Regeling nationale EZK- en LNV-subsidies:Bijlage 3.16.2 Standaardbepalingen voor de samenstelling van de uitvoeringsovereenkomst uit hoofde waarvan een geldlening zijnde vroegefasefinanciering aan een mkb-ondernemer wordt verstrekt ten behoeve van een vernieuwingsfasetraject

Regeling nationale EZK- en LNV-subsidies

Bijlage 3.16.2 Standaardbepalingen voor de samenstelling van de uitvoeringsovereenkomst uit hoofde waarvan een geldlening zijnde vroegefasefinanciering aan een mkb-ondernemer wordt verstrekt ten behoeve van een vernieuwingsfasetraject

Geldend

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.

behorende bij artikel 3.16.20

DE ONDERGETEKENDEN:

1.

De Staat der Nederlanden, vertegenwoordigd door de Minister van Economische Zaken,

hierna te noemen: Leninggever;

2.

[rechtspersoon: naam]1.,

statutair gevestigd te (plaats) en kantoorhoudende te (plaats) aan (adres en postcode) vertegenwoordigd door haar bestuurder(s) de heer/mevrouw (naam), en…, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer (nummer),

OF

2.

[personenvennootschap: naam],

kantoorhoudende te (plaats) aan (adres en postcode) ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer (nummer),

OF

2.

[natuurlijk persoon: handelende onder de bedrijfsnaam]

Kantoorhoudende te (plaats) aan (adres en postcode) ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer (nummer)2.,

OF

2.

[natuurlijk persoon niet handelende onder een bedrijfsnaam: naam, adres, beroep],

hierna te noemen: Leningnemer;

hierna tezamen ook genoemd: Partijen;

hebben het volgende overwogen:

A.

Bij beschikking van [datum], met kenmerk [kenmerk], heeft de Minister van Economische Zaken, aan Leningnemer subsidie verleend in de vorm van een geldlening voor een maximum bedrag groot EUR [bedrag] voor de financiering van de uitvoering van een vernieuwingsfasetraject op grond van artikel 3.16.2 van de Regeling nationale EZK- en LNV-subsidies;

B.

Partijen willen de bij de onder A genoemde subsidiebeschikking behorende uitvoeringsovereenkomst sluiten.

C.

Leningnemer heeft in het kader van zijn subsidieaanvraag op basis waarvan de onder A genoemde subsidie is verleend een verklaring als bedoeld in 3.16.2, tweede lid, van de Regeling nationale EZK- en LNV-subsidies overgelegd waaruit blijkt dat [naam, [eventueel: statutair gevestigd te (plaats) en kantoorhoudende te (plaats) aan (adres en postcode) ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer (nummer)]] het voornemen heeft om bij het succesvol verlopen van het vernieuwingsfasetraject een bedrag groot EUR [bedrag] te investeren in de onderneming van betrokkene.

Partijen komen het volgende overeen

Artikel 1. Definities

1

In deze overeenkomst wordt verstaan onder:

—

kosten vernieuwingsfasetraject zijnde kosten voor experimentele ontwikkeling zoals bedoeld in de algemene groepsvrijstellingsverordening:

a.

personeelskosten: onderzoekers, technici en ander ondersteunend personeel voor zover zij zich met het vernieuwingsfasetraject bezighouden;

b.

kosten van apparatuur en uitrusting voor zover en zolang zij worden gebruikt voor het vernieuwingsfasetraject. Wanneer deze apparatuur en uitrusting niet tijdens hun volledige levensduur voor het vernieuwingsfasetraject worden gebruikt, worden alleen de afschrijvingskosten overeenstemmend met de looptijd van het vernieuwingsfasetraject, berekend volgens algemeen erkende boekhoudkundige beginselen, als in aanmerking komende kosten beschouwd;

c.

kosten van gebouwen en gronden voor zover en zolang zij worden gebruikt voor het vernieuwingsfasetraject. Wat gebouwen betreft, worden alleen de afschrijvingskosten overeenstemmend met de looptijd van het vernieuwingsfasetraject, berekend volgens algemeen erkende boekhoudkundige beginselen, als in aanmerking komende kosten beschouwd. Wat gronden betreft, komen de kosten voor de commerciële overdracht of de daadwerkelijk gemaakte kapitaalkosten in aanmerking;

d.

