Gids Proportionaliteit 2022:3.6 Hanteren termijnen

Gids Proportionaliteit 2022

3.6 Hanteren termijnen

Geldend

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.

De wet kent meerdere bepalingen waarin termijnen worden aangehaald Deze bepalingen worden hieronder kort benoemd.

Artikel 1.10

1.

Een aanbestedende dienst of een speciale-sectorbedrijf stelt bij de voorbereiding van en het tot stand brengen van een overheidsopdracht een speciale-sectoropdracht of een concessieopdracht of het uitschrijven van een prijsvraag uitsluitend eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers en de inschrijvingen die in een redelijke verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht.

2.

Bij de toepassing van het eerste lid slaat de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf, voor zover ven toepassing, in leder geval acht op:

…

e.

de te stellen termijnen;

…

Termijnen worden vervolgens genoemd in:

Artikel 2.54

1.

Een aanbestedende dienst verstrekt nadere inlichtingen over de aanbestedingsstukken uiterlijk tien dagen voor de uiterste datum voor het indienen van de inschrijvingen, mits het verzoek om inlichtingen tijdig voor de uiterste datum voor het indienen van de inschrijvingen is gedaan.

2.

In afwijking van het eerste lid bedraagt de in dat lid bedoelde termijn in geval van toepassing van de openbare procedure, niet-openbare procedure of mededingingsprocedure met onderhandeling, waarbij toepassing wordt gegeven aan artikel 2.74, vier dagen.

§ 2.3.2.3 Termijnen

Artikel 2.70

De aanbestedende dienst stek de termijn voor het indienen van verzoeken tot deelneming of inschrijvingen vast met inachtneming van het voorwerp van de opdracht, de voor de voorbereiding van het verzoek of de inschrijving benodigde tijd en de in deze paragraaf gestelde regels omtrent termijnen.

Artikel 2.71

1.

Voor openbare procedures bedraagt de termijn voor het indienen van de inschrijvingen ten minste 45 dagen, te rekenen vanaf de verzenddatum van de aankondiging.

2.

Voor nier-openbare procedures en mededingingsprocedures met onderhandeling bedraagt de termijn voor het indienen van de verzoeken tot deelneming ten minste 30 dagen, te rekenen vanaf de verzenddatum van de aankondiging van de overheidsopdracht.

3.

Voor procedures van de concurrentiegerichte dialoog en procedures van het innovatiepartnerschap bedraagt de termijn voor het indienen van de verzoeken tot deelneming ten minste 30 dagen, te rekenen vanaf de verzenddatum van de aankondiging van de overheidsopdracht.

4.

Voor niet-openbare procedures bedraagt de termijn voor het indienen van de inschrijvingen ten minste 40 dagen, te tekenen vanaf de verzenddatum van de uitnodiging tot inschrijving en voor mededingingsprocedures met onderhandeling bedraagt de termijn voor het indienen van de eerste inschrijvingen eveneens ten minste 40 dagen, te rekenen vanaf de verzenddatum van de uitnodiging tot inschrijving.

5.

indien de aanbestedende dienst een vooraankondiging als bedoeld in paragraaf 2.3.2.1 heeft gedaan, kan hij de termijn voor het indienen van de inschrijvingen, bedoeld in het eerste en vierde lid, inkorten tot 29 dagen, maar in geen geval tot minder dan 22 dagen.

6.

Het inkorten van de termijn, bedoeld in het vijfde lid, is uitsluitend toegestaan, indien de vooraankondiging alle informatie bevat die in de aankondiging van de overheidsopdracht, bedoeld in bijlage V, onderdeel B, afdeling I, van richtlijn 2014/24/EU, wordt verlangd, voor zover deze informatie beschikbaar is op het tijdstip dat de vooraankondiging wordt bekendgemaakt en mits deze vooraankondiging ten minste 52 dagen en ten hoogste 12 maanden voor de verzenddatum van de aankondiging van de overheidsopdracht ter bekendmaking is verzonden.

Artikel 2.72

1.

Een aanbestedende dienst verlengt de termijn voor het indienen van de inschrijvingen, bedoeld in artikel 2.71, eerste en vierde lid, met vijf dagen in de gevallen, bedoeld in artikel 2.66, derde en vierde lid.

2.

Het eerste lid is niet van toepassing in een geval als bedoeld in artikel 2.74.

Artikel 2.73

1.

Een aanbestedende dienst verlengt de termijnen voor het indienen van de inschrijvingen zodanig dat alle betrokken ondernemers van alle nodige informatie voor de opstelling van de inschrijvingen kennis kunnen nemen, indien:

a.

inschrijvingen slechts kunnen worden gedaan na een bezoek van de locatie,

b.

inschrijvingen slechts kunnen worden gedaan na inzage ter plaatse van de documenten waarop de aanbestedingsstukken steunen,

c.

de tijdig aangevraagde aanvullende informatie, die van betekenis is voor bet opstellen van de inschrijvingen, niet uiterlijk tien dagen of, in een geval als bedoeld in artikel 2.74, onderdelen a en c, niet uiterlijk vier dagen voor de voor het indienen van de inschrijvingen gestelde termijn is verstrekt, of

d.

de aanbestedingstukken aanzienlijk gewijzigd zijn.

