Artikel 42 Beveiligingselementen in gerubriceerde contracten en subsidie-overeenkomsten

1.

Programma-/projectbeveiligingsinstructies

a)

Een programma-/projectbeveiligingsinstructie is een lijst van beveiligingsprocedures die op een specifiek programma/project worden toegepast om de beveiligingsprocedures te standaardiseren. Deze instructie kan gedurende de gehele looptijd van het programma/project worden herzien.

b)

Het directoraat-generaal Personele middelen en veiligheid ontwerpt een generieke programma-/projectbeveiligingsinstructie die de afdelingen van de Commissie die verantwoordelijk zijn voor programma's of projecten die de behandeling of opslag van EUCI behelzen, verder kunnen ontwikkelen, waar passend, in de vorm van specifieke programma-/projectbeveiligingsinstructies, die op de generieke programma-/projectbeveiligingsinstructie zijn gebaseerd.

c)

Meer bepaald wordt een specifieke programma-/projectbeveiligingsinstructie ontwikkeld voor programma's en projecten die een aanzienlijke reikwijdte, omvang of complexiteit vertonen, of waarbij een groot aantal en/of zeer divers aantal contractanten, begunstigden en andere partners en belanghebbenden is betrokken, bijvoorbeeld wat betreft hun wettelijke status. De specifieke programma-/projectbeveiligingsinstructie wordt ontwikkeld door de afdeling(en) van de Commissie die het programma of project beheert (beheren), in nauwe samenwerking met het directoraat-generaal Personele middelen en veiligheid.

d)

Het directoraat-generaal Personele middelen en veiligheid dient zowel de generieke als de specifieke programma-/projectbeveiligingsinstructies voor advies in bij de deskundigengroep voor de veiligheid van de Commissie.

Memorandum over de beveiligingsaspecten

a)

Een memorandum over de beveiligingsaspecten is een geheel van bijzondere, door de aanbestedende autoriteit uitgevaardigde contractvoorwaarden die een integrerend deel vormen van een gerubriceerd contract dat de toegang tot of het genereren van EUCI behelst, en waarin de veiligheidsvereisten of de elementen van het contract die beveiligd moeten worden, worden genoemd.

b)

De voor het contract specifieke veiligheidsvereisten worden beschreven in een memorandum over de beveiligingsaspecten. Dit memorandum omvat, waar passend, de rubriceringsgids en vormt een integrerend deel van een gerubriceerd contract, een gerubriceerde onderaanneming of gerubriceerde subsidie-overeenkomst.

c)

Het memorandum over de beveiligingsaspecten bevat bepalingen die de contractant en/of de begunstigde ertoe verplichten zich te houden aan de minimumnormen in dit besluit. De aanbestedende autoriteit zorgt ervoor dat het memorandum over de beveiligingsaspecten stipuleert dat niet-naleving van deze minimumnormen voldoende grond kan zijn om het contract of de subsidie-overeenkomst te beëindigen.

2.

a)

Een ‘rubriceringsgids’ is een document waarin wordt beschreven welke onderdelen van een programma, contract of subsidie-overeenkomst gerubriceerd zijn en wat de toepasselijke rubriceringsgraden zijn. De rubriceringsgids kan gedurende de looptijd van het programma, het project, het contract of de subsidie-overeenkomst worden uitgebreid en bepaalde gegevens kunnen een andere of een lagere rubricering krijgen. Als er een rubriceringsgids is, maakt deze deel uit van het memorandum over de beveiligingsaspecten.

b)

Alvorens een aanbesteding uit te schrijven of een gerubriceerd contract te gunnen, bepaalt de betrokken afdeling van de Commissie als aanbestedende autoriteit welke rubricering wordt gegeven aan informatie die aan inschrijvers en contractanten moet worden verstrekt, en welke rubricering wordt gegeven aan informatie die de contractant zal genereren. Daartoe ontwerpt de betrokken afdeling van de Commissie een rubriceringsgids overeenkomstig dit besluit en de uitvoeringsbepalingen daarbij, na raadpleging van de Veiligheidsautoriteit van de Commissie.

c)

Voor het bepalen van de rubricering van de diverse onderdelen van een gerubriceerd contract gelden onderstaande beginselen:

i)

bij het opstellen van een rubriceringsgids houdt de betrokken afdeling van de Commissie rekening met alle ter zake doende beveiligingsaspecten, zoals de rubricering die is gegeven aan verstrekte informatie waarvan het gebruik voor het contract is goedgekeurd door de bron van de informatie;

ii)

de algehele rubriceringsgraad van het contract mag niet lager zijn dan de hoogste rubricering van de onderdelen ervan, en

iii)

indien nodig neemt de aanbestedende autoriteit via de Veiligheidsautoriteit van de Commissie contact op met de nationale veiligheidsautoriteiten en de aangewezen veiligheidsautoriteiten van de lidstaten of andere bevoegde veiligheidsautoriteit als zich wijzigingen voordoen met betrekking tot de rubricering van door of aan contractanten verstrekte informatie tijdens de uitvoering van een contract, en wanneer verdere wijzigingen in de rubriceringsgids worden aangebracht.