Aanhef

De interne markt is een van de meest tastbare verwezenlijkingen van de Unie. Door vrij verkeer van personen, goederen, diensten en kapitaal toe te staan, worden burgers en bedrijven nieuwe kansen geboden. Deze verordening is een belangrijk onderdeel van de strategie voor de eengemaakte markt die is vastgesteld in de mededeling van de Commissie van 28 oktober 2015 getiteld ‘De eengemaakte markt verbeteren: meer mogelijkheden voor mensen en ondernemingen’. Die strategie is bedoeld om het volledige potentieel van de interne markt te benutten door het voor burgers en bedrijven eenvoudiger te maken zich binnen de Unie te bewegen en grensoverschrijdend handel te drijven, zich in een andere lidstaat te vestigen en hun zakelijke activiteiten naar een andere lidstaat uit te breiden.

In de mededeling van de Commissie van 6 mei 2015 getiteld ‘Strategie voor een digitale eengemaakte markt voor Europa’ is de rol erkend die internet en digitale technologieën spelen bij de verandering van ons leven en van de wijze waarop burgers en bedrijven informatie en kennis vergaren, goederen en diensten kopen, deelnemen aan de markt en werken, waardoor kansen worden geboden voor innovatie, groei en werkgelegenheid. In die mededeling en in diverse resoluties van het Europees Parlement is erop gewezen dat beter kan worden voldaan aan de behoeften die burgers en bedrijven in eigen land en bij hun grensoverschrijdende activiteiten ondervinden als de bestaande Europese portalen, websites, netwerken, diensten en systemen worden uitgebreid en geïntegreerd en worden gekoppeld aan verschillende nationale oplossingen, om zo ‘één digitale toegangspoort’ te creëren die als enig Europees toegangspunt dient (‘de toegangspoort’). In de mededeling van de Commissie van 19 april 2016 getiteld ‘EU-actieplan inzake e-overheid 2016–2020 — Voor een snellere digitalisering van overheidsdiensten’ werd de toegangspoort opgenomen als een van de maatregelen voor 2017. In het verslag van de Commissie van 24 januari 2017 getiteld ‘Versterking van de rechten van de burgers in een Unie van democratische verandering — Verslag over het EU-burgerschap 2017’ werd aangegeven dat de toegangspoort een prioriteit is voor de rechten van burgers van de Unie.

Het Europees Parlement en de Raad hebben herhaaldelijk gevraagd om een vollediger en gebruikersvriendelijker informatie- en ondersteuningspakket om burgers en bedrijven wegwijs te maken op de interne markt, en de hulpmiddelen van de interne markt te versterken en stroomlijnen om beter te voldoen aan de behoeften die burgers en bedrijven bij hun grensoverschrijdende activiteiten ondervinden.

Deze verordening geeft gehoor aan die verzoeken door burgers en bedrijven eenvoudig toegang te geven tot de informatie, procedures en diensten voor ondersteuning en probleemoplossing die zij nodig hebben om hun rechten op de interne markt uit te oefenen. De toegangspoort zou kunnen bijdragen tot meer transparantie van regels en voorschriften voor verschillende zakelijke en levensgebeurtenissen op gebieden zoals reizen, pensioen, onderwijs, werkgelegenheid, gezondheidszorg, consumentenrechten en rechten van het gezin. Bovendien kan de toegangspoort bijdragen aan het versterken van het consumentenvertrouwen, het aanpakken van het gebrek aan kennis over consumentenbeschermings- en internemarktregels en het verminderen van de nalevingskosten voor bedrijven. Bij deze verordening wordt een toegangspoort opgericht die gebruikersvriendelijk en interactief is en die de gebruikers, op basis van hun behoeften, naar de meest geschikte diensten moet leiden. In die context is voor de Commissie en de lidstaten een belangrijke rol weggelegd om deze doelstellingen te verwezenlijken.

De toegangspoort moet de interactie tussen burgers en bedrijven, enerzijds, en bevoegde instanties, anderzijds, vergemakkelijken door toegang te verlenen tot onlineoplossingen die de dagelijkse activiteiten van burgers en bedrijven vergemakkelijken en de op de interne markt ondervonden belemmeringen tot een minimum beperken. Het bestaan van één digitale toegangspoort die onlinetoegang biedt tot nauwkeurige en actuele informatie, tot procedures en tot diensten voor ondersteuning en probleemoplossing kan ertoe bijdragen dat gebruikers zich meer bewust worden van de verschillende bestaande onlinediensten en kan hun tijd en geld besparen.

Deze verordening heeft drie doelstellingen, te weten administratieve belasting beperken voor burgers en bedrijven die geheel overeenkomstig de nationale voorschriften en procedures hun rechten met betrekking tot de interne markt, waaronder het vrije verkeer van burgers, uitoefenen of willen uitoefenen, discriminatie wegnemen en de werking van de interne markt verzekeren ten aanzien van de verstrekking van informatie, procedures en diensten voor ondersteuning en probleemoplossing. Aangezien deze verordening betrekking heeft op het vrije verkeer van burgers, wat niet als slechts bijkomstig kan worden beschouwd, moet zij op artikel 21, lid 2, en artikel 114, lid 1, van het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU) worden gebaseerd.

Om burgers en bedrijven van de Unie in staat te stellen hun recht op vrij verkeer binnen de interne markt uit te oefenen, moet de Unie specifieke, niet-discriminerende maatregelen vaststellen om hun eenvoudig toegang te bieden tot voldoende uitvoerige en betrouwbare informatie over hun rechten krachtens het Unierecht, alsmede tot informatie over de toepasselijke nationale voorschriften en procedures die zij moeten volgen wanneer zij naar een andere dan hun eigen lidstaat verhuizen of daar wonen of studeren of wanneer zij daar een bedrijf vestigen of uitoefenen. Informatie moet voldoende uitvoerig worden geacht indien zij alle inlichtingen bevat die noodzakelijk zijn opdat de gebruikers begrijpen wat hun rechten en plichten zijn en aangeeft welke regels op hen van toepassing zijn in verband met de activiteiten die zij als grensoverschrijdende gebruikers willen ondernemen. De informatie moet worden aangeboden op een duidelijke, beknopte en begrijpelijke wijze en moet operationeel en aangepast aan de doelgroep. Informatie over procedures moet alle te verwachten procedurele stappen bestrijken die voor de gebruiker relevant zijn. Het is voor burgers en bedrijven die te maken hebben met een complex regelgevingskader, zoals die welke die actief zijn in elektronische handel en de deeleconomie, van belang dat zij gemakkelijk kunnen uitvinden welke de toepasselijke regels zijn en hoe die van toepassing zijn op hun activiteiten. Onder eenvoudige en gebruikersvriendelijke toegang tot informatie wordt verstaan dat de gebruikers in staat worden gesteld op eenvoudige wijze de informatie terug te vinden, op eenvoudige wijze te bepalen welke informatie-elementen relevant zijn voor hun specifieke situatie en de relevante informatie vlot te begrijpen. De informatie die op nationaal niveau verstrekt moet worden, dient niet alleen betrekking te hebben op de nationale voorschriften tot uitvoering van het recht van de Unie, maar ook op andere nationale voorschriften die zowel van toepassing zijn op niet-grensoverschrijdende als op grensoverschrijdende gebruikers.

De regels over de verstrekking van informatie in deze verordening mogen niet van toepassing zijn op nationale rechterlijke organisaties, aangezien informatie op dat gebied die van belang is voor grensoverschrijdende gebruikers al op het e-justitieportaal te vinden is. In sommige situaties waarop deze verordening betrekking heeft, moeten rechtbanken worden geacht bevoegde instanties zijn, bijvoorbeeld wanneer rechtbanken bedrijfsregisters beheren. Het beginsel van non-discriminatie moet bovendien ook van toepassing zijn op onlineprocedures die toegang geven tot gerechtelijke procedures.

Het is duidelijk dat burgers en bedrijven uit andere lidstaten nadeel kunnen ondervinden doordat zij niet goed op de hoogte zijn van de nationale voorschriften en overheidssystemen, door verschillen in de gebruikte talen en doordat zij zich niet in de nabijheid bevinden van de bevoegde instanties in een andere dan hun eigen lidstaat. De hieruit voortvloeiende belemmeringen voor de interne markt kunnen het meest efficiënt worden aangepakt door grensoverschrijdende en niet-grensoverschrijdende gebruikers onlinetoegang tot informatie te geven in een taal die zij begrijpen, teneinde hun de mogelijkheid te bieden procedures voor de naleving van nationale voorschriften volledig online af te handelen en ondersteuning te bieden wanneer de voorschriften en procedures niet duidelijk genoeg zijn of wanneer zij stuiten op belemmeringen voor de uitoefening van hun rechten.

