Aanhef

De Unie heeft ten doel gesteld een ruimte van vrijheid, veiligheid en recht zonder binnengrenzen te handhaven en te ontwikkelen waarin het vrije verkeer van personen gewaarborgd is. Om het vrije verkeer van openbare documenten in de Unie te waarborgen en aldus het vrije verkeer van burgers van de Unie te bevorderen, moet de Unie concrete maatregelen vaststellen ter vereenvoudiging van de bestaande administratieve voorschriften in verband met het overleggen in een lidstaat van bepaalde openbare documenten die door de autoriteiten van een andere lidstaat zijn afgegeven.

Alle lidstaten zijn verdragsluitende partijen bij het Verdrag van Den Haag van 5 oktober 1961 tot afschaffing van het vereiste van legalisatie van buitenlandse openbare akten (het ‘Apostilleverdrag’), waarbij een systeem is geïntroduceerd tot vereenvoudiging van het verkeer van openbare documenten die zijn afgegeven door de verdragsluitende staten bij dat verdrag.

Conform het beginsel van wederzijds vertrouwen en ter bevordering van het vrije verkeer van personen binnen de Unie moet deze verordening voorzien in een systeem dat de administratieve formaliteiten verder vereenvoudigt ten behoeve van het verkeer van bepaalde openbare documenten en de voor eensluidend gewaarmerkte afschriften ervan, wanneer die openbare documenten en voor eensluidend gewaarmerkte afschriften daarvan door een autoriteit van een lidstaat worden afgegeven voor overlegging in een andere lidstaat.

Het bij deze verordening vastgestelde systeem moet onverlet laten dat personen desgewenst gebruik kunnen blijven maken van andere systemen die openbare documenten vrijstellen van legalisatie of soortgelijke formaliteiten en die tussen lidstaten van toepassing zijn. Deze verordening moet met name worden beschouwd als een autonoom instrument dat los staat van het Apostilleverdrag.

Het moet worden gewaarborgd dat het bij deze verordening ingevoerde systeem en andere tussen lidstaten toepasselijke systemen naast elkaar kunnen blijven bestaan. Wat het Apostilleverdrag betreft, mag deze verordening de lidstaten er niet van weerhouden een apostille af te geven indien iemand ervoor kiest daar om te verzoeken, terwijl het niet mogelijk mag zijn voor de autoriteiten van de lidstaten een apostille te verlangen wanneer een persoon aan hen een in een andere lidstaat afgegeven openbaar document overlegt dat onder deze verordening valt. Voorts mag deze verordening niet beletten dat een persoon in een lidstaat een in een andere lidstaat afgegeven apostille blijft gebruiken. Het Apostilleverdrag zou derhalve op iemands verzoek nog steeds gebruikt kunnen worden in de betrekkingen tussen de lidstaten. Wanneer een persoon om een apostille op een onder deze verordening vallend openbaar document verzoekt, moeten de nationale autoriteiten van afgifte passende middelen gebruiken om die persoon ervan in kennis te stellen dat onder het bij deze verordening ingevoerde systeem een apostille niet langer noodzakelijk is als die persoon van plan is het document in een andere lidstaat over te leggen. De lidstaten moeten deze informatie in elk geval met passende middelen beschikbaar stellen.

Deze verordening moet betrekking hebben op openbare documenten die overeenkomstig het nationaal recht door de autoriteiten van een lidstaat worden afgegeven en waarvan de belangrijkste doelstelling bestaat in het vaststellen van een van de volgende feiten: geboorte, in leven zijn, overlijden, naam, huwelijk (daaronder begrepen de bekwaamheid om te huwen en de huwelijkse staat), echtscheiding, scheiding van tafel en bed of nietigverklaring van het huwelijk, geregistreerd partnerschap (daaronder begrepen de bekwaamheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan en de status van geregistreerd partnerschap), ontbinding van een geregistreerd partnerschap, scheiding van tafel en bed of nietigverklaring van een geregistreerd partnerschap, afstamming, adoptie, woon- en/of verblijfplaats, of nationaliteit. Deze verordening moet ook betrekking hebben op openbare documenten die voor een persoon worden afgegeven door de lidstaat waarvan die persoon onderdaan is om te staven dat hij geen strafrechtelijk verleden heeft. Voorts moet deze verordening betrekking hebben op openbare documenten waarvoor kan worden voorgeschreven dat zij worden overgelegd door burgers van de Unie die verblijven in een lidstaat waarvan zij geen onderdaan zijn, wanneer deze burgers, overeenkomstig de betrokken wetgeving van de Unie, hun actief en/of passief kiesrecht wensen uit te oefenen bij verkiezingen voor het Europees Parlement of gemeenteraadsverkiezingen in de lidstaat waar zij verblijf houden.

