Kamer voor het Notariaat Arnhem-Leeuwarden, 22-07-2016, nr. 299684 KL RK 16-31

De notaris heeft structureel — althans meer dan één procent van het totale aantal door hem verleden akten — gepasseerd buiten zijn plaats van vestiging. In sommige gemeenten buiten de vestigingsplaats is een zodanig aantal akten gepasseerd dat sprake is een bijkantoor. Zo werden in de periode 1 tot en met 15 april 2015 op een totaal van 422 minuutakten 33 akten gepasseerd in de gemeente B., derhalve 7.8% van het totaal van de in deze periode door de notaris gepasseerde akten.

De notaris vermeldt in offertes kosten die volgens artikel 10 van de Verordening beroeps en gedragsregels (Vbg) in het basistarief opgenomen behoren te worden.

De notaris heeft de klachten gemotiveerd betwist. De notaris voert daarbij aan dat klager niet-ontvankelijk is in zijn klachten dan wel dat de klachten ongegrond moeten worden verklaard.

De (overige) door klager en door de notaris ter onderbouwing van (de reactie op) de genoemde klachtonderdelen gestelde feiten en omstandigheden, voor zover voor de beoordeling van deze klacht van belang, komen hierna aan de orde.

Ingevolge artikel 93 lid 1 Wna zijn notarissen, toegevoegd notarissen en kandidaat-notarissen aan tuchtrechtspraak onderworpen ter zake van handelen of nalaten in strijd met hetzij enige bij of krachtens deze wet gegeven bepaling, hetzij met de zorg die zij als notaris, toegevoegd notaris of kandidaat-notaris behoren te betrachten ten opzichte van degenen te wier behoeve zij optreden en ter zake van handelen of nalaten dat een behoorlijk notaris, toegevoegd notaris of kandidaat-notaris niet betaamt.

Bij de beoordeling van de klacht zijn specifiek de navolgende wettelijke bepalingen van belang.

Artikel 13 Wna bepaalt dat het de notaris is toegestaan buiten zijn plaats van vestiging ambtelijke werkzaamheden te verrichten, mits op het grondgebied van Nederland. De notaris is evenwel niet bevoegd buiten zijn plaats van vestiging bijkantoren te hebben. Ook is hij niet bevoegd buiten zijn plaats van vestiging op vaste of onregelmatige tijden zitdagen te houden, met uitzondering van de waddeneilanden, indien op het desbetreffende eiland geen notaris gevestigd is.

Artikel 17 lid 1 Wna bepaalt dat de notaris zijn ambt uitoefent in onafhankelijkheid en dat hij de belangen behartigt van alle bij de rechtshandeling betrokken partijen op onpartijdige wijze en met de grootst mogelijke zorgvuldigheid.

Artikel 43 lid 4 Wna bepaalt dat de akte door ieder der verschijnende personen onmiddellijk na voorlezing ondertekend wordt. Onmiddellijk daarna ondertekent de notaris de akte. Indien een persoon verklaart niet te kunnen ondertekenen zal van deze verklaring, alsmede de reden van verhindering, melding worden gemaakt.

Betreft het een akte als bedoeld in artikel 40, derde lid, dan neemt de notaris, voordat hij tot ondertekening overgaat, het uur en de minuut van die ondertekening in de akte op.

Artikel 43 lid 6 Wna bepaalt dat geval van niet-naleving van de voorschriften van de eerste volzin van het tweede lid en de eerste tot en met vierde volzin van het vierde lid de akte authenticiteit mist en niet voldoet aan de voorschriften waarin de vorm van een notariële akte wordt geëist.De bij het verlijden van de akte verschijnende personen en getuigen moeten aan de notaris bekend zijn. Hij stelt de identiteit van de personen die de eerste maal voor hem verschijnen vast aan de hand van een document als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht en vermeldt de aard en het nummer daarvan in de akte. Indien onder de verantwoordelijkheid van de notaris werkzame personen als gevolmachtigden of getuigen optreden, is de tweede volzin niet van toepassing. Indien de natuurlijke personen die blijkens de akte daarbij als partij optreden niet bij het verlijden van de akte verschijnen, wordt in de aan de akte te hechten volmacht, dan wel indien krachtens mondelinge volmacht wordt gehandeld in de akte, de aard en het nummer van het in de tweede volzin bedoelde document van de volmachtgever vermeld.