Een aantal handelingen van de Unie had tot doel oplossingen aan te reiken in de vorm van sectorgebonden één-loketsystemen, zoals de één-loketten die bij Richtlijn 2006/123/EG van het Europees Parlement en de Raad (3) zijn opgericht, die online informatie, ondersteunende diensten en toegang tot procedures in verband met de verlening van diensten aanbieden, de productcontactpunten die bij Verordening (EG) nr. 764/2008 van het Europees Parlement en de Raad (4) zijn ingesteld, de productcontactpunten voor de bouw die zijn ingesteld bij Verordening (EU) nr. 305/2011 van het Europees Parlement en de Raad (5) en die toegang verlenen tot productspecifieke technische voorschriften, en de nationale assistentiecentra voor beroepskwalificaties die zijn opgericht bij Richtlijn 2005/36/EG van het Europees Parlement en de Raad (6), die beroepsbeoefenaren helpen bij grensoverschrijdende mobiliteit. Daarnaast zijn er netwerken zoals het netwerk van Europese consumentencentra opgericht om het inzicht in de consumentenrechten binnen de Unie te vergroten en te helpen bij de afhandeling van klachten in verband met aankopen die tijdens reizen of online in andere lidstaten van het netwerk zijn gedaan. Voorts beoogt het in aanbeveling 2013/461/EU van de Commissie (7) bedoelde Solvitnetwerk snelle, effectieve en informele oplossingen te vinden voor problemen die burgers en ondernemingen ondervinden wanneer overheidsinstanties hun hun rechten ontzeggen die zij uit hoofde van de interne markt genieten. Ten slotte zijn verscheidene informatieportalen in verband met de interne markt, zoals Uw Europa, en het Europees e-justitieportaal, op het gebied van justitie, opgericht om gebruikers over Unie- en nationale voorschriften te informeren.

Door de sectorgebonden aard van deze handelingen van de Unie blijven de online beschikbare informatie, de diensten voor ondersteuning en probleemoplossing en de bijbehorende onlineprocedures voor burgers en bedrijven sterk versnipperd. Er zijn discrepanties in de onlinebeschikbaarheid van informatie en procedures, de kwaliteit van de diensten laat te wensen over, en de informatie en de diensten voor ondersteuning en probleemoplossing genieten onvoldoende bekendheid. Bovendien ondervinden grensoverschrijdende gebruikers problemen om deze diensten te vinden en er toegang toe te krijgen.

Bij deze verordening moet één digitale toegangspoort worden opgericht die fungeert als het enkele toegangspunt waar burgers en bedrijven terechtkunnen voor informatie over de voorschriften en vereisten waaraan zij uit hoofde van het Unierecht of het nationale recht moeten voldoen. Door die toegangspoort moet het voor burgers en bedrijven eenvoudiger worden contact op te nemen met op het niveau van de Unie of de lidstaten opgerichte diensten voor ondersteuning en probleemoplossing en moet dat contact doeltreffender worden. De toegangspoort moet bovendien de toegang tot onlineprocedures en de afhandeling daarvan vergemakkelijken. Daarom mag deze verordening op generlei wijze raken aan de bestaande rechten en plichten uit hoofde van het Unie- of nationale recht op deze beleidsterreinen. Voor de in bijlage II bij deze verordening opgesomde procedures en de in de Richtlijnen 2005/36/EG, 2006/123/EG, 2014/24/EU(8) en 2014/25/EU(9) van het Europees Parlement en de Raad genoemde procedures moet deze verordening de toepassing van het eenmaligheidsbeginsel voor de uitwisseling van bewijs tussen de bevoegde instanties in verschillende lidstaten ondersteunen en het grondrecht op bescherming van persoonsgegevens in dat kader ten volle eerbiedigen.

De toegangspoort en de inhoud ervan moeten gebruikersgericht en gebruikersvriendelijk zijn. De toegangspoort moet gericht zijn op het vermijden van overlappingen en moet links aanbieden naar bestaande diensten. Zij moet burgers en bedrijven de mogelijkheid geven te interageren met overheidsinstanties op nationaal en Unieniveau, door hen in de gelegenheid te stellen feedback te geven over de via de toegangspoort verleende diensten en de door hen ervaren werking van de interne markt. Het hulpmiddel voor gebruikersreacties moet de gebruiker de mogelijkheid bieden om — op een wijze die de gebruiker in staat stelt anoniem te blijven — ondervonden problemen, tekortkomingen en behoeften te melden om te bevorderen dat de kwaliteit van de diensten voortdurend wordt verbeterd.

Het succes van de toegangspoort zal afhangen van de gezamenlijke inspanning van de Commissie en de lidstaten. De toegangspoort moet een gemeenschappelijke gebruikersinterface omvatten die wordt geïntegreerd in het bestaande portaal Uw Europa, dat door de Commissie moet worden beheerd. In de gemeenschappelijke gebruikersinterface moeten links worden opgenomen naar informatie, procedures en diensten voor ondersteuning of probleemoplossing die beschikbaar zijn op door de bevoegde instanties in de lidstaten en door de Commissie beheerde portalen. Om het gebruik van de toegangspoort te vergemakkelijken, moet de gemeenschappelijke gebruikersinterface in alle officiële talen van de instellingen van de Unie (‘officiële talen van de Unie’) beschikbaar zijn. Het bestaande portaal Uw Europa en de voornaamste toegangspagina daartoe moeten, aangepast aan de vereisten van de toegangspoort, deze meertalige benadering van de verstrekte informatie behouden. De werking van de toegangspoort moet worden ondersteund met technische hulpmiddelen die de Commissie in nauwe samenwerking met de lidstaten ontwikkelt.

In het ‘Charter for the electronic Points of Single Contact under Directive 2006/123/EC’ (Handvest voor de elektronische één-loketten in het kader van Richtlijn 2006/123/EG), dat in 2013 door de Raad werd goedgekeurd, hebben de lidstaten de vrijwillige toezegging gedaan bij de verstrekking van informatie via de één-loketten een gebruikersgerichte aanpak te zullen volgen, zodat gebieden worden bestreken die van bijzonder belang zijn voor bedrijven, waaronder btw, inkomstenbelastingen, sociale zekerheid en arbeidswetgeving. Op basis van dat handvest en gelet op de ervaring met het portaal Uw Europa, moet in die informatie ook een beschrijving worden opgenomen van de diensten voor ondersteuning en probleemoplossing. Burgers en bedrijven moeten zich tot die diensten kunnen wenden wanneer zij de informatie niet goed begrijpen, niet weten hoe de informatie op hun situatie van toepassing is of problemen ondervinden bij de afhandeling van een procedure.

In deze verordening moeten de informatiegebieden worden vermeld die voor burgers en bedrijven van belang zijn bij de uitoefening van hun rechten en de naleving van hun verplichtingen binnen de interne markt. Op die gebieden moet voldoende uitgebreide informatie worden verstrekt op het nationale niveau, met inbegrip van het regionale en het lokale niveau, alsook op Unieniveau, waarbij toelichting wordt gegeven over de toepasselijke regels en geldende verplichtingen en over de procedures die burgers en bedrijven moeten volgen om daaraan te voldoen. Om de kwaliteit van de geboden diensten te waarborgen, moet de via de toegangspoort verstrekte informatie duidelijk, juist en actueel zijn, moet er zo weinig mogelijk gebruik worden gemaakt van ingewikkelde terminologie en mogen acroniemen alleen worden gebruikt als het om vereenvoudigde en gemakkelijk te begrijpen termen gaat waarvoor geen voorafgaande kennis van het thema of het rechtsgebied vereist is. Die informatie moet op een zodanige wijze worden verstrekt dat de gebruikers de basisregels en -vereisten die op die gebieden op hun situatie van toepassing zijn, gemakkelijk kunnen begrijpen. De gebruikers moeten ook worden geïnformeerd over het feit dat er in sommige lidstaten geen nationale regels zijn op de in bijlage I opgesomde informatiegebieden, vooral wanneer er in andere lidstaten op die gebieden wel nationale regels gelden. Dergelijke informatie over het ontbreken van nationale regels zou in het portaal Uw Europa kunnen worden opgenomen.