kosten van contractonderzoek, kennis en octrooien die op arm's length-voorwaarden worden gekocht bij of waarvoor een licentie wordt verleend door externe bronnen, alsmede kosten voor consultancy en gelijkwaardige diensten die uitsluitend voor het vernieuwingsfasetraject worden gebruikt;

e.

bijkomende algemene kosten en andere operationele uitgaven, waaronder die voor materiaal, leveranties en dergelijke producten, die rechtstreeks uit het vernieuwingsfasetraject voortvloeien.

—

arm’s length-voorwaarden: voorwaarden van de transactie tussen de contractpartijen wijken niet af van die welke zouden zijn overeengekomen tussen onafhankelijke ondernemingen, en behelzen geen enkele vorm van heimelijke verstandhouding. Iedere transactie die voortvloeit uit een open, transparante en niet-discriminerende procedure wordt geacht te voldoen aan het arm's length-beginsel;.

—

EU-referentierente: de referentievoet , bedoeld in de Mededeling van de Commissie van 19 januari 2008 over de herziening van de methode waarmee de referentie- en disconteringspercentages worden vastgesteld (PbEU 2008, C 14), zoals laatstelijk vastgesteld voor Nederland;

—

subsidieaanvraag: volledig ingevulde en door Leningnemer ondertekende formulier voor het indienen van een aanvraag om subsidie op grond van artikel 3.16.2, eerste lid, van de Regeling nationale EZK- en LNV-subsidies en het daarbij overgelegde vernieuwingsfaseplan en de daarbij overgelegde gegevens en documenten op basis waarvan Leningnemer subsidie heeft ontvangen op grond van titel 3.16 van de Regeling nationale EZK- en LNV-subsidies;

—

subsidiebeschikking: beschikking van de Minister van Economische Zaken op grond van titel 3.16 van de Regeling nationele EZ-subsidies van [datum], met kenmerk [kenmerk].

2

Voor de toepassing en de uitleg van deze overeenkomst zijn de begripsbepalingen die voorkomen in het Kaderbesluit nationale EZ-subsidies en de Regeling nationale EZK- en LNV-subsidies zoveel mogelijk van overeenkomstige toepassing.

Artikel 2. Lening

Leninggever verstrekt aan Leningnemer een lening (hierna: VFF-lening) in contanten met een hoofdsom groot maximaal EUR [bedrag], welke lening Leningnemer aanvaardt, met inachtneming van de bepalingen van deze overeenkomst.

Artikel 3. Doel

De VFF-lening is uitsluitend bestemd voor het financieren van maximaal 35%3. van de kosten van de uitvoering van het vernieuwingsfasetraject.

Artikel 4. Eerste tranche en tweede tranche

1

Leningnemer ontvangt de eerste tranche van de hoofdsom, groot [pm bedrag],4. binnen 14 dagen na de datum van inwerkingtreding van deze overeenkomst op het (door hem opgegeven) rekeningnummer …

2

Leningnemer ontvangt uitsluitend een tweede tranche, nadat hij met inachtneming van artikel 7, tweede lid, ten genoegen van Leninggever heeft aangetoond dat hij voor de uitvoering van het vernieuwingsfasetraject ten minste 100/355. maal [pm bedrag eerste tranche] aan kosten heeft gemaakt en betaald.

3

Het als tweede tranche van de hoofdsom te verstrekken bedrag is groot [pm bedrag] of, indien Leningnemer heeft aangegeven een lager bedrag nodig te hebben, dat lagere bedrag.

4

Leninggever kan het bedrag van de tweede tranche in twee gedeelten uitkeren indien aannemelijk is geworden:

a.

dat de toekomstig investeerder niet langer van plan is te investeren of

b.

er een risico is dat Leningnemer per saldo te veel financiering ontvangt en dat dit risico moet worden beperkt.

Leninggever kan daarbij extra voorwaarden stellen waaraan moet zijn voldaan alvorens het tweede deel van de tweede tranche betaalbaar wordt gesteld.