2.

In de gevallen, bedoeld in het eerste lid, onderdelen C en d, dient de duur van de verlenging in redelijke verhouding te staan tot het belang van de informatie of wijziging.

Artikel 2.75

In het geval van een urgente situatie, die door de aanbestedende dienst naar behoren is onderbouwd, waarin de in de artikel 2,71, eerste, tweede en vierde lid, bepaalde termijnen niet in acht kunnen worden genomen, kan een aanbestedende dienst de volgende termijnen vaststellen:

a.

in het geval van een openbare procedure, een termijn voor het indienen van de inschrijvingen van ten minste vijftien dagen, te rekenen vanaf de verzenddatum van de aankondiging van de overheidsopdracht;

b.

in het geval van een niet-openbare procedure of een mededingingsprocedure met onderhandeling, een termijn voor her indienen van de verzoeken tot deelneming van ten minste vijftien dagen, te rekenen vanaf de verzenddatum van de aankondiging van de overheidsopdracht;

c.

in het geval van een niet-openbare procedure of een mededingingsprocedure met onderhandeling, een termijn voor het indienen van de inschrijvingen van ten minste tien dagen, te rekenen vanaf de verzenddatum van de uitnodiging tot inschrijving.

Artikel 2.74a

1.

Een aanbestedende dienst die geen centrale aanbestedende dienst is, kan, in afwijking van artikel 2.71, vierde lid, de termijn voor het indienen van de inschrijvingen bij een niet-openbare procedure of de termijn voor het indienen van de eerste inschrijvingen bij een mededingingsprocedure met onderhandeling in onderlinge overeenstemming met de geselecteerde gegadigden bepalen, mits alle geselecteerde gegadigden evenveel tijd krijgen om hun inschrijving voor te bereiden en in te dienen.

2.

Indien geen overeenstemming over een termijn als bedoeld in het eerste lid wordt bereikt, bedraagt deze ten minste 40 dagen, te rekenen vanaf de verzenddatum van de uitnodiging tot inschrijving.

Artikel 2.74b

Een aanbestedende dienst kan de termijn voor het indienen van de inschrijvingen, bedoeld in artikel 2.71, eerste en vierde lid, en artikel 2.74a, tweede lid, met vijf dagen verkorten, indien hij erin toestemt dat inschrijvingen langs elektronische weg worden ingediend.

Artikel 2.103

1.

Een aan bestedende dienst deelt de afwijzing of uitsluiting van betrokken gegadigden en betrokken inschrijvers zo spoedig mogelijk schriftelijk mede.

2.

Op verzoek van een betrokken partij stelt een aan bestedende dienst een afgewezen gegadigde zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vijftien dagen na ontvangst van zijn schriftelijk verzoek, in kennis van de redenen voor de afwijzing van zijn verzoek tot deelneming.

3.

Op verzoek van een betrokken partij stelt de aanbestedende dienst iedere afgewezen inschrijver zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen vijftien dagen na ontvangst van zijn schriftelijk verzoek, in kennis van de redenen voor de afwijzing van zijn inschrijving, inclusief voor de gevallen, bedoeld in de artikelen 2.77 en 2.78, de redenen voor zijn beslissing dat er geen gelijkwaardigheid voorhanden is of dat de werken, leveringen of diensten niet aan de functionele of prestatie-eisen voldoen.

4.

Het eerste en tweede lid zijn van overeenkomstige toepassing op de in artikel 2.101, derde lid, bedoelde inschrijver.

Voorschrift 3.6

De aanbestedende dienst overweegt een langere termijn te hanteren dan de minimumtermijnen.