Informatie die de Commissie al bij de lidstaten heeft ingewonnen op grond van bestaande Uniewetgeving of van vrijwillige regelingen — zoals informatie die is verzameld voor het Eures-portaal, ingesteld bij Verordening (EU) 2016/589 van het Europees Parlement en de Raad (10), het e-justitieportaal, ingesteld bij Beschikking 2001/470/EG van de Raad (11) of de Gegevensbank gereglementeerde beroepen, ingesteld bij Richtlijn 2005/36/EG — moet telkens wanneer dat mogelijk is worden gebruikt om een deel van de informatie te bestrijken die overeenkomstig deze verordening aan burgers en bedrijven op Unie- en nationaal niveau moet worden verstrekt. Van de lidstaten mag niet worden verlangd dat zij op hun nationale websites informatie verstrekken die al in de desbetreffende door de Commissie beheerde gegevensbanken beschikbaar is. Wanneer lidstaten al online-informatie moeten verstrekken krachtens andere Uniehandelingen, zoals Richtlijn 2014/67/EU van het Europees Parlement en de Raad (12), moet het voldoende zijn dat de lidstaten links aanbieden naar de bestaande online-informatie. Wanneer bepaalde beleidsterreinen al volledig geharmoniseerd zijn via Uniewetgeving, bijvoorbeeld consumentenrechten, moet op het niveau van de Unie verstrekte informatie in het algemeen volstaan opdat de gebruikers kunnen begrijpen wat hun relevante rechten of plichten zijn. In dergelijke gevallen hoeven de lidstaten alleen maar aanvullende informatie te verstrekken over hun nationale administratieve procedures en diensten voor ondersteuning of andere nationale administratieve voorschriften indien deze voor de gebruikers relevant is. Zo mag informatie over consumentenrechten bijvoorbeeld niet raken aan het overeenkomstenrecht, maar dient zij de gebruikers enkel te informeren over hun rechten op grond van het Unie- of nationale recht in het kader van commerciële transacties.

Deze verordening moet de internemarktdimensie van onlineprocedures vergroten en aldus bijdragen aan de digitalisering van de interne markt, door onder meer in verband met de toegang van burgers of bedrijven tot onlineprocedures die reeds op basis van Unie- of nationaal recht op nationaal niveau zijn vastgesteld en in verband met de procedures die overeenkomstig deze verordening volledig online beschikbaar moeten worden gemaakt, aan het algemene non-discriminatiebeginsel vast te houden. Indien een gebruiker die zich in een situatie bevindt die uitsluitend onder één lidstaat ressorteert, in die lidstaat online toegang kan hebben tot een onder deze verordening vallende procedure en deze kan doorlopen, dan moet een grensoverschrijdende gebruiker ook online toegang kunnen hebben tot dezelfde procedure en deze kunnen doorlopen, via dezelfde technische oplossing dan wel via een andere, technisch onderscheiden oplossing die tot hetzelfde resultaat leidt, zonder discriminerende belemmeringen. Dergelijke belemmeringen kunnen bestaan uit op nationaal niveau ontworpen oplossingen, zoals velden van formulieren waarin alleen nationale telefoonnummers, nationale voorvoegsels voor telefoonnummers of nationale postcodes kunnen worden ingevuld, vergoedingen die alleen met systemen zonder grensoverschrijdende betaalmogelijkheden kunnen worden betaald, het ontbreken van uitvoerige toelichtingen in een taal die door grensoverschrijdende gebruikers wordt begrepen, het ontbreken van mogelijkheden om elektronische bewijzen van instanties uit een andere lidstaat in te dienen en het niet-aanvaarden van elektronische identificatiemiddelen die in andere lidstaten zijn afgegeven. De lidstaten moeten oplossingen voor die belemmeringen bieden.

Wanneer gebruikers onlineprocedures in een grensoverschrijdende context doorlopen, moeten zij alle relevante toelichting kunnen verkrijgen in een officiële taal van de Unie die door zo veel mogelijk grensoverschrijdende gebruikers grotendeels wordt begrepen. Dat betekent niet dat de lidstaten hun administratieve formulieren in verband met de procedure of het resultaat van de procedure in die taal moeten vertalen. De lidstaten worden echter wel aangemoedigd om technische oplossingen te gebruiken die de gebruikers in staat stellen om de procedures in zo veel mogelijk gevallen in die taal te doorlopen, met inachtneming van de regels van de lidstaten inzake het gebruik van talen.

Het antwoord op de vraag welke nationale onlineprocedures voor grensoverschrijdende gebruikers relevant zijn met het oog op de uitoefening van hun rechten uit hoofde van de interne markt, is afhankelijk van het antwoord op de vraag of die gebruikers ingezetene zijn van dan wel gevestigd zijn in de betrokken lidstaat dan wel of zij toegang tot de procedures van die lidstaat willen terwijl zij ingezetene zijn van dan wel gevestigd zijn in een andere lidstaat. Deze verordening mag de lidstaten niet verhinderen van grensoverschrijdende gebruikers die ingezetene zijn van of gevestigd zijn op hun grondgebied, te verlangen dat zij een nationaal identificatienummer verkrijgen met het oog op toegang tot de nationale onlineprocedures, voor zover dit voor die gebruikers geen ongerechtvaardigde extra belasting of kosten met zich brengt. Voor grensoverschrijdende gebruikers die geen ingezetene zijn van of niet gevestigd zijn in de desbetreffende lidstaat, hoeven nationale onlineprocedures die niet relevant zijn voor de uitoefening van hun rechten uit hoofde van de interne markt, bijvoorbeeld inschrijving om lokale dienstverlening zoals afvalophaling en parkeervergunningen te genieten, niet volledig online toegankelijk te zijn.

Deze verordening moet voortbouwen op Verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad (13), waarin voorwaarden zijn vastgesteld waaronder lidstaten bepaalde elektronische identificatiemiddelen van natuurlijke personen en rechtspersonen erkennen die onderworpen zijn aan een aangemeld stelsel voor elektronische identificatie van een andere lidstaat. In Verordening (EU) nr. 910/2014 zijn de voorwaarden neergelegd waaronder gebruikers gebruik mogen maken van hun elektronische identificatie- en authenticatiemiddelen om toegang te verkrijgen tot online publieke diensten in grensoverschrijdende situaties. De instellingen, organen, instanties en agentschappen van de Unie worden aangespoord om elektronische identificatie- en authenticatiemiddelen te accepteren voor de procedures waarvoor zij verantwoordelijk zijn.

In een aantal sectorale handelingen van de Unie, zoals de Richtlijnen 2005/36/EG, 2006/123/EG, 2014/24/EU en 2014/25/EU, is voorgeschreven dat de procedures volledig online beschikbaar moeten zijn. Deze verordening moet voorschrijven dat een aantal andere procedures die van wezenlijk belang zijn voor de meeste burgers en bedrijven die hun rechten uitoefenen en verplichtingen naleven in een grensoverschrijdende context, volledig online beschikbaar zijn.

Om burgers en bedrijven in staat te stellen rechtstreeks te profiteren van de voordelen van de interne markt zonder onnodige extra administratieve belasting, moet deze verordening voorschrijven dat de gebruikersinterface van bepaalde, in bijlage II bij deze verordening vermelde belangrijke procedures voor grensoverschrijdende gebruikers volledig gedigitaliseerd worden. In deze verordening moeten ook criteria worden gegeven om te bepalen hoe die procedures als volledig online kunnen worden aangemerkt. De verplichting om een dergelijke procedure volledig online beschikbaar te maken dient enkel te gelden indien de procedure in de betrokken lidstaten is vastgesteld. Deze verordening moet niet van toepassing zijn op de initiële inschrijving van een bedrijfsactiviteit, op de procedures die leiden tot de oprichting van een vennootschap als rechtspersoon of op latere indieningen door die vennootschappen, aangezien dergelijke procedures een alomvattende benadering vereisen om digitale oplossingen in de gehele levenscyclus van een onderneming te vergemakkelijken. Wanneer bedrijven zich in een andere lidstaat vestigen, moeten zij zich bij een socialezekerheidsregeling en een verzekeringsregeling inschrijven om hun werknemers daarbij aan te melden en bijdragen aan beide regelingen te betalen. Het is mogelijk dat zij hun bedrijfsactiviteiten moeten melden, vergunningen moeten verkrijgen of veranderingen in hun bedrijfsactiviteiten moeten registreren. Deze registratieprocedures gelden voor bedrijven in talrijke sectoren van de economie en het is bijgevolg passend te verlangen dat zij online beschikbaar worden gesteld.

Deze verordening moet verduidelijken wat het volledig online aanbieden van een procedure inhoudt. Een procedure moet als volledig online worden beschouwd wanneer de gebruiker alle stappen vanaf de toegang tot de voltooiing van de procedure, waarbij interactie plaatsvindt tussen hem en de bevoegde instantie (het ‘frontoffice’), elektronisch, op afstand en via een onlinedienst kan doorlopen. Deze onlinedienst moet de gebruiker wegwijs maken in een lijst van alle te vervullen voorwaarden en van alle aan te leveren ondersteunende bewijsstukken, moet de gebruiker in staat stellen de informatie en het bewijs van naleving van al die voorwaarden te verstrekken en moet de gebruiker een automatische ontvangstbevestiging sturen, tenzij de output van de procedure onmiddellijk wordt geleverd. Dit mag de bevoegde instanties niet beletten om rechtstreeks contact op te nemen met de gebruikers wanneer dat nodig is om voor de procedure benodigde nadere toelichting te verkrijgen. De bevoegde instanties dienen de output van de procedure, als bepaald in deze verordening, eveneens langs elektronische weg aan de gebruiker te sturen, waar mogelijk op grond van geldende Unie- en nationale wetgeving.