Deze verordening mag de lidstaten er niet toe verplichten openbare documenten af te geven die niet op grond van hun nationaal recht bestaan.

Deze verordening moet ook van toepassing zijn op voor eensluidend gewaarmerkte afschriften van openbare documenten die zijn gemaakt door een bevoegde autoriteit van de lidstaat waar het originele openbare document is afgegeven. Deze verordening mag echter niet van toepassing zijn op afschriften van voor eensluidend gewaarmerkte afschriften.

Deze verordening moet ook van toepassing zijn op elektronische versies van openbare documenten en meertalige modelformulieren die elektronisch kunnen worden uitgewisseld. Iedere lidstaat moet echter overeenkomstig zijn nationaal recht besluiten of en, zo ja, onder welke voorwaarden openbare documenten en meertalige modelformulieren in elektronisch formaat mogen worden overgelegd.

Deze verordening mag niet van toepassing zijn op in een lidstaat afgegeven paspoorten of identiteitskaarten, aangezien deze documenten niet aan legalisatie of een soortgelijke formaliteit zijn onderworpen wanneer zij in een andere lidstaat worden overgelegd.

Deze verordening, en met name het hierin vervatte mechanisme voor administratieve samenwerking, mag niet van toepassing zijn op documenten van de burgerlijke stand die zijn afgegeven op grond van de betrokken overeenkomsten van de Internationale Commissie voor de Burgerlijke Stand (‘ICBS’).

Openbare documenten inzake naamsverandering moeten ook als openbare documenten waarvan de belangrijkste doelstelling erin bestaat de naam van een persoon vast te stellen, worden beschouwd.

Het begrip ‘huwelijkse staat’ moet worden uitgelegd als een verwijzing naar iemands status als zijnde gehuwd, gescheiden of ongehuwd, daaronder begrepen de status als zijnde alleenstaand, uit de echt gescheiden of weduwnaar.

Het begrip ‘afstamming’ moet worden uitgelegd als zijnde de rechtsbetrekking tussen een kind en zijn ouders.

Voor de toepassing van deze verordening moeten de begrippen ‘woonplaats’, ‘verblijfplaats’ en ‘nationaliteit’ volgens het nationaal recht worden uitgelegd.

De concepten ‘strafregister’ en ‘strafblad’ moeten worden uitgelegd als een verwijzing naar het nationale register of de nationale registers waarin de veroordelingen overeenkomstig het nationale recht worden opgetekend. ‘Veroordeling’ moet verwijzen naar iedere definitieve beslissing die door een strafgerecht jegens een natuurlijk persoon met betrekking tot een strafbaar feit wordt uitgesproken en die in de lidstaat van veroordeling in het strafregister wordt vermeld.

De vereenvoudiging van de vereisten voor het overleggen in een lidstaat van openbare documenten die in een andere lidstaat zijn afgegeven, moet de burgers van de Unie tastbare voordelen opleveren. Omdat door particulieren opgestelde documenten juridisch gezien van een andere aard zijn, moeten zij van het toepassingsgebied van deze verordening worden uitgesloten. Openbare documenten die worden afgegeven door de autoriteiten van derde landen moeten eveneens van het toepassingsgebied van deze verordening worden uitgesloten, ook indien zij reeds als authentiek zijn aanvaard door de autoriteiten van een lidstaat. De uitsluiting van door de autoriteiten van derde landen afgegeven openbare documenten moet ook betrekking hebben op voor eensluidend gewaarmerkte afschriften die de autoriteiten van een lidstaat hebben gemaakt van door de autoriteiten van een derde land afgegeven openbare documenten.