5

Leningnemer ontvangt de tweede tranche van de hoofdsom, zo spoedig mogelijk nadat Leningnemer heeft voldaan aan de verplichting bedoeld in het tweede lid.

Artikel 5. Uiterste datum waarop een volgende tranche opvraagbaar is

Leningnemer kan de tweede tranche of het tweede deel van de tweede tranche opvragen tot uiterlijk [pm datum]6.. Daarna kan Leningnemer niet meer trekken op de VFF-lening.

Artikel 6. Rente

1

Leningnemer is over de uitstaande hoofdsom een rentepercentage verschuldigd van [pm]7..

2

De rente wast aan het einde van het kalenderjaar automatisch aan bij de uitstaande hoofdsom.

3

Voor de berekening van de rente zal de maand op 30 dagen en het jaar op 360 dagen worden gesteld.

4

Voor dat deel van de ter leen ontvangen bedragen waarvan Leningnemer niet, of niet met inachtneming van artikel 7, tweede lid, heeft aangetoond dat zij per saldo zijn aangewend voor de financiering van maximaal 35%8. van de door Leningnemer voor het vernieuwingsfasetraject gemaakte en betaalde kosten, kan Leninggever de rente vaststellen op de marktrente. De verhoging treedt in werking met ingang van de eerste dag van de eerstvolgende kalendermaand.

5

De marktrente wordt bepaald als volgt: de EU-referentierente plus 1.000 basispunten.

Artikel 7. Verantwoording gebruik lening voor financiering vernieuwingsfasetraject

1

Binnen zes maanden na beëindiging van het vernieuwingsfasetraject of na voortijdige staking van het vernieuwingsfasetraject zal Leningnemer verantwoording afleggen over de mate waarin de hoofdsom is aangewend voor financiering van het vernieuwingsfasetraject.

2

Leningnemer volgt voor de verantwoording van de kosten de instructies in de bij deze overeenkomst behorende bijlage 1.

3

In het geval de hoofdsom meer bedraagt dan € 125.000 legt Leningnemer bij zijn verantwoording van de kosten een verklaring van een accountant over die is opgesteld volgens de instructies in de bij deze overeenkomst horende bijlage 1.

Artikel 8. Aflossingen

1

Leningnemer betaalt de lening (de hoofdsom en de rente) terug in zes jaarlijkse termijnen die telkens vervallen op 1 [pm maand en jaar] en voor het eerst op 1 [pm maand en jaar]9. en voor het laatst op 1 [pm maand en jaar].

2

Het af te lossen bedrag is de eerste vijf jaar gelijk aan 20% van de som van de uitbetaalde tranches. Het in het zesde jaar af te lossen bedrag is gelijk aan het dan uitstaande bedrag van de hoofdsom en de lopende rente.

3

Gedurende de periode van aflossing kan Leninggever op verzoek van Leningnemer voor een jaar uitstel geven van de verplichting tot aflossing voor zover de som van de bedragen waarvoor per saldo uitstel is verleend niet meer gaat bedragen dan 40% van de som van de uitbetaalde tranches. Leninggever kan aan het verlenen van uitstel voorwaarden verbinden. Indien uitstel is verleend worden de data bedoeld in het tweede lid, en in voorkomende gevallen het eerste lid verlengd met de termijn waarvoor uitstel is verleend.

4

Leningnemer kan Leninggever verzoeken toe te staan dat door hem eerder onverplicht afgeloste bedragen in mindering komen op een termijn als bedoeld in het eerste lid.

5

Aflossingen geschieden door overboeking naar rekeningnummer [pm rekeningnummer en bank] ten name van [pm] onder vermelding van ‘Ministerie van Economische Zaken, verplichtingennummer [pm nummer]’. Leningnemer zal Leninggever machtigen en gemachtigd houden tot automatische incasso van de aflossingen.

6

Leningnemer is bij te late aflossing over het niet afgeloste bedrag de wettelijke rente verschuldigd.

7

Leningnemer is gerechtigd de VFF-lening geheel of gedeeltelijk vervroegd af te lossen.

