Artikel 13 Lager rubriceren, derubriceren en demarkeren van vertrouwelijke informatie

Vertrouwelijke informatie kan alleen lager gerubriceerd, gederubriceerd of gedemarkeerd worden met voorafgaande instemming van de opsteller en, zo nodig, na bespreking met andere betrokken partijen.

Lagere rubricering en derubricering moeten schriftelijk bevestigd worden. De opsteller is er verantwoordelijk voor dat de geadresseerden van de wijziging op de hoogte worden gebracht; en deze geadresseerden zijn er op hun beurt verantwoordelijk voor dat de daaropvolgende geadresseerden, aan wie zij het document hebben gezonden of voor wie zij het hebben gekopieerd, van de wijziging op de hoogte worden gebracht. Zo mogelijk vermelden de opstellers op gerubriceerde documenten een datum waarop dan wel een periode of een gebeurtenis waarna de inhoud lager gerubriceerd of gederubriceerd kan worden. Zo niet, verifiëren zij de documenten uiterlijk om de vijf jaar om na te gaan of de oorspronkelijke rubricering moet worden gehandhaafd.

Vertrouwelijke informatie die in de beveiligde archieven wordt bewaard, wordt tijdig en uiterlijk op de 25ste verjaardag van de datum waarop de informatie is gegenereerd, onderzocht om te bepalen of deze informatie al dan niet moet worden gederubriceerd, lager gerubriceerd of gedemarkeerd. Het onderzoek en de publicatie van deze informatie vinden plaats overeenkomstig de bepalingen van Verordening (EEG, Euratom) nr. 354/83 van de Raad van 1 februari 1983 inzake het voor het publiek toegankelijk maken van de historische archieven van de Europese Economische Gemeenschap en de Europese Gemeenschap voor Atoomenergie (1). Derubricering wordt overeenkomstig bijlage I, deel 1, onder 10, uitgevoerd door de opsteller van de gerubriceerde informatie of door de op dat moment verantwoordelijke dienst.

Na de derubricering wordt de in het beveiligde archief bewaarde, inmiddels niet meer gerubriceerde informatie overgebracht naar de historische archieven van het Europees Parlement met het oog op permanente opslag en verdere behandeling volgens de toepasselijke regels.

Na de demarkering gelden voor de voorheen ‘andere vertrouwelijke informatie’ de regels van het Europees Parlement voor het documentenbeheer.