Deze verordening beoogt geen wijziging van het materiële recht van de lidstaten inzake geboorte, in leven zijn, overlijden, naam, huwelijk, daaronder begrepen de bekwaamheid om te huwen en de huwelijkse staat, echtscheiding, scheiding van tafel en bed of nietigverklaring van het huwelijk, geregistreerd partnerschap, daaronder begrepen de bekwaamheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan en de status van geregistreerd partnerschap, ontbinding van een geregistreerd partnerschap, scheiding van tafel en bed of nietigverklaring van een geregistreerd partnerschap, afstamming, adoptie, woon- en verblijfplaats, nationaliteit, de afwezigheid van een strafblad of de openbare documenten waarvoor een lidstaat kan voorschrijven dat ze worden overgelegd door een onderdaan die zijn actief of passief kiesrecht bij verkiezingen voor het Europees Parlement of bij gemeenteraadsverkiezingen uitoefent. Voorts mag deze verordening geen afbreuk doen aan de erkenning in een lidstaat van de rechtsgevolgen die verbonden zijn aan de inhoud van een in een andere lidstaat afgegeven openbaar document.

Om het vrije verkeer van burgers van de Unie te bevorderen, moeten onder deze verordening vallende openbare documenten en de voor eensluidend gewaarmerkte afschriften daarvan worden vrijgesteld van elke vorm van legalisatie en vergelijkbare formaliteit.

Andere formaliteiten, namelijk het vereiste om telkens gewaarmerkte afschriften en vertalingen van openbare documenten over te leggen, moeten ook worden vereenvoudigd om het verkeer van openbare documenten tussen de lidstaten verder te vergemakkelijken.

Om taalproblemen op te lossen en aldus het verkeer van openbare documenten tussen de lidstaten verder te vergemakkelijken, moeten meertalige modelformulieren in elk van de officiële talen van de instellingen van de Unie worden opgesteld voor openbare documenten betreffende geboorte, in leven zijn, overlijden, huwelijk (daaronder begrepen de bekwaamheid om te huwen en de huwelijkse staat), geregistreerd partnerschap (daaronder begrepen de bekwaamheid om een geregistreerd partnerschap aan te gaan en de status van geregistreerd partnerschap), woon- en verblijfplaats en de afwezigheid van een strafblad.

Meertalige modelformulieren mogen uitsluitend tot doel hebben de vertaling van de openbare documenten waaraan zij zijn gehecht, te vergemakkelijken. Die formulieren mogen derhalve niet als autonome documenten tussen de lidstaten circuleren. Zij mogen niet hetzelfde oogmerk hebben noch dezelfde doelstellingen beogen als uittreksels of woordelijke afschriften van akten van de burgerlijke stand, meertalige uittreksels uit of van akten van de burgerlijke stand, meertalige en gecodeerde akten uit of van de burgerlijke stand of meertalige en gecodeerde certificaten uit akten van de burgerlijke stand vastgesteld bij ICBS-overeenkomst nr. 2 inzake de kosteloze afgifte en de vrijstelling van legalisatie van afschriften van akten van de burgerlijke stand, ICBS-overeenkomst nr. 16 inzake de afgifte van meertalige uittreksels uit akten van de burgerlijke stand en ICBS-overeenkomst nr. 34 inzake de afgifte van meertalige en gecodeerde uittreksels en akten uit of van de burgerlijke stand.

De bij deze verordening vastgestelde meertalige modelformulieren moeten de inhoud weergeven van de openbare documenten waaraan zij zijn gehecht, en zij moeten er zoveel mogelijk voor zorgen dat deze openbare documenten niet meer vertaald hoeven te worden. Voor een aantal openbare documenten waarvan de inhoud wellicht niet naar behoren kan worden weergegeven in een meertalig modelformulier, zoals bepaalde categorieën gerechtelijke uitspraken, is de doelstelling om de behoefte aan vertaling weg te werken redelijkerwijs niet haalbaar. De lidstaten moeten de Commissie in kennis stellen van de openbare documenten waaraan meertalige modelformulieren kunnen worden gehecht als geschikte vertaalhulp. De lidstaten moeten ernaar streven dat aan een zo groot mogelijk aantal openbare documenten die onder deze verordening vallen, een meertalig modelformulier wordt gehecht.

Personen die een openbaar document overleggen waaraan een meertalig modelformulier is gehecht, mogen er niet toe worden verplicht een vertaling van dat openbaar document over te leggen. De autoriteit waaraan het openbaar document wordt overgelegd, moet echter uiteindelijk beslissen of de informatie in het meertalig modelformulier volstaat voor de verwerking van dat openbaar document.