8

Aflossingen worden achtereenvolgens in mindering gebracht op wettelijke renten, indien verschuldigd, op eventueel nog lopende rente en vervolgens op de hoofdsom.

Artikel 9. Verplichtingen van Leningnemer gedurende de looptijd van de lening

1

Leningnemer zal geen uitkeringen hoe ook genaamd doen of toezeggen aan zijn aandeelhouders behoudens voorafgaande schriftelijke goedkeuring van Leninggever.

2

Leningnemer zal Leninggever zo spoedig mogelijk informeren bij voortijdige beëindiging van het vernieuwingsfasetraject en bij de gebeurtenissen die leiden tot opeisbaarheid van de lening op grond van artikel 10.

3

Leningnemer zal zijn administratie zo inrichten dat deze aansluit bij de bij zijn subsidieaanvraag overgelegde begroting voor het vernieuwingsfasetraject. Uit de administratie blijkt te allen tijde op eenvoudige en duidelijke wijze welke kosten zijn gemaakt en betaald voor die activiteiten. Voor eventuele loonkosten is een door middel van een urenadministratie vastgestelde urenverantwoording aanwezig.

4

Op verzoek van Leninggever verschaft Leningnemer inlichtingen omtrent de voortgang of resultaten van de blijkens de aanvraag van Leningnemer voor het vernieuwingsfasetraject verrichte en nog te verrichten activiteiten.

Artikel 10. Opeisbaarheid

1

Leninggever kan de onderhavige overeenkomst opzeggen en de lening is geheel of gedeeltelijk opeisbaar zonder dat daarbij enige termijn in acht hoeft te worden genomen indien:

a.

Leningnemer enige bepaling van deze overeenkomst niet heeft nageleefd;

b.

Leningnemer surséance van betaling heeft aangevraagd of ten aanzien van hem faillissement is aangevraagd;

c.

Leningnemer overlijdt, wordt ontbonden of feitelijk wordt geliquideerd;

d.

Leningnemer één of meerdere van zijn ondernemingen of een deel daarvan overdraagt of staakt of

e.

executoriaal beslag is gelegd op enig belangrijk gedeelte van de vermogensbestanddelen van Leningnemer of aan crediteuren van Leningnemer is enig akkoord aangeboden.

2

Indien de niet-naleving door Leningnemer van enige bepaling in deze overeenkomst zich leent voor herstel zal de opzeggingsgrond, bedoeld in het eerste lid, onder a, uitsluitend worden aangewend nadat Leningnemer een redelijke termijn heeft gekregen om tot naleving over te gaan en er nog steeds sprake is van niet-nakoming.

3

In de gevallen bedoeld in het eerste lid kan Leninggever besluiten de leningsovereenkomst in stand te laten maar de lening geheel of gedeeltelijk vervroegd op te eisen.

Artikel 11. Financiële informatie en overige verplichtingen

1

Leningnemer is verplicht aan door de minister als toezichthouder in de zin van de Algemene wet bestuursrecht aangewezen personen voor zover dezen dit redelijkerwijs noodzakelijk achten voor de vervulling van hun taak:

1°

inlichtingen te verstrekken en inzage in zakelijke gegevens en bescheiden te verstrekken en de gelegenheid te bieden daarvan kopieën te maken;

2°

toegang te verlenen tot plaatsen niet zijnde woningen;

3°

anderszins binnen de door hen gestelde termijn alle door hen gewenste medewerking te verlenen.

2

Leningnemer verstrekt alle inlichtingen over zijn financiële positie die Leninggever redelijkerwijze van hem kan verlangen.

3

Leningnemer verleent op verzoek van Leninggever medewerking aan een evaluatie van het stimuleringsbeleid van de minister.

Artikel 12. Kennisgevingen

Kennisgevingen en mededelingen met betrekking tot deze overeenkomst worden, tenzij uitdrukkelijk anders is bepaald, gedaan aan de hierna vermelde adressen:

[naam, adres, plaats Leninggever];

[naam, adres, plaats Leningnemer].

Artikel 13. Diversen

1

Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van Leninggever is Leningnemer niet gerechtigd de rechten en verplichtingen uit hoofde van deze overeenkomst aan derden over te dragen. De rechten en verplichtingen voortvloeiende uit deze overeenkomst zijn één geheel en derhalve ondeelbaar.