Deze verordening mag geen afbreuk doen aan de essentie van de in bijlage II opgesomde procedures die op nationaal, regionaal of lokaal niveau zijn vastgesteld, en mag geen materiële op procedurele regels vastleggen op de onder bijlage II vallende gebieden, met inbegrip van belastingen. Het doel van deze verordening moet zijn de technische vereisten vast te stellen om ervoor te zorgen dat dergelijke procedures, wanneer die in de betrokken lidstaat zijn vastgesteld, volledig online beschikbaar worden gemaakt.

Deze verordening mag geen afbreuk doen aan de bevoegdheden van nationale instanties in een procedure, waaronder de verificatie van de juistheid en geldigheid van verstrekte informatie of vertrekt bewijs en de verificatie van de authenticiteit wanneer het bewijs op een andere wijze wordt ingediend dan via het op het eenmaligheidsbeginsel gebaseerde technische systeem. Evenmin mag deze verordening raken aan de — al dan niet gedigitaliseerde — procedurele werkstromen binnen en tussen de bevoegde instanties (het ‘backoffice’). Wanneer zulks noodzakelijk is in het kader van sommige van de procedures voor het registreren van bedrijfsactiviteiten, moeten de lidstaten kunnen blijven vereisen dat er een notaris of jurist wordt ingeschakeld die gebruik zou kunnen willen maken van verificatiemiddelen, zoals videoconferenties of andere onlinemiddelen die een audiovisuele realtimeverbinding mogelijk maken. Het inschakelen van een notaris of jurist mag echter niet beletten dat procedures voor het registreren van zulke veranderingen volledig online worden afgehandeld.

In sommige gevallen kan van de gebruikers worden verlangd dat zij bewijs overleggen ter staving van feiten die niet online kunnen worden vastgesteld. Dat bewijs kan bijvoorbeeld een medische verklaring, een bewijs van in leven zijn, een keuringsbewijs voor motorvoertuigen of de bevestiging van de chassisnummers ervan zijn. Als zulk bewijs via elektronische weg kan worden verstrekt, zou dit geen uitzondering mogen vormen op het beginsel dat een procedure volledig online moet worden aangeboden. In andere gevallen kan het nog nodig zijn dat gebruikers in het kader van een onlineprocedure in persoon bij een bevoegde instantie verschijnen. Dergelijke uitzonderingen moeten, als zij niet voortvloeien uit Uniewetgeving, worden beperkt tot situaties die gerechtvaardigd worden door een dwingende reden van algemeen belang op het gebied van openbare veiligheid, volksgezondheid of fraudebestrijding. Ter waarborging van de transparantie moeten de lidstaten met de Commissie en de andere lidstaten informatie delen over zulke uitzonderingen en de redenen waarom en de omstandigheden waarin die kunnen worden toegepast. Van de lidstaten mag niet worden verlangd dat zij verslag uitbrengen over elk afzonderlijk geval waarin bij wijze van uitzondering fysieke aanwezigheid werd vereist, maar zij moeten wel meedelen welke nationale bepalingen er ter zake bestaan. Beste praktijken op nationaal niveau en technische ontwikkelingen die verdere digitalisering op dit gebied mogelijk maken, moeten regelmatig in een toegangspoortcoördinatiegroep worden besproken.

In grensoverschrijdende situaties kan de procedure voor het registreren van een adreswijziging bestaan uit twee afzonderlijke procedures: een procedure in de lidstaat van herkomst om de uitschrijving voor het oude adres te vragen en een procedure in de lidstaat van bestemming om de inschrijving op het nieuwe adres te vragen. Beide procedures moeten onder deze verordening vallen.

Aangezien de digitalisering van de verplichtingen, procedures en formaliteiten voor de erkenning van beroepskwalificaties reeds onder Richtlijn 2005/36/EG valt, dient deze verordening uitsluitend betrekking te hebben op de digitalisering van de procedure waarbij om academische erkenning van diploma's, certificaten of andere bewijzen van voltooide opleidingen wordt verzocht met betrekking tot een persoon die een studie wenst te beginnen of voort te zetten of die een academische titel wenst te voeren, die niet de formaliteiten inzake de erkenning van beroepskwalificaties betreffen.

Deze verordening moet de bepalingen betreffende de coördinatie van de socialezekerheidsstelsels van de Verordeningen (EG) nr. 883/2004(14) en (EG) nr. 987/2009 van het Europees Parlement en de Raad (15), waarin de rechten en verplichtingen van verzekerden en socialezekerheidsinstellingen en de toepasselijke procedures op het gebied van de coördinatie van de sociale zekerheid vastgesteld zijn, onverlet laten.

Op Unie- en nationaal niveau zijn verscheidene netwerken en diensten opgericht om burgers en bedrijven te ondersteunen bij hun grensoverschrijdende activiteiten. Het is belangrijk dat die diensten, waaronder bestaande diensten voor ondersteuning of probleemoplossing die op Unieniveau zijn opgezet, zoals de Europese consumentencentra, Uw Europa — Advies, Solvit, de helpdesk intellectuele-eigendomsrechten, Europe Direct en het Enterprise Europe Network, in de toegangspoort worden opgenomen, om ervoor te zorgen dat alle potentiële gebruikers ze kunnen vinden. De in bijlage III vermelde diensten zijn opgericht bij bindende handelingen van de Unie, terwijl andere diensten op vrijwillige basis functioneren. De diensten die bij bindende handelingen van de Unie zijn opgericht moeten gebonden zijn aan de in deze verordening vastgestelde kwaliteitseisen, terwijl de op vrijwillige basis functionerende diensten aan die kwaliteitseisen moeten voldoen als de bedoeling is om ze via de toegangspoort toegankelijk te maken. De reikwijdte en de aard van die diensten, hun governanceregelingen, de bestaande termijnen en de vrijwillige, contractuele of andere grondslag waarop zij opereren, mogen niet door deze verordening worden gewijzigd. Wanneer bijvoorbeeld de ondersteuning die zij bieden een informeel karakter heeft, mag deze verordening er niet toe leiden dat die ondersteuning wordt veranderd in juridisch advies met een bindend karakter.

Bovendien moeten de lidstaten en de Commissie, onder de in deze verordening vastgestelde voorwaarden, in staat zijn om andere nationale diensten voor ondersteuning of probleemoplossing in de toegangspoort op te nemen die verleend worden door bevoegde instanties of particuliere of semi-particuliere instanties dan wel door openbare instanties zoals handelskamers of niet-gouvernementele ondersteuningsdiensten voor burgers. In beginsel moeten de bevoegde instanties verantwoordelijk zijn voor de ondersteuning van burgers en bedrijven die vragen over de toepasselijke voorschriften en procedures hebben die door de onlinediensten niet volledig kunnen worden beantwoord. Als het echter zeer specialistische gebieden betreft en een door een particulier of semi-particulier orgaan verleende dienst aan de behoeften van de gebruikers voldoet, kunnen de lidstaten aan de Commissie voorstellen een dergelijke dienst in de toegangspoort op te nemen, mits die diensten aan alle voorwaarden van deze verordening voldoet en hierdoor geen doublure ontstaat met reeds opgenomen diensten voor ondersteuning of probleemoplossing.

Om gebruikers de juiste dienst te helpen vinden, moet deze verordening een hulpmiddel zoekfunctie voor ondersteunende diensten bieden dat de gebruikers automatisch naar de juiste dienst leidt.

Voor het succes van de toegangspoort is het cruciaal dat een minimumreeks kwaliteitseisen wordt nageleefd om te waarborgen dat de verstrekte informatie en diensten betrouwbaar zijn, aangezien de geloofwaardigheid van de toegangspoort als geheel anders ernstig zou worden ondermijnd. De overkoepelende doelstelling van die naleving is ervoor te zorgen dat de informatie of dienst wordt aangeboden op een duidelijke en gebruiksvriendelijke manier. Het is de verantwoordelijkheid van de lidstaten om te bepalen hoe de informatie met dat doel tijdens het gebruikerstraject wordt gepresenteerd. Zo is het bijvoorbeeld voor gebruikers nuttig om, voordat zij een procedure starten, geïnformeerd te worden over de algemeen beschikbare verhaalmiddelen wanneer de procedure tot een negatief resultaat leidt, maar is het veel gebruiksvriendelijker om specifieke informatie te verstrekken over de mogelijke stappen die in dat geval aan het einde van de procedure moeten worden ondernomen.