De autoriteit waaraan een openbaar document wordt overgelegd, moet bij wijze van uitzondering, indien dit noodzakelijk is voor de verwerking van dat openbaar document, van de persoon die het openbaar document overlegt waaraan een meertalig modelformulier is gehecht, kunnen voorschrijven tevens een vertaling of transliteratie van de inhoud van het meertalig modelformulier te verstrekken in de officiële taal van de lidstaat van de autoriteit of, indien die lidstaat verschillende officiële talen telt, in de officiële taal of een van de officiële talen van de plaats waar het openbaar document wordt overgelegd, mits die taal ook een van de officiële talen van de instellingen van de Unie is.

Meertalige modelformulieren moeten op verzoek worden afgegeven aan personen die gerechtigd zijn de openbare documenten te ontvangen waaraan de meertalige modelformulieren moeten worden gehecht. Meertalige modelformulieren mogen geen rechtsgevolgen hebben wat betreft de erkenning van de inhoud ervan in de lidstaat waar zij worden ingediend.

Bij het opstellen van een meertalig modelformulier dat aan een specifiek openbaar document moet worden gehecht, moet de autoriteit die dat formulier afgeeft, uit het model voor dat meertalig standaardmodelformulier alleen de landenspecifieke rubriekomschrijvingen kunnen selecteren die relevant zijn voor het betrokken openbaar document, zodat het meertalig modelformulier alleen de informatie bevat die is opgenomen in het openbaar document waaraan het formulier dient te worden gehecht.

Het moet mogelijk zijn de elektronische versie van een meertalig modelformulier uit het Europese e-justitieportaal te integreren in een andere locatie die op nationaal niveau toegankelijk is, en het van daaruit af te geven.

De lidstaten moeten elektronische versies van meertalige modelformulieren kunnen maken met een andere technologie dan die welke door het Europese e-justitieportaal wordt gebruikt, op voorwaarde dat de meertalige modelformulieren die worden afgegeven door de lidstaten die deze andere technologie gebruiken, de uit hoofde van deze verordening vereiste informatie bevatten.

Er moeten afdoende waarborgen worden ingebouwd om fraude met en vervalsing van openbare akten en voor eensluidend gewaarmerkte afschriften daarvan, die tussen de lidstaten onderling worden gebruikt, tegen te gaan.

Om de lidstaten in staat te stellen snel en veilig grensoverschrijdend informatie uit te wisselen en gemakkelijker wederzijdse bijstand te verlenen, moet deze verordening voorzien in een doeltreffend mechanisme voor administratieve samenwerking tussen de door de lidstaten aangewezen autoriteiten. Het gebruik van dat mechanisme voor administratieve samenwerking moet het onderlinge vertrouwen tussen de lidstaten in de interne markt versterken en moet gebaseerd zijn op het Informatiesysteem interne markt (IMI), dat is ingevoerd bij Verordening (EU) nr. 1024/2012 van het Europees Parlement en de Raad (3).

Verordening (EU) nr. 1024/2012 moet daarom worden gewijzigd teneinde een aantal bepalingen van deze verordening toe te voegen aan de lijst van bepalingen over administratieve samenwerking in handelingen van de Unie die door middel van het IMI ten uitvoer worden gelegd als bedoeld in de bijlage bij Verordening (EU) nr. 1024/2012.

Teneinde een hoog niveau van beveiliging en een hoge mate van gegevensbescherming in het kader van de toepassing van deze verordening te waarborgen en fraude te voorkomen, moet de Commissie ervoor zorgen dat het IMI de beveiliging van openbare documenten verzekert en voorziet in een veilige elektronische verzending van deze documenten. De Commissie moet in het IMI een instrument beschikbaar stellen dat de via het systeem uitgewisselde informatie waarmerkt wanneer deze buiten het systeem wordt geëxporteerd. Voorts moeten de autoriteiten van de lidstaten die informatie over openbare documenten uitwisselen, de nodige maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat de via het IMI uitgewisselde openbare documenten en persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) nr. 1024/2012 worden verzameld, verwerkt en gebruikt voor doeleinden die stroken met de doeleinden waarvoor zij oorspronkelijk werden verstrekt. Verordening (EU) nr. 1024/2012 voorziet in de nodige bepalingen om te zorgen voor de bescherming van persoonsgegevens en een hoog niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van de in het IMI uitgewisselde informatie, en omschrijft de verantwoordelijkheden van de Commissie in dat opzicht. Verordening (EU) nr. 1024/2012 bepaalt tevens dat de uitwisseling en de verwerking van persoonsgegevens door IMI-actoren beperkt dient te zijn tot de doelen die zijn omschreven in de rechtshandeling van de Unie waarop de uitwisseling is gebaseerd, en stroken met het doel waarvoor zij oorspronkelijk werden verstrekt.

