Gids Proportionaliteit 2022
4.4 Proportionaliteit van klachtafhandeling
Geldend
Geldend vanaf 01-01-2022
- Redactionele toelichting
Gepubliceerd als bijlage bij het besluit van 24-09-2021, nr. WJZ/21008546.
- Bronpublicatie:
01-01-2022, Stcrt. 2021, 41481 (uitgifte: 12-10-2021, kamerstukken/regelingnummer: -)
- Inwerkingtreding
01-01-2022
- Bronpublicatie inwerkingtreding:
01-01-2022, Stcrt. 2021, 41481 (uitgifte: 12-10-2021, kamerstukken/regelingnummer: -)
- Vakgebied(en)
Aanbestedingsrecht / Gunning
Aanbestedingsrecht / Aanbestedingsprocedure
Aanbestedingsrecht / Algemeen
Naast wettelijk vastgelegde vormen van rechtsbescherming bestaat grote behoefte aan laagdrempelige vormen van klachtenafhandeling. Eventuele bezwaren of klachten dienen in een zo vroeg mogelijk stadium van het aan bestedingsproces ingediend te worden door de ondernemer en te worden behandeld door de aanbestedende dienst. In een vroegtijdig stadium kan immers nog invloed uitgeoefend worden op de proeedure en worden problemen voor de verdere procedure en de uitvoering van de opdracht voorkomen. Dit kan niet alleen tijd- en kostenbesparend werken, maar kan er bovendien voor zorgen dat de (pre-)concractuele verhoudingen tussen partijen niet onnodig onder druk worden gezet. Ondernemers zijn nog wel eens terughoudend in het aan de kaak stellen van onduidelijkheden/ onjuistheden uit angst als klager te boek te staan (bijt niet de hand van degene die voedt).
Van een adequaat handelende inschrijver/gegadigde mag worden verwacht dat hij zich proactief opstelt bij het naar voren brengen van bezwaren in het kader van de aanbestedingsprocedure en dat hij zijn bezwaren duidelijk en in een zo vroeg mogelijk stadium kenbaar maakt. Dat betekent dus dat een bezwaar zo snel als redelijkerwijs mogelijk na publicatie kenbaar wordt gemaakt. Het kenbaar maken van een bezwaar moet overigens niet worden verward met het stellen van een vraag in het kader van de Nota van Inlichtingen (Nv1) voortvloeiend uit de aanbestedingsdocumenten (zie 4.1).
Een aan bestedende dienst stelt alleen proportionele eisen aan het indienen van een bezwaar of klacht. Het gaat bijvoorbeeld om het schriftelijkheidsvereiste. Van de aan bestedende dienst mag worden verwacht dat zij inhoudelijk ingaat op relevante bezwaren die kenbaar worden gemaakt op het moment dat inschrijver/gegadigde redelijkerwijs kennis heeft kunnen nemen van (nieuwe) informatie. Van de aanbestedende dienst wordt tevens verwacht dat zij relevante bezwaren voorziet van een duidelijk antwoord en -indien noodzakelijk — verwerkt in de aanbesteding. Het is niet proportioneel bij indiening van een bezwaar opschorting van de aanbestedingstermijn bij voorbaat uit te sluiten.
Het kan zijn dat een inschrijver pas nadat het voornemen tot gunning bekend is gemaakt een bezwaar inbrengt naar aanleiding van informatie die hij pas na het voornemen tot gunning heeft verkregen. Het kan dan proportioneel zijn dat de aanbestedende dienst deze klacht in behandeling neemt.
Een bepaling in de aan bestedingsdocumentatie die de mogelijkheid tot rechtsbescherming dan wel het aanhangig maken van een (bodem-) procedure onredelijk beperkt is disproportioneel. Eventueel kan aan de mogelijkheid van rechtsbescherming c.q. aanhangig maken van een (bodem-)procedure een redelijke (verval)termijn worden gekoppeld, voldoende lang voor een inschrijver om ook daadwerkelijk van die mogelijkheid gebruik te kunnen maken. In het kader van professioneel aan besteden zou elke aanbestedende dienst een bepaalde vorm van klachtafhandeling dienen te hebben met in achtneming van het voorgaande.