De akte wordt door ieder der verschijnende personen onmiddellijk na voorlezing ondertekend. Onmiddellijk daarna ondertekent de notaris de akte. Indien een persoon verklaart niet te kunnen ondertekenen zal van deze verklaring, alsmede de reden van verhindering, melding worden gemaakt. Een akte die in tegenwoordigheid van getuigen wordt verleden, wordt door de getuigen en de notaris onmiddellijk na voorlezing ondertekend. Betreft het een akte als bedoeld in artikel 40, derde lid, dan neemt de notaris, voordat hij tot ondertekening overgaat, het uur en de minuut van die ondertekening in de akte op.

Van de mededeling van de zakelijke inhoud en de toelichting daarop overeenkomstig het eerste lid van dit artikel, van de beperkte of volledige voorlezing overeenkomstig het eerste of het tweede lid, alsmede van de ondertekening overeenkomstig het vierde lid wordt in het slot van de akte melding gemaakt.

In geval van niet-naleving van de voorschriften van de eerste volzin van het tweede lid en de eerste tot en met vierde volzin van het vierde lid mist de akte authenticiteit en voldoet zij niet aan de voorschriften waarin de vorm van een notariële akte wordt geëist. Artikel 2 van de Verordening Beroeps- en Gedragsregels (Vbg) bepaalt dat de notaris zich in de uitoefening van zijn beroep en daarbuiten zodanig gedraagt dat het vertrouwen in het notariaat en in zijn eigen beroepsuitoefening niet wordt geschaad.

Artikel 10 lid 1 Vbg bepaalt dat de notaris zijn cliënten tijdig en duidelijk inlicht over de financiële consequenties van zijn inschakeling.

Met inachtneming van deze regelgeving oordeelt de kamer als volgt.

Het ontbreken van handtekeningen.

Klager stelt dat de akten, waarin de handtekening ontbrak, akten betroffen, die niet onmiddellijk na het passeren van de akte door alle comparanten werden ondertekend; dit gebeurde op een later tijdstip op het kantoor van de notaris. Volgens klager betekent het ontbreken van ondertekening een gebrek aan authenticiteit van de akte, met nietigheid van de akte ex artikel 3.39 BW als gevolg.

Klager onderbouwt dit standpunt door te verwijzen naar de literatuur die het verlijden van akten ziet als een eenheid van handelingen waarbij alle betrokkenen gelijktijdig bijeen zijn. Door aldus te handelen schendt de notaris een van de kerntaken van de notaris: het bieden van rechtszekerheid aan het rechtsverkeer.

De notaris heeft erkend dat de betreffende akten niet ondertekend werden. Hij voert aan inmiddels met de bankinstellingen contact te hebben opgenomen teneinde de omissie te herstellen. De notaris heeft zich eveneens gewend tot Prof. Mr. L.C.A. Verstappen (hierna: Verstappen) die in een advies van 27 januari 2016 herstelmogelijkheden voor de omissie van het ontbreken van de handtekening heeft aangegeven. Naar aanleiding van dit advies heeft de notaris een aantal processen-verbaal van verbetering opgesteld, deze laten ondertekenen door de gemachtigde van de banken en de verbetering op de oorspronkelijke akte aangetekend. Het proces-verbaal van verbetering is voorts aan de betrokken partijen gestuurd.

De notaris voert voorts aan dat hij maatregelen getroffen heeft om te zorgen dat deze omissies in de toekomst niet meer voorkomen.