De toegankelijkheid van informatie voor grensoverschrijdende gebruikers kan aanzienlijk worden verbeterd wanneer die informatie beschikbaar wordt gesteld in een officiële taal van de Unie die door een zo groot mogelijk aantal grensoverschrijdende gebruikers grotendeels wordt begrepen. Dat kan in de meeste gevallen de vreemde taal zijn die het meest wordt gestudeerd door gebruikers in de gehele Unie, maar in sommige specifieke gevallen, meer bepaald wanneer informatie op plaatselijk niveau moet worden verstrekt door kleine gemeenten in de nabijheid van de grens van een lidstaat, kan de meest geschikte taal de taal zijn die als eerste taal wordt gesproken door de grensoverschrijdende gebruikers in de buurlidstaat. De vertaling van de officiële taal of talen van de lidstaat in kwestie in die andere officiële taal van de Unie moet de inhoud van de in de oorspronkelijke taal of talen verstrekte informatie accuraat weergeven. De vertaling kan beperkt worden tot de informatie die gebruikers nodig hebben om de basisregels en -vereisten te begrijpen die op hun situatie van toepassing zijn. De lidstaten moeten worden aangemoedigd om zo veel mogelijk informatie te vertalen in een officiële taal van de Unie die door een zo groot mogelijk aantal grensoverschrijdende gebruikers grotendeels wordt begrepen, maar de hoeveelheid informatie die krachtens deze verordening moet worden vertaald zal afhangen van de financiële middelen die voor dat doel beschikbaar zijn, in het bijzonder binnen de begroting van de Unie. De Commissie moet de nodige regelingen treffen om te zorgen voor een efficiënte levering van vertalingen aan de lidstaten indien zij daarom verzoeken. De toegangspoortcoördinatiegroep moet bespreken in welke taal of talen van de Unie die informatie moet worden vertaald en moet daar richtsnoeren voor aanreiken.

In overeenstemming met Richtlijn (EU) 2016/2102 van het Europees Parlement en de Raad (16) moeten de lidstaten erop toezien dat de websites van hun overheidsinstanties toegankelijk zijn in overeenstemming met de beginselen van waarneembaarheid, bedienbaarheid, begrijpelijkheid en robuustheid en dat zij voldoen aan de vereisten van die richtlijn. De Commissie en de lidstaten moeten zorgen voor naleving van het Verdrag van de Verenigde Naties inzake de rechten van personen met een handicap, met name de artikelen 9 en 21 daarvan, en om personen met een verstandelijke handicap betere toegang te bieden tot informatie moeten er zo veel mogelijk alternatieven in gemakkelijk leesbare taal worden aangeboden, overeenkomstig het evenredigheidsbeginsel. De lidstaten en de Unie hebben, door dit Verdrag te ratificeren respectievelijk te sluiten (17), zich ertoe verbonden passende maatregelen te nemen om personen met een handicap op voet van gelijkheid met anderen de toegang te garanderen tot nieuwe informatie- en communicatietechnologieën en -systemen, met inbegrip van het internet, door de toegang tot informatie voor personen met een verstandelijke handicap te vergemakkelijken door, binnen de grenzen van het redelijke, zo veel mogelijk alternatieven in gemakkelijk leesbare taal aan te bieden.

Richtlijn (EU) 2016/2102 is niet van toepassing op websites en mobiele toepassingen van instellingen, organen, instanties en agentschappen van de Unie, maar de Commissie moet ervoor zorgen dat de onder haar verantwoordelijkheid vallende gemeenschappelijke gebruikersinterface en websites die in de toegangspoort moeten worden opgenomen, toegankelijk zijn voor personen met een handicap, wat betekent dat zij waarneembaar, bedienbaar, begrijpelijk en robuust moeten zijn. Onder waarneembaarheid wordt verstaan dat de informatie en de componenten van de gemeenschappelijke gebruikersinterface zodanig aan gebruikers moeten kunnen worden gepresenteerd dat zij kunnen worden waargenomen, onder bedienbaarheid wordt verstaan dat de componenten van de gemeenschappelijke gebruikersinterface en de navigatie bedienbaar moeten zijn, onder begrijpelijkheid wordt verstaan dat de informatie en de werking van de gemeenschappelijke gebruikersinterface begrijpelijk moeten zijn, en onder robuustheid wordt verstaan dat content voldoende robuust moet zijn opdat hij op betrouwbare wijze wordt geïnterpreteerd door uiteenlopende useragents, waaronder hulptechnologieën. Met betrekking tot de termen waarneembaar, bedienbaar, begrijpelijk en robuust wordt de Commissie aangespoord om aan de desbetreffende geharmoniseerde normen te voldoen.

Om de betaling van vergoedingen die worden verlangd als onderdeel van onlineprocedures of voor het verlenen van diensten voor ondersteuning of probleemoplossing te vergemakkelijken, moeten grensoverschrijdende gebruikers overmakingen of automatische afschrijvingen overeenkomstig Verordening (EU) nr. 260/2012 van het Europees Parlement en de Raad (18) of andere algemeen gebruikte grensoverschrijdende betaalmiddelen, waaronder debet- of kredietkaarten, kunnen gebruiken.

Het is nuttig om gebruikers in te lichten over de verwachte duur van een procedure. Aldus moeten gebruikers worden geïnformeerd over de geldende termijnen of de regelingen ‘stilzwijgende goedkeuring’ of ‘administratieve stilte’ of, indien deze niet van toepassing zijn, ten minste over de gemiddelde, geraamde of indicatieve termijn die de betrokken procedure gewoonlijk vereist. Die ramingen of indicaties mogen gebruikers alleen helpen bij het plannen van hun activiteiten of eventuele administratieve vervolgstappen en mogen geen rechtsgevolgen hebben.

Deze verordening moet ook de verificatie van door gebruikers in elektronische vorm verstrekt bewijs toestaan wanneer dat bewijs zonder elektronisch zegel of certificatie van de uitgevende bevoegde instantie wordt verstrekt of wanneer het bij deze verordening ingestelde technische hulpmiddel of een ander systeem voor rechtstreekse uitwisseling of verificatie van bewijs tussen de bevoegde instanties van verschillende lidstaten niet beschikbaar is. Voor die gevallen moet deze verordening voorzien in een doeltreffend mechanisme voor de administratieve samenwerking tussen de bevoegde instanties van de lidstaten op basis van het bij Verordening (EU) nr. 1024/2012 van het Europees Parlement en de Raad (19) ingestelde Informatiesysteem interne markt (IMI). In dergelijke gevallen moet het besluit van een bevoegde instantie om het IMI te gebruiken vrijwillig zijn, maar zodra die instantie een verzoek om informatie of samenwerking via het IMI heeft ingediend, dient de aangezochte bevoegde instantie verplicht te zijn samen te werken en te antwoorden. Het verzoek kan via het IMI worden toegezonden aan de bevoegde instantie die het bewijs afgeeft, of aan de centrale instantie die door de lidstaten moet worden aangewezen overeenkomstig hun eigen administratieve voorschriften. Om onnodige doublures te voorkomen en aangezien Verordening (EU) 2016/1191 van het Europees Parlement en de Raad (20) van toepassing is op een deel van de bewijzen die relevant zijn voor de onder deze verordening vallende procedures, kunnen de in Verordening (EU) 2016/1191 vastgestelde samenwerkingsregelingen voor het IMI ook worden gebruikt voor andere bewijzen die nodig zijn voor onder deze verordening vallende procedures. Verordening (EU) nr. 1024/2012 moet worden gewijzigd om toe te staan dat organen, instanties of agentschappen van de Unie actoren binnen het IMI worden.

Om de kwaliteit en veiligheid van de dienstverlening aan burgers en bedrijven te verbeteren, zijn onlinediensten van de bevoegde instanties cruciaal. Overheidsdiensten binnen de lidstaten streven steeds meer naar het hergebruik van gegevens en verlangen steeds minder vaak van burgers en bedrijven dat zij dezelfde informatie meerdere keren verstrekken. Het hergebruiken van gegevens moet worden bevorderd voor grensoverschrijdende gebruikers om extra lasten te beperken.

Om rechtmatige grensoverschrijdende uitwisseling van bewijs en informatie middels Uniebrede toepassing van het eenmaligheidsbeginsel mogelijk te maken, moet de toepassing van deze verordening en van het eenmaligheidsbeginsel voldoen aan alle toepasselijke gegevensbeschermingsregels, waaronder de beginselen van minimale gegevensverwerking, juistheid, opslagbeperking, integriteit en vertrouwelijkheid, noodzakelijkheid, evenredigheid en doelbinding. Bij de tenuitvoerlegging ervan moeten ook de beginselen van ingebouwde veiligheid en ingebouwde privacy ten volle worden nageleefd en moeten de grondrechten van personen, waaronder die inzake billijkheid en de transparantie, worden geëerbiedigd.