Indien de wet minimumtermijnen stelt dient per opdracht kritisch te worden overwogen of de gestelde termijnen reëel en proportioneel zijn en in relatie staan tot de te ondernemen actie. Zo is het bij een gecompliceerd project zinvol de termijnen ruimer te stellen, zodat partijen voldoende gelegenheid hebben om in te schrijven. Aanbestedende diensten hebben maanden, soms een half jaar of een jaar nagedacht over de aanbesteding alvorens tot publicatie over te gaan: het is ook in het belang van de aanbestedende dienst om inschrijvers vervolgens voldoende tijd te geven om een goede offerte te maken. De wettelijke termijnen zijn overigens uitgedrukt in kalenderdagen en honden geen rekening met vakantieperioden en andere perioden waarin redelijkerwijs geen aanmelding of inschrijving kan worden voorbereid, dan wel enige andere noodzakelijke actie in het aanbestedingsproces worden ondernomen. Helaas komt het in de praktijk nogal eens voor, dat termijn gebonden correspondentie juist kort voor zo'n (branche) gebruikelijke (vakantie)periode wordt verstuurd. Denk hierbij aan een voornemen tot gunnen, waarbij de mogelijkheid tot het instellen van een procedure tot 20 kalenderdagen is beperkt. Strikt formeel mogen de wettelijke termijnen worden gehanteerd en is het niet verboden om een aanbesteding vóór de vakantie te publiceren, en meteen na de vakantie tot selectie of gunning over te gaan. Dat zal echter de kwaliteit van de offertes niet ten goede komen en schakelt mogelijk ook een belangrijk deel van de potentiële inschrijvers uit. In dergelijke situaties is het proportioneel de vaste termijn op te rekken met de vakantieperiode opdat sprake kan zijn van optimale marktwerking en de rechtsbescherming niet wordt ingeperkt.

Wanneer bij inlichtingen vragen zijn gesteld die verregaande consequenties voor de in te dienen offertes kunnen hebben, bijvoorbeeld doordat wijzigingen in de opdracht worden doorgevoerd, verdient het aanbeveling daar in de uitwerking extra ruimte voor te laten (dus langer dan 10 dagen). Wanneer beantwoording van vragen in eerste aanleg tot nieuwe vragen leidt, kan het zelfs proportioneel zijn ook voor de beantwoording daarvan extra tijd in te ruimen. Het bewust zonder goede reden op het allerlaatste moment stellen van vragen teneinde het proces te frustreren, wordt overigens jegens aanbestedende diensten onprofessioneel geacht.

Wanneer een aanbestedende dienst de aanbestedingsstukken aanzienlijk wijzigt of relevante aanvullende informatie zoals aangevraagd niet tijdig verstrekt, dient de aanbestedende dienst de van toepassing zijnde termijnen te verlengen. De extra tijd is afhankelijk van de aard en de mate van de wijzigingen of de ontbrekende informatie en het effect daarvan op de opdracht. Ingrijpende aanpassingen ten aanzien van technische specificaties kunnen bijvoorbeeld aanleiding geven tot een aanzienlijke verlenging van de termijnen. Aanzienlijke wijzigingen, zéker als die leiden tot aanpassing van de termijnen, dienen via een rectificatie op de aanvankelijke aankondiging op het gebruikte publicatieplatform gepubliceerd te worden. Het is dus niet nodig om een aanbesteding volledig terug te trekken en opnieuw te publiceren, het volstaat om in de rectificatie afdoende helder te maken wat er veranderd is, en welke de nieuwe termijnen zijn.

In de procedure-omschrijving van een aanbestedende dienst is de volgende passage opgenomen: In de periode 24 juli tot 15 augustus is de afdeling inkoop niet bereikbaar in verband met vakanties. Eventuele vragen gedurende deze periode worden ná 15 augustus beantwoord. In verband met deze vakantie is de termijn voor het indienen van de inschrijvingen met 3 weken verlengd ten opzichte van de wettelijke termijnen.

Artikel 2.109

1.

In geval van een storing van het elektronische systeem door middel waarvan de inschrijving ingediend moet worden, waardoor het indienen van de inschrijving kort voor het verstrijken van de uiterste termijn niet mogelijk is, kan de aanbestedende dienst deze termijn na afloop van de uiterste termijn verlengen, mits hij nog geen kennis heeft genomen van de inhoud van enige inschrijving.

2.

Alle niet-afgewezen gegadigden en inschrijvers worden door de aanbestedende dienst in kennis gesteld van de verlenging, bedoeld in het eerste lid, en krijgen de gelegenheid om hun inschrijving binnen de verlenging te wijzigen of aan te vullen.

Artikel 2.127

1.

Een aanbestedende dienst neemt een opschortende termijn in acht voordat hij de met de gunningsbeslissing beoogde overeenkomst sluit.

2.

De opschortende termijn, bedoeld in het eerste lid, vangt aan op de dag na de datum waarop de mededeling van de gunningsbeslissing is verzonden aan de betrokken inschrijvers en betrokken gegadigden.

3.

De opschortende termijn, bedoeld in het eerste lid, bedraagt ten minste 20 kalenderdagen.

4.

Een aanbestedende dienst behoeft geen toepassing te geven aan het eerste lid indien:

a.

deze wet geen bekendmaking van de aankondiging van de overheidsopdracht door middel van het elektronische systeem voor aanbestedingen vereist;

b.

de enige betrokken inschrijver degene is aan wie de overheidsopdracht wordt gegund en er geen betrokken gegadigden zijn;

c.

het gaat om opdrachten op grond van een raamovereenkomst of specifieke opdrachten op grond van een dynamisch aankoopsysteem als bedoeld in afdeling 2.4.2.

Deze functie is alleen te gebruiken als je bent ingelogd.