Richtlijn 95/46/EG van het Europees Parlement en de Raad (4) zal de verwerking van persoonsgegevens in de lidstaten regelen met betrekking tot de toepassing van deze verordening onder het toezicht van de publieke onafhankelijke autoriteiten die door de lidstaten zijn aangewezen. Elke vorm van uitwisseling of doorgifte van informatie en documenten door de autoriteiten van de lidstaten moet in overeenstemming zijn met Richtlijn 95/46/EG. Bovendien mogen uitsluitend gegevens worden uitgewisseld en doorgegeven om de echtheid van openbare documenten door die autoriteiten te laten controleren via het IMI, en die controle mag uitsluitend worden verricht binnen de respectieve grenzen van de bevoegdheden van die autoriteiten. Dit mag de lidstaten niet beletten hun wettelijke en bestuursrechtelijke bepalingen betreffende de toegang van het publiek tot officiële documenten toe te passen.

De autoriteiten van de lidstaten moeten elkaar bijstand verlenen om de toepassing van deze verordening te faciliteren, met name wat betreft de toepassing van het mechanisme voor administratieve samenwerking tussen de door de lidstaten aangewezen autoriteiten, wanneer de autoriteiten van een lidstaat waar een openbaar document of een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift daarvan wordt overgelegd, gegronde twijfel hebben over de echtheid van dat document of dat afschrift.

Wanneer de autoriteiten van een lidstaat waar een openbaar document of een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift daarvan wordt overgelegd, gegronde twijfel hebben over de echtheid van die documenten, moeten zij het kunnen vergelijken met de modellen van documenten die beschikbaar zijn in het geheugen van het IMI en, indien er toch nog twijfel blijft bestaan, moeten zij via het IMI een verzoek om informatie kunnen richten tot de desbetreffende autoriteiten van de lidstaat waar deze documenten zijn afgegeven, hetzij door het verzoek rechtstreeks toe te zenden aan de autoriteit die het openbaar document heeft afgegeven of het voor eensluidend gewaarmerkt afschrift daarvan heeft gemaakt, hetzij door contact op te nemen met de centrale autoriteit van die lidstaat. De aangezochte autoriteiten moeten dergelijke verzoeken zo snel mogelijk beantwoorden, in ieder geval binnen vijf werkdagen of binnen tien werkdagen wanneer het verzoek via een centrale autoriteit wordt verwerkt. De termijn van tien werkdagen kan met name betrekking hebben op gevallen waarin de aangezochte autoriteiten nog niet in het IMI zijn geregistreerd. Wanneer deze termijnen niet in acht kunnen worden genomen, moeten de aangezochte autoriteit en de verzoekende autoriteit een verlenging van de termijn overeenkomen.

Voor de berekening van de in deze verordening vastgelegde termijnen moet Verordening (EEG, Euratom) nr. 1182/71 van de Raad (5) gelden.

In uitzonderlijke gevallen is het mogelijk dat de autoriteiten van de lidstaten niet in staat zijn de echtheid van een openbaar document te controleren. Dat zou alleen het geval mogen zijn wanneer, vanwege omstandigheden zoals bijvoorbeeld de fysieke vernietiging of het verlies van afschriften van nationale documenten, bijvoorbeeld als gevolg van de vernietiging van archieven van een bepaalde dienst van de burgerlijke stand of van een rechtbank of bij gebreke van een register, die controle niet kan worden verricht. Het IMI moet dan ook voorzien in een antwoordmogelijkheid voor dit geval.

