3.4 Leerstuk kosten voor gemene rekening

In de praktijk komt het voor dat er zich een bepaalde vorm van ‘gezamenlijkheid' voordoet tussen partijen, zoals bij het voor gezamenlijke rekening inschakelen van personeel (en/of het gezamenlijke gebruik van bedrijfsmiddelen). Als kosten worden gemaakt ten behoeve van verschillende deelnemers die in eerste instantie door één van hen worden betaald en voor het werkelijke bedrag volgens een tevoren vaststaande verdeelsleutel over de andere partijen wordt omgeslagen, terwijl het risico van die kosten allen volgens de overeengekomen verdeelsleutel aangaat, is sprake van het leerstuk kosten voor gemene rekening.1. Als aan de voorwaarden van dit leerstuk is voldaan, kwalificeert de inzet van gezamenlijk bekostigd personeel bij de deelnemers niet als een belastbare prestatie.

Het leerstuk kosten voor gemene rekening kan per kostenpost (per personeelslid) worden toegepast. Het is dus niet vereist om voor alle gezamenlijke kosten één vooraf vaststaande verdeelsleutel overeen te komen.

Diegene die de kosten betaalt (de zogenoemde penvoerder) en doorberekent aan de andere deelnemers dient ook zelf een deel van de kosten te dragen. De verhouding waarin kosten voor gemene rekening onder de partijen worden verdeeld, dient de grootte van ieders aandeel in de afgenomen goederen en diensten te weerspiegelen.2. Wanneer het leerstuk van de kosten voor gemene rekening van toepassing is, kan de penvoerder de btw die is vermeld op de op zijn naam staande facturen slechts naar rato van zijn eigen financiële bijdrage in aftrek brengen. De deelnemende partijen kunnen naar rato van hun financiële bijdrage de btw die is vermeld op de aan hen gerichte afrekening op grond van artikel 15 van de wet in aftrek brengen.3. Heffing van omzetbelasting over de afrekening blijft achterwege.

De ter zake van de kosten vooraf overeengekomen verdeelsleutel kan nadien niet gewijzigd en/of aangepast worden aan eventueel gewijzigde feitelijke omstandigheden. Dit vloeit voort uit de voorwaarde dat deze verdeelsleutel voorafgaand aan de te maken kosten moet zijn overeengekomen. De verdeelsleutel blijft gelden voor de gehele periode dat de gezamenlijkheid bestaat. Het is niet mogelijk fluctuaties in het afnemen van de kosten door te berekenen aan de betrokken partijen, zonder aantasting van de toepassing van het leerstuk van de kosten voor gemene rekening voor de rest van de kosten.

In de praktijk komt het voor dat partijen steeds opnieuw voor een bepaalde periode overeenkomsten aangaan voor de onderlinge verdeling van dezelfde kosten en bij het ingaan van de volgende periode de verdeelsleutel aanpassen. Het is dan niet mogelijk om het leerstuk van de kosten voor gemene rekening toe te passen voor de volgende termijn van de overeenkomst en de dan geldende gewijzigde verdeelsleutel. Dit is alleen anders als zich een wijziging voordoet in de ‘gezamenlijkheid’. Hiermee wordt bedoeld dat in geval nieuwe partijen toetreden tot of uittreden uit deze ‘gezamenlijkheid’, er ruimte bestaat om opnieuw (uiteraard met inachtneming van alle ter zake gestelde voorwaarden) een overeenkomst af te sluiten (met een gewijzigde verdeelsleutel) die leidt tot toepassing van dit leerstuk. Van een wijziging in de ‘gezamenlijkheid’ is ook sprake in het geval partijen binnen de ‘gezamenlijkheid’ gaan fuseren.