5.3 Gegevensbeheer

In art. 126cc lid 1 Sv is bepaald dat de officier van justitie verplicht is om de processen-verbaal en andere voorwerpen waaraan gegevens kunnen worden ontleend die zijn verkregen door

voor zover die niet bij de processtukken zijn gevoegd, te bewaren en ter beschikking te houden voor onderzoek, zolang de zaak niet geëindigd is. In het Besluit bewaren en vernietigen niet-gevoegde stukken (Stb. 1999, 548) zijn voorschriften opgenomen omtrent de wijze waarop de voornoemde processen-verbaal en andere voorwerpen moeten worden geregistreerd, bewaard en vernietigd. Deze voorschriften gelden niet alleen voor de originelen, maar ook voor de kopieën.

Op grond van art. 126cc lid 2 Sv zal de officier van justitie schriftelijk de vernietiging moeten bevelen van de processen-verbaal en andere voorwerpen nadat de zaak twee maanden is geëindigd en aan alle notificatieverplichtingen ex art. 126bb Sv is voldaan.

Een zaak is in elk geval geëindigd indien er een onherroepelijke uitspraak is gedaan door een rechter. Voorts geldt een zaak als geëindigd indien zij onvoorwaardelijk is geseponeerd en tegen deze beslissing geen beklag ex art. 12 Sv meer openstaat. Daarnaast geldt een zaak ook als geëindigd indien een voorbereidend onderzoek naar redelijke verwachting niet tot een zaak zal leiden (art. 126cc lid 3 Sv). Indien na de vervolging in de hoofdzaak een ontnemingsprocedure wordt opgestart, zal de vernietingstermijn van art. 126cc lid 2 Sv pas ingaan nadat de ontnemingszaak is geëindigd.

De opsporingsambtenaar zal een proces-verbaal moeten opmaken van de vernietiging van de processen-verbaal en andere voorwerpen en dit proces-verbaal moeten toezenden aan de officier van justitie die hiervan een registratie bijhoudt, zodat inzichtelijk is welke stukken, op basis van welk bevel, op welk tijdstip zijn vernietigd.

De gegevens die zijn verkregen door de toepassing van de in art. 126cc lid 1 Sv omschreven opsporingsbevoegdheden kunnen ook worden bewaard en gebruikt in een ander strafrechtelijk onderzoek. Deze gegevens kunnen echter niet worden bewaard voor een – nog niet te concretiseren – toekomstig strafrechtelijk onderzoek, behoudens het geval dat de gegevens door de CIE worden verwerkt of in geval van de zogenaamde themaverwerking in de zin van art. 10 Wpg. Dan gelden de verwerkingstermijnen van de Wpg.

Indien de behandelend officier van justitie bepaalt dat de processen-verbaal en andere voorwerpen mogen worden gebruikt in een ander strafrechtelijk onderzoek dan blijven deze processen-verbaal en andere voorwerpen bewaard onder de verantwoordelijkheid van de officier van justitie die de leiding heeft over het ‘nieuwe’ strafrechtelijke onderzoek. Deze officier van justitie zal er dan ook voor moeten zorgen dat de gegevens worden vernietigd in het geval dit strafrechtelijke onderzoek is geëindigd. In dit geval geldt dan ook weer de termijn van art. 126cc lid 2 Sv.

Of de in processen-verbaal en andere voorwerpen opgenomen gegevens daadwerkelijk kunnen worden verwerkt door de CIE is een verantwoordelijkheid van de verantwoordelijke en het openbaar ministerie. Indien in de praktijk verschil van inzicht bestaat over het al dan niet verwerken van bepaalde gegevens komt aan beide partijen een vetorecht toe.

Indien de behandelend officier van justitie bepaalt dat de processen-verbaal en andere voorwerpen mogen worden verwerkt door de CIE dan worden deze processen-verbaal en andere voorwerpen verwerkt onder gezag van de CIE-officier van justitie. De verantwoordelijke moet de termijn bewaken waarop de Wpg opslag van artikel 10 lid 1 onder 1 en b-verwerkingen niet meer toelaat. De officier van justitie ziet hierop toe. In dat geval zal de CIE-officier van justitie zo spoedig mogelijk daarna de vernietiging moeten bevelen van de desbetreffende processen-verbaal en andere voorwerpen.