De kamer is van oordeel dat de notaris hoogst onzorgvuldig gehandeld heeft. Het getuigt van grote slordigheid en een gebrek aan controle dat een fout als de onderhavige op het kantoor van de notaris kon plaatsvinden. Fouten als deze mag een notaris niet maken. Zou het een enkele maal niet ondertekenen nog als een incident beschouwd kunnen worden, ten deze is de fout in de periode 15 januari tot 1 april 2015 zeven keer gemaakt. Dit duidt op structureel onvoldoende zorgvuldig werken.

De notaris heeft in zijn verweer het advies van Verstappen overgelegd, waarin niet alleen op de rechtsgevolgen (al dan niet nietigheid) van de omissie wordt ingegaan, maar ook herstelmogelijkheden worden genoemd. Onder verwijzing naar

artikel 3.58 lid 1 B.W. wordt als zodanig het opstellen van een proces-verbaal van verbetering genoemd. Dit is de weg die de notaris vervolgens heeft gevolgd. Absolute zekerheid geeft het proces-verbaal van verbetering niet. Verstappen schrijft in zijn advies:

De kamer stelt vast dat de notaris gekozen heeft voor een herstelmogelijkheid die volgens het aan hem gegeven advies geen absolute zekerheid geeft.

In aanmerking genomen de ernst van de gemaakte fout had de notaris naar het oordeel van de kamer ieder risico moeten uitsluiten en voor de absoluut veilige weg van het opnieuw passeren van de akten moeten kiezen. Na het maken van zo ernstige fouten had de notaris voor de optimale wijze van herstel moeten kiezen.

De kamer acht dit klachtonderdeel gegrond.

De notaris heeft structureel — althans in meer dan één procent van het totale aantal door hem verleden akten — akten gepasseerd buiten zijn plaats van vestiging.

Klager wijst ter onderbouwing van dit klachtonderdeel op het feit dat de notaris in de periode van 1 januari tot en met 4 oktober 2015 in totaal 905 akten passeerde. Van de 422 onderzochte minuutakten (periode 1 januari 2015 tot en met

16 april 2015) heeft de notaris 50 akten gepasseerd buiten de plaats van vestiging. Aldus heeft de notaris zich niet gehouden aan het bepaalde in artikel 13 Wna. Volgens vaste jurisprudentie is sprake van het in artikel 13 Wna verboden houden van een bijkantoor, wanneer meer dan 1% van de akten op een andere plaats van die de vestigingsplaats verleden zijn. Klager voert verder aan dat de notaris ook na de uitspraak van de kamer van 20 november 2014, waarin aangegeven is dat het schenden van de 1% norm niet toelaatbaar is met het passeren van akten bijvoorbeeld in gemeente B. is doorgegaan.

De notaris beroept zich allereerst op het beginsel ‘ne bis in idem’. Volgens de notaris is het passeren van akten buiten de plaats van vestiging aan de orde geweest in de procedure waarin de kamer op 20 november 2014 en het gerechtshof van 1 december 2015 beslist hebben. Om deze reden kan klager niet worden ontvangen in zijn klacht.

De notaris stelt voorts dat de cijfers waarop het BFT dit klachtonderdeel baseert niet juist zijn. De notaris heeft nadere cijfers betreffende alle in het jaar 2016 door hem verleden akten gepresenteerd; van de 1306 in dat jaar gepasseerde akten zijn 102 akten gepasseerd buiten de vestigingsplaats A.. Het ging hier om meerdere plaatsen, dus niet alleen om het passeren in (zijn vroegere vestigingsplaats) gemeente B..

De notaris stelt zich op het standpunt dat wanneer meer dan 1% van de akten op een andere plaats dan de plaats van vestiging gepasseerd worden, sprake kan zijn van het houden van een bijkantoor, maar dat dit niet betekent dat daadwerkelijk sprake is van een bijkantoor, omdat daarvoor de aard en de hoeveelheid van de door de notaris verrichte werkzaamheden beslissend is. De norm 1% is volgens de notaris slechts een aanwijzing dat van een bijkantoor sprake kan zijn. De door hem gebruikte locaties buiten Meppel konden geen dienst doen als bijkantoor. Hij voert ook aan dat de akten op verzoek van de betrokken partijen elders dan op zijn vestigingskantoor werden gepasseerd zodat collega notarissen geen nadeel van het passeren in hun vestigingsplaats hebben ondervonden. De partijen wilden hem immers als notaris en zouden zich niet naar de collega notarissen hebben willen wenden.