2

De nietigheid van enig beding opgenomen in deze overeenkomst zal niet de nietigheid van de gehele overeenkomst met zich brengen.

3

Op deze overeenkomst en haar uitvoering is Nederlands recht van toepassing. Alle geschillen die mochten ontstaan naar aanleiding van deze overeenkomst, zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de rechtbank Den Haag te Den Haag.

Artikel 13a. Bekrachtiging [Opnemen indien Leningnemer een rechtspersoon is in oprichting]

1

Deze overeenkomst wordt aangegaan onder de opschortende voorwaarde dat uiterlijk op [pm datum] de ondertekenaar van Leningnemer binnen [pm aantal] weken na ondertekening van deze overeenkomst aan Leninggever heeft aangetoond dat die overeenkomst is bekrachtigd door de inmiddels opgerichte rechtspersoon.

2

Bij gebreke van de tijdige overlegging van stukken waaruit blijkt van de bekrachtiging, treedt deze overeenkomst niet meer in werking en zullen Partijen ter zake van deze overeenkomst niet meer van elkander te vorderen hebben.

Artikel 14. Subsidiebeschikking

Deze overeenkomst wordt met terugwerkende kracht ontbonden indien de subsidiebeschikking uit hoofde waarvan deze overeenkomst van geldlening is gesloten wordt gewijzigd of ingetrokken.

Artikel 15. Inwerkingtreding en looptijd

1

Deze overeenkomst treedt in werking met ingang van [pm datum].

2

Indien de overeenkomst op de in het eerste lid genoemde datum nog niet is ondertekend treedt de overeenkomst in werking door de ondertekening door beide Partijen en krijgt de overeenkomst terugwerkende kracht tot en met deze datum10..

3

Deze overeenkomst eindigt als de uitstaande VFF-lening inclusief de lopende rente, of de wettelijke rente volledig is terugbetaald en vervolgens [pm aantal jaren] zijn verstreken waarin Leningnemer aan zijn informatieverplichtingen heeft voldaan.

Aldus in [pm]voud ondertekend te [plaats] op [datum]

LENINGNEMER

[naam/statutaire naam]

[handtekening]

[naam]

[functie]

LENINGGEVER

De Minister van Economische Zaken,

namens deze:

[handtekening]

[naam functionaris]

[functie]

Bijlage 1

Algemeen

Voor de verantwoording als bedoeld in artikel 7 lid 2 van de overeenkomst dient Leningnemer binnen de in dat artikel gestelde termijn een specificatie van de kosten in. Hierbij wordt qua opzet en wijze van specificatie aangesloten bij de ingediende begroting, die onderdeel uitmaakte van de subsidieaanvraag op grond van titel 3.16 van de Regeling nationale EZK- en LNV-subsidies. Ook wordt inzicht gegeven in eventueel ontvangen andere bijdragen in de kosten van de verrichte activiteiten voor het vernieuwingsfasetraject.

De specificatie van de kosten is voorzien van naam van de Leningnemer, aanduiding van het vernieuwingsfasetraject en het referentienummer van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) respectievelijk het bestuur van Stichting STW (STW). RVO en STW zijn de uitvoerders van titel 3.16 van de Regeling nationale EZK- en LNV-subsidies.

De verantwoording sluit af met een verklaring en ondertekening door Leningnemer. In de verklaring verklaart de ondertekenaar dat hij/zij bevoegd en/of gemachtigd is om te ondertekenen en dat de verantwoording naar waarheid is ingevuld. De ondertekenaar wordt vermeld met titels, voorletter(s), tussenvoegsels en achternaam. De datum van ondertekening wordt vermeld en tot slot wordt de verklaring ondertekend met een handtekening.

De aldus ondertekende verantwoording wordt toegezonden aan RVO of waarvan het adres is aangegeven op de subsidiebeschikking.

BIJZONDER (hoofdsom van de lening groter of gelijk aan € 125.000)

Indien de hoofdsom van de lening groter of gelijk is aan € 125.000 dient een verklaring van een accountant te worden bijgevoegd die is opgesteld conform het hieronder opgenomen model en met gebruikmaking van het hieronder opgenomen controleprotocol.