Indien in het antwoord van de aangezochte autoriteit de echtheid van het openbaar document of het voor eensluidend gewaarmerkte afschrift daarvan niet wordt bevestigd, of indien die autoriteit niet antwoordt, mag de verzoekende autoriteit niet verplicht zijn dat openbaar document of het voor eensluidend gewaarmerkte afschrift daarvan te verwerken. Bovendien moet het in dergelijke gevallen de verzoekende autoriteit of de persoon die het 'openbaar document of het voor eensluidend gewaarmerkte afschrift daarvan heeft overgelegd, vrijstaan elk beschikbaar middel aan te wenden om de echtheid van het openbaar document of het voor eensluidend gewaarmerkte afschrift daarvan te controleren of te bewijzen. Om ervoor te zorgen dat deze verordening doeltreffend is, moeten situaties waarin er via het IMI geen antwoord wordt ontvangen, de uitzondering blijven.

Indien nodig kunnen de IMI-coördinator of de betrokken centrale autoriteiten helpen bij het vinden van een oplossing voor de problemen waarmee de autoriteiten van de lidstaten bij het gebruik van het IMI geconfronteerd kunnen worden, onder meer ingeval er geen antwoord op een verzoek om informatie wordt ontvangen of het niet mogelijk is een verlenging van de antwoordtermijn overeen te komen.

De autoriteiten van de lidstaten moeten gebruik kunnen maken van de beschikbare IMI-functies, zoals een meertalig communicatiesysteem en voorvertaalde en standaardvragen en -antwoorden, en van een geheugen van modellen van openbare documenten die worden gebruikt in de interne markt.

De centrale autoriteiten van de lidstaten moeten bijstand verlenen in verband met verzoeken om informatie en zij moeten met name dergelijke verzoeken ontvangen, doorgeven en, indien noodzakelijk, beantwoorden; tevens moeten zij de nodige informatie met betrekking tot die verzoeken verstrekken, in het bijzonder in situaties waarin de verzoekende noch de aangezochte autoriteit in het IMI is geregistreerd.

Voor de toepassing van deze verordening moeten de centrale autoriteiten van de lidstaten gebruikmaken van het IMI bij het met elkaar overleggen en bij het verrichten van hun taken. Overleg tussen autoriteiten van eenzelfde lidstaat moet volgens nationale procedures gebeuren.

De verhouding tussen deze verordening en de bestaande wetgeving van de Unie moet worden verduidelijkt. In dit verband moet deze verordening de toepassing van Uniewetgeving waarin bepalingen inzake legalisatie of vergelijkbare formaliteiten, of andere formaliteiten, zijn opgenomen, zoals Verordening (EG) nr. 2201/2003 van de Raad (6), onverlet laten. Deze verordening moet eveneens de toepassing van Uniewetgeving inzake elektronische handtekeningen en elektronische identificatie onverlet laten. Indien de bepalingen van deze verordening in strijd zijn met een bepaling van een andere Uniehandeling tot regeling van specifieke aspecten van de vereenvoudiging van de voorschriften voor het overleggen van openbare documenten waarbij deze voorschriften nog verder worden vereenvoudigd, zoals Richtlijn 2005/36/EG van het Europees Parlement en de Raad (7), Richtlijn 2006/123/EG van het Europees Parlement en de Raad (8) en Verordening (EG) nr. 987/2009 van het Europees Parlement en de Raad (9), moet de bepaling van de andere Uniehandeling die nog verder vereenvoudigt, prevaleren.

Voorts moet deze verordening het gebruik onverlet laten van andere, met de informatie-uitwisseling tussen lidstaten gepaard gaande systemen voor administratieve samenwerking die op bepaalde beleidsterreinen zijn ingevoerd door het Unierecht, bijvoorbeeld bij Richtlijn 93/109/EG van de Raad (10) of Verordening (EG) nr. 987/2009. Deze verordening moet tegelijk met dergelijke specifieke systemen worden toegepast.

Ter wille van de samenhang met de algemene doelstellingen ervan moet deze verordening, zoals tussen twee of meer lidstaten, met betrekking tot aangelegenheden waarop zij van toepassing is en in de mate waarin zij hierin voorziet, voorrang krijgen op bilaterale of multilaterale overeenkomsten of regelingen waarbij de lidstaten partij zijn en die betrekking hebben op aangelegenheden waarop zij van toepassing is.