De lidstaten moeten ervoor zorgen dat de gebruikers van procedures duidelijke informatie krijgen over de wijze waarop op hen betrekking hebbende persoonsgegevens zullen worden verwerkt overeenkomstig de artikelen 13 en 14 van Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad (21) en de artikelen 15 en 16 van Verordening (EU) 2018/1725 (22).

Om het gebruik van onlineprocedures verder te vergemakkelijken, moet deze verordening overeenkomstig het eenmaligheidsbeginsel de grondslag leggen voor het opzetten en gebruiken van een volledig operationeel, veilig en beveiligd technisch systeem voor de geautomatiseerde grensoverschrijdende uitwisseling van bewijs tussen de bij de procedure betrokken actoren, wanneer burgers en bedrijven daarom uitdrukkelijk verzoeken. Wanneer de uitwisseling van bewijs ook persoonsgegevens betreft, dient het verzoek als uitdrukkelijk te worden beschouwd indien het een vrijelijk gegeven, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige indicatie geeft omtrent de wens van het individu om de desbetreffende persoonsgegevens te laten uitwisselen, hetzij door een verklaring, hetzij door een actieve handeling. Indien de gebruiker niet de persoon is op wie de gegevens betrekking hebben, mag de onlineprocedure geen afbreuk doen aan diens rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2016/679. De grensoverschrijdende toepassing van het eenmaligheidsbeginsel moet ertoe leiden dat burgers en bedrijven dezelfde gegevens slechts één keer aan overheidsinstanties hoeven te verstrekken en dat die gegevens op verzoek van de gebruiker ook kunnen worden gebruikt om grensoverschrijdende onlineprocedures waarbij grensoverschrijdende gebruikers betrokken zijn, te voltooien. Voor de uitgevende bevoegde instantie moet de verplichting om het technische systeem te gebruiken voor de geautomatiseerde uitwisseling van bewijzen tussen verschillende lidstaten alleen gelden indien instanties in hun eigen lidstaat op rechtmatige wijze bewijs uitgeven in een elektronische vorm die die geautomatiseerde uitwisseling mogelijk maakt.

Voor de grensoverschrijdende uitwisseling van bewijzen moet er een passende rechtsgrond zijn, zoals Richtlijn 2005/36/EG, 2006/123/EG, 2014/24/EU of 2014/25/EU, of — voor de in bijlage II vermelde procedures — andere Unie- of nationale wetgeving.

Het is passend dat in deze verordening, als algemene regel, wordt bepaald dat de grensoverschrijdende geautomatiseerde uitwisseling van bewijs plaatsvindt op uitdrukkelijk verzoek van de gebruiker. Dit vereiste mag evenwel niet gelden indien het toepasselijke Unierecht of nationale recht voorziet in een geautomatiseerde grensoverschrijdende uitwisseling zonder uitdrukkelijk verzoek van de gebruiker.

Het gebruik van het bij deze verordening ingestelde technische systeem moet vrijwillig blijven en de gebruiker moet de mogelijkheid behouden om bewijs over te leggen op andere manieren dan via dit technische systeem. De gebruiker moet de mogelijkheid hebben om het bewijs vooraf in te zien en het recht om ervoor te kiezen om niet over te gaan tot de uitwisseling van bewijs indien hij bij inzage van het uit te wisselen bewijs ontdekt dat de informatie niet accuraat of verouderd is of verder gaat dan wat nodig is voor de desbetreffende procedure. De gegevens voor inzage mogen niet langer worden opgeslagen dan technisch gezien noodzakelijk is.

Het beveiligde technische systeem dat voor de uitwisseling van bewijs in het kader van deze verordening moet worden ingesteld, moet bevoegde instanties die een verzoek indienen zekerheid bieden dat het bewijs door de juiste uitgevende instantie is verstrekt. Alvorens de door een gebruiker in het kader van een procedure verstrekte informatie te aanvaarden, moet de bevoegde instantie de informatie kunnen verifiëren indien deze twijfel doet rijzen en moet zij kunnen concluderen dat deze juist is.

Er bestaan een aantal bouwstenen die basismogelijkheden bieden, welke kunnen worden gebruikt om het technische systeem op te zetten, zoals de financieringsfaciliteit voor Europese verbindingen, welke is vastgesteld bij Verordening (EU) nr. 1316/2013 van het Europees Parlement en de Raad (23), en de bouwstenen voor e-levering en elektronische identiteitskaarten die daarvan deel uitmaken. Die bouwstenen bestaan uit technische specificaties, voorbeeldsoftware en ondersteunende diensten en hebben tot doel te zorgen voor interoperabiliteit tussen de bestaande informatie- en communicatietechnologiesystemen (ICT-systemen) in verschillende lidstaten, zodat burgers, bedrijven en overheden, op om het even welke plaats in de Unie, kunnen profiteren van naadloos aansluitende digitale overheidsdiensten.

Het bij deze verordening ingestelde technische systeem moet beschikbaar zijn naast andere systemen die mechanismen voor samenwerking tussen instanties bieden, zoals het IMI, en het mag niet van invloed zijn op andere systemen, waaronder het bij Verordening (EG) nr. 987/2009 ingestelde systeem, het Uniform Europees Aanbestedingsdocument uit hoofde van Richtlijn 2014/24/EU, de elektronische uitwisseling van gegevens betreffende sociale zekerheid uit hoofde van Verordening (EG) nr. 987/2009, de Europese beroepskaart krachtens Richtlijn 2005/36/EG, de koppeling van nationale registers en de koppeling van centrale, handels- en vennootschapsregisters in het kader van Richtlijn (EU) 2017/1132 van het Europees Parlement en de Raad (24) en de koppeling van insolventieregisters in het kader van Verordening (EU) 2015/848 van het Europees Parlement en de Raad (25).

Om eenvormige voorwaarden te waarborgen voor de uitvoering van een technisch systeem voor de geautomatiseerde uitwisseling van bewijzen, moeten aan de Commissie uitvoeringsbevoegdheden worden toegekend om met name de technische en operationele specificaties vast te stellen van een systeem voor de verwerking van een verzoek van een gebruiker om uitwisseling van bewijs en voor de overdracht van dergelijk bewijs, alsook om de regels vast te stellen die nodig zijn teneinde de integriteit en vertrouwelijkheid van de overdracht te waarborgen. Die bevoegdheden moeten worden uitgeoefend in overeenstemming met Verordening (EU) nr. 182/2011 van het Europees Parlement en de Raad (26).

Om te verzekeren dat het technische systeem een hoog niveau van beveiliging biedt voor de grensoverschrijdende toepassing van het eenmaligheidsbeginsel, dient de Commissie bij de vaststelling van uitvoeringshandelingen waarin de specificaties voor een dergelijk technisch systeem worden vastgelegd terdege rekening te houden met de normen en technische kenmerken die zijn opgesteld door Europese en internationale organisaties en organen voor normalisatie, in het bijzonder het Europees Comité voor Normalisatie (CEN), het Europees Instituut voor telecommunicatienormen (ETSI), de Internationale Organisatie voor normalisatie (ISO), en de Internationale Telecommunicatie-unie (ITU), alsook de in artikel 32 van Verordening (EU) 2016/679 en artikel 22 van Verordening (EU) 2018/1725 bedoelde veiligheidsnormen.

Wanneer zulks nodig is om de ontwikkeling, de beschikbaarheid, het onderhoud, de supervisie, de monitoring en het beveiligingsbeheer van de onderdelen van het technische systeem waarvoor de Commissie verantwoordelijk is te waarborgen, moet de Commissie het advies inwinnen van de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

De bevoegde instanties en de Commissie moeten waarborgen dat de informatie, procedures en diensten waarvoor zij verantwoordelijk zijn, aan de kwaliteitscriteria voldoen. De krachtens deze verordening aangewezen nationale coördinatoren en de Commissie moeten met regelmatige tussenpozen toezien op de naleving van de kwaliteits- en veiligheidscriteria op het niveau van de lidstaten, respectievelijk het niveau van de Unie, en eventuele problemen oplossen. Voorts moeten de nationale coördinatoren de Commissie bijstaan bij het toezicht op de werking van het technisch systeem dat de grensoverschrijdende uitwisseling van bewijzen mogelijk maakt. Deze verordening moet de Commissie een reeks middelen verschaffen om elke verslechtering van de kwaliteit van de via de toegangspoort aangeboden diensten, rekening houdend met de ernst en het voortduren van de verslechtering, aan te pakken, waarbij — indien nodig — de toegangspoortcoördinatiegroep wordt betrokken. Dit mag geen afbreuk doen aan de algemene verantwoordelijkheid van de Commissie voor het toezicht op de naleving van deze verordening.

