Bijlage

De personele gegevens op het voorblad van het formulier kunnen door de afdeling P & O, of de ambtenaar die daarvoor aangewezen is, tevoren ingevuld worden. De bedoeling daarvan is dat de leidinggevende wellicht relevante achtergrondinformatie ter plaatse ter beschikking heeft. Een gesprek met een reeds lange tijd in dienst zijnde functionaris kan bijvoorbeeld anders zijn als dat deze pas sinds kort in dienst is.

In deze paragraaf van de toelichting zal de ondergetekende de onderscheidene onderdelen op het formulier toelichten.

Bij de uitnodiging voor het gesprek heeft de leidinggevende aan de functionaris verzocht om zich goed voor te bereiden en de onderwerpen die hij aan de orde wil stellen op te schrijven. Bij aanvang van het gesprek worden van beide betrokkenen de gewenste besprekingspunten genoteerd op het formulier. Bovendien worden er afspraken gemaakt op welk moment en in welke volgorde deze onderwerpen aan de orde komen.

Mede aan de hand van de functiebeschrijving wordt nagegaan welke taken er wel of niet gedaan zijn. De redenen worden daarbij besproken en kunnen tot nieuwe afspraken leiden. Het is dus zeker niet zo dat bij voorbaat de taken die niet gedaan zijn een negatief beeld geven over het functioneren van de medewerker. De zienswijze van de medewerker dient duidelijk bij alle onderwerpen aan de orde te komen.

De evaluatie van de gemaakte afspraken is een belangrijk onderdeel van het gesprek.

Tot slot wordt hier gesproken over de samenwerking. Daarbij kan ook nader ingegaan worden op de attitude van de medewerker en de leidinggevende.

Bij dit onderdeel van het gespreksformulier vindt de verslaglegging plaats van het overleg dat noodzakelijk is om te komen tot de afspraken die vermeld worden op de laatste pagina van het gespreksformulier. Bovendien wordt er gesproken over de kwaliteits- en loopbaanontwikkeling en kunnen verdere bijzonderheden worden vermeld. Ook kunnen hier de ‘vertrouwelijke’ afspraken vermeld worden.

Zoals bij artikel 9, vijfde lid, is vermeld blijven deze afspraken buiten de vertrouwelijkheid van het gespreksformulier. Hier dienen de werkafspraken over de taken, produktie, kwaliteit, tijdsplanning en dergelijke op een objectieve en concreet (toetsbare) manier vermeld te worden.

Er dient voor gewaakt te worden dat afspraken die van vertrouwelijke aard zijn, en niet voor een ander bedoeld zijn, hier vermeld worden. Deze dienen op de vorige pagina vermeld te zijn.

Bij de ‘afspraken’ wordt ook vastgelegd hoe men de genoemde taken, resultaten, wijze van functievervulling en de daarvoor benodigde randvoorwaarden denkt te realiseren.

Deze ‘afspraken’ kunnen gekopieerd worden en ten behoeve van de bewaking van de gewenste voortgang worden gebruikt.