De lidstaten moeten voorts onderling bilaterale of multilaterale overeenkomsten kunnen sluiten of in stand houden voor aangelegenheden die niet binnen het toepassingsgebied van de verordening vallen, zoals de bewijskracht van openbare documenten, meertalige modelformulieren die juridische waarde hebben en vrijstelling van legalisatie van dergelijke formulieren, vrijstelling van legalisatie voor openbare documenten op andere gebieden dan die welke onder deze verordening vallen. De lidstaten moeten ook overeenkomsten kunnen sluiten of in stand houden waarmee een verdere vereenvoudiging wordt beoogd van het verkeer tussen lidstaten van openbare documenten die onder deze verordening vallen.

Openbare documenten die zijn afgegeven door de autoriteiten van derde landen, vallen niet binnen het toepassingsgebied van deze verordening. Voorts mogen overeenkomsten en regelingen betreffende legalisatie of soortgelijke formaliteiten met betrekking tot door de autoriteiten van de lidstaten of derde landen afgegeven openbare documenten over onder deze verordening vallende aangelegenheden, waarvan in de betrekkingen tussen de lidstaten en de betrokken derde landen gebruik zal worden gemaakt, geen afbreuk doen aan de toepassing van deze verordening. Deze verordening mag de lidstaten dan ook niet beletten bilaterale of multilaterale internationale overeenkomsten met derde landen te sluiten betreffende legalisatie of soortgelijke formaliteiten met betrekking tot door de autoriteiten van de lidstaten of van derde landen afgegeven openbare documenten over onder deze verordening vallende aangelegenheden, waarvan in de betrekkingen tussen de lidstaten en de betrokken derde landen gebruik zal worden gemaakt. Voor zover een of meer lidstaten partij zijn bij dergelijke overeenkomsten of regelingen of daartoe zouden besluiten, moet het hun tevens vrij staan om te beslissen of zij de toetreding van nieuwe verdragsluitende partijen aanvaarden, met name in het kader van het recht om bezwaar tegen nieuwe toetredingen te maken en daarvan kennis te geven als bedoeld in artikel 12, tweede alinea, van het Apostilleverdrag, alsmede om de Europese Overeenkomst van 1968 inzake de afschaffing van legalisatie van stukken opgemaakt door diplomatieke of consulaire ambtenaren toe te passen, aan te passen of te beslissen over de toetreding van nieuwe verdragsluitende partijen.

Aangezien de meertalige modelformulieren uit hoofde van deze verordening geen juridische waarde hebben en niet overlappen met de meertalige modelformulieren waarin de ICBS-overeenkomsten nrs. 16, 33 en 34 voorzien of met de verklaringen van in leven zijn waarin ICBS-overeenkomst nr. 27 voorziet, moet deze verordening de toepassing van deze overeenkomsten tussen lidstaten of tussen een lidstaat en een derde land onverlet laten.

Er moet een ad-hoccomité, bestaande uit vertegenwoordigers van de Commissie en de lidstaten en voorgezeten door een vertegenwoordiger van de Commissie, worden ingesteld voor het nemen van maatregelen die nodig zijn om de toepassing van deze verordening te faciliteren, met name door het uitwisselen tussen de lidstaten van beste praktijken bij de toepassing van de verordening tussen lidstaten, het voorkomen van fraude met openbare documenten, voor eensluidend gewaarmerkte afschriften en gewaarmerkte vertalingen daarvan, het gebruik van elektronische versies van openbare documenten, het gebruik van meertalige modelformulieren, en met betrekking tot opgespoorde vervalste documenten.

Om de toepassing van deze verordening te faciliteren, moeten de lidstaten, met het oog op het beschikbaar stellen van de informatie voor het publiek met alle geschikte middelen, en met name via het Europees e-justitieportaal, de Commissie via het IMI de contactgegevens van hun centrale autoriteiten verstrekken, alsmede de modellen van de meest gebruikte openbare documenten op grond van hun nationaal recht of, indien er geen modellen voor een document bestaan, informatie over de specifieke kenmerken van dat document.

De lidstaten moeten tevens geanonimiseerde versies van vervalste documenten die zijn opgespoord en die kunnen dienen als nuttige en typische voorbeelden voor de opsporing van mogelijke vervalsingen, via het IMI melden. Het melden van dergelijke vervalste documenten moet worden beperkt tot vervalste documenten waarvan openbaarmaking krachtens het nationaal recht is toegestaan, en mag geen afbreuk doen aan de voorschriften van de lidstaten inzake de openbaarmaking van bewijsmateriaal dat in de loop van strafrechtelijke procedures is verzameld. De door de lidstaten meegedeelde informatie in verband met vervalste documenten mag niet openbaar worden gemaakt.