Bij deze verordening moeten de belangrijkste functies worden gespecificeerd van de technische hulpmiddelen die het functioneren van de toegangspoort ondersteunen, en in het bijzonder de gemeenschappelijke gebruikersinterface, het register voor links en de gemeenschappelijke zoekfunctie voor ondersteunende diensten. De gemeenschappelijke gebruikersinterface moet ervoor zorgen dat de gebruikers op websites op nationaal en Unieniveau gemakkelijk informatie, procedures en diensten voor ondersteuning en probleemoplossing kunnen vinden. De lidstaten en de Commissie moeten ernaar streven om te voorzien in links naar één enkele bron met de informatie die vereist is voor de toegangspoort, teneinde verwarring bij gebruikers als gevolg van verschillende, geheel of gedeeltelijk duplicerende informatiebronnen te voorkomen. Dit mag niet de mogelijkheid uitsluiten om te voorzien in links naar dezelfde informatie die door lokale of regionale bevoegde instanties over verschillende geografische gebieden wordt verstrekt. Het mag ook niet beletten dat informatie wordt gedupliceerd wanneer dit onvermijdelijk of wenselijk is, bijvoorbeeld wanneer op nationale webpagina's bepaalde Unierechten, -verplichtingen en -regels worden herhaald of beschreven om de gebruikersvriendelijkheid te verbeteren. Om de rol van personen bij het actualiseren van de links in de gemeenschappelijke gebruikersinterface tot een minimum te beperken, moet, waar technisch mogelijk, een directe verbinding tussen de relevante technische systemen van de lidstaten en het register voor links tot stand worden gebracht. De gemeenschappelijke ICT-ondersteunende instrumenten kunnen eventueel gebruikmaken van de Core Public Services Vocabulary (CPSV) om de interoperabiliteit met nationale dienstencatalogi en de semantiek te vergemakkelijken. De lidstaten dienen te worden aangespoord de CPSV te gebruiken, maar kunnen besluiten nationale oplossingen aan te wenden. Om hergebruik mogelijk te maken moet de informatie in het register voor links in een open, algemeen gebruikte en machineleesbare vorm publiek toegankelijk worden gemaakt, bijvoorbeeld door applicatieprogramma-interfaces (API's).

De zoekfunctie in de gemeenschappelijke gebruikersinterface moet de gebruikers leiden naar de informatie die zij nodig hebben, ongeacht of die zich op webpagina's van de Unie of nationale webpagina's bevindt. Als alternatieve wijze om de gebruikers naar nuttige informatie te leiden zal de zoekfunctie behulpzaam blijven bij het maken van links tussen bestaande en aanvullende websites of webpagina's door die zo veel mogelijk te stroomlijnen en te groeperen, en bij het maken van links tussen webpagina's en websites op Unie- en nationaal niveau die toegang verlenen tot onlinediensten en -informatie.

In deze verordening dienen ook de kwaliteitseisen voor de gemeenschappelijke gebruikersinterface te worden gespecificeerd. De Commissie moet erop toezien dat de gemeenschappelijke gebruikersinterface voldoet aan deze eisen en met name online beschikbaar en toegankelijk is via diverse kanalen en eenvoudig te gebruiken is.

Om eenvormige voorwaarden te waarborgen voor de toepassing van de technische oplossingen die de toegangspoort ondersteunen, moeten aan de Commissie uitvoeringsbevoegdheden worden toegekend om, waar nodig, de toepasselijke normen en interoperabiliteitseisen vast te stellen om het gemakkelijker te maken informatie te vinden over regels en verplichtingen, over procedures en over diensten voor ondersteuning en probleemoplossing waarvoor de lidstaten en de Commissie verantwoordelijk zijn. Die bevoegdheden moeten worden uitgeoefend overeenkomstig Verordening (EU) nr. 182/2011.

Bij deze verordening moet de verantwoordelijkheid voor de ontwikkeling, de beschikbaarheid, het onderhoud en de beveiliging van de ICT-toepassingen die de toegangspoort ondersteunen, bovendien duidelijk worden verdeeld tussen de Commissie en de lidstaten. In het kader van hun taken op het gebied van het onderhoud moeten de Commissie en de lidstaten regelmatig controleren of die ICT-toepassingen goed functioneren.

Om het volledige potentieel van de in de toegangspoort op te nemen informatiegebieden, procedures en diensten voor ondersteuning en probleemoplossing te ontwikkelen, moet bij de doelgroepen aanzienlijk meer bekendheid worden gegeven aan het bestaan en de werking ervan. Door de opname ervan in de toegangspoort moeten gebruikers veel gemakkelijker de nodige informatie, procedures en diensten voor ondersteuning en probleemoplossing kunnen vinden, zelfs als zij met geen van deze elementen vertrouwd zijn. Voorts zullen gecoördineerde promotiecampagnes nodig zijn om ervoor te zorgen dat burgers en bedrijven in de hele Unie zich bewust worden van het bestaan van de toegangspoort en de voordelen ervan. Dergelijke promotieactiviteiten moeten onder meer bestaan uit zoekmachineoptimalisatie en andere digitale bewustmakingsacties, aangezien deze het meest kosteneffectief zijn en de grootst mogelijke doelgroep kunnen bereiken. Voor maximale efficiëntie moeten die promotieactiviteiten gecoördineerd worden door de toegangspoortcoördinatiegroep en moeten de lidstaten hun promotiecampagnes zodanig vormgeven dat er in elke situatie naar een gemeenschappelijk merk wordt verwezen, met de mogelijkheid om het merk van de toegangspoort aan dat van nationale initiatieven te koppelen.

Alle instellingen, organen en instanties van de Unie moeten worden aangespoord de toegangspoort te promoten door het logo van die toegangspoort en links naar die toegangspoort op te nemen op alle onder hun verantwoordelijkheid vallende webpagina's.

De naam waaronder de toegangspoort bij het grote publiek bekend moet worden en moet worden gepromoot, moet ‘Your Europe’ zijn. De gemeenschappelijke gebruikersinterface dient nadrukkelijk aanwezig te zijn en gemakkelijk te vinden zijn, in het bijzonder op relevante webpagina's van de Unie en de lidstaten. Het logo van de toegangspoort moet te zien zijn op relevante websites van de Unie en de lidstaten.

Om voldoende informatie te vergaren aan de hand waarvan de prestaties van de toegangspoort kunnen worden gemeten en verbeterd, dienen de bevoegde instanties en de Commissie bij deze verordening ertoe te worden verplicht om de gegevens over het gebruik van de via de toegangspoort aangeboden informatiegebieden, procedures en diensten te verzamelen en te analyseren. Het verzamelen van statistische gebruikersgegevens, zoals gegevens inzake het aantal bezoeken aan specifieke webpagina's, het aantal gebruikers uit een lidstaat in vergelijking met het aantal gebruikers uit andere lidstaten, de gebruikte zoektermen, de meest bezochte webpagina's, de doorverwijssites of het aantal, de oorsprong en het onderwerp van ondersteuningsverzoeken, moet de toegangspoort beter doen functioneren, omdat die gegevens het mogelijk maken de doelgroep af te bakenen, promotieactiviteiten te ontwikkelen en de kwaliteit van de aangeboden diensten te verbeteren. Bij het verzamelen van dergelijke gegevens moet rekening worden gehouden met de jaarlijkse benchmarking van e-overheid door de Commissie, teneinde overlappingen te vermijden.

Om eenvormige voorschriften voor de uitvoering van deze verordening te waarborgen, moeten aan de Commissie uitvoeringsbevoegdheden worden toegekend om eenvormige regels vast te stellen betreffende de methode voor het verzamelen en uitwisselen van gebruikersstatistieken. Die bevoegdheden moeten worden uitgeoefend overeenkomstig Verordening (EU) nr. 182/2011.