De notaris rekent bij het uitbrengen van offertes extra kosten die volgens artikel 10 Vbg in het basistarief opgenomen behoren te worden.

Klager verwijt de notaris in offertes een opgaaf van kosten te vermelden waarin leges voor identiteitscontrole en onderzoek persoons- en faillissementsregistratie niet standaard zijn opgenomen in het totaalbedrag.

De notaris stelt hiertegenover dat de hier bedoelde kosten tijdig en voldoende duidelijk in offertes werden opgegeven. De kosten werden niet ‘weggemoffeld’; zij stonden transparant in de offertes vermeld. Partijen werden niet achteraf geconfronteerd met extra kosten. Hoewel van oordeel dat de offertes duidelijk waren, heeft de notaris desalniettemin zijn offertes aangepast

Klager kan weliswaar gevolgd worden in zijn betoog dat volgens geldende normen dat de kosten waar het hier om gaat thuishoren in het basistarief, dit neemt niet weg dat de kamer ervan uitgaat dat de notaris de bedoeling heeft gehad helder en transparant te willen offreren. De manier waarop de notaris offreerde was naar het oordeel van de kamer ook niet onduidelijk voor cliënten.

Van het achteraf in rekening brengen van extra kosten (hetgeen opname in een standaard tarief beoogt tegen te gaan) is in het geheel niet gebleken. Omdat onzuivere bedoelingen van de notaris niet zijn aangetoond en de notaris zich bereid heeft getoond de offertes aan te passen, wordt de klacht op dit onderdeel ongegrond verklaard.

De kamer overweegt dat de klacht tegen klager op drie van de (feitelijk) vier klachtonderdelen gegrond is verklaard. Deze gegrondverklaringen zien op meerdere normschendingen, die de notaris naar het oordeel van de kamer zwaar aangerekend moeten worden. Met name het feit dat de notaris in zijn akten herhaaldelijk willens en wetens in strijd met de waarheid heeft verklaard dat bepaalde personen bij het passeren van de akte aanwezig waren, terwijl dit feitelijk niet het geval was, wordt door de kamer aangemerkt als een zeer ernstige tekortkoming in de vervulling van het notarisambt.

De notaris had naar het oordeel van de kamer niet mogen twijfelen over de onjuistheid van zijn handelen bij het passeren van hypotheekakten buiten aanwezigheid van de gemachtigde. Het illustreert naar het oordeel van de kamer de lichtvaardige wijze waarop de notaris zijn ambt uitoefende dat hij, toen hij kennelijk aarzelde over de door hem gevolgde handelwijze bij het passeren van hypotheekakten, louter is afgegaan op het advies van een enkele collega en verder geen advies heeft ingewonnen. Het handelen van de notaris toont aan dat de notaris onvoldoende besef heeft van de hoge eisen die de maatschappij mede in het belang van de rechtszekerheid aan het notariaat stelt. Te allen tijde moet op de deugdelijkheid van het werk van een notaris kunnen worden vertrouwd. Het verweer en de houding van de notaris bij de behandeling van de klacht duiden evenmin op een zodanig besef. In dit verband wijst de kamer ook op het feit dat de notaris na het oordeel van de kamer van 20 november 2014 doorging met het — veelvuldig — passeren buiten zijn vestigingsplaats. Daarnaast versterkt het feit dat de notaris met betrekking tot het eerste klachtonderdeel (het ontbreken van handtekeningen) niet voor de weg koos die zekerheid zou hebben betekend, de kamer in haar overtuiging dat de notaris de hem toevertrouwde belangen onzorgvuldig en lichtvaardig behartigd heeft en behartigt. Daarom acht de kamer het niet langer verantwoord dat de notaris zijn ambt voorzet.

Gezien deze feiten en omstandigheden acht de kamer de maatregel van ontzetting uit het ambt passend en geboden.