, en of de uitgaven zijn onderbouwd met verifieerbare bewijsstukken;

d)

stellen doeltreffende maatregelen vast om dubbele financiering van dezelfde kosten door de reserve en andere bronnen van Uniefinanciering te voorkomen;

e)

zorgen voor bekendmaking achteraf overeenkomstig artikel 38, leden 2 tot en met 6, van het Financieel Reglement;

f)

gebruiken een boekhoudsysteem om gegevens over de gedane uitgaven die door de financiële bijdrage uit de reserve moeten worden gedekt, in elektronische vorm vast te leggen en op te slaan, dat tijdig nauwkeurige, volledige en betrouwbare informatie verstrekt;

g)

bewaren alle bewijsstukken met betrekking tot de door de financiële bijdrage uit de reserve te dekken uitgaven gedurende een periode van vijf jaar na de uiterste datum voor indiening van de aanvraag van een financiële bijdrage uit de reserve en zetten die verplichting om in overeenkomsten met andere entiteiten die betrokken zijn bij de uitvoering van de reserve;

h)

verzamelen voor de toepassing van lid 1, punt f), informatie in een gestandaardiseerd elektronisch formaat aan de hand waarvan de ontvangers van een financiële bijdrage uit de reserve en hun uiteindelijk begunstigden kunnen worden geïdentificeerd overeenkomstig bijlage III.

4.

Het onafhankelijke auditorgaan controleert het beheers- en controlesysteem voor de reserve en voert audits uit van gefinancierde maatregelen om de Commissie op onafhankelijke wijze zekerheid te verschaffen over de doeltreffende werking van dat systeem en over de wettigheid en regelmatigheid van de uitgaven die in de bij de Commissie ingediende rekeningen zijn opgenomen.

Alle auditwerkzaamheden worden verricht overeenkomstig internationaal aanvaarde auditnormen.

De audits van gefinancierde maatregelen worden verricht op uitgaven die op basis van een steekproef zijn geselecteerd. Deze steekproef is representatief en is gebaseerd op statistische steekproefmethoden.

Indien de populatie uit minder dan 300 steekproefeenheden bestaat, kan het onafhankelijke auditorgaan op basis van zijn professionele oordeel een niet-statistische steekproefmethode toepassen. In dergelijke gevallen moet de steekproef omvangrijk genoeg zijn om het onafhankelijke auditorgaan in staat te stellen een geldig auditadvies uit te brengen. De niet-statistische steekproefmethode bestrijkt minimaal 10 % van de steekproefeenheden in de populatie van de referentieperiode, op aselecte wijze gekozen.

5.

De Commissie kan bij elke entiteit die betrokken is bij de uitvoering van de reserve audits ter plaatse uitvoeren met betrekking tot de uit de reserve gefinancierde maatregelen en heeft toegang tot de bewijsstukken betreffende de uitgaven die door de financiële bijdrage uit de reserve moeten worden gedekt.

6.

De Commissie besteedt bijzondere aandacht aan de opzet van het beheers- en controlesysteem voor de reserve wanneer de lidstaten geen gebruikmaken van bestaande organen die zijn aangewezen voor de uitvoering van de financiering in het kader van het cohesiebeleid of het Solidariteitsfonds van de Europese Unie. De Commissie verricht, indien risico's worden vastgesteld, een beoordeling om ervoor te zorgen dat het systeem doeltreffend de bescherming van de financiële belangen van de Unie waarborgt. De Commissie stelt de betrokken lidstaat in kennis van haar voorlopige conclusies en biedt die lidstaat de mogelijkheid om, binnen twee maanden nadat zij die lidstaat in kennis heeft gesteld van haar voorlopige conclusies, zijn opmerkingen kenbaar te maken.

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.