De kwaliteit van de toegangspoort hangt af van de kwaliteit van de diensten van de Unie en de lidstaten die via de toegangspoort worden verleend. Met het oog daarop moet de kwaliteit van de via de toegangspoort ter beschikking gestelde informatie, procedures en diensten voor ondersteuning en probleemoplossing ook regelmatig worden bewaakt met een hulpmiddel voor gebruikersreacties dat de gebruikers vraagt om een beoordeling van en reacties op de volledigheid en kwaliteit van de door hen gebruikte informatie, procedure of dienst voor ondersteuning en probleemoplossing. Deze reacties moeten worden verzameld met een gemeenschappelijk hulpmiddel waartoe de Commissie, de bevoegde instanties en de nationale coördinatoren toegang moeten hebben. Om eenvormige voorwaarden te waarborgen voor de uitvoering van deze verordening ten aanzien van de algemene functies van hulpmiddelen voor gebruikersreacties en de gedetailleerde regelingen voor het verzamelen en delen van de gebruikersreacties, moeten aan de Commissie uitvoeringsbevoegdheden worden toegekend. Die bevoegdheden moeten worden uitgeoefend overeenkomstig Verordening (EU) nr. 182/2011. De Commissie moet in geanonimiseerde vorm beknopte online-overzichten publiceren van de problemen die blijken uit de informatie, de voornaamste gebruikersstatistieken en de voornaamste gebruikersreacties die overeenkomstig deze verordening zijn verzameld.

Daarnaast moet de toegangspoort een hulpmiddel voor gebruikersreacties bevatten dat de gebruikers de mogelijkheid biedt om op vrijwillige en anonieme basis problemen en moeilijkheden te melden die zij bij de uitoefening van hun rechten uit hoofde van de interne markt hebben ondervonden. Dat hulpmiddel moet slechts beschouwd worden als aanvulling op de mechanismen voor de behandeling van klachten, aangezien het niet voorziet in de mogelijkheid gebruikers een persoonlijk antwoord te geven. De ontvangen informatie moet worden gecombineerd met samengevoegde informatie van diensten voor ondersteuning en probleemoplossing over door hen behandelde zaken, met het oog op het opstellen van een overzicht van de perceptie van de interne markt door de gebruikers en het vaststellen van knelpunten met betrekking waartoe in de toekomst mogelijk maatregelen ter verbetering van de werking van de interne markt kunnen worden genomen. Dat overzicht moet worden gekoppeld aan bestaande rapportage-instrumenten zoals het scorebord van de interne markt.

Het recht van de lidstaten om te beslissen wie de rol van nationale coördinator moet vervullen, moet door deze verordening onverlet worden gelaten. De lidstaten moeten de mogelijkheid hebben om de functies en verantwoordelijkheden van hun nationale coördinatoren met betrekking tot de toegangspoort aan hun interne administratieve structuren aan te passen. De lidstaten moeten de mogelijkheid hebben aanvullende nationale coördinatoren aan te wijzen om de taken in het kader van deze verordening alleen of samen met anderen uit te voeren, met verantwoordelijkheid voor een administratieve afdeling, een geografische regio of volgens andere criteria. De lidstaten moeten de Commissie in kennis stellen van de identiteit van de enkele nationale coördinator die zij hebben aangewezen voor het onderhouden van contacten met de Commissie.

Om de toepassing van deze verordening te vergemakkelijken, met name door uitwisseling van beste praktijken en samenwerking om de informatie op consistentere wijze te presenteren, zoals vereist bij deze verordening, moet een toegangspoortcoördinatiegroep worden opgericht, die uit de nationale coördinatoren bestaat en door een vertegenwoordiger van de Commissie wordt voorgezeten. Bij de werkzaamheden van de toegangspoortcoördinatiegroep moet rekening worden gehouden met de doelstellingen in het jaarlijkse werkprogramma, dat de Commissie ter overweging aan deze groep moet voorleggen. Het jaarlijkse werkprogramma moet bestaan uit richtsnoeren of aanbevelingen, die niet bindend zijn voor de lidstaten. Op verzoek van het Europees Parlement kan de Commissie besluiten om het Parlement te verzoeken deskundigen te sturen om de vergaderingen van de toegangspoortcoördinatiegroep bij te wonen.

In deze verordening moet worden aangegeven welke delen van de toegangspoort uit de begroting van de Unie worden gefinancierd en welke delen onder de verantwoordelijkheid van de lidstaten vallen. De Commissie dient de lidstaten bij te staan bij het vinden van herbruikbare ICT-bouwstenen en financiering die via diverse fondsen en programma's op Unieniveau beschikbaar is en die kan bijdragen in de kosten van ICT-aanpassingen en -ontwikkelingen die op nationaal niveau nodig zijn om aan deze verordening te voldoen. De begrotingsmiddelen die nodig zijn voor de tenuitvoerlegging van deze verordening moeten verenigbaar zijn met het toepasselijke meerjarig financieel kader.

De lidstaten worden aangemoedigd meer met elkaar te coördineren, uit te wisselen en samen te werken teneinde hun strategische, operationele, onderzoeks- en ontwikkelingscapaciteiten op het gebied van cyberveiligheid te vergroten, met name door de uitvoering van de netwerk- en informatiebeveiliging als bedoeld in Richtlijn (EU) 2016/1148 van het Europees Parlement en de Raad (27), om de beveiliging en de veerkracht van hun overheidsadministratie en diensten te versterken. De lidstaten worden aangemoedigd om de veiligheid van transacties te vergroten en te zorgen voor een voldoende mate van vertrouwen in elektronische middelen door gebruikmaking van het in Verordening (EU) nr. 910/2014 vastgestelde eIDAS-kader en met name adequate veiligheidsniveaus. De lidstaten kunnen maatregelen nemen overeenkomstig het Unierecht om de cyberveiligheid te waarborgen en identiteitsfraude of andere vormen van fraude te voorkomen.

Wanneer de toepassing van deze verordening de verwerking van persoonsgegevens vergt, dient deze verwerking te geschieden overeenkomstig het recht van de Unie inzake de bescherming van persoonsgegevens, en met name Verordening (EU) 2016/679 en Verordening (EU) 2018/1725. Richtlijn (EU) 2016/680 van het Europees Parlement en de Raad (28) moet ook van toepassing zijn in het kader van deze verordening. Zoals bepaald in Verordening (EU) 2016/679 kunnen de lidstaten andere voorwaarden, waaronder beperkingen, met betrekking tot de verwerking van gegevens over gezondheid handhaven of invoeren, en kunnen zij ook meer specifieke regels vaststellen voor de verwerking van persoonsgegevens van werknemers in het kader van de arbeidsverhouding.

Deze verordening moet het stroomlijnen van de governanceregelingen voor de onder de toegangspoort vallende diensten bevorderen en vergemakkelijken. Daartoe dient de Commissie, in nauwe samenwerking met de lidstaten, de bestaande governanceregelingen te evalueren en waar nodig aan te passen om doublures en inefficiëntie te voorkomen.

Deze verordening heeft tot doel ervoor te zorgen dat gebruikers die in andere lidstaten actief zijn, onlinetoegang hebben tot volledige, betrouwbare, toegankelijke en begrijpelijke informatie van de Unie en de lidstaten over rechten, voorschriften en verplichtingen, tot onlineprocedures die volledig grensoverschrijdend afgehandeld kunnen worden en tot diensten voor ondersteuning en probleemoplossing. Daar die doelstelling niet voldoende door de lidstaten kan worden verwezenlijkt, maar vanwege de omvang en de gevolgen van deze verordening beter door de Unie kan worden verwezenlijkt, kan de Unie, overeenkomstig het in artikel 5 van het Verdrag betreffende de Europese Unie neergelegde subsidiariteitsbeginsel, maatregelen nemen. Overeenkomstig het in hetzelfde artikel neergelegde evenredigheidsbeginsel gaat deze verordening niet verder dan nodig is om die doelstelling te verwezenlijken.

Om de lidstaten en de Commissie de gelegenheid te geven de nodige hulpmiddelen voor de tenuitvoerlegging van deze verordening te ontwikkelen en in gebruik te nemen, moet een aantal bepalingen van deze verordening van toepassing zijn vanaf twee jaar na de inwerkingtreding van deze verordening. De gemeentelijke instanties moeten tot vier jaar na de inwerkingtreding van deze verordening de tijd krijgen uitvoering te geven aan het vereiste om informatie te verstrekken over de regels, procedures en diensten voor ondersteuning en probleemoplossing die onder hun verantwoordelijkheid vallen. De bepalingen van deze verordening inzake procedures die volledig online moeten worden aangeboden, de grensoverschrijdende toegang tot onlineprocedures en het technische systeem voor de geautomatiseerde grensoverschrijdende uitwisseling van bewijs overeenkomstig het eenmaligheidsbeginsel moeten uiterlijk vijf jaar na de inwerkingtreding van deze verordening uitgevoerd zijn.

Deze verordening eerbiedigt de grondrechten en de beginselen die met name zijn vastgelegd in het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie, en moet worden uitgevoerd overeenkomstig die rechten en beginselen.

Overeenkomstig artikel 28, lid 2, van Verordening (EG) nr. 45/2001 van het Europees Parlement en de Raad (29) is de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming geraadpleegd, en op 1 augustus 2017 heeft hij een advies uitgebracht (30),