Controleprotocol controleverklaring vroegefasefinanciering

behorende bij de Uitvoeringsovereenkomst uit hoofde waarvan een geldlening zijnde vroegefasefinanciering aan een mkb-ondernemer wordt verstrekt ten behoeve van een vernieuwingsfasetraject voor zover de hoofdsom groter of gelijk is dan € 125.000

1. Uitgangspunten
1.1. Doelstelling

Dit controleprotocol heeft als doel het geven van aanwijzingen omtrent de reikwijdte en de intensiteit van de controle aan de accountant, belast met de controle van de door de Leningnemer bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) in te dienen verantwoording over de aanwending van de hoofdsom voor de financiering van het vernieuwingsfasetraject.

1.2. Definities

Accountant: een registeraccountant of Accountant-Administratieconsulent als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek aan wie de leningnemer de opdracht heeft toegekend de verantwoording van de aanwending van de hoofdsom te controleren.

Leningnemer: de MKB-ondernemer aan wie de Minister van Economische Zaken een subsidie in de vorm van een geldlening is verstrekt op grond van titel 3.16 van de Regeling nationale EZK- en LNV-subsidies en die op grond van die titel met de Staat der Nederlanden een overeenkomst tot lening heeft.

Controleverklaring: een schriftelijke verklaring van de accountant inhoudende een oordeel omtrent de juistheid, volledigheid en financiële rechtmatigheid van de verantwoording van de aanwending van de hoofdsom van de lening.

Financiële rechtmatigheid: een financiële transactie is in overeenstemming is met de in de van toepassing zijnde wet- en regelgeving (zie paragraaf 1.3) opgenomen bepalingen die de uitkomst van die financiële transactie beïnvloeden.

1.3. Wet- en regelgeving

Voor de controle van de financiële rechtmatigheid volgens dit protocol is de volgende wet- en regelgeving (inclusief eventuele wijzigingen hierin) van toepassing:

—

Regeling nationale EZK- en LNV-subsidies, in het bijzonder titel 3.16 (RNEZ);

—

De uitvoeringsovereenkomst tussen de Staat der Nederlanden vertegenwoordigd door de Minister van Economische Zaken en Leningnemer, als bedoeld in artikel 3.16.1, vierde lid, van de Regeling nationale EZK- en LNV-subsidies;

—
—

Bij de uitvoering van de controle stelt de accountant tevens vast dat:

a.

in de rekening en verantwoording omtrent de uitgaven en inkomsten:

1°

geen kosten zijn opgenomen die niet voor financiering in aanmerking komen op grond van de RNEZ, de beschikking tot subsidieverlening en de uitvoeringsovereenkomst;

2°

uitsluitend kosten zijn opgenomen die daadwerkelijk voor rekening komen van de Leningnemer;

b.

de Leningnemer opgave doet van alle inkomsten, waaronder subsidies, waarmee het vernieuwingsfasetraject waarop de lening betrekking heeft mede is gefinancierd;

c.

het verniewingfasetraject is uitgevoerd.

2. Controleaanpak
2.1. Eisen voor de controleaanpak

De controle moet voldoen aan de controlestandaarden die onderdeel zijn van de nadere voorschriften Controle- en overige standaarden (NV COS), die door de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) zijn vastgesteld.

Zonder de in voorgaande alinea geformuleerde voorschriften in te perken, zijn voor de controle van specifieke financiële verantwoordingen ten behoeve van de vaststelling van bijdragen vanuit EZ zoals in dit geval een subsidie in de vorm van een geldlening met name de volgende aandachtspunten van belang:

1.

De accountant stelt een analyse op inzake het risico dat de specifieke financiële verantwoording een materiële afwijking bevat. Deze risicoanalyse wordt specifiek opgesteld voor deze controle; er mag niet volstaan worden met een standaard analyse. In de risicoanalyse maakt de accountant zichtbaar welke controles gericht op de geïdentificeerde (significante) risico's zullen worden uitgevoerd.

2.