Om de toepassing van deze verordening te faciliteren, moeten de lidstaten eveneens, met het oog op het beschikbaar stellen van de informatie voor het publiek via het Europees e-justitieportaal, de Commissie het volgende meedelen: de taal of talen die zij kunnen aanvaarden voor de overlegging van door de autoriteiten van een andere lidstaat afgegeven openbare documenten; een indicatieve lijst van openbare documenten die binnen het toepassingsgebied van deze verordening vallen; de lijst van openbare documenten waaraan meertalige modelformulieren kunnen worden gehecht als geschikte vertaalhulp; de lijst van personen die overeenkomstig het nationaal recht bevoegd zijn voor het maken van gewaarmerkte vertalingen, indien deze lijst bestaat; een indicatieve lijst van de soorten autoriteiten die overeenkomstig het nationaal recht gemachtigd zijn om voor eensluidend gewaarmerkte afschriften te maken; informatie over de middelen aan de hand waarvan gewaarmerkte vertalingen en voor eensluidend gewaarmerkte afschriften kunnen worden geïdentificeerd;, en informatie over de specifieke kenmerken van voor eensluidend gewaarmerkte afschriften.

Informatie over de modellen van de meest gebruikte openbare documenten of over de specifieke kenmerken van dergelijke documenten of van voor eensluidend gewaarmerkte afschriften daarvan moeten voor het publiek beschikbaar worden gesteld, doch slechts voor zover die informatie reeds openbaar is overeenkomstig het recht van de lidstaat waarvan de autoriteiten het openbaar document of het voor eensluidend gewaarmerkte afschrift hebben afgegeven. Daartoe moeten de lidstaten de Commissie meedelen welke documenten overeenkomstig hun nationaal recht voor het publiek beschikbaar zijn. Voor de toepassing van deze verordening mag de informatie met betrekking tot de specifieke kenmerken van een openbaar document of een voor eensluidend gewaarmerkt afschrift daarvan die door de lidstaten aan de Commissie moeten worden meegedeeld, evenwel niet informatie betreffen met betrekking tot specifieke beveiligingskenmerken die niet openbaar zijn overeenkomstig het nationaal recht van de lidstaat waarvan de autoriteiten het openbaar document of het voor eensluidend gewaarmerkte afschrift hebben afgegeven.

De melding door een lidstaat aan de Commissie van een taal of talen die verschillen van zijn eigen taal of talen en die hij kan aanvaarden voor de overlegging van door de autoriteiten van een andere lidstaat afgegeven openbare documenten moet voor zijn autoriteiten de mogelijkheid onverlet laten om overeenkomstig het nationaal recht of indien de betrokken lidstaat het toestaat, een extra taal of extra talen te aanvaarden wanneer hun een door de autoriteiten van een andere lidstaat afgegeven openbaar document wordt overgelegd.

Deze verordening eerbiedigt de grondrechten en strookt met de beginselen die worden erkend in het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie, met name het recht op eerbiediging van het privéleven en van het familie- en gezinsleven, het recht op bescherming van persoonsgegevens, het recht om te huwen en het recht een gezin te stichten en de vrijheid van verkeer en verblijf. Deze verordening moet worden toegepast overeenkomstig deze rechten en beginselen.

Daar de doelstellingen van deze verordening, namelijk het vrije verkeer van burgers van de Unie bevorderen door het vrije verkeer binnen de Unie, van bepaalde openbare documenten te vergemakkelijken, niet voldoende door de lidstaten kunnen worden verwezenlijkt, maar vanwege de omvang en de gevolgen beter door de Unie kunnen worden verwezenlijkt, kan de Unie, overeenkomstig het in artikel 5 van het Verdrag betreffende de Europese Unie neergelegde subsidiariteitsbeginsel, maatregelen nemen. Overeenkomstig het in hetzelfde artikel neergelegde evenredigheidsbeginsel gaat deze verordening niet verder dan nodig is om deze doelstellingen te verwezenlijken,