Bijlage III Financieel beheer en financiële controle (artikel 9, lid 5)

In elk begunstigd land wordt een centrale instantie aangewezen die als kanaal fungeert voor de uit hoofde van ISPA toegekende communautaire middelen.

Het hoofd van deze instantie draagt de algemene verantwoordelijkheid voor het beheer van de middelen in het betrokken begunstigde land.

De beheers- en controlesystemen in de begunstigde landen moeten voldoende auditgegevens verschaffen om het inzonderheid mogelijk te maken:

De procedure die moet worden gevolgd bij overeenkomsten voor de uitvoering van werkzaamheden en de levering van goederen en diensten wordt vastgesteld in het financieringsmemorandum, en is in overeenstemming met de basisbeginselen die in titel IX van het Financieel Reglement zijn vastgelegd, meer bepaald:

Krachtens artikel 12 van Verordening (EG) nr. 1266/1999 kan op de kredieten een vérgaand gedecentraliseerd beheer worden toegepast, met name ten aanzien van de voorafgaande goedkeuring door de Commissie voor de uitschrijving van aanbestedingen, de evaluatie van inschrijvingen en de gunning van contracten en het financieel beheer.

In deze bepalingen, die in het financieringsmemorandum met het begunstigde land moeten worden vastgesteld, dient rekening te worden gehouden met de kwantitatieve en kwalitatieve capaciteit inzake financieel beheer en financiële controle van het betrokken land.

De bevoegde nationale financiële-controle-instantie moet een toereikende interne en externe financiële controle uitoefenen conform internationaal aanvaarde auditnormen, en zij moet met het oog op de uitoefening van deze functie onafhankelijk zijn. Jaarlijks moet de Commissie een auditplan en een samenvatting van de bevindingen van de verrichte audits worden toegezonden. De auditverslagen moeten ter beschikking staan van de Commissie.

De Commissie en het begunstigde land werken samen bij de coördinatie van programma's en methoden op het gebied van audit, opdat de uitgevoerde audits een maximaal nut opleveren.

Het begunstigde land zorgt ervoor dat wanneer controles worden verricht door personeel van de Commissie of door naar behoren gemachtigde vertegenwoordigers van de Commissie, deze personen het recht hebben om ter plaatse alle relevante bescheiden en rekeningen met betrekking tot de in het kader van het financieringsmemorandum gefinancierde maatregelen te verifiëren. Het begunstigde land verleent de Rekenkamer bijstand bij de uitvoering van audits betreffende de besteding van de uit hoofde van ISPA verleende middelen.

De verantwoordelijke autoriteiten houden alle bewijsstukken inzake uitgaven voor projecten ter beschikking gedurende een periode van vijf jaar na de laatste betaling inzake een project.

Het financieringsmemorandum met elk begunstigd land bevat de volgende bepalingen inzake financiële correcties:

Indien voor de uitvoering van een maatregel het gebruik van een deel of alle als bijstand toegekende middelen niet gerechtvaardigd lijkt, verricht de Commissie een onderzoek naar de zaak, waarbij zij het begunstigde land met name verzoekt om binnen een welbepaalde termijn opmerkingen te formuleren, en eventuele onregelmatigheden te corrigeren.

Na het in de voorgaande alinea bedoelde onderzoek kan de Commissie de bijstand ten aanzien van betrokken maatregelen verlagen, opschorten of intrekken indien het onderzoek heeft aangetoond dat er sprake is van onregelmatigheid, een ongefundeerde combinatie van middelen, of niet-naleving van een van de voorwaarden in de beschikking tot toekenning van de bijstand, en inzonderheid een aanmerkelijke verandering die van invloed is op de aard of de voorwaarden van uitvoering van de maatregel waarvoor de Commissie niet om goedkeuring is gevraagd. Bij verlaging of intrekking van de bijstand worden de reeds betaalde bedragen teruggevorderd.

Wanneer de Commissie van oordeel is dat een onregelmatigheid niet is gecorrigeerd of dat een deel of het geheel van een maatregel een deel of het geheel van de ervoor toegekende bijstand niet rechtvaardigt, verricht de Commissie een onderzoek naar de zaak en verzoekt zij het begunstigde land binnen een welbepaalde termijn opmerkingen te formuleren. Indien na het onderzoek geen corrigerende maatregelen zijn getroffen door het begunstigde land, kan de Commissie:

De Commissie bepaalt de omvang van de correctie aan de hand van de aard van de onregelmatigheid in de mate waarin de beheers- en controlesystemen tekort zijn geschoten. Eventueel terug te vorderen bedragen wegens het ten onrechte toekennen van rechten moeten aan de Commissie worden gestort. Deze bedragen worden vermeerderd met achterstandsrente overeenkomstig door de Commissie vast te stellen nadere bepalingen.