Bijlage III Model voor de beschrijving van het beheers- en controlesysteem voor de reserve

1.1

a)

Lidstaat:

b)

Naam en e-mailadres van het belangrijkste contactpunt (orgaan dat verantwoordelijk is voor de beschrijving):

1.2

1.3

a)

Orgaan (1) dat verantwoordelijk is voor het beheer van de financiële bijdrage uit de reserve (naam, adres en contactpunt in het orgaan):

b)

In voorkomend geval, het orgaan of de organen waaraan taken zijn gedelegeerd (naam, adres en contactpunt in het orgaan):

c)

Het onafhankelijke auditorgaan (naam, adres en contactpunten in het orgaan):

d)

Geef aan hoe het beginsel van scheiding van functies tussen de in de punten a) en c) bedoelde organen in acht wordt genomen:

2.1

a)

De status van het orgaan dat verantwoordelijk is voor het beheer van de financiële bijdrage uit de reserve (nationaal of regionaal) en het orgaan waarvan het deel uitmaakt:

b)

Kader om ervoor te zorgen dat indien nodig de juiste risicobeheersmaatregelen worden genomen, met name in het geval van ingrijpende wijzigingen van het beheers- en controlesysteem:

2.2

a)

Beschrijving van de functies en taken van het orgaan dat verantwoordelijk is voor het beheer van de financiële bijdrage uit de reserve:

b)

Beschrijving van de wijze waarop de werkzaamheden worden georganiseerd en welke procedures zullen worden toegepast, met name bij het uitvoeren van verificaties (zowel administratieve verificaties als verificaties ter plaatse) en om een toereikend controlespoor te waarborgen voor alle documenten die betrekking hebben op de uitgaven:

c)

Vermelding van de geplande middelen die moeten worden toegewezen met betrekking tot de verschillende functies van het orgaan dat verantwoordelijk is voor het beheer van de financiële bijdrage uit de reserve (met inbegrip van informatie over eventueel geplande uitbesteding en, in voorkomend geval, de reikwijdte daarvan):

a)

De status van het onafhankelijke auditorgaan (nationaal of regionaal) en het orgaan waarvan het deel uitmaakt, indien van toepassing:

b)

Beschrijving van de functies en taken van het onafhankelijke auditorgaan:

c)

Beschrijving van de wijze waarop de werkzaamheden worden georganiseerd (werkstromen, processen, interne afdelingen), welke procedures wanneer van toepassing zijn en hoe hierop toezicht wordt gehouden, vermelding van de geplande middelen die zullen worden toegewezen met betrekking tot de verschillende audittaken:

a)

de registratie en opslag in elektronische vorm van gegevens over elke uit de reserve gefinancierde maatregel, te weten:

—

de naam van de ontvanger en het bedrag van de financiële bijdrage uit de reserve;

—

de naam van de contractant (2) en de subcontractant (3), indien de ontvanger een aanbestedende dienst is overeenkomstig de Unie- of nationale bepaling inzake overheidsopdrachten, en de waarde van de opdracht;

—

de voornaam, achternaam en geboortedatum van de uiteindelijk begunstigde (4), zoals gedefinieerd in artikel 3, punt 6), van Richtlijn (EU) 2015/849 van het Europees Parlement en de Raad (5), van de ontvanger of contractant als bedoeld in het eerste en tweede streepje van dit punt,

—

waar van toepassing, de gegevens van de individuele deelnemers;

b)

het waarborgen dat de boekhoudkundige gegevens over elke uit de reserve gefinancierde maatregel worden geregistreerd en opgeslagen, en dat deze gegevens de gegevens ondersteunen die nodig zijn voor het opstellen van de aanvraag voor een bijdrage;

c)

het bijhouden van boekhoudkundige gegevens over de gedane en betaalde uitgaven;

d)

de vermelding dat de elektronische systemen doeltreffend functioneren en de gegevens betrouwbaar kunnen vastleggen met ingang van de in punt 1.2 aangegeven datum;

e)

de beschrijving van de procedures ter waarborging van de beveiliging, integriteit en vertrouwelijkheid van de elektronische systemen.