Bijlage Voorwaarden voor de onderbrenging van de historische archieven van de instellingen bij het Europees Universitair Instituut in Florence

In het geval van niet-digitale archieven worden de originele documenten bij het EUI ondergebracht voor permanente bewaring, tezamen met een microfiche en/of digitale kopie.

In het geval van digitale archieven krijgt het EUI permanente toegang tot de documenten, zodat het zijn verplichting om de historische archieven voor het publiek toegankelijk te maken vanuit een enkele standplaats kan nakomen en de raadpleging van deze documenten kan bevorderen. De instellingen van herkomst blijven verantwoordelijk voor de permanente bewaring van hun digitale archieven.

De bewaargeving vindt plaats op jaarbasis en, voor zover mogelijk, in het kader van de normale archiveringsprocedures van de instellingen.

Het EUI brengt geen wijzigingen aan in de door de bewaargevende instellingen uitgevoerde rubricering van de archieven, noch vernietigt of verandert het documenten of bestanden.

Op verzoek van de bewaargevende instellingen retourneert het EUI de originelen van ondergebrachte documenten en bestanden. Zodra de bewaargevende instellingen deze originelen niet meer nodig hebben, geven zij ze opnieuw in bewaring bij het EUI.

Het EUI stelt de bewaargevende instellingen onmiddellijk op de hoogte van omstandigheden die de onschendbaarheid van de door hen ondergebrachte archieven in gevaar zouden kunnen brengen.