De accountant ontwikkelt op grond van de risicoanalyse een controleplan waarin zijn vastgelegd: de aard, de tijdsfasering en de omvang van de controlewerkzaamheden die door leden van het controleteam moeten worden uitgevoerd om toereikende controle-informatie te verkrijgen teneinde het controlerisico tot een aanvaardbaar laag niveau te reduceren.

3.

In het controleplan wordt de goedkeuringstolerantie (zie paragraaf 2.2) vertaald naar controletoleranties, waarbij de goedkeuringstolerantie het maximum is.

4.

Bij de controle wordt vastgesteld of de in de financiële verantwoording opgenomen posten, met in achtneming van de controletoleranties en goedkeuringstolerantie (zie paragraaf 2.2), juist, volledig en rechtmatig (zie definitie in paragraaf 1.2) zijn.

5.

De accountant controleert:

—

de juiste en volledige weergave van de door andere bestuursorganen, de Europese Commissie en derden verstrekte bijdragen in de kosten van de gesubsidieerde activiteiten;

6.

De accountant mag bij zijn controle gebruik maken van controlewerkzaamheden, die zijn uitgevoerd bij de controle van de jaarrekening van de Leningnemer. Een enkele verwijzing hiernaar in het controledossier met betrekking tot deze lening of incidentele subsidie in de vorm van een geldlening is onvoldoende. In het controledossier voor de specifieke verklaring moeten deze werkzaamheden worden beschreven evenals de belangrijkste relevante conclusies. Het controledossier moet zelfstandig bruikbaar zijn. Dit betekent dat de relevante stukken daarin opgenomen zijn.

7.

De accountant zorgt voor adequate controledocumentatie, waaruit blijkt dat de werkzaamheden conform het controleplan zijn uitgevoerd, wat de uitkomsten van de controle zijn en dat deze zijn beoordeeld door de eindverantwoordelijke accountant. Deze documentatie omvat naast het op de risicoanalyse gebaseerde controleplan in ieder geval stukken waaruit blijkt:

—

dat de cijfermatige juistheid van de verantwoording is nagegaan;

—

dat de verantwoording aansluit met de financiële administratie;

—

dat een cijferbeoordeling is uitgevoerd van de werkelijk verantwoorde kosten ten opzichte van de begrote kosten;

—

wat de aard en de omvang zijn van verrichte systeem- en gegevensgerichte controlewerkzaamheden op in de verantwoording opgevoerde kosten.

2.2. Betrouwbaarheid en materialiteit controleverklaring

Bij zijn oordeelsvorming over de naleving van de subsidievoorwaarden streeft de accountant naar een redelijke mate van zekerheid. Indien dit begrip voor het gebruik van statistische technieken gekwantificeerd moet worden, wordt een betrouwbaarheid van 95 procent gehanteerd.

Een controleverklaring met een goedkeurende strekking impliceert dat, gegeven eerder genoemde betrouwbaarheid, de som van de afwijking en de onzekerheid niet groter is dan twee procent van het totaalbedrag aan subsidiabele kosten dat in het financieel verslag wordt verantwoord. De hierna vermelde goedkeuringstoleranties zijn in dit kader van toepassing voor de bepaling van de strekking van de af te geven controleverklaring.

Materialiteitstabel

Goedkeurende

controleverklaring

Verklaring met beperking

Verklaring van oordeelonthouding/

Afkeurende verklaring

Fouten (afwijkingen) in het financieel verslag en onzekerheden in de controle

≤ 2%

> 2% en ≤ 4%

> 4%

Afwijkingen in de verantwoording

Van een afwijking in de verantwoording is sprake indien naar aanleiding van het uitgevoerde onderzoek is gebleken dat een (gedeelte van een) verantwoorde post niet voldoet aan één of meer aspecten van de geldende wet- en regelgeving (zie ook paragraaf 1.2) of dat een (gedeelte van een) post niet juist of volledig is verantwoord. Afwijkingen van wet- en regelgeving worden in absolute zin opgevat; saldering van afwijkingen is daarom niet toegestaan.

