Tekst

Indien zich een van de onder punt 1 bedoelde situaties voordoet, neemt het verzoekende orgaan contact op met het aangezochte orgaan en verzoekt om de noodzakelijke verduidelijking van de beslissing van dat orgaan, en in voorkomende gevallen, om intrekking of ongeldigverklaring van het betreffende document, dan wel om herziening of nietigverklaring van de beslissing.

Het verzoekende orgaan onderbouwt zijn verzoek, onder verwijzing naar dit besluit, en verstrekt het relevante ondersteunende bewijs dat de aanleiding vormt tot het verzoek. Het verzoekende orgaan geeft aan wie de contactpersoon voor het orgaan zal zijn gedurende de eerste fase van de dialoogprocedure.

Het aangezochte orgaan, bevestigt zo snel mogelijk, en uiterlijk binnen tien werkdagen, per e-mail of fax de ontvangst van het verzoek. Het geeft bij die gelegenheid aan wie de contactpersoon voor het orgaan zal zijn gedurende de eerste fase van de dialoogprocedure.

Het aangezochte orgaan stelt het verzoekende orgaan zo snel mogelijk, en uiterlijk drie maanden na ontvangst van het verzoek, op de hoogte van het resultaat van zijn onderzoek.

Indien de oorspronkelijke beslissing bevestigd dan wel nietig verklaard wordt, en/of het document ingetrokken of ongeldig verklaard wordt, stelt het aangezochte orgaan het verzoekende orgaan daarvan op de hoogte. Het aangezochte orgaan stelt eveneens de betrokkene, en indien nodig diens werkgever, op de hoogte van zijn besluit en van de procedures onder de nationale wetgeving om daartegen in beroep te gaan.

Indien het aangezochte orgaan niet in staat is het onderzoek binnen drie maanden af te ronden, vanwege het complexe karakter van de zaak of omdat medewerking van een ander orgaan vereist is om bepaalde gegevens te verifiëren, kan het de termijn met maximaal nog eens drie maanden verlengen. Het aangezochte orgaan stelt het verzoekende orgaan zo snel mogelijk, en uiterlijk een week voordat de oorspronkelijke termijn afloopt, op de hoogte van deze verlenging, onder vermelding van de redenen van de vertraging en van een waarschijnlijke datum van voltooiing van het onderzoek.

In zeer uitzonderlijke omstandigheden kunnen de betrokken lidstaten overeenkomen af te wijken van de onder de punten 9 en 11 bepaalde termijnen, op voorwaarde dat de verlenging gerechtvaardigd en proportioneel is, in het licht van de specifieke omstandigheden, en dat de verlenging van beperkte duur is.

Indien de organen niet tot overeenstemming kunnen komen in de eerste fase van de dialoogprocedure, of indien het aangezochte orgaan niet in staat is geweest zijn onderzoek binnen zes maanden na ontvangst van het verzoek af te ronden, stellen de organen hun bevoegde autoriteiten daarvan op de hoogte. Beide organen stellen een verslag op van de stappen die zij hebben genomen.

De bevoegde autoriteiten van de betrokken lidstaten kunnen besluiten de tweede fase van de dialoogprocedure te beginnen, dan wel de zaak rechtstreeks aan de Administratieve Commissie voor te leggen.

Indien de bevoegde autoriteiten besluiten de tweede fase van de dialoogprocedure in gang te zetten, benoemen zij beide, binnen twee weken nadat zij door de organen zijn geïnformeerd, een centrale contactpersoon. Deze contactpersonen hoeven niet noodzakelijk bevoegd of deskundig te zijn ten aanzien van de betreffende materie.

De contactpersonen doen al het nodige om de partijen binnen zes weken na hun benoeming tot overeenstemming te brengen over de zaak. De contactpersonen stellen beiden een verslag op van hun activiteiten en stellen de organen op de hoogte van het resultaat van de tweede fase van de dialoogprocedure.

Indien in de dialoogprocedure geen overeenstemming kan worden bereikt, kunnen de bevoegde autoriteiten de zaak aan de Administratieve Commissie voorleggen. De bevoegde autoriteiten stellen beide een memorandum op ten behoeve van de Administratieve Commissie waarin zij de voornaamste geschilpunten uiteenzetten.

De Administratieve Commissie tracht binnen zes maanden na de datum waarop de zaak aan haar is voorgelegd, een voor beide partijen aanvaardbare oplossing te vinden. De Administratieve Commissie kan besluiten de zaak voor te leggen aan de conciliatiecommissie die uit hoofde van de statuten van de Administratieve Commissie opgericht kan worden.

De lidstaten verstrekken de Administratieve Commissie ieder jaar gegevens over het aantal meningsverschillen waarbij de in dit besluit aangegeven procedure is gevolgd, welke lidstaten daarbij betrokken waren, de belangrijkste onderwerpen, en de duur en de uitkomst van deze procedure.

De lidstaten dienen hun eerste jaarverslag in binnen drie maanden na afloop van het eerste jaar waarin dit besluit van toepassing is.

Binnen drie maanden na ontvangst van de eerste jaarverslagen evalueert de Administratieve Commissie de ervaringen van de lidstaten met de toepassing van dit besluit, rekening houdende met de verslagen van de lidstaten. Na dit eerste jaar besluit de Administratieve Commissie of de verslaggeving al of niet op jaarlijkse basis wordt voortgezet.

Dit besluit wordt bekendgemaakt in het Publicatieblad van de Europese Unie. Het is van toepassing vanaf de datum van inwerkingtreding van Verordening (EG) nr. 987/2009.