Het niet in staat zijn om voldoende en geschikte controle-informatie te verkrijgen (onzekerheden in de controle)

Er is sprake van onzekerheden in de controle wanneer op basis van de beschikbare controle-informatie niet kan worden vastgesteld of een (gedeelte van een) post voldoet aan de eisen in de geldende wet- en regelgeving.

Omgaan met geconstateerde afwijkingen

Het uitgangspunt is dat leningnemer de door de accountant geconstateerde afwijkingen voor zover mogelijk corrigeert. Materiële afwijkingen (conform tabel paragraaf 2.2), die niet door de leningnemer worden gecorrigeerd, leiden tot een aangepast (niet goedkeurend) oordeel door de accountant.

3. Verslaglegging

De accountant legt de uitkomsten van de controle vast in een controleverklaring. Verwezen wordt naar de voorbeeldtekst bij dit controleprotocol.

4. Reviewbeleid

De Auditdienst Rijk (ADR) kan een review uitvoeren op de uitgevoerde accountantscontrole inzake deze subsidie. De accountant, die de controle uitvoert, verstrekt de ADR desgevraagd alle inlichtingen en bescheiden11.. De eventuele extra kosten van deze accountant in verband met de review zijn niet voor rekening van de Minister van Economische Zaken of de Staat der Nederlanden.

Voorbeeldtekst controleverklaring subsidie in de vorm van een geldlening (met goedkeurende strekking)

Afgegeven ten behoeve van … (naam leninggever)

Aan: … (naam leningnemer)

Wij hebben bijgaande verantwoording van de aanwending van de hoofdsom van de lening voor de financiering van het vroegefasetraject ingevolge de subsidiebeschikking en de uitvoeringsovereenkomst en eventuele wijzigingen … (omschrijving, kenmerk en datum) van … (naam Leningnemer) te … (adres/statutaire vestigingsplaats) over 20XX (of voor een gebroken boekjaar: voor het jaar geëindigd op (datum) 20XX) gecontroleerd.

Verantwoordelijkheid van het bestuur

Leningnemer/Het bestuur van … (naam Leningnemer) is verantwoordelijk voor het opstellen van de verantwoording van de aanwending van de hoofdsom voor de financiering van het vroegefasetraject in overeenstemming met de subsidiebeschikking en de uitvoeringsovereenkomst. Leningnemer/Het bestuur van Leningnemer is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van de verantwoording van de aanwending van de hoofdsom mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten.

Verantwoordelijkheid van de accountant

Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de verantwoording van de aanwending van de hoofdsom op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden, en het Controleprotocol Controleverklaring Vroegefasefinanciering. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de verantwoording geen afwijkingen van materieel belang bevat.

Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de verantwoording van de aanwending van de hoofdsom. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico's dat de verantwoording van de aanwending van de hoofdsom een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.

Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opstellen van de verantwoording van de aanwending van de hoofdsom door de leningnemer, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de leningnemer. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor het opstellen van de verantwoording van de aanwending van de hoofdsom, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de verantwoording van de aanwending van de hoofdsom.

Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden.

Oordeel

Naar ons oordeel is de verantwoording van de aanwending van de hoofdsom van <naam instelling/persoon> over de periode <datum> tot <datum> in alle van materieel belang zijnde aspecten opgesteld in overeenstemming met de begroting zoals opgenomen in brief <kenmerk> d.d. <datum> en de relevante bepalingen in de van toepassing zijnde wet- en regelgeving.

Beperking in gebruik en verspreidingskring

De verantwoording van de aanwending van de hoofdsom is opgesteld voor … (naam Leninggever: Staat der Nederlanden) met als doel … (naam Leningnemer) in staat te stellen te voldoen aan de voorwaarden van de beschikking tot subsidieverlening en de uitvoeringsovereenkomst. Hierdoor is de verantwoording van de aanwending van de hoofdsom mogelijk niet geschikt voor andere doeleinden. De verantwoording van de aanwending van de hoofdsom met onze controleverklaring is derhalve uitsluitend bestemd voor … (naam Leningnemer) en … (naam Leninggever: Staat der Nederlanden) en dient niet te worden verspreid aan of te worden gebruikt door anderen.

Plaats en datum

Handtekening

Naam accountant

Naam accountantskantoor

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.